Довідники 1С
K2 ERP у цьому процесі має змогу стати новою платформою для чистих довідників, якісних даних, керованих бізнес-процесів, аналітики, інтеграцій і подальшого розвитку компанії.; Це означає, що до них можна додавати:
Таблиця відповідності довідників
Довідник організацій
Приклади дублікатів: як ілюстрація:
; * “ТОВ Ромашка” і “Ромашка ТОВ”;
Під час перенесення в K2 ERP цей довідник потрібно особливо уважно перевіряти.; Довідник складів застосовують, коли потрібно для обліку товарів за місцями зберігання.; Це структурований об’єкт, який має змогу мати: Порада. Для контрагентів головним ідентифікатором часто має бути не назва, а код ЄДРПОУ або інший реєстраційний код.; # Очистити технічні записи.; Але в більшості бізнес-систем зустрічаються типові групи.; | Дубль або неповна назва |
Об’єднати з основною позицією | |
|---|---|---|
| Послуги | Неконкретна позиція | Розділити на конкретні послуги |
| Товар старий | Немає бізнес-сенсу | Не переносити або перенести в архівну групу |
Перший крок міграції. Якісно перенесені довідники — це фундамент успішного переходу з 1С на K2 ERP.; # Контрагенти.; Це означає, що в базі можуть бути тисячі старих або непотрібних записів.; Збереження старого коду сприяє:
Контрагенти Покупці, постачальники, партнери, банки, фізичні особи Для продажів, закупівель, договорів, платежів і взаєморозрахунків Номенклатура Товари, послуги, матеріали, продукція, комплекти Для складу, продажів, закупівель, виробництва і ціноутворення Організаційна структура Організації, підрозділи, склади, каси Для розподілу обліку за юридичними особами, підрозділами і місцями зберігання Договори Договори з покупцями, постачальниками, партнерами Для взаєморозрахунків, оплат, актів, рахунків і аналітики Персонал Працівники, фізичні особи, посади Для кадрового, зарплатного, сервісного або виробничого обліку Фінансова аналітичні інструменти Статті витрат, статті доходів, проєкти, напрями діяльності Для управлінської аналітики, бюджетування і звітів Технічні довідники Одиниці виміру, валюти, ставки ПДВ, країни, регіони Для нормальної роботи документів і облікових алгоритмів
Тобто довідник у K2 ERP — це не без ускладнень список, а частина бізнес-моделі.; * основна юридична особа;
- ФОП;
- виробнича організація;
- торгова організація;
- сервісна організація;
- компанія-імпортер;
- неприбуткова організація.; !; * автоматичним;
- ручним;
- числовим;
- текстовим;
- унікальним;
- неунікальним у старих або пошкоджених базах.; Довідники використовуються в документах і звітах як посилання.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
!; Коментар Під час міграції часто виявляється, що стара структура аналітики вже не відповідає реальному бізнесу.; # Завантажити в K2 ERP.; !; як ілюстрація, один і той самий контрагент має змогу зустрічатися у рахунках, актах, накладних, платежах, договорах і звітах.; |- | Чи є собою санкційні ризики у 1С?; істотно про санкції. 1С та пов’язані з нею продукти, зокрема частина рішень BAS, мають санкційні, юридичні та кібербезпекові ризики в Україні.; |-
| Як правильно переносити довідники в K2 ERP?; Він зазвичай посилається на елемент довідника “Контрагенти”.;
- видалення технічних записів;
- об’єднання дублікатів;
- виправлення назв;
- перевірку кодів;
- заповнення обов’язкових полів;
- розділення товарів і послуг;
- перегляд груп;
- архівацію старих елементів;
- перевірку зв’язків із документами.; # Відокремити активних контрагентів від архівних.;
- код;
- найменування;
- повне найменування;
- ЄДРПОУ;
- ІПН;
- адреса;
- телефон;
- email;
- банківські реквізити;
- контактні особи;
- договори;
- група контрагента;
- ознака покупця або постачальника.; Типові проблеми:
- файли;
- характеристики;
- права доступу;
- зв’язки з документами;
- звіти;
- бізнес-процеси;
- інтеграції;
- аналітику;
- API-доступ;
- додаткові поля;
- галузеву логіку.; !; Можливі рішення для бізнесу:
Коди довідників
- “Футболка синя L”;
- “Футболка синя XL”;
- “Футболка червона L”;
- “Кабель USB 1м чорний”;
- “Кабель USB 2м білий”.; # Перевірити артикули.; * колір;
- розмір;
- довжина;
- матеріал;
- виробник;
- модель;
- серія.; Група довідників
У будь-якій обліковій системі є собою інформаційні дані, які використовуються багато разів.; Проблема
як ілюстрація:
Довідник номенклатури
Як K2 ERP функціонує з довідниками після міграції
- K2
- K2 ERP
- ERP
- 1С
- BAS
- Інтеграція з 1С
- Інтеграція з BAS
- Міграція з 1С
- Заміна 1С
- Заміна BAS
- Контрагенти
- Номенклатура
- Склади
- Договори
- API
- XML
- JSON
- CSV
- Microsoft Excel
- PostgreSQL
- Українське програмне забезпечення
- Автоматизація бізнесу
- Цифрова незалежність
- Деколонізація обліку
Довідник працівників
- Сайт K2 ERP
- Wiki K2 ERP
- хмарна інфраструктура K2 ERP
- Перелік забороненого до використання програмного забезпечення на сайті Держспецзв’язку
- Указ Президента України №601/2024
- Telegram-канал K2 ERP
- Група обговорення функціоналу та пропозицій
- LinkedIn K2
Довідник контрагентів
!; У різних конфігураціях 1С набір довідників має змогу відрізнятися.; # Організації.; Для чого використовуються
Архівні довідники
Типова стратегія переходу
Вони виникають, коли користувачі створюють нові елементи замість пошуку існуючих.; # Взаєморозрахунки.; # Залишки.; !; це об’єкти системи 1С.;
Правильний підхід. Довідники 1С потрібно розглядати не як спадщину, яку треба бездумно скопіювати, а як джерело даних, яке потрібно очистити і перетворити на якісну основу для K2 ERP.; * назву;
- ЄДРПОУ;
- ІПН;
- систему оподаткування;
- банківські рахунки;
- юридичну адресу;
- відповідальних осіб;
- печатки й підписи для друкованих форм.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
У старих базах 1С ці поняття часто змішані, з цієї причини під час переходу в K2 ERP їх бажано структурувати правильно.; !; Після тестового перенесення користувачі повинні перевірити:
Ознака видалення
Перед фінальною міграцією потрібно зробити тестове перенесення.; |- | Чому вони важливі?; # Налаштувати права і правила ведення довідників у K2 ERP.; # Визначити групи.; Це особливо актуально для старих баз, які працювали 10–15 років.; Відхилення
Відхилення не завжди є собою помилкою.; | Дублікати, старі записи, хаотична структура, неправильні коди, технічні елементи і відсутність єдиних правил ведення.; У групі компаній має змогу бути кілька організацій: |- | Що таке довідники 1С?; # Визначити активні й архівні записи.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
- код;
- артикул;
- найменування;
- повне найменування;
- одиниця виміру;
- група;
- вид номенклатури;
- ставка ПДВ;
- характеристика;
- серія;
- виробник;
- країна походження;
- штрихкод.; Дублікати — одна з головних проблем старих баз 1С.; # Склади.;=== Приклад нормалізації номенклатури ===
Ієрархія зручна для користувача, але при міграції її потрібно аналізувати.; Перед перенесенням їх потрібно очистити і перевірити.; Саме з цієї причини міграція довідників із 1С у K2 ERP є собою одним із перших і найвідповідальніших етапів переходу.; # Проаналізувати структуру.; * один контрагент заведений кілька разів;
- назва відрізняється через лапки, скорочення або мову;
- ЄДРПОУ записаний з помилкою;
- постачальник і покупець заведені як різні об’єкти, хоча це одна організація;
- старі контрагенти змішані з актуальними;
- у довіднику є собою технічні записи типу “111”, “тест”, “старий замовник”.; # Перенести контактні інформаційні дані.;== Див.; додатково ==
До деяких довідників можуть бути прив’язані файли.; !; | Це об’єкти для зберігання списків даних: контрагентів, товарів, складів, договорів, працівників, статей витрат та інших сутностей.; інформаційні дані
- чи зберігалися файли в 1С;
- чи були вони в окремих папках;
- чи є собою зв’язок між файлом і елементом довідника;
- чи потрібно переносити всі файли;
- чи достатньо перенести тільки актуальні вкладення.; Кількість перенесено
Типові поля: Під час міграції істотно не втратити зв’язок: !; !; Під час перенесення контрагентів можна використовувати таку логіку:
Контрагент → Договір → Документи → Взаєморозрахунки
Не всі інформаційні дані потрібно переносити в активну базу K2 ERP.;== Ієрархія довідників ==
; істотно. Не кожну ієрархію з 1С потрібно переносити один до одного.; У 1С договори часто зберігаються як підпорядкований довідник контрагентів.; Окремі продукти 1С і BAS внесені до відкритого переліку програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій.; # аналітичні інструменти.; Для користувача довідник виглядає як список.; У результаті організація отримує проблему: платформа начебто функціонує, але інформаційні дані погано придатні для аналітики, автоматизації та інтеграцій.; * ключовий складський облік;
Приклад перенесення довідника номенклатуриЗалишки не можуть існувати без довідників.;== Довідники і файли ==
Контроль якості після перенесенняУ сучасній системі частину таких параметрів можна винести в характеристики:
У старих базах 1С характеристики часто зберігаються прямо в назві товару.;
Простими словами. Довідник у 1С — це список об’єктів, на які потім посилаються документи, звіти та інші частини системи.; істотно переносити не тільки самі довідники, а й зв’язки між ними.; !; * покупці;
Перед перенесенням у K2 ERP бажано виконати очищення.; Питання {{SEO | ||
|---|---|---|
| Код елемента | Код | external_code |
| Назва | Найменування | name |
| Повна назва | ПовнеНайменування | full_name |
- перевіряти міграцію;
- шукати відповідність між старою і новою системою;
- переносити документи;
- підтримувати тимчасовий обмін;
- розбирати помилки після запуску.; |-
У багатьох компаніях довідники 1С з часом перетворюються на хаотичне сховище.;== Вступ == |- | Справочник.Контрагенты | Контрагенти | Перевірити дублікати, ЄДРПОУ, ІПН |- | Справочник.Номенклатура | Товари і послуги | Очистити старі позиції, нормалізувати назви |- | Справочник.ДоговорыКонтрагентов | Договори | Зберегти зв’язок із контрагентами |- | Справочник.Склады | Склади | Перевірити актуальність і залишки |- | Справочник.Организации | Організації | Перенести реквізити, рахунки, податкові інформаційні дані |- | Справочник.Сотрудники | Працівники | Відокремити працівників від користувачів |- | Справочник.СтатьиЗатрат | Статті витрат | Переглянути структуру аналітики |}
!; # Об’єднати записи, якщо це одна юридична особа.; Під час міграції істотно правильно перенести: У 1С елементи довідників часто не видаляються одразу, а лише позначаються на видалення.; Якщо правильно перенести довідники, далі легше переносити:
Якщо перенести тільки списки без зв’язків, нова платформа не зможе коректно працювати з документами.;
Довідники 1С як старт міграції
- проаналізувати;
- очистити;
- нормалізувати;
- перевірити;
- перенести зі збереженням зв’язків;
- налаштувати правила подальшого ведення.; Очищення має змогу включати:
- не всі користувачі можуть створювати контрагентів;
- не всі можуть змінювати банківські реквізити;
- тільки відповідальні працівники можуть редагувати номенклатуру;
- склади можуть бути доступні лише певним підрозділам;
- фінансові статті можуть редагувати тільки адміністратори.; З урахуванням санкційних і безпекових ризиків 1С та BAS, робота з довідниками старої системи має бути частиною стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.;== Типові проблеми під час перенесення довідників ==
|- | ТОВ Ромашка | Неповна назва | ТОВ “Ромашка” |- | Ромашка ТОВ | Дубль | Об’єднати з основним контрагентом |- | ООО Ромашка | Інша мова і дубль | Перевірити код ЄДРПОУ і об’єднати |- | Тест | Технічний запис | Не переносити |}
У 1С він має змогу містити: Код має змогу бути:
!;У договорі можуть зберігатися:
- відповідальних менеджерів;
- виконавців заявок;
- касирів;
- комірників;
- сервісних інженерів;
- погоджувачів документів;
- користувачів системи;
- виробничих операцій.; Як краще зробити в K2 ERP
- чи всі потрібні контрагенти є собою в системі;
- чи немає зайвих дублікатів;
- чи правильно перенесена номенклатура;
- чи сходяться склади;
- чи є собою договори;
- чи правильно перенесені одиниці виміру;
- чи коректно функціонує пошук;
- чи комфортно користуватися новою структурою.; # Вивантажити довідники з 1С.;
- організацію;
- контрагента;
- договір;
- складський облік;
- номенклатуру;
- одиницю виміру;
- валюту;
- відповідального менеджера.; !; Поле в K2 ERP
- статті витрат;
- статті доходів;
- проєкти;
- напрями діяльності;
- центри фінансової відповідальності;
- бюджети;
- підрозділи;
- джерела фінансування.; # Технічні довідники.; Було в 1С
Коротко
Причини:
Підхід K2 ERP. Під час переходу з 1С довідники потрібно переносити в K2 ERP як керовані бізнес-сутності: контрагентів, товари, склади, договори, працівників, підрозділи, аналітики та інші об’єкти, зберігаючи зв’язки і водночас очищаючи накопичені помилки.; Саме з них починається перехід.; Але для системи це важлива частина моделі даних.; * багато користувачів мали право створювати записи;
- не було правил найменування;
- не перевірялися дублікати;
- не було відповідального за якість довідників;
- старі записи не архівувалися;
- довідники використовувалися не за призначенням;
- частина інформації зберігалася в коментарях або назвах.;
Приклад контрольної таблиці:
Тестове перенесення довідників
Попри всі проблеми, довідники 1С — це цінне джерело даних.; Було в 1С
| Кабель USB | Занадто загальна назва | Кабель USB Type-C 1 м чорний | |||||||||||||||||||||||
Кабель юсб чорн.;== Зовнішні посилання ==
Що таке довідник у 1С
Довідники і характеристикиЯкщо товар або складський облік перенесені неправильно, залишки не зійдуться.; Перед перенесенням у K2 ERP їх потрібно не без ускладнень вивантажити, а проаналізувати, очистити, прибрати дублікати, перевірити коди, структуру груп, зв’язки та актуальність записів.;== Основні типи довідників 1С ==
|
- | Чи можна без ускладнень скопіювати довідники з 1С?; Відповідь
Якщо договори перенести неправильно, можуть зламатися взаєморозрахунки, звіти по боргах і історичний розвиток оплат.; У практиці переходу з 1С на K2 ERP довідники є собою одним із найважливіших об’єктів міграції, з цієї причини що саме на них тримається значна частина облікової логіки.; # Перенести договори.; як ілюстрація, залишок товару повинен мати: |
;
Типові проблеми:
Приклад очищення контрагентів
|
Через аналіз, очищення, таблицю відповідності, тестове перенесення, перевірку користувачами і фінальну міграцію.;== Очищення довідників перед міграцією == | ; як ілюстрація, у 1С могли накопичитися десятки статей витрат, які дублюють одна одну.; !; Як краще зробити в K2 ERP
Багато довідників у 1С мають ієрархічну структуру.; # Знайти дублікати.; # Знайти дублікати.; * товари;
з цієї причини при міграції істотно спочатку перенести довідники, а вже потім документи.; Для номенклатури бізнес-процес має змогу бути таким: Дублікати в довідниках 1СМіграція — це не копіювання сміття. Перехід із 1С на K2 ERP потрібно використовувати як можливість очистити довідники і зробити інформаційні дані придатними для подальшого розвитку.; # Працівники.; # Заборонити хаотичне створення нових записів.; Іноді краще створити нову, простішу і зрозумілішу структуру в K2 ERP.; Під час переходу в K2 ERP істотно не без ускладнень перенести довідники, а й налаштувати правила роботи з ними.; Під час міграції код із 1С часто варто зберігати як зовнішній код.; # Знайти дублікати.; Міграція номенклатури — це шанс навести порядок. Якщо перенести хаотичний довідник із 1С без очищення, нова ERP одразу отримає старі проблеми.; До фінансової аналітики можуть належати: Проблеми, які часто виникають: Не все потрібно переносити. Якщо елемент довідника позначений на видалення і не застосовується в актуальних документах, часто краще не переносити його в нову систему.; | Так.; # Зберегти старий код 1С як зовнішній код.; Висновок | ||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Реклама | Загальна стаття | Розділити на онлайн-рекламу, друк, виставки | |||||||||||||||||||||||
| Маркетинг | Дублює рекламу | Об’єднати або впорядкувати | |||||||||||||||||||||||
| Інші витрати | Надто широке поняття | Мінімізувати використання | |||||||||||||||||||||||
| Адмін витрати | Немає деталізації | Створити зрозумілу структуру |
!; | На довідники посилаються документи, залишки, звіти, регістри та бізнес-процеси.; У 1С довідник — це об’єкт конфігурації, призначений для зберігання списків однотипних даних.; |}
Приклад:
Довідники тісно пов’язані з документами.; Правильна стратегія роботи з довідниками 1С під час переходу в K2 ERP:
як ілюстрація:
як ілюстрація, документ продажу має змогу містити посилання на:
Довідники фінансової аналітики
Довідники 1С як джерело проблем
Їх потрібно: Саме з цієї причини перед перенесенням залишків потрібно завершити перенесення і перевірку довідників.; |- | Яка головна проблема довідників 1С?; Кількість у 1С
Приклад перенесення довідника контрагентів
!; # Зберегти старий код 1С.; Довідники 1С — це фундамент старої облікової системи.; # Договори.;== Довідник договорів ==
Під час міграції потрібно вирішити:
У K2 ERP довідники можуть розвиватися як повноцінні бізнес-сутності.;1С і частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні та кібербезпекові ризики в Україні.; У деяких компаніях доступ до довідників має бути обмежений.;- які склади актуальні;
- які склади вже не використовуються;
- чи є собою залишки на старих складах;
- чи потрібно об’єднати дублікати;
- чи правильно налаштовані права доступу;
- чи є собою прив’язка складів до підрозділів або організацій.; Проблема
Довідник працівників застосовується не тільки в кадровому обліку.; Працівники можуть бути потрібні для:
Довідник контрагентів — один із найважливіших довідників у 1С.; Довідник організацій містить юридичних осіб, від імені яких ведеться обліковий облік.; * переносити такі записи чи ні;
- чи використовувалися вони в документах;
- чи є собою по них залишки;
- чи потрібні вони для історії;
- чи можна їх залишити тільки в архіві.; # Побудувати таблицю відповідності.; * товар;
- складський облік;
- одиницю виміру;
- партію або серію, якщо застосовується;
- організацію;
- кількість;
- суму.; # Завантажити в K2 ERP.; * різні довідники використовуються не за призначенням;
- частина даних зберігається прямо в назвах;
- відсутні обов’язкові реквізити;
- коди неунікальні або незрозумілі;
- багато позначених на видалення записів;
- немає єдиного стандарту назв;
- дублікати використовуються в різних документах;
- довідники перевантажені старими записами;
- користувачі не знають, які інформаційні дані актуальні.; # Відокремити активні позиції від старих.;
як ілюстрація, номенклатура має змогу бути розбита на групи: