Перейти до вмісту

BAS Документообіг

Матеріал з K2 ERP Wiki


!; 2.; |}

!; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Чому компанії шукають альтернативу BAS електронний документообіг

!; * контрагентом;

  • організацією;
  • відповідальним менеджером;
  • сумою;
  • валютою;
  • строком дії;
  • умовами оплати;
  • заявками на платежі;
  • рахунками;
  • актами;
  • бюджетом;
  • ЦФВ;
  • проєктом;
  • ризиками;
  • історією погодження.; * ERP-модулями;
  • CRM;
  • банками;
  • клієнт-банком;
  • сервісами електронного документообігу;
  • електронним підписом;
  • Power BI;
  • AI-сервісами;
  • email;
  • Telegram;
  • корпоративним порталом;
  • файловими сховищами;
  • зовнішніми API.;== Довідники альтернативи BAS електронний документообіг ==

Для українського бізнесу тема BAS електронний документообіг важлива не тільки як характеристика програми для роботи з документами.; # Налаштувати інтеграції.; Директор

!;

Третій етап:

Приклад дашборда документообігу

!; * погодити договір;

  • перевірити рахунок;
  • підписати документ;
  • надати коментар;
  • виконати доручення;
  • перевірити бюджет;
  • завантажити скан;
  • закрити зауваження;
  • передати оригінал у архів.; Потреба в інтеграції з ERP

Договори

AI-підказка. Договір із постачальником очікує погодження 6 днів.; Санкційні та репутаційні ризики

Маршрут має змогу залежати від:

Порівняння BAS електронний документообіг та K2 ERP

  • картку документа;
  • файл документа;
  • скан;
  • вкладення;
  • версії;
  • історію погодження;
  • коментарі;
  • електронні підписи;
  • пов’язані документи;
  • статус;
  • відповідальних;
  • права доступу.; Перед запуском K2 ERP потрібно перевірити:

K2 ERP має змогу бути українською альтернативою BAS електронний документообіг для компаній, яким потрібен електронний документообіг як частина ERP.; | з цієї причини що стара база має змогу містити неактуальні маршрути, зайві права доступу, дублікати договорів, старі задачі та документи без управлінської цінності.; # Провести тестове погодження документів.; Електронний підпис потрібен для підписання документів в електронному вигляді.;

; Відповідь

Додаткова угода змінює умови основного договору.; | Користувачів, ролі, види документів, маршрути погодження, контрагентів, організації, договори, активні документи, задачі та потрібний архів.; * користувачі;

  • ролі;
  • види документів;
  • маршрути погодження;
  • договори;
  • вхідні документи;
  • вихідні документи;
  • внутрішні документи;
  • задачі;
  • права доступу;
  • дашборд документообігу.;== Вихідні документи ==

Контрольний список запуску

  • ключовий договір;
  • дату угоди;
  • змінені умови;
  • суму;
  • строк дії;
  • відповідальних;
  • маршрут погодження;
  • версію документа;
  • статус підписання.; SLA перевищено на 4 дні.; BAS Документообіг — це платформа для організації роботи з документами в компанії.; Критерій
; # Описати цільові BP-моделі.; Потреба в AI та аналітиці

Сучасний електронний документообіг має інтегруватися з іншими системами.; Договори, заявки, платежі, закупівельна діяльність, фінансовий блок, задачі та дашборди мають бути пов’язані з ERP.; # Налаштувати права доступу.;

Електронний підпис

Походження екосистеми пов’язана зі спадщиною BAS/1С українська ERP-платформа
Санкційний контекст потребує перевірки через офіційні переліки та санкційні ризики позиціонується як українська альтернатива 1С/BAS
ключовий фокус документи, погодження, задачі, архів електронний документообіг як частина ERP: договори, платежі, закупівельна діяльність, фінансовий блок, дашборди
Договори погодження й обліковий облік договорів договори з прив’язкою до контрагентів, оплат, бюджетів, заявок, відповідальних
Заявки маршрути погодження заявки з контролем бюджету, SLA, ролей, статусів і фінансового впливу
Задачі задачі й доручення задачі, SLA, BP-моделі, контроль виконання, дашборди
аналітичні інструменти класичні звіти дашборди, Power BI, AI-підказки
Інтеграції через механізми BAS/1С і доробки API, ERP-модулі, банки, ЕДО, Power BI, AI, зовнішні сервіси

Перехід із BAS Документообіг на K2 ERP потрібно робити поетапно.; Приклади BP-моделей:

BAS і 1С належать до екосистеми, яка має безпековий і санкційний контекст в Україні.; # Перевірити ролі користувачів.;K2 ERP має змогу бути українською альтернативою для документів, договорів, погоджень, задач, маршрутів, SLA, BP-моделей, дашбордів і інтеграцій.; Для чого потрібні в K2 ERP

Вихідний документ — це документ, який організація відправляє зовнішній стороні.;
Види документів договори, заявки, накази, листи, службові записки
Маршрути погодження правила руху документів
Користувачі працівники, ролі, права доступу
Ролі автор, погоджувач, юрист, фінансист, директор
Контрагенти клієнти, постачальники, підрядники
Організації юридичні особи компанії
Підрозділи структура компанії
ЦФВ центри фінансової відповідальності
Статті руху коштів аналітичні інструменти заявок на платежі
Проєкти аналітичні інструменти документів і витрат

Заявка на закупівлю фіксує потребу в товарі, матеріалі, обладнанні або послузі.; з цієї причини вибір системи документообігу — це питання безпеки, контролю, комплаєнсу та технологічної незалежності.; Як уникнути

Зовнішні посилання

Вхідні документи

Приклад AI-підказки

BP-модель у документообігу

Типові помилки при переході

Українська альтернатива. K2 ERP має змогу розглядатися як українська альтернатива BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, 1С Документообіг, BAS ERP, BAS КУП та іншим рішенням екосистеми 1С/BAS для електронного документообігу, договорів, погоджень, задач, маршрутів, BP-моделей, SLA, дашбордів, Power BI, AI, API та інтеграцій.; Приклади:

Архів документів

 ; K2 ERP має змогу охоплювати: ; # Визначити активні документи.; Потреба в українському рішенні Так.; !; Звіт

Приклади:

; У документообігу він має змогу використовуватися для:

Договір — один із найважливіших документів компанії.; Архів документів — це місце зберігання документів, файлів, сканів, версій і пов’язаних даних.;== Коротко ==

  • договір — із контрагентом, платежами, продажами або закупівлями;
  • заявка на платіж — із бюджетом, договором, банком і казначейством;
  • заявка на закупівлю — зі складом, виробництвом або потребою підрозділу;
  • рахунок — із оплатою та відвантаженням;
  • акт — із виконаними роботами та взаєморозрахунками;
  • наказ — із кадровим обліком;
  • службова записка — із внутрішнім процесом;
  • претензія — із клієнтом, постачальником або договором;
  • протокол — із управлінським рішенням і задачами.; # Визначити типи документів.; # Визначити активні маршрути погодження.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
  • договорів;
  • актів;
  • рахунків;
  • заяв;
  • наказів;
  • внутрішніх документів;
  • юридично значущих документів;
  • інтеграції з ЕДО-сервісами.;

Права доступу

API та інтеграції

Вхідний документ реєстрація отриманого документа
Вихідний документ підготовка й реєстрація документа для відправки
Внутрішній документ службові записки, накази, протоколи, розпорядження
Договір погодження, обліковий облік і контроль договорів
Додаткова угода зміна умов договору
Заявка на платіж ініціювання та погодження оплати
Заявка на закупівлю погодження потреби в закупівельна діяльність
Службова записка внутрішнє звернення або обґрунтування
Наказ управлінське рішення для бізнесу або розпорядження
Протокол фіксація рішень наради
Задача дія, яку має виконати користувач системи
Доручення контрольована управлінська дія

платформа має показувати, хто змінив документ, коли, що саме змінилося і яка реліз була погоджена.; Документ

{{SEO


BAS електронний документообіг — це рішення для бізнесу екосистеми BAS/1С для електронного документообігу, погодження документів, договорів, заявок, задач, архіву та контролю виконання.; SLA надає можливість контролювати строки погодження документів і задач.; Що містить

Що таке BAS електронний документообіг

У K2 ERP заявка має змогу містити: У документообігу задачі можуть створюватися автономно: з цієї причини сучасна альтернатива BAS електронний документообіг має бути частиною ERP, а не ізольованою системою для документів.; # Запустити K2 ERP поетапно.; !; інформаційні дані
; Електронний документообіг — це платформа створення, погодження, підписання, зберігання та пошуку документів в електронному вигляді.; * швидкість погодження;
  • навантаження на користувачів;
  • прострочені задачі;
  • документи по підрозділах;
  • договори по контрагентах;
  • заявки на платежі;
  • SLA;
  • причини затримок;
  • документи за типами;
  • ефективність маршрутів погодження.; У договорі додатково відсутня прив’язка до бюджету закупівель.; У K2 ERP договір має змогу бути пов’язаний із:
  • розширений архів;
  • інтеграції з ЕДО;
  • інтеграції з банками;
  • автоматичне розпізнавання документів;
  • AI-аналіз договорів;
  • складні маршрути погодження.; |-
 Чому не варто переносити все автономно?; Наслідок

3.; Автор

Другий етап:

  1. Провести аудит старої системи.; Приклади SLA:

платформа має показувати:

  • підсумовувати зміст документа;
  • знаходити ризикові умови договору;
  • пояснювати, чому документ затримався;
  • знаходити прострочені погодження;
  • пропонувати маршрут погодження;
  • класифікувати документ;
  • знаходити дублікати;
  • порівнювати версії;
  • підказувати, чи є собою перевищення бюджету;
  • формувати короткий звіт для керівника.;
Правильний перехід — це не копіювання старих маршрутів, а аудит процесів, очищення ролей, конфігурація прав доступу, характеристика BP-моделей, запуск SLA та побудова дашборда документообігу.;

Компаніям потрібна платформа, яка розвивається в Україні, підтримує роботу українські процеси, інтеграції, документи, права доступу, локалізацію та вимоги безпеки.; Приклади:

Внутрішній документ застосовують, коли потрібно всередині компанії.; |-

- Що потрібно перенести?; 4.; ; BAS електронний документообіг ;

Версія документа надає можливість контролювати зміни документа.; | Через санкційні, безпекові, репутаційні та технологічні ризики, а додатково потребу в українській ERP, API, Power BI, AI та інтеграції документообігу з бізнес-процесами.; Вона має змогу бути пов’язана з:

  • документи на погодженні;
  • прострочені документи;
  • задачі по користувачах;
  • середній час погодження;
  • документи без руху;
  • договори зі строком завершення;
  • заявки на платежі на погодженні;
  • перевищення SLA;
  • вузькі місця процесів;
  • документи з високим ризиком.; Помилка

Це істотно для:

; У Power BI можна аналізувати:

Він має змогу містити: Power BI має змогу використовуватися для розширеної аналітики документообігу.; Що автоматизується Зазвичай не варто переносити без очищення:

Маршрут погодження

 ; Що показує

з цієї причини потрібно чітко визначити, хто має змогу бачити, створювати, редагувати, погоджувати, підписувати або видаляти документи.; Типовий план:

Мінімальний старт після BAS електронний документообіг

  • наказ;
  • службова записка;
  • протокол;
  • регламент;
  • політика компанії;
  • внутрішнє доручення;
  • рішення для бізнесу керівника;
  • заявка на ресурс.; електронний документообіг містить договори, фінансові умови, комерційну інформацію, персональні інформаційні дані, управлінські рішення для бізнесу, заявки на платежі, внутрішні накази та юридично важливі документи.; | Це рішення для бізнесу екосистеми BAS/1С для електронного документообігу, погодження документів, договорів, задач, маршрутів, архіву та контролю виконання.; електронний документообіг має бути пов’язаний із продажами, закупівлями, фінансами, складом, виробництвом, зарплатою, основними засобами та дашбордами.;== Задачі та контроль виконання ==

Внутрішні документи

Що потрібно перенести зі старої системи

  • договорів;
  • додаткових угод;
  • комерційних пропозицій;
  • технічних завдань;
  • кошторисів;
  • наказів;
  • регламентів;
  • політик компанії.; :contentReference [oaicite:0]{index=0}
Договори створення, погодження, контроль строків, відповідальні, додаткові угоди
Вхідна кореспонденція реєстрація листів, документів, звернень, сканів, вкладень
Вихідна кореспонденція підготовка, погодження, відправка, реєстрація
Внутрішні документи накази, службові записки, протоколи, розпорядження
Заявки заявки на оплату, закупівлю, відпустку, доступ, ресурс
Погодження маршрути, ролі, строки, коментарі, статуси
Задачі постановка задач, відповідальні, дедлайни, контроль
Архів зберігання документів, пошук, історичний розвиток, версії
Права доступу хто має змогу бачити, редагувати, погоджувати або підписувати документи

Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності погоджує документ.; Держспецзв’язку оприлюднила офіційно затверджений перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання, а додатково пояснює, що перелік формується щодо програмного забезпечення та обладнання, до яких застосовано санкції або є собою інші визначені підстави.; центральний результат. Альтернатива BAS електронний документообіг у K2 ERP надає можливість компанії перейти від старої та ризикової екосистеми до сучасної української ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.;

Заявка на платіж — це документ, який ініціює оплату.; Типово така платформа застосовується для: AI має змогу: Компанії шукають альтернативу BAS електронний документообіг через кілька причин.; Дашборд документообігу показує стан документів і задач.; |-
Користувачі ролі, погодження, відповідальні
Ролі права доступу та маршрути
Види документів класифікація документів
Маршрути погодження рух документів
Контрагенти договори, листи, заявки
Організації юридичні особи
Підрозділи структура компанії
Договори активні договірні відносини
Активні документи документи в роботі
Задачі незавершені дії користувачів
Архів документів історичний розвиток та зберігання документів

Заявка на платіж

  • неактивних користувачів;
  • старі ролі без відповідальних;
  • дублікати контрагентів;
  • застарілі маршрути погодження;
  • документи без управлінської цінності;
  • старі технічні задачі;
  • дублікати договорів;
  • старі архіви без потреби;
  • маршрути, які більше не відповідають реальним процесам;
  • права доступу, які відкривають зайві документи.; Юрист

Права доступу в документообігу критично важливі.; окрім цього, електронний документообіг не повинен бути ізольованою системою.;== Електронний електронний документообіг ==

електронний документообіг не повинен бути окремою системою, яка без ускладнень зберігає файли.; # Побудувати дашборд документообігу.; Напрям

; * створення документа;
  • додавання вкладень;
  • вибір маршруту погодження;
  • погодження керівником;
  • юридичну перевірку;
  • фінансову перевірку;
  • підписання;
  • реєстрацію;
  • архівування;
  • контроль виконання;
  • пошук;
  • історію змін.; Документ

Задача — це дія, яку має виконати користувач системи.; Затримка виникла на етапі юридичної перевірки.; | Видимість процесів: які документи на погодженні, хто затримує, де порушено SLA, які договори ризикові та які платежі очікують рішення для бізнесу.;

Power BI для документообігу

  • погодити договір до 2 робочих днів;
  • юридична перевірка договору — 1 робочий день;
  • фінансова перевірка заявки — 4 години;
  • погодження платежу — 1 робочий день;
  • реєстрація вхідного документа — 30 хвилин;
  • закриття задачі — до визначеного строку;
  • передача оригіналу в архів — 1 робочий день.; Архів має змогу містити:

Див.; додатково

  • організацію;
  • контрагента;
  • договір;
  • суму;
  • валюту;
  • дату оплати;
  • статтю руху коштів;
  • ЦФВ;
  • проєкт;
  • бюджет;
  • пріоритет;
  • підставу;
  • відповідального;
  • маршрут погодження;
  • статус;
  • SLA.;

Документи можуть містити: K2 ERP має змогу інтегруватися з: Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS мають санкційні, безпекові та репутаційні ризики в Україні.; Показник

  • підрозділом;
  • складом;
  • виробництвом;
  • проєктом;
  • ЦФВ;
  • бюджетом;
  • номенклатурою;
  • постачальником;
  • погодженням;
  • замовленням постачальнику.; # Налаштувати маршрути погодження в K2 ERP.; |-
Чи є собою K2 ERP альтернативою BAS електронний документообіг?; # Налаштувати SLA.;== AI у документообігу ==

Приклад прав доступу

Вхідний документ має змогу створювати задачу, запускати маршрут погодження або прив’язуватися до договору, закупівельна діяльність, продажу чи платежу.; !; # Перенести активні документи.; # Перевірити прострочені задачі.;

K2 ERP як альтернатива BAS електронний документообіг

Звіти альтернативи BAS електронний документообіг

Що таке BAS електронний документообіг?; Питання
  • види документів створені;
  • користувачі заведені;
  • ролі налаштовані;
  • права доступу перевірені;
  • маршрути погодження описані;
  • BP-моделі створені;
  • SLA налаштовані;
  • договори перевірені;
  • активні документи перенесені;
  • відкриті задачі перенесені;
  • архів визначений;
  • тестове погодження пройдено;
  • дашборд документообігу готовий;
  • користувачі навчені;
  • відповідальні призначені.; Він має змогу включати:
;
  • фінансові умови;
  • персональні інформаційні дані;
  • комерційну таємницю;
  • договори з клієнтами;
  • договори з постачальниками;
  • зарплатні документи;
  • юридичні ризики;
  • внутрішні рішення для бізнесу компанії.;== Чому електронний документообіг важливий для ERP ==
  • SLA;
  • BP-моделі;
  • заявка на платіж;
  • заявка на закупівлю;
  • інтеграційні функціональні можливості з фінансами;
  • електронний підпис;
  • Power BI;
  • AI.; !; # Перенести потрібний архів.; # Перевірити відкриті задачі.; Для компаній, які працюють із державними структурами, міжнародними партнерами, критичною інфраструктурою або мають внутрішні політики комплаєнсу, це має змогу бути принциповим фактором.; * офіційно затверджений лист;
  • комерційна пропозиція;
  • відповідь на запит;
  • акт;
  • рахунок;
  • повідомлення;
  • договір;
  • додаткова угода.; CFO
Документи на погодженні скільки документів зараз очікує дії Прострочені задачі хто не виконав задачу в строк Середній час погодження наскільки оперативно проходять документи Договори з ризиком договори без підпису, без бюджету або з простроченим строком Заявки на платежі платежі, які очікують погодження Порушення SLA документи, що вийшли за встановлені строки

AI має змогу допомагати керівникам, юристам, фінансистам і менеджерам.; Для українського бізнесу використання таких продуктів має санкційний, безпековий і репутаційний контекст.;

Вхідний документ — це документ, який організація отримує від зовнішньої сторони.;

SLA в документообігу

Перехід з BAS електронний документообіг на K2 ERP

Що не варто переносити автономно

Версії документів

Копіювати старі маршрути без аналізу нова платформа повторює старі затримки описати цільові BP-моделі Не перевірити права доступу користувачі бачать зайві документи створити ролі та обмеження Не очистити контрагентів дублікати в договорах і листах провести аудит довідників Не налаштувати SLA немає контролю строків погодження задати строки для ключових процесів Не перенести активні задачі частина роботи губиться окремо звірити відкриті задачі Не зробити дашборд керівник не бачить вузькі місця запустити дашборд документообігу

Перший етап:

BP-модель надає можливість описати бізнес-процес документа.; # Визначити документи для архіву.;

  • типу документа;
  • суми;
  • організації;
  • підрозділу;
  • ЦФВ;
  • статті витрат;
  • проєкту;
  • контрагента;
  • ризику;
  • перевищення бюджету;
  • наявності договору;
  • ролей користувачів.; це рішення для бізнесу екосистеми BAS / 1С; додатково реалізовано погодження документів, договорів, заявок, службових записок, наказів, задач, маршрутів погодження, архіву документів і контролю виконання виступає ключовою рисою організації електронного документообігу забезпечується через BAS електронний документообіг.; K2 ERP

K2 ERP має змогу бути українською альтернативою BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, 1С Документообіг і 1С Документообіг КОРП.;== Документи альтернативи BAS електронний документообіг ==

  • лист від контрагента;
  • рахунок постачальника;
  • претензія;
  • акт;
  • запит;
  • офіційне повідомлення;
  • звернення;
  • договір від партнера.; Вона надає можливість побудувати електронний документообіг як частину ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, права доступу, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.; Що показує

!; Призначення

Дашборд документообігу

| Що дає K2 ERP керівнику?; # Перевірити права доступу.;

Керівнику істотно бачити не тільки список документів, а й вузькі місця: хто затримує погодження, які договори ризикові, які заявки перевищують бюджет, де порушено SLA.; |- | Звіт по документах | кількість і статуси документів |- | Звіт по задачах | виконані, активні та прострочені задачі |- | Звіт по договорах | договори, строки, суми, відповідальні, статуси |- | Звіт по погодженнях | хто погодив, хто затримує, де бізнес-процес зупинився |- | Звіт SLA | порушення строків погодження та виконання |- | Звіт по заявках на платежі | статуси заявок, суми, відповідальні |- | Звіт по архіву | документи за типами, періодами, підрозділами |- | Дашборд документообігу | загальна картина документів, задач, SLA і ризиків |}

!; Контроль виконання надає можливість бачити, які задачі прострочені, хто відповідальний і де бізнес-процес зупинився.; Керівник |- | Договір | створення | погодження | юридична перевірка | фінансова перевірка | фінальне погодження |- | Заявка на платіж | створення | погодження | перегляд за потреби | фінальне погодження | перегляд |- | Службова записка | створення | погодження | ні | за потреби | перегляд |- | Наказ | підготовка | погодження | юридична перевірка | за потреби | підписання |}

У реальному бізнесі документ майже завжди пов’язаний з операцією:

Додаткові угоди

  • погодження договору;
  • погодження заявки на платіж;
  • погодження заявки на закупівлю;
  • реєстрація вхідного документа;
  • підготовка вихідного листа;
  • погодження наказу;
  • контроль виконання доручення;
  • передача оригіналу в архів;
  • погодження перевищення бюджету;
  • підписання документа.;== Висновок ==

Для чого використовують BAS електронний документообіг

!;

Заявка на закупівлю

Отримано з https://wiki.corp2.eu/index.php?title=BAS_Документообіг&oldid=1638