Картка контактної особи

Персональні інформаційні дані

Контактна особа не є собою тим самим, що контрагент.; |- | Особа, що ухвалює рішення для бізнесу | Має повноваження прийняти або затвердити рішення для бізнесу.; | Керівник відділу, який шукає CRM.; |- | Юрист | Договірні умови.; Краще змінити статус на “неактивна”, щоб зберегти історію комунікацій.; * телефони;

• email;
• месенджери;
• пов’язані компанії;
• ролі;
• задачі;
• листи;
• дзвінки;
• зустрічі;
• угоди;
• нотатки;
• сервісні звернення;
• історію змін.; |-

| Що таке картка контактної особи?; |- | Закупівельник | Організовує бізнес-процес закупівельна діяльність.; |- | Юридичний контакт | Погоджує договір, додаткові угоди, документи.; Наслідок

{{SEO

Картка контактної особи потрібна для того, щоб організація розуміла, з ким саме вона спілкується і яку роль ця людина відіграє у взаємодії.; |- | Картка контрагента | Профіль організації або сторони договору.; | Менеджер продажів, бухгалтер, оператор.; |- | Впливова особа | Не ухвалює рішення для бізнесу формально, але сильно впливає на нього.; |- | Фінансовий директор | Бюджет, окупність, платежі.; Помилка

• Сайт K2 ERP
• Wiki K2 ERP
• хмарна інфраструктура K2 ERP

Водночас потрібно бути обережним: не можна зливати різних людей лише з цієї причини, що вони працюють в одній компанії або мають спільну пошту типу info@.; |- | Месенджери | Telegram, Viber, WhatsApp, Signal або інші канали.; | Щоб знати контекст відповідальності.; |- | користувач системи | Зручність щоденної роботи.; | Прозору вартість, графік оплат, економію.; | Бо з ними має змогу бути пов’язана історичний розвиток переговорів, листів, задач, договорів або сервісних звернень. |- | Яка головна мета?; Інтерес

Причини:

Злиття контактних осіб — це об’єднання дубльованих профілів однієї людини в одну картку.;

ключовий контакт — це контактна особа, через яку зазвичай ведеться головна комунікація з контрагентом.; |- | Не вказувати роль | Менеджер не розуміє, хто ухвалює рішення для бізнесу, а хто лише користувач системи.; У B2B потрібно мати кілька контактів, щоб не втратити клієнта при зміні людини.; | Зберегти повну, актуальну й безпечну історію взаємодії з конкретними людьми, які представляють контрагентів. |}

Картка контактної особи і цифровий суверенітет

• Контрагент
• Картка контрагента
• Профіль клієнта
• Злиття клієнтів
• Клієнт
• B2B-клієнт
• B2C-клієнт
• Потенційний клієнт
• Активний клієнт
• VIP-клієнт
• Проблемний клієнт
• CRM
• Українська CRM
• ERP CRM
• ERP
• Українська ERP
• Customer Journey
• Клієнтоорієнтованість
• Продажі
• Сервіс
• Електронний документообіг
• Відкриті API
• K2
• K2 ERP
• Українське програмне забезпечення
• Цифрова незалежність України
• Цифровий суверенітет
• Кібербезпека

!; | Для B2B-продажів і переговорів.; | ТОВ “Приклад”, ФОП Іваненко, державна установа.; | Для ідентифікації людини.; |}

!; |- | Плутати контактну особу з контрагентом | Людина помилково стає окремою юридичною стороною.; !; !; | Адміністратор системи, відповідальний користувач системи.; !;== Контактна особа в ERP CRM ==

Коротко

істотно. У B2B одна картка контрагента має змогу мати багато контактних осіб.; | Реквізити, договори, рахунки, оплати, документи.; |- | Ініціатор | Першим сформулював потребу або запит.; | Для зв’язку з карткою контрагента.; |- | Посада | Формальна посада в організації.; |- | Телефон | Робочий, мобільний або внутрішній номер.; Таку особу не завжди потрібно видаляти.; | Економічну користь, контроль, надійність.; | Для продажів, погоджень, сервісу й комунікацій.; * менеджер бачить контакти своїх клієнтів;

• бухгалтер бачить фінансові контакти;
• сервіс бачить контактів для підтримки;
• керівник бачить усю структуру взаємодії;
• адміністратор керує дублями і правами;
• чутливі примітки мають бути обмежені;
• історичний розвиток змін має журналюватися.; Картка контактної особи містить персональні інформаційні дані.; |-

| центральний бухгалтер | обліковий облік, документи, формування звітів.; Контактна особа має змогу стати неактивною, якщо: Клієнтоорієнтованість у B2B починається з поваги до конкретних людей, які представляють клієнта.; |- | Видаляти неактивні контакти | Втрачається історичний розвиток комунікацій.; У B2B істотно розрізняти не лише посаду, а й фактичну роль людини у процесі.; * розділена історичний розвиток комунікацій;

• дублювання задач;
• повторні дзвінки;
• неправильні розсилки;
• втрата контексту;
• помилки в ролях;
• поганий клієнтський досвід.;== Права доступу ==

Зв’язок із карткою контрагента

Картка контактної особи — це структурований запис про людину, з якою організація комунікує в межах роботи з клієнтом, контрагентом, постачальником або партнером.; І навпаки, одна людина має змогу бути пов’язана з кількома контрагентами, якщо вона функціонує в групі компаній або змінила місце роботи.; |}

У CRM до контактної особи можуть бути прив’язані: Дублікати контактних осіб виникають, коли одна людина розроблена в CRM кілька разів.;== історичний розвиток комунікацій ==

Директор, бухгалтер, менеджер закупівель, IT-фахівець.; |-	Створювати контакт без прив’язки до контрагента	Незрозуміло, яку компанію представляє людина.; прозоре походження програмного забезпечення; контроль доступу; журналювання дій; резервне копіювання; захист персональних даних; можливість експорту; відкриті API; українську локалізацію; відсутність зв’язку з ворожими екосистемами.; |-	Не зливати дублікати	історичний розвиток однієї людини розділена між кількома картками.; Що істотно показати Наслідки: список контактних осіб; ключовий контакт; фінансовий контакт; юридичний контакт; технічний контакт; сервісний контакт; неактивні контакти; історію комунікацій по кожній особі; задачі, пов’язані з конкретними людьми; зміни контактних осіб.; |-	Фінансовий контакт	-	Email	-	Підрозділ	Відділ або напрям роботи.;== Зміна місця роботи контактної особи == Контактна особа в CRM Контактна особа має змогу бути директором, власником, бухгалтером, менеджером, закупівельником, юристом, технічним спеціалістом, користувачем системи, відповідальним за оплату, погодження, сервіс або ухвалення рішення для бізнесу.; коректне ім’я; актуальна посада; правильний контрагент; заповнений телефон або email; визначена роль; відомий статус активності; є собою історичний розвиток комунікацій; немає дублів; є собою відповідальний менеджер; є собою зв’язок з угодами або задачами; дотримані права доступу; інформаційні дані регулярно оновлюються.; | Простий інтерфейс, навчання, підтримку.;== Контактна особа і клієнтоорієнтованість == з цієї причини робота з картками контактних осіб має відповідати правилам захисту персональних даних.; Що містить Типові помилки бухгалтер контактної особи отримує рахунки та акти; директор підписує договір; IT-фахівець погоджує інтеграцію; менеджер закупівель погоджує замовлення; відповідальний користувач системи створює сервісні заявки; фінансовий директор погоджує оплату; юрист погоджує договір.; | Щоб розуміти рівень і функцію людини.; Контактні особи — це частина клієнтської та партнерської мережі компанії.; Якісна картка має такі ознаки:	; !; У картці контактної особи варто бачити: прив’язка до контрагента; кілька ролей; контактні інформаційні дані; історичний розвиток комунікацій; задачі; зустрічі; листування; дзвінки; сегментація; позначення основного контакту; статус активності; злиття дублів; журнал змін; права доступу; експорт даних; інтеграційні функціональні можливості з ERP CRM.; !; Картка контактної особи має бути пов’язана з карткою контрагента.; продажів забезпечується через Ключова теза. У B2B-продажах організація функціонує не лише з юридичною особою, а з конкретними людьми.; |-	IT-фахівець	Картка контрагента описує організацію або сторону договору, а картка контактної особи — конкретну людину в цій організації.
Що має бути в картці?; В ERP CRM контактна особа має змогу бути пов’язана не лише з продажами, а й з документами, оплатами, сервісом і операційними процесами.; |} У B2B-продажах часто є собою кілька учасників рішення для бізнесу.;== Див.; додатково == не видаляти стару історію; позначити попередній зв’язок як неактивний; створити новий зв’язок із новим контрагентом; зберегти історію комунікацій; оновити посаду; оновити email і телефон; перевірити згоду на комунікації; не переносити конфіденційні інформаційні дані старої компанії в новий контекст.; Що означає різне написання імені; різні телефони; різні email; імпорт із різних джерел; створення через сайт; створення через телефонію; зміна компанії; ручне створення без пошуку; інтеграції без перевірки дублів.; Поняття історичний розвиток сприяє компанії не втрачати контекст після зміни менеджера або тривалої паузи в комунікації.;== Зовнішні посилання == Важливі функціональні можливості: Одна й та сама людина має змогу перейти з однієї компанії до іншої.; * ім’я; телефон; email; посада; місце роботи; месенджер; історичний розвиток комунікацій; примітки; записи дзвінків, якщо вони ведуться; документи; фото, якщо застосовується; згода на комунікації.; {| class="wikitable" style="width:100%;" Визначення	ПІБ, посада, роль, телефон, email, месенджери, контрагент, статус, історичний розвиток комунікацій, задачі й примітки.
-	Картка контактної особи	Профіль конкретної людини з контактами, ролями, історією і задачами.; Роль
Контрагент	-	Контактна особа	Для персоналізації.; | Фінансовий директор, бухгалтер.; | Менеджер із закупівель.; Поле ім’я та прізвище; посада; роль у компанії; телефон; email; месенджери; адреса; організація; підрозділ; відповідальність; вплив на рішення для бізнесу; історичний розвиток комунікацій; задачі; зустрічі; листування; примітки; згода на комунікації; статус активності; зв’язок із угодами, договорами, сервісом або проєктами.; | Коректність документів, інтеграції, зручність обліку.; |- Не оновлювати посаду - Контрагент IT-директор, системний адміністратор.; |- Технічний спеціаліст Досвідчений користувач системи або внутрішній експерт.; Навіщо потрібне Проте істотно не обмежуватися лише одним контактом.; У Customer Journey контактна особа є собою живим учасником шляху клієнта.; |- Примітки Профіль конкретної людини, яка представляє контрагента або бере участь у продажах, сервісі, погодженнях чи комунікації. Чим вона відрізняється від картки контрагента?; У картці можуть зберігатися: Українська CRM має підтримувати зручну роботу з контактними особами для українського бізнесу.; |} CRM-принцип. Відкривши картку контактної особи, менеджер має одразу бачити: хто ця людина, яку роль вона має, про що з нею говорили і який наступний крок.; | Для дзвінків і швидкого контакту.; Що означає ; Основні поля картки контактної особи Типова структура: Контактна особа і контрагент } Безпечна платформа має забезпечувати: Вона має змогу включати: ліди; угоди; задачі; дзвінки; листи; зустрічі; повідомлення; комерційні пропозиції; презентації; нотатки; скарги; причини відмов; наступні дії; історичний розвиток змін.; Це профіль людини з роллю, посадою, впливом на рішення для бізнесу, історією комунікацій, задачами, домовленостями та зв’язком із контрагентом.; | Для оперативної комунікації.; це форма, профіль або сторінка в CRM, ERP CRM чи іншій бізнес-системі, де зберігається відомості про конкретну людину, яка представляє контрагента, клієнта, постачальника, партнера або іншу організацію виступає ключовою рисою Картка контактної особи.; |- Зберігати контакти лише у телефоні менеджера організація втрачає інформаційні дані після зміни працівника.;== Контактна особа у B2B-продажах == оперативно знайти потрібну людину; не втратити контакт після зміни менеджера; розуміти роль людини в ухваленні рішення для бізнесу; бачити історію комунікацій; фіксувати домовленості; планувати задачі; відстежувати зустрічі; персоналізувати комунікацію; розділяти фінансові, технічні, юридичні й управлінські контакти; уникати дублювання контактів; будувати довгострокові відносини; покращувати Customer Journey.; ПІБ - користувач системи Буде працювати з продуктом або сервісом.;== Ролі контактних осіб == Контактна особа і Customer Journey Неактивна контактна особа ПІБ, телефон, email, посада, роль у рішенні, комунікації.; Відповідь Навіщо потрібна картка контактної особи Практичний висновок. Якщо контакти зберігаються в телефонах менеджерів, месенджерах або Excel, організація втрачає контроль над історією відносин і ризикує втратити клієнта при зміні менеджера.; | Юрист або договірний відділ.; | Щоб розуміти, хто ухвалює рішення для бізнесу, хто погоджує документи, хто відповідає за оплату, технічні питання або сервіс. Чому не можна видаляти старі контакти?; Рекомендовані правила: Під час злиття потрібно перенести: Це можуть бути: Не всі користувачі мають бачити всі інформаційні дані контактної особи.; ключовий контакт має змогу бути: Практичний принцип. Неактивний контакт краще архівувати, а не видаляти, бо з ним можуть бути пов’язані старі листи, договори, задачі, зустрічі або важливі домовленості.; !; - Вплив на рішення для бізнесу Особа ухвалює рішення для бізнесу, впливає, погоджує або користується.; Головне. Картка контактної особи — це не без ускладнень телефон або email.; Учасник У картці контактної особи істотно зберігати історію комунікацій.; | API, права доступу, хостинг, технічну документацію.; |- Статус Активний, неактивний, колишній працівник, ключовий контакт.;== Якість картки контактної особи == Такі інформаційні дані не мають зберігатися у російських, підсанкційних або непрозорих CRM/ERP-системах.; | Для листування, документів і розсилок.;== ключовий контакт == контрагента; роль у цьому контрагенті; пов’язані угоди; пов’язані задачі; пов’язані звернення; історію комунікацій; участь у проєктах; участь у договорах або погодженнях.; | Щоб не використовувати застарілий контакт.; Приклад Вона має змогу: Це надає можливість працювати не з абстрактною компанією, а з реальними людьми, які відповідають за різні частини процесу.; У такому випадку бажано: Якісна робота з контактними особами означає: У CRM картка контактної особи застосовують, коли потрібно для керування комунікаціями, продажами і взаємодією з клієнтом.; | Власник, директор, керівник напряму.; |- Сервісний контакт Звертається в підтримку або координує експлуатацію.; Приклад Безпековий висновок. Картка контактної особи містить персональні та комерційно важливі інформаційні дані.; звільнилася; змінила посаду; перейшла в іншу компанію; більше не бере участі в процесі; втратила повноваження; перестала відповідати; замінена іншою особою.; Питання директором; власником; менеджером проєкту; керівником відділу; відповідальним за співпрацю; закупівельником; адміністратором системи; персональним координатором з боку клієнта.; Її потрібно зберігати у безпечній системі з контрольованим доступом і зрозумілим походженням.; * звертатися до людини правильно; пам’ятати її роль; не надсилати технічні питання директору, якщо є собою IT-контакт; не відправляти рахунки випадковому менеджеру, якщо є собою бухгалтер; знати, хто погоджує рішення для бізнесу; враховувати історію комунікацій; не змушувати клієнта повторювати інформацію; не втрачати домовленості після зміни менеджера.; |- Не обмежувати доступ Персональні інформаційні дані можуть бачити зайві користувачі.; як ілюстрація: Дублікати контактних осіб Злиття контактних осіб Власник / директор Бізнес-результат, вартість, ризики.; залишити першу заявку; сформулювати потребу; запросити презентацію; погодити комерційну пропозицію; передати питання бухгалтерії; організувати технічну зустріч; підписати документи; прийняти результат; звернутися в підтримку; ініціювати повторний продаж; залишити відгук; вплинути на рекомендацію.; з цієї причини якісна картка контактної особи критично важлива; додатково реалізовано сервісу, переговорів і довгострокових відносин.; Вона сприяє: Картка контактної особи і українська CRM дзвінки; email; зустрічі; повідомлення; відеодзвінки; коментарі; задачі; домовленості; презентації; відповіді на комерційні пропозиції; сервісні звернення; скарги; відгуки.; | Прозорі зобов’язання, SLA, відповідальність сторін.; {| class="wikitable" style="width:100%;" з цієї причини в CRM істотно бачити, які саме люди брали участь на кожному етапі шляху клієнта.; |- Роль Фактична роль у взаємодії.; У картці контрагента варто бачити: Безпековий ризик. Якщо людина перейшла в іншу компанію, не можна автономно відкривати їй доступ до старих документів, договорів або комерційної інформації попереднього контрагента.