Первинні документи
Первинні документи в ERP
!; * договір;
- рахунок постачальника;
- видаткова накладна постачальника;
- акт наданих послуг;
- ТТН;
- податкова накладна, якщо застосовується;
- банківська виписка;
- прибуткова накладна у внутрішньому обліку.;</syntaxhighlight>
- наказ про прийняття на роботу;
- табель обліку робочого часу;
- наказ про відпустку;
- лікарняний;
- наказ про премію;
- розрахункова відомість;
- платіжна відомість;
- банківський документ про виплату;
- наказ про звільнення.; Вид документа
"price": 25000.00,
!; Сума: 15 000 грн
- доходи;
- витрати;
- придбання;
- продажі та реалізація;
- господарську мету;
- дату операції;
- суму;
- контрагента;
- номенклатуру;
- послуги;
- рух коштів;
- право на відображення операції в обліку.; Для зовнішніх документів:
== Первинні документи на складі ==
[[Категорія:K2 Cloud ERP]]
[[Категорія:Первинна документація]]
Фото документа в месенджері — це комфортно для “подивитись оперативно”, але погано як системний архів.; На яку суму?; Ціна
* правильність реквізитів;
* відповідність кількості;
* відповідність ціни;
* правильність контрагента;
* наявність підписів;
* відповідність договору;
* ПДВ;
* дату документа.; Реєстр сприяє контролювати наявність документів.;
!; }
Коли сталося?; Сума
Первинні документи і audit log
6.; Авансовий звіт застосовується, коли працівник отримав кошти під звіт або витратив власні кошти для потреб підприємства.; | Для бухгалтерського, податкового, управлінського і складського обліку.; І, як правило, не на користь підприємства.; Приклад формулювання: |- | Менеджер | Правильний контрагент, договір, сума, умови |- | Комірник | Фактичне приймання або відвантаження товару |- | Бухгалтер | Перевірка реквізитів і відображення в обліку |- | Керівник підрозділу | Погодження операції |- | Юрист | Договори, повноваження, умови |- | Фінансист | Оплати, бюджет, платіжний календар |- | Директор | Загальний контроль і відповідальність за організацію процесу |}
Рахунок зазвичай є собою документом для оплати.; Прибуткова накладна у внутрішньому обліку Типові проблеми паперових документів:
Прибуткова накладна
Підпис: електронний або власноручний
Банківська виписка
Додав фіскальний чек.; Податкова накладна, якщо є собою ПДВ |- | Купили товар у постачальника | Прибуткова накладна, видаткова накладна постачальника, ТТН |- | Продали товар покупцю | Видаткова накладна, акт, чек, ТТН |- | Надали послугу | Акт наданих послуг |- | Отримали оплату | Банківська виписка або касовий документ |- | Списали зіпсований товар | Акт списання |- | Видали кошти працівнику під звіт | Видатковий касовий ордер або банківський документ |- | Працівник підтвердив витрати | Авансовий звіт з підтвердними документами |}
Документ має пояснювати зміст операції.; Приклад мінімальної логіки: |- | Немає дати | Неможливо правильно визначити період | Отримати виправлений документ |- | Неправильний контрагент | Помилки у взаєморозрахунках і податках | Перевиписати документ |- | Немає підпису | Документ має змогу бути не підтвердженим | Підписати або отримати КЕП |- | Неправильна сума | Помилка в обліку і оплаті | Зробити коригування або новий документ |- | Неправильна номенклатура | Помилки складу і собівартості | Уточнити документ |- | Документ дублюється | Подвійне відображення операції | Видалити дубль або сторнувати |- | Немає змісту операції | Незрозуміло, що саме відбулося | Уточнити характеристика |- | Документ прийшов із запізненням | Закритий період має змогу бути порушений | Визначити порядок відображення |}
Типовий маршрут:
!; Банківська виписка підтверджує рух коштів на рахунку.; рішення для бізнесу:
- мати external_id;
- не створювати дублікати;
- логувати помилки;
- перевіряти обов’язкові реквізити;
- не проводити документ без перевірки;
- зберігати оригінальні інформаційні дані запиту.;
* загубили; * не підписали; * підписали не тією датою; * відправили не з цієї причини контрагенту; * скан є собою, оригіналу немає; * оригінал у менеджера “десь у машині”; * документ повернувся через три місяці, як лист із минулого.; ERP сприяє: !; Відповідальний Створення → Перевірка → Погодження → Підписання → Відображення в обліку → Зберігання → Архів [[Категорія:JSON]] * аналізу продажів; * аналізу витрат; * розрахунку маржі; * контролю складу; * контролю дебіторки; * контролю кредиторки; * бюджетування; * план-факт аналізу; * KPI; * Power BI або BI-звітів; * контролю підрозділів; * оцінки прибутковості клієнтів і проєктів.;== Товарно-транспортна накладна == Правила архіву: * паперовим; * електронним; * змішаним; * у системі документообігу; * у ERP; * у хмарному сховищі з контрольованим доступом.;== Видаткова накладна == 3.; # Чи є собою назва документа?; "document_type": "service_act", Щоб уникнути дублів, потрібно перевіряти: <syntaxhighlight lang="text"> * менеджер бачить документи своїх клієнтів; * комірник бачить складські документи; * бухгалтер бачить фінансові документи; * HR бачить кадрові документи; * керівник бачить звіти; * зовнішній консультант бачить тільки дозволені документи.; Чим підтверджено?; Приклад Для послуг найчастіше використовують акт.; !;<syntaxhighlight lang="text">
- номер;
- дату;
- виконавця;
- замовника;
- характеристика робіт або послуг;
- період;
- суму;
- одиницю виміру, якщо застосовується;
- відповідальних осіб;
- підписи.; Статус
}
Той самий акт завантажено через інтеграцію.; Акт списання підтверджує списання товарів, матеріалів або інших активів.; Якщо послуга “надана”, але акта немає, то для обліку це приблизно як кава без чашки: ніби існує, але тримати незручно.;
- Документообіг
- Електронний документообіг
- Акт виконаних робіт
- Видаткова накладна
- Прибуткова накладна
- Товарно-транспортна накладна
- Авансовий звіт
- Банківська виписка
- Акт звірки
- Акт списання
- Інвентаризація
- Облік товарів
- Бухгалтерський облік
- Податковий облік
- Управлінський облік
- ПДВ
- ERP
- K2 ERP
- K2 Cloud ERP
- Power BI
- Audit log
- API
- Інтеграція через JSON
- Права доступу в ERP
- Закон України “Про бухгалтерський обліковий облік та фінансову формування звітів в Україні”
- Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, Наказ Мінфіну №88
- Сайт K2 ERP
- Wiki K2 ERP
- K2 Cloud ERP
Архів має змогу бути:
Первинні документи в закупівлях
Ці документи підтверджують підстави для нарахування і виплати зарплати.; |- | Для чого?; "counterparty": "CLIENT_001",
2.; Audit log — це коли на питання “хто змінив суму?” платформа не відповідає “само якось”.;== Електронні первинні документи ==
Приклад:
"external_id": "ACT-2026-00045",
Так.; Податкова накладна, якщо операційна дія оподатковується ПДВ Виписка підтвердила надходження коштів.; Акт виконаних робіт або акт наданих послуг підтверджує, що роботи або послуги виконано.; # Чи зрозумілий зміст операції?; !; 4.; Банківська виписка або чек
Для сучасної системи істотно мати audit log — журнал дій.;[[Категорія:Первинні документи]]
'''Видаткова накладна''' підтверджує передачу товару покупцю.;== Висновок ==
Чек-лист:
5.; Перед відображенням у обліку документ потрібно перевірити.; Приклади:
Вони потрібні для:
== Помилка: “скан є собою, оригіналу немає” ==
Якщо первинні документи вводяться із запізненням, управлінська формування звітів показує не бізнес-середовище, а археологію.; Типовий комплект:
обліку господарської операції.; Товарно-транспортна накладна, якщо є собою перевезення
* ідентифікувати підписанта;
* підтвердити, що документ не змінювали після підпису;
* надати документу юридичну силу;
* організувати електронний електронний документообіг;
* уникнути паперових примірників.; Він має підтверджувати конкретну господарську операцію.;== Див.; додатково ==
1.; Договір або рахунок постачальника
== Касові документи ==
* договір;
* рахунок;
* видаткова накладна;
* акт;
* ТТН;
* податкова накладна, якщо застосовується;
* банківська виписка;
* акт звірки.; Бухгалтер отримав документи.; # Чи не дублюється документ?; Поле
6.; '''Проста аналогія.''' Господарська операційна дія — це подія.; "quantity": 1,
* зрозуміла структура папок;
* пошук за датою, контрагентом, номером;
* контроль доступу;
* резервне копіювання;
* захист від видалення;
* зберігання підписаних версій;
* журнал змін;
* відповідальні за архів.; Рахунок на оплату
* замовлення;
* реалізація;
* надходження;
* акт;
* рахунок;
* платіж;
* списання;
* інвентаризація;
* переміщення;
* авансовий звіт.; | Документ, який підтверджує господарську операцію.; # Чи правильно вказано ПДВ, якщо застосовується?; електронний документообіг — це шлях документа від створення до архіву.; бухгалтерський обліковий облік не має змогу “намалювати” правильну первинку, якщо операцію оформили неправильно на старті.;== Приклад: продаж товару ==
* факт перевезення;
* відправника;
* отримувача;
* перевізника;
* вантаж;
* маршрут;
* транспортний засіб;
* відповідальних осіб.;[[Категорія:Електронний документообіг]]
Приклад:
"unit": "послуга",
4.; Вона має змогу підтверджувати:
=== Хто має контролювати первинні документи? ===
== Навіщо потрібні первинні документи ==
Податкова накладна важлива для ПДВ, але вона не замінює всі інші первинні документи.; А на складі є собою?; * чеки;
* квитанції;
* акти;
* накладні;
* транспортні документи;
* рахунки;
* інші підтвердження витрат.; Без нього операційна дія ніби й була, але довести це складно.; * номер документа;
* дату;
* контрагента;
* суму;
* договір;
* external_id;
* файл документа;
* статус підписання.; Потрібно отримати виправлений документ, оформити коригування або діяти за внутрішнім регламентом і вимогами законодавства.; |-
| Головні реквізити
| Назва, дата, сторони, зміст операції, обсяг, одиниця виміру, відповідальні особи, підпис.; Для чого застосовується
* назва документа;
* дата складання;
* назва підприємства, від імені якого складено документ;
* зміст господарської операції;
* обсяг господарської операції;
* одиниця виміру господарської операції;
* посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
* інформаційні дані осіб, відповідальних за правильність оформлення;
* підпис або інші інформаційні дані, що дають змогу ідентифікувати особу.; Господарська операційна дія
Електронний підпис застосовується для підтвердження авторства й цілісності електронного документа.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
'''Первинка — це не бюрократія заради бюрократії.; "amount": 25000.00
складський облік без документів оперативно стає музеєм невідомих коробок.; Рахунок часто є собою документом для оплати, але сам по собі не завжди підтверджує факт постачання товару або надання послуги.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Вона потрібна для:
<syntaxhighlight lang="text">
|-
| 05.05.2026
| ТОВ “Постачальник”
| Видаткова накладна №123
| 18 000
| Отримано
| Бухгалтер
|-
| 10.05.2026
| ТОВ “замовник”
| Акт №45
| 25 000
| Очікує підпису
| Менеджер
|-
| 12.05.2026
| Перевізник
| ТТН №778
| 3 500
| Немає оригіналу
| Логіст
|}
Постачальник відвантажив товар.; # Документ належить правильному періоду.; Особливо якщо через рік хтось питає: “А де акт?”, а відповідь: “У Вайбері в менеджера, який уже звільнився”.;<syntaxhighlight lang="text">
* не втрачати документи;
* автономно заповнювати реквізити;
* контролювати права;
* вести статуси;
* формувати друковані форми;
* підписувати електронно;
* зберігати вкладення;
* будувати звіти;
* контролювати дедлайни;
* інтегруватися з банком, складом, CRM, сайтом.; Хто прийняв результат?; {
Купив канцтовари на 1 650 грн.; |}
Вона показує:
Приклади:
Первинні документи і контроль дублів
Який товар або послуга?; ТТН особливо важлива, якщо потрібно підтвердити не лише продаж товару, а й його фізичне транспортування.; # Документ можна знайти через рік без шаманських танців.; Видаткова накладна постачальника Електронний первинний документ — це документ, створений в електронній формі, який має юридично значущі реквізити та має змогу бути підписаний електронним підписом.; * дату платежу;
- платника;
- отримувача;
- суму;
- призначення платежу;
- рахунок;
- банк;
- залишок коштів.; Приклад:
Рахунок часто плутають із первинним документом.; # Документ збережений в архіві.; {
- номер;
- дату;
- постачальника;
- покупця;
- договір;
- складський облік;
- перелік товарів;
- кількість;
- ціну;
- суму;
- ПДВ, якщо застосовується;
- підписи відповідальних осіб.;
Він потрібен, щоб: === Чи має змогу первинний документ бути електронним? === Банк провів платіж.; Якщо з акта не зрозуміло, що саме було зроблено, то це не акт, а загадка для бухгалтера.; Іноді цікаву, але для бухгалтера — жанр жахів.; # Чи є собою підпис або електронний підпис?; !; !;[[Категорія:Power BI]] !; Типовий комплект при закупівельна діяльність: # є собою назва документа.; Контрагент Інвентаризаційні документи фіксують фактичну наявність майна.; Сума Первинні документи можуть бути паперовими або електронними.;== Зовнішні посилання == Що сталося?;== Первинні документи і електронний підпис == <syntaxhighlight lang="text"> [[Категорія:Облік товарів]] Якісний первинний документ має зрозумілий зміст, правильні реквізити, відповідальних осіб, підпис або електронний підпис, не дублюється і зберігається так, щоб його можна було оперативно знайти.; # є собою сума, якщо операційна дія вартісна.; Помилка <div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> Паперові документи все ще використовуються в багатьох компаніях.; # інформаційні дані відповідають договору.; "organization": "COMPANY_1", Електронні документи можуть використовуватися для:
Відповідальні особи: директор / бухгалтер / уповноважена особа
Що таке первинний документ?
Паперові первинні документи
Краще:
Первинні документи і управлінський обліковий облік
Акт виконаних робіт
Приклад:
"description": "Послуги технічної підтримки за травень 2026 року",
</syntaxhighlight>
Оформив авансовий звіт.; # Чи є собою кількість, ціна, сума?; 5.; Первинний документ
- бухгалтерського обліку;
- податкового обліку;
- управлінського обліку;
- складського обліку;
- фінансової звітності;
- підтвердження витрат;
- підтвердження доходів;
- контролю взаєморозрахунків;
- підтвердження руху товарів;
- підтвердження надання послуг;
- перевірок;
- внутрішнього контролю;
- аудиту;
- документообігу.;
Вони відповідають на питання:
У закупівлях первинні документи підтверджують, що організація отримало товар або послугу.;== Інвентаризаційні документи ==
Чек-лист якісного первинного документа
У якій кількості?; # Чи документ належить саме цьому періоду?;== Хто відповідає за первинні документи ==
; * хто створив документ;
Дублікати первинних документів — часта проблема.; * надходження товарів;
Первинні документи — це документи, які містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення.;== Помилка: “акт є собою, послуги незрозумілі” == 3.; У результаті витрати подвоїлись.; * закритий місяць треба переглядати;
Бухгалтер закрив дебіторську заборгованість.; Кількість "status": "signed" Первинні документи в зарплатіЗа первинні документи відповідає не тільки бухгалтерський обліковий облік.; Немає документа — бухгалтер сумно дивиться в монітор забезпечується через Головне. Первинний документ — це підстава; додатково реалізовано менеджер каже “ну ми ж домовлялись”, а обліковий облік відповідає: “домовлялись — це не реквізит”.; Замовлення покупця == Приклад JSON первинного документа ==
В ERP-системі первинні документи часто створюються як електронні об’єкти:
На складі первинні документи підтверджують рух товарів.; * псування;
* брак;
* нестача;
* закінчення строку придатності;
* використання на внутрішні потреби;
* втрата;
* поломка;
* моральне старіння;
* виробничі втрати.; # є собою відповідальні особи.; # є собою підпис або електронний підпис.; Хто виконав операцію?; # Документ не дублюється.; Без первинних документів обліковий облік перетворюється на художню літературу.; платформа збільшила залишок на складі.;=== Чи є собою рахунок первинним документом? ===
Банківська виписка: “Гроші фактично сплачені”
!; {| class="wikitable" style="width:100%;"
{| class="wikitable" style="width:100%;"
* прибутковий касовий ордер;
* видатковий касовий ордер;
* касовий чек;
* Z-звіт;
* фіскальний чек;
* авансовий звіт;
* касова книга, якщо застосовується.; # Чи збігається сума з оплатою?;[[Категорія:K2 ERP]]
{| class="wikitable" style="width:100%;"
!; |-
| Основні приклади
| Акт, накладна, чек, ТТН, банківська виписка, авансовий звіт, акт списання.; '''Первинні документи''' — це фундамент обліку.;
операційна дія: Послуги технічної підтримки за травень Виконавець: ТОВ “Сервіс” Продаж без первинки — це як відвантажити товар у туман: наче поїхав, але потім усі шукають, куди.; Акт звірки, якщо потрібно підтвердити взаєморозрахунки Для інтеграцій істотно: Приклад: Особливо обережно потрібно працювати з: == Реєстр первинних документів ==
|-
| Що це?; Простіше кажучи, первинний документ — це доказ того, що операційна дія не “без ускладнень була в голові менеджера”, а реально відбулася і має змогу бути відображена в бухгалтерському, податковому, управлінському або складському обліку.; # Чи відповідає документ договору?; * швидке погодження;
* менше паперу;
* легше шукати;
* простіше архівувати;
* є собою історичний розвиток підписання;
* менше ризику втратити документ;
* зручніше для віддаленої роботи.; Відповідь
Типовий комплект:
[[Категорія:API]]
== Авансовий звіт ==
Приклад:
[[Категорія:ERP]]
Не тільки бухгалтерський обліковий облік.; * друку;
* підпису;
* печатки, якщо організація її використовує;
* передачі контрагенту;
* повернення підписаного примірника;
* реєстрації;
* зберігання;
* архівування.; За що відповідає
Поганий акт:
|-
| Кабель USB-C
| 10 шт
| 150 грн
| 1 500 грн
|-
| Зарядний пристрій
| 5 шт
| 400 грн
| 2 000 грн
|}
Замовник: ТОВ “замовник”
Приклади:
Приклади обмежень:
* збільшення залишків;
* контролю закупівель;
* обліку партій;
* обліку серій;
* формування собівартості;
* звірки з постачальником;
* контролю складу.;<syntaxhighlight lang="text">
[[Категорія:Audit log]]
'''Товарно-транспортна накладна''' або '''ТТН''' застосовується при перевезенні вантажів.; # є собою одиниця виміру.; Він має змогу містити товари, послуги, суму і реквізити, але сам по собі не завжди підтверджує факт постачання товару або надання послуги.;== електронний документообіг первинних документів ==
[[Категорія:Товарно-транспортна накладна]]
У зарплатному обліку первинними документами можуть бути:
'''Прибуткова накладна''' застосовують, коли потрібно для відображення надходження товарів на складський облік.; Працівник отримав 2 000 грн під звіт.; Якщо первинні документи неправильні або запізнюються, звіти показують не реальний бізнес-середовище, а приблизну погоду на Марсі.;== Рахунок — це первинний документ чи ні ==
Послуги — 1 шт — 50 000 грн |
; Документ
Вони потрібні для: |
class="wikitable" style="width:100%;"
</syntaxhighlight> Потрібно фіксувати: Первинні документи і інтеграціїПеревірка первинного документаПервинні документи можуть створюватися через інтеграції.; Первинний документ — це документ, який підтверджує факт господарської операції і є собою підставою для її відображення в обліку.; Він не завжди підтверджує, що товар передано або послугу надано.; Вони підтверджують, що господарська операційна дія реально відбулася, хто її виконав, коли, на яку суму, в якій кількості і на якій підставі.; Роль |
; Документ: Акт наданих послуг
У системі є собою.; Хто відповідальний?; Тобто рахунок — це “плануємо оплату”, а акт або накладна — “операційна дія відбулася”.; Типовий комплект документів при продажу товару: ], Виконавець надав, а Замовник прийняв послуги з технічної підтримки програмного забезпечення за травень 2026 року на суму 18 000 грн.; Як виправити Первинні документи і податковий обліковий облікЯка організація?; Нормальний електронний документообіг первинних документів — це коли документи створюються вчасно, підписуються правильно, перевіряються відповідальними, не губляться, не дублюються, доступні для обліку, аудиту й управлінської аналітики.; Він має містити: Первинні документи важливі для податкового обліку, бо вони підтверджують: переважні аспекти електронних документів: Типові питанняКомірник прийняв товар.;== Акт списання == |
; Послуги з технічної підтримки програмного забезпечення за травень 2026 року згідно договору №15 від 01.02.2026 — 50 000 грн
істотно: рахунок сам по собі часто лише пропонує оплатити.; * зарплатними документами;
Первинні документи потрібно зберігати організовано.; # є собою дата.; Питання Чому первинні документи важливі для управлінського обліку? |
|---|---|---|---|---|
| Документ | Акт наданих послуг №45 | |||
| Дата | 31.05.2026 | |||
| Виконавець | ТОВ “Консалтинг” | |||
| Замовник | ТОВ “замовник” | |||
| Послуга | Консультаційні послуги за травень 2026 року | |||
| Сума | 25 000 грн | |||
| Підпис | КЕП або власноручний підпис |
{{SEO