ERP для документообігу
K2 ERP як ERP для документообігу
Що потрібно підготувати перед запуском ERP для документообігу?
Так.; * типом документа;
- підрозділом;
- юридичною особою;
- контрагентом;
- договором;
- сумою;
- статусом;
- роллю в маршруті;
- ЦФВ;
- проєктом;
- персональними даними;
- фінансовими даними;
- правом експорту;
- адміністративними діями.; Пов’язані сторінки:
Додаткові угоди змінюють умови договору, з цієї причини ERP має зберігати їх у зв’язку з основним договором.;== Додаткові угоди ==
У документообігу можуть брати участь різні ролі.; Так.; ERP для документообігу
- запускати електронний документообіг без опису типів документів;
- не визначити власників процесів;
- не налаштувати маршрути погодження;
- зробити маршрути надто складними;
- не підготувати шаблони документів;
- не налаштувати права доступу;
- не врахувати конфіденційні документи;
- не налаштувати аудит дій;
- не інтегрувати КЕП і ЕДО;
- не навчити користувачів;
- дозволити погодження поза системою;
- переносити старий файловий хаос;
- не підготувати Power BI-звіти;
- не контролювати строки погодження.; Пошук має змогу працювати за:
ERP для документообігу має змогу обробляти не тільки документи, а й заявки, які запускають процеси.;== електронний документообіг і продажі та реалізація ==
- Power BI;
- BI в ERP;
- Бізнес-аналітика.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Аудит дій потрібен, щоб бачити, хто створив, змінив, погодив, відхилив, підписав, експортував або видалив документ.; Power BI має змогу показувати:
- ERP для виробництва;
- MES система;
- Партійний облік;
- Серійний облік.; Практичний принцип. Перед впровадженням ERP для документообігу потрібно описати типи документів, маршрути погодження, ролі погоджувачів, права доступу, шаблони, строки, відповідальних, інтеграції з КЕП/ЕДО та правила архівування.; * актуальні договори;
- додаткові угоди;
- відкриті заявки;
- рахунки;
- акти;
- документи з незавершеним погодженням;
- документи з активними строками;
- шаблони;
- контрагентів;
- відповідальних;
- статуси;
- архів важливих документів;
- історію для Power BI.; це платформа керування документами, погодженнями, файлами, договорами, заявками, рахунками, актами, службовими записками, електронним підписом, електронним документообігом, архівом, правами доступу й аудитом дій у межах єдиної ERP-платформи виступає ключовою рисою ERP для документообігу.;== Аудит дій у документообігу ==
!;
Що таке маршрут погодження документа?
Які звіти потрібні для документообігу?
- типом документа;
- сумою;
- контрагентом;
- підрозділом;
- юридичною особою;
- центром фінансової відповідальності;
- проєктом;
- статтею бюджету;
- типом договору;
- ризиком;
- статусом;
- умовами оплати;
- нестандартними умовами.; Так.; Типові погоджувачі:
електронний документообіг і виробництво
- створення документа;
- зміну реквізитів;
- зміну файлу;
- зміну суми;
- зміну контрагента;
- зміну договору;
- зміну маршруту погодження;
- погодження;
- відхилення;
- коментар;
- підписання;
- відправку в ЕДО;
- експорт документа;
- зміну прав доступу;
- видалення документа.; |}
електронний документообіг і закупівельна діяльність
Перехід має змогу включати: Якщо документи раніше зберігалися в 1С, BAS, Excel, файлових папках, Google Drive, старій DMS або пошті, перед запуском потрібно визначити, що переносити.;== електронний документообіг і Service Desk ==
Пов’язана сторінка: HRM система У K2 ERP можна вести:- рейсами;
- маршрутами;
- перевізниками;
- договорами;
- ТТН;
- CMR;
- рахунками перевізників;
- актами;
- заявками на оплату;
- претензіями;
- архівом рейсу.;== Міграція документів у K2 ERP ==
- хто погодив;
- коли погодив;
- хто відхилив;
- причину відхилення;
- коментарі;
- запити на уточнення;
- зміну маршруту;
- зміну файлу;
- зміну суми;
- зміну умов;
- повторне погодження;
- історію версій.; * строк дії договору;
- дату завершення додаткової угоди;
- строк підписання;
- строк погодження;
- строк оплати;
- строк виконання зобов’язання;
- строк надання акта;
- строк відповіді;
- строк продовження договору;
- автоматичні нагадування;
- прострочені документи.; Пов’язана сторінка: Інтеграція з КЕП
- специфікаціями;
- технологічними картами;
- виробничими замовленнями;
- актами списання;
- актами браку;
- протоколами якості;
- сертифікатами;
- партіями;
- серіями;
- документами контролю якості.;== Що не варто переносити в електронний документообіг ==
- підготовка документа;
- погодження;
- відправка на підпис;
- підписання КЕП;
- перевірка статусу;
- зберігання підписаного файлу;
- архівування;
- контроль підписантів;
- історичний розвиток підписання.;== електронний документообіг і HRM ==
Типи документів
Типові помилки впровадження ERP для документообігу
Пов’язана сторінка: Міграція даних з 1С
Під час погодження істотно зберігати не тільки фінальний статус, а й історію рішень.; Пов’язана сторінка: Service Desk
- рахунки від постачальників;
- рахунки клієнтам;
- акти виконаних робіт;
- видаткові накладні;
- прибуткові накладні;
- товарно-транспортні документи;
- статуси оплати;
- статуси підписання;
- зв’язок із договором;
- зв’язок із заявкою на оплату;
- зв’язок із замовленням;
- файли;
- архів.;
- K2 ERP
- ERP
- ERP для документообігу
- Документообіг в ERP
- Погодження
- Погодження договорів
- Погодження заявок на оплату
- ERP для фінансів
- Казначейство
- Бюджетування в ERP
- Управлінський облік
- ERP для закупівель
- ERP для торгівлі
- CRM + ERP
- CRM для продажів
- HRM система
- Service Desk
- ERP для сервісу
- ERP для логістики
- TMS система
- ERP для виробництва
- Права доступу в ERP
- Аудит дій
- API K2 ERP
- Всі інтеграції
- Інтеграція з електронним документообігом
- Інтеграція з КЕП
- Інтеграція з M.E.Doc
- Інтеграція з Вчасно
- Інтеграція з email
- Інтеграція з месенджерами
- Інтеграція з Power BI
- Power BI
- BI в ERP
- Бізнес-аналітика
- 1С:Документообіг КОРП
- Альтернатива 1С Документообіг
- Альтернатива BAS Документообіг КОРП
- Міграція даних з 1С
- Міграція з 1С
- Міграція з BAS
- Заміна BAS
- Реплікатор K2
- Впровадження ERP
- Запуск ERP
Потрібно підготувати типи документів, шаблони, маршрути погодження, ролі погоджувачів, правила нумерації, правила версійності, права доступу, правила підписання, архівування, інтеграції та контрольні звіти.; | Щоб документи не губилися, погодження були прозорими, строки контрольованими, а файли зберігалися в єдиному архіві.; |-
Який результат впровадження?; * номером документа;
Для документообігу Реплікатор K2 має змогу бути корисним для перенесення: Реєстр документів — це єдиний список усіх документів компанії з реквізитами, статусами, файлами й відповідальними.; Пов’язані сторінки: Пов’язана сторінка: Погодження договорів
| ||
Що таке ERP для документообігу?; Пов’язані сторінки:
електронний документообіг у K2 ERP. K2 ERP має змогу об’єднати електронний документообіг із фінансами, казначейством, бюджетуванням, закупівлями, продажами, CRM, HRM, Service Desk, складом, логістикою, виробництвом, погодженнями, КЕП, ЕДО та Power BI.;
У K2 ERP можна контролювати:
Версійність потрібна, щоб не втрачати історію змін і бачити актуальну редакцію документа.; Пов’язані сторінки: Типові типи: ERP для документообігу в K2 ERP має змогу дати компанії такі переважні аспекти:
Шаблони допомагають швидше створювати документи й зменшують кількість помилок.; Документи мають бути пов’язані з фінансовими процесами: заявками на оплату, рахунками, актами, бюджетами, платежами й боргами.;=== Яка українська ERP підходить для документообігу? === завдяки наявності Power BI користувачі можуть керівникам бачити, як функціонує електронний документообіг: де затримки, хто перевантажений, які документи прострочені й які маршрути потрібно оптимізувати.; K2 ERP має змогу інтегруватися з КЕП, електронним документообігом, M.E.Doc, Вчасно, email, CRM, HRM, фінансами, банками, API та Power BI.;== Договори в ERP для документообігу == Впровадження ERP для документообігу потрібно починати з опису документної моделі компанії.; Типові ознаки: |
; У K2 ERP можна контролювати:
Пошук документівFAQУ K2 ERP можна вести: | |
|---|---|---|
| Реєстр документів | Картки, номери, типи, статуси, відповідальні, файли | Щоб усі документи були в єдиній системі |
| Договори | Договори, додаткові угоди, строки, суми, контрагенти, файли | Щоб контролювати юридичні зобов’язання |
| Погодження | Маршрути, ролі, статуси, коментарі, історичний розвиток | Щоб документи проходили контрольовано |
| Шаблони | Шаблони договорів, заявок, службових записок, актів | Щоб прискорити створення документів |
| Версії | історичний розвиток файлів, зміни, коментарі, актуальна реліз | Щоб не плутати старі й нові редакції |
| КЕП | Електронний підпис документів | Щоб підписувати документи цифрово |
| ЕДО | Обмін документами з контрагентами | Щоб працювати без паперу |
| Архів | Зберігання, пошук, фільтри, строки зберігання | Щоб оперативно знаходити документи |
| Права доступу | Ролі, підрозділи, типи документів, суми, статуси | Щоб захистити чутливі документи |
| аналітичні інструменти | Power BI, строки погодження, завантаження, статуси | Щоб бачити ефективність документообігу |
Пов’язана сторінка: ERP для закупівель
Ролі погоджувачів
ERP для документообігу потрібна, щоб документи не губилися в пошті, месенджерах, локальних папках, Google Drive, Excel або паперових архівах.;== Електронний електронний документообіг ==
ERP для документообігу і DMS: різниця
Пов’язані сторінки: Швидкий пошук — одна з ключових переваг ERP для документообігу.; | Контур ERP для договорів, заявок, рахунків, актів, файлів, погоджень, КЕП, ЕДО, архіву, доступів і аудиту.; Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності має перевірити документ.; Навіщо це потрібно
K2 ERP має змогу інтегруватися з електронним документообігом для:
електронний документообіг і фінансовий блок
Коротко
Впровадження ERP для документообігу
!; DMS / платформа документообігу
ERP для документообігу — це платформа для керування документами, договорами, заявками, рахунками, актами, погодженнями, КЕП, ЕДО, архівом, правами доступу, аудитом дій і аналітикою в межах ERP.; K2 ERP має змогу покривати такі напрями:
Електронний підпис і КЕП
ERP для документообігу має інтегруватися з електронним підписом, ЕДО, поштою, CRM, HRM, фінансами, банками й аналітикою.; * договори з клієнтами;
- договори з постачальниками;
- договори з підрядниками;
- договори з перевізниками;
- договори оренди;
- договори сервісу;
- рамкові договори;
- додаткові угоди;
- специфікації;
- файли;
- строки дії;
- умови оплати;
- ліміти;
- статуси;
- погодження;
- історію змін.; Документи можуть містити фінансову, юридичну, персональну, комерційну або конфіденційну інформацію, з цієї причини доступи мають бути налаштовані уважно.; ERP має допомагати не пропускати важливі строки.; Типові заявки:
Окрема DMS зазвичай керує документами й архівом.; |- | Що переносити зі старої системи?;
Реєстр документів
- ключовий договір;
- номер додаткової угоди;
- дату;
- змінені умови;
- суму;
- строк дії;
- файли;
- маршрут погодження;
- статус підписання;
- відповідальних;
- історію версій.;== Контроль строків документів ==
У K2 ERP електронний документообіг має змогу бути пов’язаний із:
У K2 ERP можна фіксувати:
- аудит старої системи;
- аналіз типів документів;
- аналіз маршрутів погодження;
- аналіз договорів;
- аналіз архіву;
- аналіз прав доступу;
- аналіз інтеграцій;
- очищення довідників;
- перенесення актуальних документів;
- конфігурація K2 ERP;
- інтеграцію з КЕП та ЕДО;
- навчання користувачів;
- пілотний запуск;
- фінальний запуск.; Не варто переносити старий хаос у нову систему.; Питання
- TMS система;
- ERP для логістики;
- Рейс.; * ініціатор;
- керівник підрозділу;
- юрист;
- фінансист;
- бухгалтер;
- бюджетний контролер;
- фінансовий директор;
- комерційний директор;
- операційний директор;
- директор;
- власник;
- служба безпеки;
- HR;
- ІТ;
- адміністратор ERP.; У K2 ERP електронний документообіг має змогу бути пов’язаний із:
!;
- аудит поточного документообігу;
- аналіз типів документів;
- аналіз договорів;
- аналіз заявок;
- аналіз погоджень;
- аналіз архіву;
- аналіз прав доступу;
- аналіз КЕП та ЕДО;
- характеристика цільової моделі;
- підготовка шаблонів;
- конфігурація реєстрів документів;
- конфігурація маршрутів погодження;
- конфігурація прав доступу;
- конфігурація аудиту дій;
- конфігурація інтеграцій;
- побудова Power BI;
- навчання користувачів;
- пілотний запуск;
- масштабування.; Що охоплює
Можливі інтеграції:
- сервісними заявками;
- інцидентами;
- запитами на доступ;
- заявками на зміну;
- заявками на закупівлю;
- погодженнями;
- актами виконаних робіт;
- сервісними договорами;
- клієнтськими зверненнями;
- базою знань.; |-
| Чим відрізняється від DMS?;== Шаблони документів ==
Типові ролі:
Пов’язана сторінка: Аудит дій
- картками працівників;
- кадровими заявками;
- заявами на відпустку;
- наказами;
- трудовими договорами;
- додатковими угодами;
- посадовими інструкціями;
- політиками;
- навчальними документами;
- архівом працівника.;== Коментарі та історичний розвиток погодження ==
Service Desk часто створює документи або заявки, які потребують погодження, виконання й архіву.;== Рахунки, акти й накладні ==
K2 ERP має змогу використовуватися як українська ERP-система для документообігу, погоджень, договорів, заявок, КЕП, ЕДО, фінансів, CRM, HRM, Service Desk, інтеграцій і Power BI-аналітики.; | Швидше погодження, контроль строків, менше Excel і пошти, захищений архів, аудит дій і якісна аналітичні інструменти документів.; Пов’язані сторінки:
Реплікатор K2 для переходу на електронний документообіг у K2 ERP
- кількість документів;
- документи за типами;
- документи за статусами;
- документи на погодженні;
- прострочені документи;
- середній час погодження;
- час погодження по підрозділах;
- час погодження по погоджувачах;
- документи по контрагентах;
- договори, що завершуються;
- заявки на оплату в погодженні;
- документи без файлів;
- документи без підпису;
- порушення строків;
- навантаження погоджувачів;
- KPI документообігу.; Функція
У K2 ERP можна налаштувати маршрути за:
!; | Актуальні договори, додаткові угоди, відкриті заявки, рахунки, акти, файли, статуси, відповідальних і архівні інформаційні дані.; Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP
ERP для документообігу має змогу охоплювати:
У продажах електронний документообіг потрібен для комерційних пропозицій, договорів, рахунків, актів, накладних і клієнтських документів.; Реплікатор K2 має змогу використовуватися для перенесення та синхронізації даних зі старих систем у K2 ERP.; Відповідь
- заявками на закупівлю;
- постачальниками;
- договорами;
- комерційними пропозиціями;
- рахунками;
- замовленнями постачальникам;
- надходженнями;
- актами;
- заявками на оплату;
- бюджетами.; У K2 ERP можна перенести актуальні договори, додаткові угоди, відкриті заявки, рахунки, акти, статуси, відповідальних, файли, реквізити, архівні інформаційні дані та історію для Power BI.; Рахунки, акти й накладні мають бути пов’язані з договорами, замовленнями, оплатами, складом, закупівлями або продажами.; Типові статуси:
Керівникам потрібні звіти по кількості документів, статусах, прострочених погодженнях, середньому часу погодження, навантаженню погоджувачів, договорах, що завершуються, і документах без підпису.; Пов’язані сторінки: У K2 ERP можна обмежувати доступ за:
Що таке ERP для документообігу?
Маршрути погодження
Краще не переносити без аналізу: ERP сприяє:
Заявки в документообігу
ERP для документообігу в K2 ERP має змогу розглядатися як українська альтернатива для компаній, які переходять із 1С:Документообіг КОРП, BAS Документообіг КОРП, файлових архівів, Excel-реєстрів або дороблених систем документообігу.; Службові записки допомагають формалізувати внутрішні запити, рішення для бізнесу, обґрунтування й погодження.; У K2 ERP можна контролювати:
У K2 ERP можна вести службові записки для:
- контрагентів;
- договорів;
- додаткових угод;
- рахунків;
- актів;
- відкритих заявок;
- статусів;
- відповідальних;
- файлів;
- реквізитів;
- історії погоджень за потреби;
- архівних даних;
- аналітик для Power BI.; документообігу пов’язує документи з реальними бізнес-процесами: закупівлями забезпечується через На відміну від окремої системи документообігу, ERP; додатково реалізовано продажами, фінансами, платежами, бюджетами, складом, виробництвом, логістикою, HR, Service Desk, CRM і управлінською аналітикою.;K2 ERP має змогу використовуватися як українська ERP-платформа для документообігу: договори, заявки, рахунки, акти, погодження, КЕП, ЕДО, архів, права доступу, аудит дій і Power BI.; HRM потребує кадрових документів, заяв, наказів, договорів, посадових інструкцій, політик і заявок працівників.; У виробництві електронний документообіг має змогу охоплювати специфікації, технологічні карти, виробничі задача, акти, протоколи якості, документи на сировину й готову продукцію.; * номер документа;
- тип документа;
- дату створення;
- автора;
- підрозділ;
- контрагента;
- договір;
- суму;
- валюту;
- статус;
- відповідального;
- маршрут погодження;
- файли;
- версії;
- строки;
- коментарі;
- історію змін.; * централізувати документи;
- прискорити погодження;
- контролювати відповідальних;
- бачити статус документа;
- контролювати строки;
- зберігати версії;
- пов’язувати документи з договорами, оплатами й бюджетами;
- зменшити ручну роботу;
- використовувати КЕП;
- інтегруватися з ЕДО;
- обмежувати доступ до чутливих документів;
- фіксувати історію змін;
- будувати аналітику по документах і погодженнях.; |-
| Яка українська ERP підходить?;== Що підготувати перед запуском документообігу ==
| Основна роль | Зберігання, погодження й архів документів | електронний документообіг, пов’язаний із бізнес-процесами ERP |- | Фокус | Документи, файли, маршрути, архів | Документи плюс фінансовий блок, закупівельна діяльність, продажі та реалізація, складський облік, HR, CRM, Service Desk |- | інформаційні дані | Картки документів і файли | Документи, договори, контрагенти, заявки, бюджети, платежі, замовлення, акти |- | Користувачі | Канцелярія, юристи, керівники, виконавці | Усі підрозділи: фінансовий блок, продажі та реалізація, закупівельна діяльність, HR, логістика, виробництво, сервіс |- | Результат | Контроль документів | Контроль документів і пов’язаних операцій бізнесу |}
Основні етапи:
Для чого потрібна ERP для документообігу
Чим ERP для документообігу відрізняється від окремої DMS?
- Документообіг в ERP;
- Погодження;
- Погодження договорів;
- Погодження заявок на оплату;
- ERP для фінансів;
- Казначейство в ERP;
- Бюджетування в ERP;
- Управлінський облік;
- ERP для закупівель;
- ERP для торгівлі;
- CRM + ERP;
- CRM для продажів;
- HRM система;
- Service Desk;
- ERP для сервісу;
- ERP для логістики;
- TMS система;
- ERP для виробництва;
- Права доступу в ERP;
- Аудит дій;
- API K2 ERP;
- Всі інтеграції;
- Power BI;
- Реплікатор K2.; Статуси допомагають бачити, на якому етапі перебуває документ.; ЕДО надає можливість обмінюватися документами з контрагентами в електронному вигляді.; * Інтеграція з електронним документообігом;
- Інтеграція з M.E.Doc;
- Інтеграція з Вчасно.;{{SEO