Контрагенти 1С

Приклад:

Дублікати контрагентів

Мінімально потрібно:

Реквізити контрагента

Мінімальний старт у ERP

Контрагенти і дебіторка

Що не варто переносити без перевірки

Простий приклад

Коли менеджер створює рахунок, замовлення або реалізацію, він вибирає цього контрагента.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

актуальні клієнти;
актуальні постачальники;
ЄДРПОУ / ІПН;
договори;
банківські рахунки;
адреси;
контактні особи;
дебіторка;
кредиторка;
базові звіти.; Як перевірити

Контрагенти і Power BI

директор;
бухгалтер;
закупівельник;
менеджер;
логіст;
інженер;
відповідальний за приймання;
відповідальний за оплату;
контакт для претензій.; !; Рекомендується очистити дублікати, оновити реквізити й перенести в K2 ERP тільки актуальні картки.;

Окремо варто відзначити у якому зберігаються клієнти, постачальники, підрядники, перевізники, банки, орендодавці, покупці, партнери, державні органи і інші юридичні або фізичні особи, з якими організація веде розрахунки, документи, договори, продажі та реалізація, закупівельна діяльність, платежі, звірки та обліковий облік заборгованості виступає ключовою рисою Контрагенти 1С.; Контрагент

Типові помилки в довіднику контрагентів

кодом ЄДРПОУ;
ІПН;
IBAN;
назвою;
телефоном;
email;
адресою;
контактною особою;
схожістю назв;
історією банківських платежів;
актами звірки.; Якщо контрагент створений неправильно, це впливає на весь ланцюг продажу: рахунок, відвантаження, оплату, дебіторку, формування звітів і податкові документи.; У 1С можуть бути різні типи адрес:

; У продажах контрагент застосовується в документах:

AI в ERP має змогу допомагати знаходити схожі картки й пропонувати об’єднання.; * код контрагента;

назву;
повну юридичну назву;
ЄДРПОУ;
ІПН;
статус ПДВ;
країну;
адреси;
телефони;
email;
контактних осіб;
банківські рахунки;
договори;
відповідального менеджера;
групу;
статус активності;
дебіторку;
кредиторку;
історію продажів і закупівель.; Завантаження даних 1С для контрагентів має змогу включати:

Під час міграції потрібно вирішити, чи переноситься контрагент тільки як бухгалтерська картка, чи як повноцінний клієнтський профіль.; це довідник у 1С / BAS.;

ліди;
угоди;
контакти;
дзвінки;
листування;
комерційні пропозиції;
задачі;
історію продажів;
претензії;
NPS;
відповідального менеджера.; # Юридичну адресу.;

Кредиторка 1С показує, скільки організація винна постачальникам або іншим контрагентам.;

створення нового клієнта;
актуалізація реквізитів;
актуалізація банківських рахунків;
актуалізація контактів;
актуалізація адрес;
синхронізацію договорів;
статус контрагента;
дебіторку;
кредиторку;
історію взаємодій.; Приклади груп:

Приклад з адресою доставки

Коротко

Power BI має змогу аналізувати контрагентів по різних розрізах:

код ЄДРПОУ;
ІПН;
номер платника ПДВ;
юридична назва;
скорочена назва;
юридична адреса;
фактична адреса;
IBAN;
МФО банку;
назва банку;
телефон;
email;
контактна особа;
директор;
бухгалтер;
платформа оподаткування;
статус платника ПДВ.; * замовлення постачальнику;
рахунок постачальника;
надходження товарів;
повернення постачальнику;
оплата постачальнику;
акт звірки;
претензія постачальнику.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

; !; * правильний постачальник;

правильний договір;
правильний рахунок постачальника;
правильне надходження;
правильна оплата;
правильна валюта;
правильний строк оплати.; Тип контрагента

Дублікати можна шукати за:

Назву.; * створювати рахунки на оплату;

оформлювати замовлення покупців;
оформлювати реалізації;
оформлювати надходження від постачальників;
проводити банківські виписки;
вести договори;
контролювати дебіторку;
контролювати кредиторку;
формувати акти звірки;
формувати податкові документи;
аналізувати продажі та реалізація по клієнтах;
аналізувати закупівельна діяльність по постачальниках;
переносити інформаційні дані в ERP.;== Контрагенти і ризики ==

Типові задачі з контрагентами

продажі та реалізація по клієнтах;
маржа по клієнтах;
дебіторка по клієнтах;
кредиторка по постачальниках;
прострочення оплат;
закупівельна діяльність по постачальниках;
повернення по клієнтах;
якість постачальників;
топ клієнтів;
проблемні контрагенти;
динаміка роботи з клієнтами.; Потрібно перевірити:

покупці;
постачальники;
VIP-клієнти;
роздрібні клієнти;
оптові клієнти;
перевізники;
орендодавці;
підрядники;
державні органи;
нерезиденти;
проблемні контрагенти;
архівні контрагенти.; Для контрагентів можуть контролюватися ризики:

; # Валюту розрахунків.; # Дебіторку.; Поле 1С організація продає товар клієнту ТОВ «Альфа».; # Останню дату операції.; # Відповідального менеджера.; \| Вони розбивають дебіторку, кредиторку, продажі та реалізація, закупівельна діяльність, оплати й акти звірки між кількома картками.; Поле K2 ERP Під час переходу з 1С/BAS у K2 ERP істотно переносити не тільки контрагента, а й договори.; Банк	; Контрагенти 1С — це один із найважливіших довідників у 1С/BAS.;=== Приклад AI-підказки === У 1С один контрагент має змогу мати кілька договорів.; AI-пошук дублікатів; автоматичне актуалізація реквізитів; CRM-історія; комплаєнс-перевірки; API-інтеграції; прогноз платіжної дисципліни; повна заміна 1С/BAS.; Валюта Контактні особи контрагента Якщо менеджер вибере юридичну адресу як адресу доставки, логістика поїде не туди.;K2 ERP має змогу приймати контрагентів, договори, реквізити, банківські рахунки, контакти, адреси, дебіторку, кредиторку та історію взаємодій з 1С/BAS.;	З очищення дублікатів, перевірки ЄДРПОУ, ІПН, IBAN, договорів, адрес, контактів, дебіторки, кредиторки й тестового завантаження в ERP.; Перед міграцією не обов’язково переносити всіх архівних контрагентів у активну ERP.; У банківській виписці бухгалтер вибрав правильного контрагента, але неправильний договір.; \|-	Покупець	замовник, який купує товари або послуги	продажі та реалізація, реалізації, дебіторка
Постачальник	організація, у якої купують товари або послуги	закупівельна діяльність, надходження, кредиторка
Підрядник	виконавець робіт	акти, договори, витрати
Перевізник	логістична організація	доставка, транспортні витрати
Орендодавець	власник приміщення	оренда, витрати, платежі
Банк	фінансова установа	банківські рахунки, виписки, комісії
Державний орган	податкова, митниця, фонд	податки, збори, платежі

Другий етап:

; Після банківської виписки оплата закриває борг саме по цьому клієнту і договору.; Перший етап:

Обмін даними 1С має змогу передавати контрагентів між 1С, K2 ERP, CRM, сайтом, маркетплейсом, банком, Power BI або іншими системами.; Обмін має змогу включати:

Як шукати дублікати контрагентів

Контрагенти і банківська виписка

прострочена дебіторка;
судові спори;
проблемний платник;
часті повернення;
низька платіжна дисципліна;
постачальник із браком;
постачальник із затримками;
заблокований контрагент;
санкційні або комплаєнс-ризики;
відсутні актуальні реквізити.; |-

Чи можна перенести контрагентів з 1С у K2 ERP?; Після відвантаження в системі з’являється дебіторка.; Відповідь

Контрагенти 1С — це довідник, який містить інформацію про осіб і компанії, з якими організація веде господарські операції.; # Акти звірки.; Проблема

Що таке контрагенти 1С

Банківські рахунки потрібні для платіжних доручень, банківських виписок, автоматичного розпізнавання оплат і звірки платежів.; Дублікати контрагентів 1С — одна з найчастіших проблем у старих базах 1С.; # Договори.; Це істотно, бо дебіторка, кредиторка, оплати й акти звірки можуть вестися не тільки по контрагенту, а й по конкретному договору.; У закупівлях контрагент застосовується в документах:

AI для аналізу контрагентів

назви;
повні юридичні назви;
ЄДРПОУ;
ІПН;
статус ПДВ;
країну;
адреси;
банківські рахунки;
контактних осіб;
договори;
умови оплати;
валюту;
групи;
відповідальних менеджерів;
дублікати;
дебіторку;
кредиторку;
акти звірки;
дату останньої операції;
статус активності;
тестове завантаження.;

Обмін контрагентами 1С і ERP

державного сектору забезпечується через Санкційне застереження щодо 1С/BAS. Програмні продукти 1С та окремі рішення для бізнесу BAS пов’язані з російським походженням програмної платформи та можуть підпадати під санкційні, регуляторні, кібербезпекові або закупівельні обмеження в Україні.; |-

Які інформаційні дані найважливіші?; !; Потрібно очистити дублікати, перевірити реквізити, банківські рахунки, договори, адреси, контакти, відповідальних, дебіторку, кредиторку й перенести в K2 ERP тільки якісні та потрібні бізнесу інформаційні дані.; Правильна картка контрагента має містити актуальні договори, а оплати мають прив’язуватися до правильного договору або документа розрахунків.; !;

CRM має змогу зберігати: Для правильної кредиторки потрібні: У практиці довідник контрагентів відповідає на просте питання: з ким організація функціонує, за якими договорами, з якими реквізитами, хто кому винен, які документи відкриті і чи можна безпечно переносити ці інформаційні дані в нову ERP.;

Наименование

Назва контрагента

перевірити дублікати й скорочення

ПолноеНаименование

Повна юридична назва

потрібна для документів

КодПоЕДРПОУ

ЄДРПОУ

центральний ключ для юросіб

ИНН

ІПН

потрібен для податкових даних

БанковскиеСчета

Банківські рахунки

перевірити актуальні IBAN

Договоры

Договори

потрібні для дебіторки й кредиторки

КонтактныеЛица

Контактні особи

потрібні для CRM, закупівель і сервісу

Группа

Сегмент / тип контрагента

замовник, постачальник, перевізник тощо

Ответственный

Відповідальний менеджер

потрібен для продажів і CRM

центральний результат. Чистий довідник контрагентів надає можливість бачити реальну картину бізнесу: хто купує, хто постачає, хто винен компанії, кому винна організація, які договори відкриті, які платежі прострочені та які клієнти або постачальники реально впливають на прибуток і Cash Flow.; IBAN

; !;== Як перевірити контрагента в 1С ==

знаходити дублікати контрагентів;
знаходити схожі назви;
перевіряти порожні реквізити;
знаходити старі банківські рахунки;
підказувати правильну групу контрагента;
аналізувати платіжну дисципліну;
знаходити клієнтів із високою простроченою дебіторкою;
знаходити постачальників із частими поверненнями;
пояснювати зміну дебіторки;
формувати короткий звіт для CFO або керівника продажів.; AI має змогу:

активний;
потенційний;
на перевірці;
заблокований;
проблемний;
архівний;
ліквідований;
не використовувати;
дубль.; * рахунок на оплату 1С;
замовлення покупця 1С;
реалізація товарів і послуг 1С;
повернення товарів 1С;
акт виконаних робіт 1С;
банківська виписка 1С;
акт звірки 1С.; Поле

у картці немає IBAN;
назва в банку відрізняється від назви в 1С;
є собою дублікати;
код ЄДРПОУ не заповнений;
платіж прийшов від третьої особи;
призначення платежу нечітке;
оплата йде за інший договір.; Що потрібно зробити

Перед переходом із 1С/BAS у K2 ERP потрібно провести очищення довідника контрагентів.; # Наявність дублікатів.; !;

Без договорів дебіторка і кредиторка можуть стати неповними.;== Висновок ==

правильний контрагент;
правильний договір;
правильний документ розрахунків;
правильна валюта;
правильна дата оплати;
правильний менеджер;
правильне закриття оплат.; Договір

Для логістики істотно не плутати юридичну адресу з адресою доставки.; !; Реквізити контрагента 1С — це юридичні, податкові, банківські та контактні інформаційні дані.; Дублікати контрагентів призводять до того, що:

Дебіторка 1С показує, скільки покупці винні компанії.; # Повну юридичну назву.; У довіднику можуть зберігатися:

юридична адреса;
фактична адреса;
адреса доставки;
поштова адреса;
адреса складу клієнта;
адреса філії;
адреса магазину;
адреса об’єкта.;

Приклади дублів:

замовник оплатив 100 000 грн за товар.;

Правильна міграція контрагентів — це не просте копіювання довідника.; !; AI-підказка. У довіднику знайдено 42 потенційні дублікати контрагентів, 18 карток без ЄДРПОУ, 11 клієнтів із простроченою дебіторкою понад 60 днів і 7 постачальників із частими поверненнями товару.; | Так.; # Адресу доставки.;

Акт звірки 1С показує взаєморозрахунки з контрагентом за період.; Для правильного акта звірки потрібно, щоб:

Живий приклад дубля

У картці контрагента можуть бути контактні особи: замовник має юридичну адресу в Києві, але товар потрібно доставити на складський облік у Броварах.;

У 1С є собою дві картки:

Проблеми виникають, якщо: Корисні статуси:

Мапінг контрагентів 1С і K2 ERP

Назва ТОВ «Альфа» ЄДРПОУ 12345678 Статус Покупець Договір Договір поставки №15 Умова оплати 7 днів після відвантаження Відповідальний Менеджер Іваненко

Групування сприяє аналізувати продажі та реалізація, закупівельна діяльність, борги й ризики.; Це основа взаєморозрахунків, продажів, закупівель, договорів, банківських виписок, дебіторки, кредиторки, актів звірки, податкових документів і міграції в ERP.;== Контрагенти і статус активності ==

Третій етап:

всі реалізації були на правильного контрагента;
всі оплати були на правильного контрагента;
договори були заповнені коректно;
не було дублів;
повернення були проведені;
взаємозаліки були оформлені;
документи не були проведені заднім числом без контролю.; | Іваненко Олександр Петрович

продажі та реалізація й оплати можуть бути в різних картках

!; # Умови оплати.; # Контактних осіб.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

У старих базах часто є собою тисячі контрагентів, з якими давно не працюють.; | Назва, ЄДРПОУ, ІПН, договори, банківські рахунки, адреси, контакти, статус ПДВ, умови оплати й відповідальний менеджер.; # Статус платника ПДВ.; Для правильної дебіторки потрібні:

з цієї причини в ERP бажано вести окремі адреси доставки й прив’язувати їх до замовлень, маршрутів і транспортних документів.; # Банківські рахунки.; K2 ERP. K2 ERP має змогу приймати й очищати довідник контрагентів з 1С/BAS: клієнтів, постачальників, договори, ЄДРПОУ, ІПН, банківські рахунки, адреси, контакти, дебіторку, кредиторку, історію продажів, закупівель, оплат, звірок, Power BI, AI та API.;== Контрагент і договір == |- | ТОВ «Альфа» | Альфа ТОВ | один замовник заведений двічі |- | ПП «Сервіс» | Приватне організація «Сервіс» | борги можуть бути розділені |- | ФОП Іваненко О.П.;

Потрібно:

Контрольний список перед переходом з 1С

Контрагенти і закупівельна діяльність

|- | Дублікати контрагентів | борги, продажі та реалізація й оплати розбиті між картками | перевірити ЄДРПОУ, ІПН, IBAN і схожі назви |- | Немає ЄДРПОУ або ІПН | складно розпізнавати платежі й перевіряти контрагента | заповнити ключові реквізити |- | Неправильний договір | дебіторка або кредиторка висить не там | звірити договори й документи розрахунків |- | Старі банківські рахунки | платіж має змогу піти на неактуальний рахунок | оновити IBAN |- | Немає контактної особи | складно погоджувати документи й оплати | заповнити контакти |- | Неправильна група | аналітичні інструменти клієнтів і постачальників спотворена | перевірити класифікацію |- | Архівні контрагенти активні | користувачі можуть вибирати старі картки | встановити статус або заборону використання |}

!; Варіант 1

!; Питання

Контрагенти і адреси

Перед перенесенням контрагентів у K2 ERP потрібно перевірити: |- | ТОВ «Альфа» | UA123456789000000000000000001 | АТ «Банк» | UAH |- | ТОВ «Альфа» | UA123456789000000000000000002 | АТ «Банк» | EUR |}

У CRM контрагент — це не тільки юридична картка, а й історичний розвиток взаємодії.;

Завантаження контрагентів з 1С у K2 ERP

!; Коментар

У нову ERP не варто автономно переносити:

дублікати контрагентів;
картки без ЄДРПОУ або ІПН;
архівних контрагентів без руху;
старі банківські рахунки;
неактуальні договори;
контрагентів без бізнес-цінності;
технічні картки;
контрагентів із помилковими назвами;
картки з хаотичними контактами;
дебіторку й кредиторку без звірки.; |}

У звітах:

Контрагентів часто групують для зручності.; |- | З чого почати?; | Це довідник клієнтів, постачальників, підрядників, банків, перевізників та інших партнерів, з якими організація веде документи й розрахунки.; |- | Що таке контрагенти 1С?; AI в ERP має змогу допомагати очищати й аналізувати довідник контрагентів.;== Контрагенти і банківські рахунки ==

знайти дублікати;
об’єднати або зіставити дублікати;
видалити або архівувати неактуальні картки;
перевірити ЄДРПОУ й ІПН;
перевірити банківські рахунки;
перевірити договори;
перевірити адреси;
перевірити контакти;
звірити дебіторку;
звірити кредиторку;
визначити, яких контрагентів переносити;
зробити мапінг у K2 ERP.;K2 ERP має змогу використовувати інформаційні дані контрагентів під час переходу з 1С/BAS: для CRM, продажів, закупівель, фінансів, договорів, платіжного календаря, дебіторки, кредиторки, Power BI, AI, API та управлінської аналітики.; Варіант 2

Основні типи контрагентів

|- | Створити нового клієнта | заповнити назву, ЄДРПОУ, контакти, договір і умови оплати |- | Створити постачальника | заповнити реквізити, банківський рахунок і договір закупівельна діяльність |- | Перевірити борг клієнта | відкрити дебіторку по контрагенту, договору і документу |- | Звірити постачальника | сформувати акт звірки і перевірити кредиторку |- | Знайти дублікати | порівняти ЄДРПОУ, ІПН, IBAN, назви й контакти |- | Підготувати міграцію | очистити довідник, договори, рахунки, контакти й залишки |}

!; * ТОВ «Меркурій» — реалізації на 500 000 грн;

Меркурій ТОВ — оплати на 500 000 грн.;

по першій картці висить дебіторка 500 000 грн;
по другій картці висить аванс 500 000 грн;
насправді замовник нічого не винен.; Це особливо істотно для B2B-продажів, закупівель, сервісу, актів звірки та претензійної роботи.;

контрагент;
код ЄДРПОУ або ІПН;
договір;
валюта договору;
тип договору;
умови оплати;
залишок заборгованості;
відкриті документи;
відповідальний менеджер.; Для чого застосовується

!; Наслідок

дебіторка розбита між кількома картками;
кредиторка розбита між кількома картками;
акти звірки не збігаються;
продажі та реалізація по клієнту занижені;
закупівельна діяльність по постачальнику занижені;
банківські виписки розпізнаються неправильно;
менеджери бачать неповну історію клієнта;
міграція в ERP переносить хаос.;

Перед міграцією в K2 ERP такі дублікати потрібно об’єднати або правильно зіставити.; Контрагент

Живий приклад помилки з договором

Групи контрагентів

|- | ТОВ «Альфа» | Договір поставки №15 | продаж товарів |- | ТОВ «Альфа» | Договір сервісу №3 | обслуговування обладнання |- | ТОВ «Альфа» | Договір оренди №2 | оренда приміщення |}

Контрагенти і CRM

Контрагенти і договори в міграції

Наслідки:

Контрагенти перед міграцією в ERP

гроші в банк зайшли правильно;
по одному договору борг закрився;
по іншому договору борг залишився;
менеджер бачить клієнта боржником;
акт звірки не збігається;
при міграції в ERP дебіторка переноситься неправильно.; Для чого

замовник ТОВ «Меркурій» купив товарів на 500 000 грн.; # Кредиторку.; # Код ЄДРПОУ або ІПН.; Задача

Для чого потрібен довідник контрагентів

Контрагенти і кредиторка

Типові реквізити: У довіднику контрагентів є собою картка:

Див.; додатково

Банківська виписка 1С часто розпізнає контрагента за ЄДРПОУ, IBAN, назвою або призначенням платежу.; По постачальниках істотно контролювати якість, строки поставки, ціни, кредиторку і претензії.; У картці контрагента можуть зберігатися банківські рахунки.;

Довідник контрагентів потрібен, щоб у 1С/BAS можна було:

як ілюстрація:

; Значення

назва контрагента;
повна юридична назва;
код ЄДРПОУ;
ІПН;
податковий номер;
статус платника ПДВ;
країна реєстрації;
юридична адреса;
фактична адреса;
поштова адреса;
банківські рахунки;
контактні особи;
телефони;
email;
договори;
умови оплати;
валюта розрахунків;
група контрагента;
відповідальний менеджер;
статус активності;
коментарі.;{{SEO

; Перед використанням, супроводом, закупівлею, оновленням або інтеграцією 1С/BAS потрібно перевіряти чинні рішення для бізнесу РНБО, укази Президента України, перелік забороненого програмного забезпечення Держспецзв’язку, вимоги; додатково реалізовано критичної інфраструктури та внутрішні політики інформаційної безпеки компанії.; Від його якості залежать продажі та реалізація, закупівельна діяльність, банківські виписки, договори, дебіторка, кредиторка, акти звірки, податкові документи, Cash Flow, Power BI-аналітика та міграція в ERP.; Приклад

; !; Помилка

сегментація клієнтів;
відповідальні менеджери;
умови оплати;
кредитні ліміти;
історичний розвиток продажів;
історичний розвиток закупівель;
акти звірки;
Power BI.;== Чому дублікати небезпечні ==

Головна ідея. Контрагенти 1С — це не без ускладнень список назв компаній.; |-

Чому дублікати контрагентів небезпечні?; Контрагенти і продажі та реалізація Контрагенти і акти звірки