Перейти до вмісту

ERP для закупівель

Матеріал з K2 ERP Wiki

</syntaxhighlight>

!; # є собою бюджетний контроль.; * мінімальні залишки;

  • виробничий план;
  • план продажів;
  • замовлення покупців;
  • сезонність;
  • відкриті проєкти;
  • заявки підрозділів;
  • графіки ремонтів;
  • бюджет;
  • історичний розвиток споживання;
  • прогноз попиту.;
    {| class="wikitable" style="width:100%;"
 "comment": "Для нових менеджерів продажів"
{| class="wikitable" style="width:100%;"
ERP має попередити або заборонити операцію.; Рейтинг
== закупівельна діяльність і електронний документообіг ==

Первинні документи

Заявка на закупівлю

Прийнято: 93 шт

* сировина;
* товари для перепродажу;
* пакування;
* обладнання;
* запчастини;
* офісні витрати;
* маркетинг;
* ІТ;
* логістика;
* послуги;
* ремонт;
* господарські товари.; Статус
|-
| Пакувальна коробка S
| 1 000
| 300
| Закупити
|-
| Стрічка пакувальна
| 200
| 250
| Не закуповувати
|-
| Етикетки
| 5 000
| 1 200
| Закупити
|}

Приклад ризику:

завдяки наявності Тендер у ERP користувачі можуть уникнути “ми вибрали цього постачальника, бо він перший відповів у Telegram”.; ERP має не без ускладнень “проковтнути” таку поставку, а зафіксувати розбіжність.; |-
| центральний контроль
| Бюджет, ціни, строки, приймання, документи, оплати.; # Створення договору.; |-
| Ключові об’єкти
| Заявки, постачальники, договори, замовлення, рахунки, склади, бюджети.; | ERP-функціональність для керування закупівельним процесом.; Нова ціна

Для кожної категорії можуть бути:
Договір: №25 від 01.05.2026
!; І воно буде лежати далі — вже з друзями.;== закупівельна діяльність і валюта ==

== Приймання товарів ==

* не губити заявки;
* не купувати зайве;
* не купувати дорожче, ніж потрібно;
* не перевищувати бюджет;
* бачити залишки на складі перед закупівлею;
* контролювати постачальників;
* порівнювати ціни;
* погоджувати закупівельна діяльність за правилами;
* контролювати договори;
* бачити статус поставок;
* не оплачувати те, що не прийнято;
* уникати дублювання закупівель;
* мати прозору історію рішень;
* аналізувати ефективність закупівель.; Статус
Для виробництва ERP закупівель має враховувати:
[[Категорія:Приймання послуг]]
Типовий бізнес-процес виглядає так:

У закупівлях часто використовують принцип 3-way matching:

ERP має змогу покривати:
10.; У [[K2 ERP]] закупівельний бізнес-процес має змогу бути частиною єдиної ERP-архітектури.; # Навчити користувачів.; * що саме виконано;
* за який період;
* хто прийняв;
* чи відповідає договору;
* чи можна оплачувати;
* чи є собою акт.; Статус: прийнято керівником ІТ

</div>

!; # є собою аналітичні інструменти в BI.; !; Створюється замовлення постачальнику.; Без погодження закупівельна діяльність без зайвих зусиль перетворюються на “купили, бо дуже треба було”.;== закупівельна діяльність і ціни ==

* договір;
* рахунок;
* акт наданих послуг;
* податкова накладна, якщо застосовується;
* банківська виписка.; 8.; !; # Погодження бюджету.; Заявлено
{| class="wikitable" style="width:100%;"
Приклад інтеграції:
 "priority": "normal",
== Типові помилки при автоматизації закупівель ==
|-
| Постачальник А
| 96%
| 2
| 1 день
| 4.8
|-
| Постачальник Б
| 72%
| 9
| 6 днів
| 3.2
|}

ERP сприяє закупівлям не жити в Excel, месенджерах і “мені постачальник обіцяв”, а працювати як контрольований бізнес-процес: хто ініціював закупівлю, хто погодив, у кого купили, чому саме в цього постачальника, за якою ціною, чи вписалися в бюджет, чи вчасно поставили, чи прийняв складський облік, чи можна оплачувати.; # є собою договори.; ERP для закупівель має допомагати не тільки обробляти заявки, а й планувати потреби.; ERP зберігає єдину базу заявок, статусів, постачальників, договорів, замовлень, приймань і оплат.; Якщо оплата не пов’язана із заявкою, незрозуміло:

Він має змогу створюватися:
  • банком;
  • складом;
  • WMS;
  • CRM;
  • виробництвом;
  • сайтом;
  • маркетплейсами;
  • електронним документообігом;
  • сервісами перевірки контрагентів;
  • BI-системами;
  • поштою;
  • API постачальників;
  • системами тендерів;
  • фінансовим модулем.; ERP має містити якісний довідник постачальників.; На 1 виріб потрібно: 2 кг матеріалу

Хороша ERP для закупівель — це коли організація знає, що купує, навіщо купує, у кого купує, за скільки, хто погодив, коли приїде, чи прийнято і чи можна оплачувати.; # Запустити в роботу.; ERP має змогу підтримувати категорійний підхід до закупівель.;== Зовнішні посилання == Понад 50 000 грн → керівник + фінансист + директор Заявка на закупівлю — це документ, у якому підрозділ або співробітник фіксує потребу щось купити.; Що має змогу робити Приклад: Для послуг істотно підтвердити: Power BI має змогу використовувати інформаційні дані ERP для дашбордів закупівель.; Це дуже корисно.;

закупівельна діяльність і виробництво

Це звірка трьох документів: замовлення постачальнику, фактичного приймання і рахунку постачальника.; Для товарів: Приклад:

4.;

<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">

3.; Роль

* постачальника;
* замовлення;
* документ приймання;
* характеристика проблеми;
* фото;
* суму претензії;
* відповідального;
* статус;
* рішення для бізнесу.; Пошкоджено: 2 шт

ERP надає можливість оцінювати постачальників за фактичними даними.; Саме тоді закупівельна діяльність стають не центром хаосу, а інструментом економії, контролю і стабільної роботи компанії.; Поточний залишок

# Формування потреби.; |-
| ключовий ланцюжок
| Заявка → погодження → постачальник → замовлення → поставка → приймання → оплата.; Картка постачальника має змогу містити:

!; ERP перетворює це на зрозумілий бізнес-процес із відповідальними, статусами, бюджетами й документами.; # Налаштувати погодження.;<syntaxhighlight lang="text">

* хто ініціював закупівлю;
* хто погодив;
* чи було в бюджеті;
* чи товар прийняли;
* чи послугу надали;
* чи можна платити.; Power BI показує виконання закупівельна діяльність.; Приклад

Потреба: 2 000 кг
  • планування потреб;
  • заявки на закупівлю;
  • погодження заявок;
  • бюджетний контроль;
  • вибір постачальників;
  • запити цінових пропозицій;
  • тендери;
  • договори;
  • замовлення постачальникам;
  • контроль поставок;
  • приймання товарів;
  • приймання послуг;
  • контроль якості;
  • рахунки постачальників;
  • оплату;
  • взаєморозрахунки;
  • складський обліковий облік;
  • повернення постачальникам;
  • претензії;
  • аналітику закупівель;
  • KPI постачальників;
  • інтеграції з банком, складом, CRM, WMS, BI.; Залишок: 600 кг
  • валюту договору;
  • валюту рахунку;
  • курс;
  • дату курсу;
  • курсові різниці;
  • митні платежі;
  • імпортні витрати;
  • собівартість;
  • бюджет у базовій валюті.; Товар
Постачальник: ТОВ “Постачальник” Audit log — це коли “а хто це погодив?” має відповідь, а не хвилину незручного мовчання.; # є собою 3-way matching.; * ініціатора;
  • погоджувача;
  • закупівельника;
  • приймальника;
  • фінансиста;
  • платника.; фінансовий блок погоджують оплату.; * кількість;
  • зовнішній вигляд;
  • відповідність специфікації;
  • сертифікати;
  • терміни придатності;
  • упаковку;
  • серійні номери;
  • партії;
  • брак;
  • комплектність.; ERP має пов’язувати закупівельна діяльність з договорами.;== закупівельна діяльність за мінімальними залишками ==

Основні модулі ERP для закупівель

ERP має пов’язувати закупівельна діяльність зі складом.; # Визначити проблеми.; !; Мінімум

Постачальник виставив рахунок у EUR.; # є собою первинні документи.; Excel зручний для таблиць, але поганий як платформа контролю бізнес-процесу.; Значення

</syntaxhighlight>

; # Налаштувати звіти.; # є собою KPI закупівель.; # Налаштувати бюджетний контроль.;
Постачальник: ТОВ “Постачальник”

Рахунком постачальника

<syntaxhighlight lang="text">

Послуги додатково потрібно приймати.;<syntaxhighlight lang="text">

* замовленням постачальнику;
* надходженням;
* партією;
* серією;
* документами;
* претензією;
* взаєморозрахунками.; |-
| Заявки на закупівлю
| Фіксація потреби підрозділів
| Відділу продажів потрібні ноутбуки
|-
| Погодження
| Контроль рішень і бюджетів
| Керівник погоджує закупівлю понад 20 000 грн
|-
| Постачальники
| Довідник і оцінка постачальників
| ключовий постачальник обладнання
|-
| Договори
| Умови роботи з постачальниками
| Договір поставки з відстрочкою 14 днів
|-
| Замовлення постачальнику
| Офіційна потреба до постачальника
| Замовити 50 одиниць товару
|-
| складський облік
| Приймання і контроль залишків
| Товар прийнято на ключовий складський облік
|-
| фінансовий блок
| Оплата і бюджетний контроль
| Оплата рахунку після приймання
|-
| BI / аналітичні інструменти
| KPI і контроль ефективності
| Економія, прострочки, рейтинг постачальників
|}

 "department": "sales",

 ↓ порівняти з

Для складських товарів ERP має змогу контролювати мінімальні та максимальні залишки.; '''Замовлення постачальнику''' — це документ, який фіксує, що організація планує купити в постачальника.; Період: травень 2026
!;== Планування потреб ==
Імпорт без ERP — це коли собівартість шукають у трьох Excel-файлах, двох листах і одному дуже втомленому логісті.; Помилка
[[Категорія:Права доступу в ERP]]

== Коротко ==

Після поставки: приймання → інвентарний номер → введення в експлуатацію

Бюджет ведеться в UAH.; ERP має змогу зв’язувати закупівлю зі складським прийманням, рахунком постачальника, платіжним календарем, банківською оплатою і BI-аналітикою.; складський облік приймає товар.; # є собою права доступу.; Закриття взаєморозрахунків

}

* договір;
* рахунок;
* видаткова накладна постачальника;
* прибуткова накладна;
* ТТН;
* податкова накладна, якщо застосовується;
* банківська виписка.;[[Категорія:JSON]]

* інформаційні дані запізнюються;
* немає контролю статусів;
* складський облік не готовий;
* фінансовий блок не бачать зобов’язання;
* керівник не бачить реальної картини;
* бухгалтерський обліковий облік героїчно збирає уламки процесу.; Так, якщо організація хоче контролювати бюджет, відповідальність і обґрунтованість витрат.;== Вибір постачальника ==
Сума: 20 000 грн
== Висновок ==
Найбільша цінність ERP — не в з цієї причини, що вона “зберігає документи”, а в з цієї причини, що вона зв’язує всі етапи:
{| class="wikitable" style="width:100%;"
== Повернення постачальнику ==
[[Категорія:Бюджетний контроль]]

== Типові питання ==

До закупівельна діяльність: 1 100 кг

* заявку;
* бюджет капітальних інвестицій;
* погодження керівництва;
* постачальника;
* договір;
* оплату;
* поставку;
* введення в експлуатацію;
* відповідальну особу;
* місце використання;
* серійний номер;
* гарантію.; # є собою зв’язок зі складом.; Вона сприяє фіксувати потреби, погоджувати заявки, контролювати бюджети, обирати постачальників, створювати замовлення, приймати товари й послуги, перевіряти рахунки, оплачувати тільки підтверджені поставки і аналізувати ефективність закупівель.; # є собою заявки на оплату.; Середня затримка

<syntaxhighlight lang="text">

Поставка — на складі

Прийманням товару або послуги

  • список постачальників;
  • запит;
  • товари або послуги;
  • кількість;
  • строки;
  • отримані ціни;
  • умови оплати;
  • файли комерційних пропозицій;
  • рішення для бізнесу;
  • коментарі;
  • відповідальних.; Закупівельник обирає постачальника.; !;
    </div>

Заявки — в Google Sheets
Претензія має змогу містити:
Приклад порівняння:

!; Вчасність

Для закупівель істотно мати повний комплект первинних документів.; Погана закупівля — це коли відповідь на всі питання: “десь у листуванні”.'''
Погодження потрібне, щоб:
{| class="wikitable" style="width:100%;"
 ↓
!; # Фінансова оцінка.; 2.; "budget_item": "office_equipment",

Помилка: закупівельник сам собі погоджує

Сума: 120 000 грн

</syntaxhighlight> 

↓

Правило: Найдешевший постачальник не завжди найкращий.; Замовлення Power BI → показує виконання закупівельна діяльність

Рахунок постачальника

Перевага ERP-підходу — закупівельна діяльність не відірвані від складу, фінансів, виробництва, договорів і аналітики.;
Приклад:

Увага: товар має залишок 500 шт і не продавався 180 днів.; !; Стаття бюджету
ERP сприяє вибирати постачальника не “бо він нам давно знайомий”, а за даними.; !; Гостра правда: “погоджено в чаті” — це не бізнес-процес, а археологічний квест для бухгалтера через три місяці.; ERP має показувати, яких документів не вистачає.; Строк

* прострочена поставка;
* недопоставка;
* брак;
* неправильна ціна;
* неправильні документи;
* пошкодження;
* невідповідність специфікації.; # Технічна оцінка.;== Типовий закупівельний бізнес-процес в ERP ==

!;== закупівельна діяльність і audit log ==

Перевіряти можна:

[[Категорія:Складський облік]]

!; Питання

== Договори з постачальниками ==

* останню ціну закупівельна діяльність;
* середню ціну;
* мінімальну ціну;
* максимальну ціну;
* ціну за договором;
* відхилення від попередньої ціни;
* відхилення від бюджету;
* ціну по постачальниках;
* динаміку цін.; ERP має зв’язувати ланцюжок:
Закупівля: сервер
планування забезпечується через '''ERP для закупівель''' — це використання ERP-системи; додатково реалізовано погодження, виконання і контролю закупівельного процесу: від заявки на закупівлю до вибору постачальника, договору, замовлення, поставки, приймання товарів або послуг, контролю якості, оплати, закриття документів і аналізу ефективності закупівель.; !; # є собою зв’язок із фінансами.; # Створення замовлення постачальнику.; Заявка в ERP має змогу мати статуси:

ERP або BI-система має змогу показувати: У дорозі: 300 кг

ЗП-000123 20.05.2026 100% Поставлено
ЗП-000124 18.05.2026 40% Прострочено
ЗП-000125 25.05.2026 0% Очікується

Заявка: SEO-послуги за червень

істотно не давати всім доступ до всього.; Іноді “дешево” потім приїжджає із запізненням, без документів і в коробці, яка бачила війну з логістикою.; закупівельна діяльність напряму впливають на собівартість товарів.; У системі можна зберігати:

!; # є собою контроль поставок.;

</syntaxhighlight> !; # Порівняння умов.; Оплачено Audit log у закупівлях має фіксувати: Наслідок: Для великих закупівель ERP має змогу підтримувати тендерний бізнес-процес.; Замовлено: 100 шт

Чи потрібне погодження закупівель?

</div>
[[Категорія:Бюджетування]]
!;== Платіжний календар ==
[[Категорія:Power BI]]
Договір визначає:
[[Категорія:Облік товарів]]

[[Категорія:ERP для закупівель]]

Дашборди можуть показувати:

* іноземного постачальника;
* валютний договір;
* інвойс;
* митну декларацію;
* транспортні витрати;
* страхування;
* мито;
* ПДВ при імпорті;
* додаткові витрати;
* розподіл витрат на собівартість;
* партії;
* строки поставки.; Відповідь
Без ERP закупівельна діяльність часто працюють у режимі “хто голосніше попросив — з цієї причини купили”.; Розбіжність: 7 шт

* за сумою;
* за кількістю;
* за вагою;
* за об’ємом;
* вручну.; Погодження: маркетинг-директор + фінансовий блок

Це погана практика.; Постачальник
[[Категорія:Приймання товарів]]
Строк поставки: 7 календарних днів

Приклад:

закупівельна діяльність пов’язані з документами:

Рахунок постачальника в ERP застосовується для контролю майбутньої оплати.; Приклад дашборду:

<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">

* постачальника;
* організацію;
* валюту;
* умови оплати;
* строки поставки;
* ціни;
* відповідальність;
* штрафи;
* ПДВ;
* банківські реквізити;
* строк дії;
* додаткові угоди;
* статус.; Відстрочка
ERP формує рекомендацію: закупити 150 шт
== Що таке ERP для закупівель ==

 ↓

Погодження — в Telegram

# Описати поточний бізнес-процес.; Приклад:

== Контроль виконання замовлення ==
[[Категорія:Українське програмне забезпечення]]
Доступно: 10 шт

Приклад закупівельна діяльність послуги:

Не оплачувати рахунок, якщо немає погодженої заявки, замовлення або підтвердженого приймання — залежно від політики компанії.; !; Для імпортних закупівель ERP має підтримувати:
<syntaxhighlight lang="text">
ERP має перевіряти:
Замовлення постачальнику
== Помилка: немає зв’язку заявки і оплати ==
== Чек-лист ERP для закупівель ==
{| class="wikitable" style="width:100%;"
== Приймання послуг ==
== закупівельна діяльність основних засобів ==
=== Чи можна інтегрувати ERP закупівель із банком і складом? ===
Резерв під замовлення покупців: 80 шт
Статуси допомагають бачити, де “застрягла” закупівля.; # Налаштувати складське приймання.; Товар

Статуси:

Можна аналізувати:

Для послуг:

закупівельна діяльність і собівартість

Інакше можна купити те, що вже лежить на складі.; Бо купити ще 500 штук “про всяк випадок” — це не стратегія, а складський фольклор.; !; бізнес-процес: 

↓ порівняти з

Приклад ролей: як ілюстрація:

закупівельна діяльність і імпорт

{ Оплата !; ERP або електронний документообіг мають зберігати файли й статуси: ERP для закупівель має змогу інтегруватися з: Замовлення постачальнику

Приклад: Постачальник → підтверджує дату поставки через API Заявка має змогу містити: !; # є собою audit log.; # Описати майбутній бізнес-процес.; Це весело до першого перевищення бюджету, простроченої поставки або складу, забитого товарами “на всякий випадок”.; ↓

Бюджет має змогу бути: </syntaxhighlight> ERP має враховувати: |- | закупівельна діяльність за місяць | 4 800 000 грн |- | Економія від планової ціни | 320 000 грн |- | Прострочені поставки | 12% |- | закупівельна діяльність без договору | 3% |- | Середній строк погодження заявки | 2,4 дня |} 

 ↓

Приклади KPI:

* план-факт закупівель;
* бюджет;
* постачальників;
* ціни;
* прострочення;
* залишки;
* неліквід;
* відкриті заявки;
* відкриті замовлення;
* кредиторку;
* графік оплат;
* KPI закупівельників;
* рейтинг постачальників.; Це зменшує ризик ситуації “товар закінчився вчора, а згадали сьогодні”.;== закупівельна діяльність і неліквід ==

Для обладнання й основних засобів ERP має контролювати:
закупівельна діяльність можуть бути в різних валютах.; |}

!; # Налаштувати довідники.; !; # Провести тестовий запуск.; * постачальника;
* договір;
* складський облік;
* товари або послуги;
* кількість;
* ціну;
* суму;
* дату поставки;
* умови оплати;
* відповідального;
* статус.; Заявка
=== Які KPI важливі для закупівель? ===
У собівартість можуть входити:
Це корисно.;== закупівельна діяльність і права доступу ==

!;<syntaxhighlight lang="text">

!; * своєчасність поставок;
* відхилення ціни;
* кількість рекламацій;
* якість товару;
* повнота документів;
* швидкість відповіді;
* стабільність поставок;
* виконання договору;
* частка прострочених поставок;
* середній строк поставки.;== Триступеневий контроль закупівель ==

* створено;
* на погодженні;
* погоджено;
* підписано;
* відхилено;
* очікує оригінал;
* закрито.; компонент

!; # Налаштувати ролі.; Контроль:

# є собою заявки на закупівлю.; # є собою інтеграції через API, якщо потрібно.; Відповідальний
План виробництва: 1 000 виробів
!;[[Категорія:Повернення постачальнику]]
[[Категорія:Платіжний календар]]

Етапи впровадження:

* чи замовляли це;
* чи фактично отримали;
* чи рахунок відповідає отриманому;
* чи ціна не змінилась;
* чи кількість не більша;
* чи можна платити.; "quantity": 5,

Погодження

* закупівельна діяльність по постачальниках;
* закупівельна діяльність по категоріях;
* закупівельна діяльність по підрозділах;
* закупівельна діяльність по проєктах;
* закупівельна діяльність по бюджетах;
* динаміку цін;
* прострочені поставки;
* відкриті замовлення;
* план-факт бюджету;
* економію;
* рекламації;
* якість постачальників.;== Контроль якості ==

аналітичні інструменти закупівель

[[Категорія:ERP]]

!; !; Обмеження

Статус: готово до оплати
  • чи є собою чинний договір;
  • чи не закінчився строк дії;
  • чи не перевищено суму договору;
  • чи відповідає ціна;
  • чи правильні умови оплати;
  • чи є собою додаткова угода;
  • чи є собою відповідальний;
  • чи є собою підписаний файл.; Бюджет

</syntaxhighlight> Оплата: після приймання результату

; "sku": "LAPTOP-15-I5", 
"expected_price": 30000.00

</syntaxhighlight>

; Рекомендація

</syntaxhighlight> Так.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

</syntaxhighlight>

ERP має показувати:

  • чернетка;
  • на погодженні;
  • погоджено;
  • відхилено;
  • потребує уточнення;
  • передано в закупівельна діяльність;
  • замовлено;
  • частково виконано;
  • виконано;
  • скасовано;
  • закрито.; ERP → надає можливість оплату
 ; Залишок

Документ: акт наданих послуг 

== Для чого потрібна ERP у закупівлях ==
Перед новою закупівлею ERP має змогу попереджати:
Потреба → рішення для бізнесу → Постачальник → Гроші → складський облік → Документи → аналітичні інструменти
Погодження: ІТ-директор, CFO, CEO
KPI постачальників:
ERP має змогу підтримувати контроль якості при прийманні.; # є собою замовлення постачальникам.; Постачальник підтверджує строк.;== Погодження заявки ==
|-
| Автоматизували хаос
| Не описали бізнес-процес
| ERP стала цифровим безладом
|-
| Немає погодження
| Хотіли швидше
| закупівельна діяльність йдуть повз бюджет
|-
| Немає довідника постачальників
| Купують у кого завгодно
| Немає контролю цін і якості
|-
| Не пов’язали закупівельна діяльність зі складом
| Модулі живуть окремо
| Купують зайве або не купують потрібне
|-
| Не контролюють договори
| Замовлення без умов
| Юридичні й фінансові ризики
|-
| Немає 3-way matching
| Оплачують рахунки без приймання
| Ризик переплат і помилок
|-
| Немає KPI
| Не вимірюють закупівельна діяльність
| Неможливо покращувати бізнес-процес
|}

== Приклад JSON заявки на закупівлю ==

Приклад:

!; Коли товар приїжджає, ERP фіксує приймання.;

ERP сприяє бачити неліквід — товари, які довго не продаються або не використовуються.; Закупівельні ціни, договори й умови постачальників — це комерційно чутлива відомості.; Відхилення

  • на підставі заявки;
  • на підставі плану закупівель;
  • за мінімальними залишками;
  • за виробничою потребою;
  • вручну закупівельником;
  • автономно за правилами.; # є собою маршрути погодження.;== Оцінка постачальників ==

Див.; додатково

ERP для закупівель — це набір функцій ERP-системи, які автоматизують закупівельний цикл підприємства.;== Впровадження ERP для закупівель == функціональні можливості:

Для середнього і великого бізнесу ERP-закупівлі мають бути пов’язані зі складом, фінансами, договорами, бюджетами, виробництвом, первинними документами, Power BI-аналітикою, audit log і правами доступу.;
  • хто замовив;
  • навіщо;
  • за яким договором;
  • хто приймає результат;
  • який акт;
  • який період;
  • чи відповідає бюджету;
  • чи можна оплачувати.; |-
 Результат Менше хаосу, прозорі витрати, контроль постачальників і точніша аналітичні інструменти.; Поза бюджетом → додаткове погодження CFO

ERP має зв’язувати повернення з: 

],

WMS → приймає товар

  • економія від планової ціни;
  • виконання бюджету;
  • частка прострочених поставок;
  • середній строк закупівельна діяльність;
  • кількість заявок у роботі;
  • кількість термінових закупівель;
  • відсоток закупівель за договором;
  • частка закупівель без погодження;
  • кількість рекламацій;
  • рейтинг постачальників;
  • частка автоматизованих закупівель;
  • сума закупівель по категоріях.; Приклад:
 ; }

Оплата — у фінансиста

</syntaxhighlight>

  • постачальника;
  • договір;
  • суму;
  • ПДВ;
  • призначення;
  • відповідність замовленню;
  • відповідність прийманню;
  • бюджет;
  • строк оплати.; Дата поставки

Приклад:

закупівельна діяльність і первинні документи

Замовлення створили за договором, який завершився 3 місяці з цієї причини.;== Довідник постачальників ==

ERP має змогу підтримувати бізнес-процес RFQ — запиту цінових пропозицій.; Це квест “знайди, хто це замовив”.; Заявка йде на погодження.; * поточні залишки;

  • резерви;
  • мінімальні залишки;
  • товари в дорозі;
  • відкриті замовлення постачальникам;
  • відкриті замовлення покупців;
  • складські розбіжності;
  • інвентаризаційні відхилення;
  • неліквід;
  • надлишки.; * ініціатора;
  • підрозділ;
  • дату;
  • потрібний товар або послугу;
  • кількість;
  • бажаний строк;
  • обґрунтування;
  • проєкт;
  • бюджетну статтю;
  • бажаного постачальника;
  • орієнтовну суму;
  • пріоритет;
  • вкладені файли;
  • коментарі.; Замовлено
  • бракований;
  • не відповідає замовленню;
  • має неправильну кількість;
  • має неправильну комплектацію;
  • має пошкоджену упаковку;
  • прострочений;
  • поставлений помилково.; Значення

Претензії постачальникам

  • ціна;
  • строк поставки;
  • якість;
  • наявність товару;
  • умови оплати;
  • відстрочка;
  • історичний розвиток виконання;
  • кількість рекламацій;
  • рейтинг;
  • географія;
  • мінімальна партія;
  • сертифікати;
  • відповідність договору;
  • ризики.; Постачальник
↓

Що таке ERP для закупівель?

 ;== Інтеграції ERP для закупівель ==

Послуги теж потрібно контролювати: 7.; ERP потрібна закупівлям, щоб:

  • постачальника;
  • замовлення;
  • товар;
  • кількість;
  • якість;
  • партії;
  • серії;
  • характеристики;
  • терміни придатності;
  • документи;
  • складський облік;
  • розбіжності.;
    5.;[[Категорія:Автоматизація закупівель]]
Фізичний залишок: 100 шт

'''Проста аналогія.''' закупівельна діяльність без ERP — це коли всі щось просять, хтось щось купує, бухгалтерський обліковий облік потім дивується, складський облік не знає, що приїхало, а фінансист тихо старіє.; Для чого потрібен
До 5 000 грн → погоджує керівник підрозділу
Нова потреба: 50 шт

!; !; !; Приклади:

5 000–50 000 грн → керівник + фінансист

Часта ситуація:

== закупівельна діяльність послуг ==

== Приклад процесу в K2 ERP ==

Приклад:

закупівельна діяльність — це не тільки товари.; # Запрошення постачальників.;[[Категорія:BI]]

Показники:

Приїхало: 95 шт

* не купувати зайве;
* контролювати бюджет;
* уникати несанкціонованих витрат;
* бачити відповідальних;
* зберігати історію рішень;
* прибрати хаос із месенджерів.;[[Категорія:Електронний документообіг]]

[[Категорія:Заявки на закупівлю]]

Відкриті замовлення покупців: 30 шт

* назву;
* ЄДРПОУ або реєстраційний код;
* ІПН;
* статус платника ПДВ;
* банківські рахунки;
* контактних осіб;
* email;
* телефони;
* категорії товарів;
* умови оплати;
* договори;
* прайс-листи;
* рейтинг;
* історію поставок;
* рекламації;
* сертифікати;
* статус активності;
* відповідального закупівельника.; Інакше платформа контролю перетворюється на театр одного актора: сам попросив, сам погодив, сам купив, сам сказав “усе нормально”.; Причина
 "name": "Ноутбук 15 дюймів",
Підстава: Замовлення ЗП-000123, товар прийнято
<syntaxhighlight lang="text">
Потреба
ERP для закупівель — це функціональність ERP-системи, яка автоматизує закупівельний бізнес-процес: заявки, погодження, постачальників, договори, замовлення, поставки, приймання, рахунки, оплати і аналітику.; Ціна
!;<syntaxhighlight lang="text">
Умови: оплата 50% передоплата, 50% після приймання

== ERP для закупівель у K2 ERP ==

!; Рейтинг

 "date": "2026-05-15",

{| class="wikitable" style="width:100%;"

Вчасність поставок, економія, виконання бюджету, прострочені поставки, кількість рекламацій, середній строк закупівельна діяльність, частка закупівель за договорами, рейтинг постачальників.; Поставка

Замовлення містить:

* ремонт;
* оренда;
* консультації;
* доставка;
* маркетинг;
* ІТ-підтримка;
* юридичні послуги;
* прибирання;
* охорона.; # Погодження результату.; Рекламації

Етапи:

{| class="wikitable" style="width:100%;"

=== Що таке 3-way matching? ===
У реальному бізнесі бізнес-процес має змогу бути простішим або складнішим, але ERP має фіксувати головне: хто, що, коли, навіщо і на яку суму купує.; Потреба → Запит постачальникам → Отримання пропозицій → Порівняння → Вибір → Замовлення

 "requester": "user_001",

[[Категорія:Договори]]

* виробничий план;
* специфікації;
* потребу в матеріалах;
* залишки сировини;
* строки поставки;
* мінімальні партії;
* альтернативних постачальників;
* критичні матеріали;
* НЗВ;
* план випуску;
* сезонність.; # Вибір переможця.;[[Категорія:Контроль якості]]

У закупівлях істотно розмежовувати права.; Показник

6.; Бо “рахунок прийшов — оплатіть” не є собою фінансовою стратегією.; * відповідальні закупівельники;
* правила погодження;
* постачальники;
* бюджети;
* KPI;
* договори;
* ліміти.; ERP надає можливість погоджувати закупівельна діяльність за правилами.; # Контролювати KPI.; Приймання товару або послуги

[[Категорія:Первинні документи]]

!; Керівник відділу створює заявку на закупівлю.; Якщо все збігається, рахунок можна оплачувати.; ↓
== Помилка: закупівельна діяльність в Excel, ERP потім ==
'''ERP для закупівель''' перетворює закупівельна діяльність з ручного процесу в керовану систему.; ERP має дозволяти розподіляти додаткові витрати:
[[Категорія:K2 Cloud ERP]]
Приклад:

[[Категорія:Документообіг]]

 ↓

[[Категорія:Audit log]]
[[Категорія:Замовлення постачальнику]]
Якщо закупівельник дивиться тільки фізичний залишок, він має змогу не побачити, що товар уже фактично “розібрали” замовленнями.; Остання ціна
|-
| Постачальник А
| 980 грн
| 3 дні
| 14 днів
| 4.8
|-
| Постачальник Б
| 950 грн
| 10 днів
| 0 днів
| 4.1
|-
| Постачальник В
| 1 020 грн
| 2 дні
| 30 днів
| 4.9
|}

== Категорійний менеджмент ==

Доступно: 20 шт

!; Приклад:

== закупівельна діяльність і резерви ==
 ↓
<syntaxhighlight lang="text">
|-
| Ініціатор
| Керівник відділу продажів
|-
| Потреба
| Ноутбуки для нових менеджерів
|-
| Кількість
| 5 шт
|-
| Бажаний строк
| До 25.05.2026
|-
| Орієнтовний бюджет
| 150 000 грн
|-
| Обґрунтування
| Вихід 5 нових працівників
|}

[[Категорія:Фінанси]]

 "items": [

== закупівельна діяльність і складський облік ==

Причини претензій:
'''Головне.''' ERP для закупівель потрібна не для того, щоб “завести ще одну систему”, а щоб організація бачила повний шлях закупівельна діяльність: потреба → заявка → погодження → постачальник → замовлення → поставка → документи → оплата → аналітичні інструменти.; # Налаштувати замовлення постачальникам.; |-
| Найкраща практика
| 3-way matching, audit log, KPI, BI-аналітика і права доступу.; |-
| Матеріал А
| 100 грн
| 118 грн
| +18%
|-
| Матеріал Б
| 250 грн
| 245 грн
| -2%
|}

Результати:

1.; ERP → створює замовлення постачальнику

Послуга: Технічна супровід
Документ: акт наданих послуг
Закупівельник має бачити:
Критерії вибору:
9.; # Отримання пропозицій.; Вибір постачальника
ERP перераховує суму за курсом і показує вплив на бюджет.; * ціна постачальника;
* транспортні витрати;
* митні платежі;
* страхування;
* брокерські послуги;
* пакування;
* додаткові витрати;
* курсові різниці, залежно від облікової політики.; платформа звіряє замовлення, приймання і рахунок.;== аналітичні інструменти закупівель ==
ERP для закупівель має контролювати бюджет.;== Тендери в ERP ==

платформа має змогу вимагати додаткового погодження, якщо ціна зросла понад певний відсоток.; # Створення тендеру.; Поле

* прийнято;
* прийнято частково;
* забраковано;
* повернути постачальнику;
* прийнято з претензією;
* потрібна додаткова перевірка.; Наслідок

 "required_date": "2026-05-25",

ERP має змогу вести претензії до постачальників.; Поточний залишок: 40 шт

Повернення потрібне, якщо товар:

<syntaxhighlight lang="text">
=== Чим ERP краща за Excel для закупівель? ===
== ERP для закупівель і Power BI ==
Рахунки — на пошті
|-
| Закупівля ноутбуків
| На погодженні
| Фінансовий директор
|-
| Закупівля пакувальних матеріалів
| Замовлено
| Закупівельник
|-
| Закупівля офісних меблів
| Потребує уточнення
| Ініціатор
|}

Потрібно розділяти:

Категорії:

ERP надає можливість рахувати KPI закупівель.;

</syntaxhighlight> Постачальник: агенція Мінімальний залишок товару: 100 шт

; # є собою приймання товарів і послуг.; закупівельна діяльність впливають на платіжний календар.; "external_id": "PR-2026-00045",

Категорія: ключовий засіб

Що це?; ERP перевіряє бюджет.; ERP має не дозволяти закупівлям жити окремо від договорів.; Бо “документи потім донесуть” — це закупівельна реліз казки на ніч.; До закупівельна діяльність: 30 шт

Замовлення — в Excel

закупівельна діяльність і договори

Заявка → Погодження → Замовлення → Приймання → Рахунок → Оплата

Ініціатор Створює заявки Не обирає постачальника остаточно
Керівник підрозділу Погоджує заявки свого підрозділу Не змінює ціни постачальників
Закупівельник Обробляє заявки, створює замовлення Не погоджує власні закупівельна діяльність понад ліміт
Фінансист Контролює бюджет і оплати Не змінює складські залишки
Комірник Приймає товар Не погоджує оплату
Керівник Бачить аналітику і погоджує великі суми Не виконує операційне приймання

Приклад:

Замовлення постачальнику

  • хто створив заявку;
  • хто погодив;
  • хто відхилив;
  • хто змінив суму;
  • хто змінив постачальника;
  • хто змінив ціну;
  • хто створив замовлення;
  • хто прийняв товар;
  • хто дозволив оплату;
  • хто прикріпив документ;
  • хто видалив або скасував документ.; # Налаштувати заявки.; |-

| Офісне обладнання | 200 000 | 50 000 | 80 000 | 40 000 | 70 000 |- | Маркетинг | 500 000 | 120 000 | 300 000 | 250 000 | 80 000 |}

Дата оплати: 25.05.2026

закупівельна діяльність і KPI

{
  • які рахунки потрібно оплатити;
  • коли потрібно оплатити;
  • кому;
  • за яким договором;
  • за яким замовленням;
  • чи є собою підтверджене приймання;
  • чи є собою бюджет;
  • чи є собою прострочення;
  • які платежі критичні.; # Налаштувати інтеграції.; # є собою довідник постачальників.; ↓

Джерела потреб:

Запит цінових пропозицій

істотно перевірити: ERP має показувати, що відбувається із замовленням.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

ERP — “потім внесемо”

  • заявки;
  • договори;
  • рахунки;
  • накладні;
  • акти;
  • ТТН;
  • сертифікати;
  • комерційні пропозиції;
  • претензії;
  • додаткові угоди.; ERP має враховувати резерви товарів.; Приймання перевіряє:
  • днів без руху;
  • залишок;
  • собівартість залишку;
  • останній продаж;
  • остання закупівля;
  • відповідальний;
  • причина накопичення.;== Бюджетний контроль ==

{{SEO


Заявка на закупівлю

ERP надає можливість контролювати закупівельні ціни.; * створено;

  • відправлено постачальнику;
  • підтверджено;
  • частково поставлено;
  • поставлено;
  • прострочено;
  • скасовано;
  • закрито.; # є собою контроль розбіжностей.; Поставлено
  • по підрозділах;
  • по проєктах;
  • по статтях витрат;
  • по місяцях;
  • по договорах;
  • по категоріях закупівель;
  • по організаціях.; * заявки на закупівлю;
  • погодження;
  • довідник постачальників;
  • договори;
  • замовлення постачальникам;
  • приймання товарів;
  • приймання послуг;
  • складський обліковий облік;
  • WMS;
  • бюджетний контроль;
  • заявки на оплату;
  • платіжний календар;
  • первинні документи;
  • Power BI;
  • API;
  • audit log;
  • права доступу;
  • інтеграції.;<syntaxhighlight lang="text">

Статуси заявки

Приклад: Приклад:

Отримано з https://wiki.corp2.eu/index.php?title=ERP_для_закупівель&oldid=2062