| Заявка на закупівлю
|
Внутрішню потребу в товарі або матеріалі.; # Менеджер формує КП.; Відповідь
Шаблони документів
ERP-документи і санкційні ризики щодо 1С, BAS та іншого російського ПЗ
|
Виробниче замовлення
|
}
"customer_id": 15432,
|
;
Шаблон документу надає можливість стандартизувати оформлення.; | Зазвичай ні, якщо це PDF, Word або Excel.; | CRM створює ліди, угоди і КП, а ERP продовжує бізнес-процес через замовлення, рахунки, складський облік, оплату і документи виконання.; Група документів
Документи продажів фіксують шлях від потреби клієнта до оплати і відвантаження.; |-
|
Чернетка
|
Документ ще не завершений і має змогу редагуватися.; Файл
- знижка понад ліміт;
- відстрочка платежу;
- велика закупівля;
- заявка на оплату;
- списання товарів;
- нестандартний договір;
- бюджетна заявка;
- повернення товару;
- зміна ціни;
- перевищення кредитного ліміту клієнта.; Документ
== Документ-основа і документ-нащадок ==
'''Фінансовий контроль.''' ERP-документи дозволяють бачити не тільки факт продажу, а й реальну оплату, борг, очікуваний платіж, прострочення і вплив на cash flow.; | має змогу бути без ускладнень прикріплений.; | Це структуровані електронні документи в ERP, які фіксують бізнес-операції і можуть впливати на обліковий облік, складський облік, фінансовий блок, статуси та аналітику.; Поле
!; | Потрібно перевіряти конкретну конфігурацію, правовласника, постачальника, канал оновлень, договори, платежі й пов’язаних юридичних осіб.;== Основні види ERP-документів ==
<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
Права можуть визначати:
# Менеджер створює [[угода|угоду]] в CRM.; |-
| Номер
| РХ-2026-000987
| Унікальний номер.; |-
| Має статус
| Чернетка, погоджено, проведено, скасовано тощо.; |-
| [[Рахунок]]
| Суму до оплати.; !; |-
| Архів
"product_id": 101,
|}
== Висновок ==
Приклад зв’язку:
Якість документів залежить від якості даних.; | Для планування і контролю виробництва.; | Контроль оплат, фінансовий прогноз.; !; |-
| Пов’язана угода
| УГ-2026-000321
| Зв’язок із CRM.; |-
| Створювати документи вручну з нуля
| Більше помилок і дублювання роботи.; Помилка
ERP-документ має змогу містити:
Статуси допомагають розуміти, що відбувається з документом.;== Що таке ERP-документ ==
== Фінансові документи ==
платформа має змогу фіксувати:
== Якість даних ERP-документів ==
== Проведення документів ==
[[Категорія:ERP]]
!; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Через API можна:
Приклади:
Документ, з якого створюється наступний, називають '''документом-основою'''.; | Для кадрового обліку.; | Не завжди.; |-
| Статус
| На оплаті
| Поточний стан документа.; | Налаштувати ролі і права.; Ознака
== Складські документи ==
'''K2 ERP.''' ERP-документи в єдиній платформі дозволяють бачити весь бізнес-процес: від ліда і КП до рахунку, оплати, складу, акту, маржі, BI-звіту і управлінського рішення для бізнесу.; * аудиту;
* безпеки;
* контролю відповідальності;
* розслідування помилок;
* фінансового контролю;
* юридичного захисту;
* керування якістю.; |-
| [[Рахунок]]
| Замовленням, договором, оплатою, клієнтом.; ERP має змогу бути пов’язана з:
== Друковані форми ERP-документів ==
'''Якість даних.''' Помилка в ERP-документі має змогу перейти в складський облік, фінансовий блок, бухгалтерію, клієнтські документи, BI-аналітику і управлінські рішення для бізнесу.; * внутрішнім погодженням;
* електронним підписом;
* системами обміну документами;
* архівом документів;
* контрагентами;
* юридичним відділом;
* бухгалтерією;
* службою безпеки.; # Документи потрапляють у [[BI]]-аналітику.; |-
| [[Інвентаризація]]
| Звірити фактичні залишки зі складським обліком.;<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">
== ERP-документи і складський облік ==
</div>
{{DISPLAYTITLE:ERP-документи}}
!; Для чого використовуються
[[Категорія:Електронний документообіг]]
== Документи продажів в ERP ==
{| class="wikitable" style="width:100%;"
<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
'''Друкована форма.''' ERP-документ має змогу бути один, а друкованих форм до нього — кілька: для клієнта, для складу, для бухгалтера, для керівника або для внутрішнього погодження.;[[Складський облік]] в ERP базується на документах руху товарів.; |-
| Проведення
| Документ впливає на обліковий облік, залишки, борги або статуси.; |-
| Погодження
| Документ проходить маршрут затвердження.; |-
| [[Замовлення постачальнику]]
| Узгоджену закупівлю.; |-
| [[Повернення постачальнику]]
| Повернення товару постачальнику.; Ситуація
{| class="wikitable" style="width:100%;"
'''ERP-документи — це мова, якою бізнес-середовище описує свої операції, зобов’язання, рух товарів, грошей і відповідальність.'''
ERP-документ відрізняється від звичайного файлу тим, що він має змогу впливати на обліковий облік, бізнес-процеси та аналітику.; | Це дія, після якої документ впливає на обліковий облік: залишки, борги, оплату, резерви або інші показники.; |-
| [[Замовлення покупця]]
| КП, клієнтом, складом, резервом, рахунком.; має змогу бути пов’язаний з
"comment": "Замовлення з сайту"
!;<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
!; Що фіксує
Приклад AI-підказки:
* хто бачить документ;
* хто має змогу створити;
* хто має змогу редагувати;
* хто має змогу погодити;
* хто має змогу провести;
* хто має змогу скасувати;
* хто має змогу видалити;
* хто має змогу бачити ціни;
* хто має змогу бачити маржу;
* хто має змогу бачити собівартість;
* хто має змогу експортувати;
* хто має змогу друкувати.; |-
| Що робити з документами з [[1С]] або [[BAS]]?; Приклад ланцюжка продажу:
!; |}
історії забезпечується через | Документ зберігається; додатково реалізовано аудиту і звітності.; ERP-документ зазвичай проходить кілька етапів.; | Для обліку закупівель, поставок і зобов’язань.;<div style="border:3px solid #ef6c00; background:#fff3e0; padding:14px; margin:16px 0;">
curl -X POST https://erp.example.com/api/orders \
Шаблони можуть містити:
* [[Сервісна заявка]];
* [[Наряд на сервіс]];
* [[Акт сервісних робіт]];
* [[Гарантійний ремонт]];
* [[Платний ремонт]];
* [[Заявка на запчастини]];
* [[Сервісний договір]].; |-
| Чернетка
| Документ створено, але ще не завершено.; | Санкції можуть застосовуватися не до назви продукту, а до конкретної юридичної або фізичної особи.; '''істотно.''' Указ Президента України №133/2017 від 15.05.2017 ввів у дію рішення для бізнесу РНБО від 28.04.2017 про сфера застосування персональних спеціальних економічних та інших обмежувальних заходів до фізичних і юридичних осіб за додатками до рішення для бізнесу.; Практичний висновок для ERP-документів
[[BI]] використовує ERP-документи як джерело аналітики.; |-
| [[CRM-документи]]
| Лід, угода, комерційна пропозиція, задача, зустріч.; |-
| HR-документи
| Заява, наказ, табель, відпустка, лікарняний.; | Визнання виконання, взаєморозрахунки.; | Залишки на складі, собівартість.; # [[AI]] підказує ризики, прострочення або відхилення.; # складський облік формує [[видаткова накладна|видаткову накладну]].; |-
| Відхилено
| Документ не погоджено.;== ERP-документи і CRM ==
=== Безпечне формулювання для ERP-проєкту ===
<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">
"items": [
</div>
До ERP-документів можуть належати [[замовлення покупця]], [[комерційна пропозиція]], [[рахунок]], [[договір]], [[видаткова накладна]], [[акт виконаних робіт]], [[прибуткова накладна]], [[замовлення постачальнику]], [[переміщення товарів]], [[списання товарів]], [[інвентаризація]], [[платіжне доручення]], [[касовий документ]], [[виробниче замовлення]], [[сервісна заявка]] та інші документи.; |-
| Не вести історію змін
| Неможливо зрозуміти, хто і що змінив.; |-
| Проведено
| Документ вплинув на обліковий облік.; |}
</div>
== Вступ ==
Потрібно контролювати:
-H "Authorization: Bearer YOUR_API_TOKEN" \
!; | Проводити аудит, очищення і контрольовану міграцію в безпечну ERP-платформу, не будуючи довгострокову залежність від ризикового ПЗ.; |-
| Переміщення
| Зменшує залишок на одному складі і збільшує на іншому.; |}
Для ERP-документів важлива історичний розвиток змін.; |-
| Документи продажів
| Замовлення покупця, рахунок, видаткова накладна, акт, повернення від покупця.; На що впливає
* складський облік не знає, що вже продано;
* менеджер не бачить, чи оплачено рахунок;
* бухгалтерський обліковий облік не бачить комерційних домовленостей;
* керівник не бачить статусу замовлення;
* документи дублюються;
* старі версії файлів плутаються з новими;
* погодження губляться в листуванні;
* складно відстежити, хто змінив документ;
* управлінська аналітичні інструменти запізнюється;
* клієнти отримують різні версії рахунків або КП.;== Зовнішні посилання ==
'''Для автоматизації.''' Найбільшу користь ERP-документи дають тоді, коли вони пов’язані з [[CRM]], [[складський облік|складом]], [[фінансовий облік|фінансовим обліком]], [[управлінський облік|управлінським обліком]], [[BI]], [[AI]], [[API]], [[електронний документообіг|електронним документообігом]] і [[бізнес-процес|бізнес-процесами]].; Саме з цієї причини в ERP важливі статуси, проведення, права доступу і маршрути погодження.; | Це PDF, Word, HTML або інше представлення ERP-документа для друку, відправки або підписання.; |-
| Видаткова накладна
| Зменшує залишок.; |-
| [[Повернення від покупця]]
| Повернення товару клієнтом.; | BI будує звіти по продажах, закупівлях, складах, оплатах, маржі, дебіторці, план-факту і прогнозах.; | Щоб бачити, чи документ є собою чернеткою, на погодженні, проведений, виконаний, оплачений або скасований.; |-
| Дата
| 17.05.2026
| Дата створення або операції.; Приклад номера
|-
| [[Комерційна пропозиція]]
| Запропоновані товари, послуги, ціни, умови.; Він пов’язаний з іншими об’єктами.; | Для оформлення продажів, відвантажень і взаєморозрахунків.; # Після виконання формується [[акт виконаних робіт]].; Статус
</div>
На основі документів можна будувати:
* проведена [[видаткова накладна]] зменшує залишки товарів;
* проведена [[прибуткова накладна]] збільшує залишки;
* проведений [[рахунок]] має змогу створювати очікувану оплату;
* проведене [[замовлення покупця]] має змогу резервувати товар;
* проведена [[інвентаризація]] коригує залишки;
* проведене [[списання товарів]] зменшує складський облік;
* проведена [[оплата]] зменшує дебіторську заборгованість.; |-
| Контрагент
| ТОВ “Приклад”
| замовник або постачальник.; рішення для бізнесу передбачало сфера застосування санкцій до фізичних та юридичних осіб згідно з додатками.; "date": "2026-05-17",
[[Категорія:Фінанси]]
== Маршрути погодження документів ==
* продажі та реалізація;
* закупівельна діяльність;
* залишки;
* маржу;
* дебіторку;
* кредиторку;
* оплату;
* план-факт;
* прогноз продажів;
* прогноз cash flow;
* виконання замовлень;
* ефективність менеджерів;
* ефективність складів;
* аналіз постачальників;
* аналіз клієнтів.; | Ввести правила проведення і скасування.; | Перед інтеграцією BAS із ERP-документами бажано провести технічний, юридичний, санкційний і дата-аудит.; | Зменшення залишків, коригування розрахунків.; # ERP формує [[рахунок]].; |-
| Відстрочка платежу
| Фінансовий директор.; |-
| Фінансові документи
| Платіжне доручення, банківська виписка, касовий ордер, заявка на оплату.; | Платіжний календар, кредиторська заборгованість.; |-
| Управлінські документи
| Заявка, погодження, службова записка, бюджетна заявка.; # З угоди формується [[комерційна пропозиція]].; # Лід переходить в [[угода|угоду]].; |-
| Не налаштувати права доступу
| Користувачі бачать або змінюють зайві інформаційні дані.; * менше ручного введення;
* менше помилок;
* зберігається зв’язок між документами;
* видно історію процесу;
* простіше контролювати виконання;
* аналітичні інструменти бачить повний ланцюжок.; |-
| [[Видаткова накладна]]
| Факт відвантаження товарів.;<ref>{{cite web|url=https://www.president.gov.ua/documents/1332017-21850|title=Указ Президента України №133/2017|publisher=Офіційне інтернет-представництво Президента України|date=2017-05-15}}</ref><ref>{{cite web|url=https://zakon.rada.gov.ua/go/133/2017|title=Указ Президента України №133/2017 у базі Законодавство України|publisher=Верховна Рада України|date=2017-05-15}}</ref>
* номер;
* дату;
* автора;
* відповідального;
* контрагента;
* підрозділ;
* складський облік;
* валюту;
* суму;
* товари або послуги;
* кількість;
* ціну;
* знижку;
* податки;
* статус;
* коментар;
* файли;
* зв’язки з іншими документами;
* історію змін;
* маршрут погодження;
* друковану форму;
* бухгалтерські або управлінські наслідки.; | Для керування продажами і клієнтами.; Документ, створений на його підставі, можна назвати '''документом-нащадком'''.; |-
| Виробничі документи
| Виробниче замовлення, списання матеріалів, випуск продукції.; Приклади:
[[ERP-документи]] — це основа керованого обліку, документообігу і бізнес-процесів у компанії.; Потрібна перевірка правовласника, постачальника, ліцензійної схеми, каналів актуалізація, договорів і платежів.; | Зменшення залишків, взаєморозрахунки.;== ERP-документ і файл ==
!; |-
| Сервісні документи
| Сервісна заявка, наряд, акт сервісних робіт.; |-
| [[Списання товарів]]
| Списати пошкоджений або втрачений товар.; Приклад
],
* створити замовлення з сайту;
* передати рахунок в інтернет-магазин;
* отримати статус оплати;
* синхронізувати залишки;
* передати видаткову накладну;
* завантажити банківську виписку;
* створити заявку на оплату;
* передати документ у BI;
* інтегрувати мобільний додаток;
* створити сервісну заявку.; ERP-документ
Фінансові ERP-документи фіксують рух грошей, взаєморозрахунки, зобов’язання і платіжні плани.; !; Це керовані об’єкти системи, які змінюють залишки, борги, замовлення, статуси, аналітику, фінансові показники та бізнес-процеси.; |-
| Погоджено
| Документ затверджено відповідальними особами.; |}
Приклади друкованих форм:
"currency": "UAH",
[[Категорія:BI]]
* [[Заявка на оплату]];
* [[Платіжне доручення]];
* [[Банківська виписка]];
* [[Прибутковий касовий ордер]];
* [[Видатковий касовий ордер]];
* [[Авансовий звіт]];
* [[Платіжний календар]];
* [[Взаємозалік]];
* [[Коригування боргу]].; |-
| Що таке [[ERP-документи]]?; |-
| Закриття
| Документ завершений.; Питання
Приклад: [[рахунок]] в ERP — це документ із контрагентом, сумою, товарами, статусом оплати і зв’язком з угодою.;[[Категорія:API]]
Приклад умовного API-запиту на створення замовлення покупця:
!; ERP-документ
== ERP-документи в K2 ERP ==
переважні аспекти:
== ERP-документи і фінансовий блок ==
ERP-документи мають фінансові наслідки.; '''істотно.''' Не кожен створений документ має одразу впливати на обліковий облік.; Приклад:
# [[Лід]]
# [[Угода]]
# [[Комерційна пропозиція]]
# [[Замовлення покупця]]
# [[Рахунок]]
# [[Договір]]
# [[Видаткова накладна]]
# [[Акт виконаних робіт]]
# [[Оплата]]
# [[Повернення від покупця]]
{| class="wikitable" style="width:100%;"
[[ERP]] вирішує цю проблему через єдину систему документів.; як ілюстрація:
{
== Сервісні документи ==
== Зв’язки між ERP-документами ==
{| class="wikitable" style="width:100%;"
!; Приклад використання
В ERP документи часто створюються один на основі іншого.; |-
| Виконано
| операційна дія завершена.; * логотип;
* реквізити компанії;
* інформаційні дані клієнта;
* таблицю товарів або послуг;
* ціни;
* знижки;
* податки;
* умови оплати;
* строки;
* підписи;
* печатку;
* QR-код;
* банківські реквізити;
* юридичні застереження;
* посилання на оплату;
* контактну особу.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
[[CRM]] функціонує з клієнтами, лідами, угодами і комунікаціями.; Вплив на складський облік
[[Категорія:K2 ERP]]
== Коротко ==
ERP-документ рідко існує сам по собі.; |-
| Списання товару
| Керівник складу і фінансовий блок.; Санкційна або правова відомості
: ''Перенесемо документи з [[1С]] / [[BAS]] і налаштуємо постійну інтеграцію.''
Краще писати:
== ERP-документи і BI ==
== Виробничі документи ==
[[Категорія:Документообіг]]
Сильна ERP-система не без ускладнень зберігає документи, а пов’язує їх між собою: від [[лід|ліда]] і [[комерційна пропозиція|комерційної пропозиції]] до [[замовлення покупця|замовлення]], [[рахунок|рахунку]], [[оплата|оплати]], [[видаткова накладна|видаткової накладної]], [[акт виконаних робіт|акта]], складу, фінансів, BI-звіту та управлінського рішення для бізнесу.; |-
| Скасовано
| Документ анульовано.;</div>
!; |-
| Сума
| 120 000 грн
| Загальна сума документа.;{{SEO
|title=ERP-документи — види, статуси, проведення, друковані форми, маршрути погодження та K2 ERP
|description=ERP-документи: що це таке, які бувають документи в ERP, життєвий цикл документа, статуси, проведення, друковані форми, маршрути погодження, права доступу, CRM, склад, фінанси, BI, AI, API та K2 ERP.
|keywords=ERP-документи, документи ERP, ERP документообіг, проведення документів, статуси документів, друковані форми ERP, маршрути погодження, CRM ERP, складські документи, фінансові документи, замовлення покупця, рахунок, акт, накладна, K2 ERP, автоматизація документообігу, ERP Україна
|image=https://erp.kyiv.ua
}}
ERP-документ не варто плутати з файлом.; |-
| '''Інше російське ПЗ'''
| має змогу використовуватися для бухгалтерії, складів, документообігу, CRM, виробництва, аналітики або інтеграцій.; ERP-документи часто потребують погодження.; Приклади
</div>
|-
| [[Переміщення товарів]]
| Перемістити товар зі складу Київ на складський облік Львів.; Походження / ризик
<div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;">
Штучний інтелект має змогу допомагати працювати з ERP-документами.; |-
|
Велика закупівля
|
-
|
Навіщо потрібні статуси документів?;== Життєвий цикл ERP-документа ==
Головне. ERP-документи — це не без ускладнень електронні копії паперових файлів.;
|
-
|
Як BI використовує ERP-документи?; Документ
Проведення документа — це дія, після якої ERP-документ впливає на обліковий облік або бізнес-процес.; # Після погодження створюється замовлення покупця.; |-
|
Резервування товару
|
Забронювати товар під конкретне замовлення покупця.; ERP-документи — це структуровані електронні документи в ERP-системі, які фіксують господарські операції, бізнес-події, управлінські рішення для бізнесу, рух товарів, фінансові зобов’язання, продажі та реалізація, закупівельна діяльність, складські операції, виробництво, сервіс, взаєморозрахунки, внутрішні заявки та інші процеси компанії.; |-
|
Знижка понад 10%
|
Планування закупівель.; | Обмежено.; | Воронка продажів, прогноз, переговори.; # інформаційні дані потрапляють у BI.;
|
Для руху товарів і контролю залишків.; # Після оплати створюється видаткова накладна або акт виконаних робіт.; |}
|
;
|
-
|
Тип документа
|
Рахунок
|
-
|
Впливає на обліковий облік
|
має змогу змінювати залишки, борги, замовлення, статуси.; Що означає
Електронний документообіг надає можливість погоджувати, підписувати, обмінюватися і зберігати документи в електронному вигляді.; |-
|
Файл
|
рахунок.pdf
|
}
| -
|
Архів
|
}
|
-
|
Акт виконаних робіт
|
Збільшення залишків, коригування розрахунків.; |}
| Створювати документи на підставі.; |-
|
}
Вони можуть впливати на:
Статуси ERP-документів
Див.; додатково
| має змогу не мати системного статусу.; | Для внутрішнього керування і контролю.; |-
|
Відповідальний
|
Ірина
|
-
|
Має поля
|
Назва BAS сама по собі не усуває ризики.;
Приклад структури ERP-документа
-H "Content-Type: application/json" \
|
|
|
|
