Перейти до вмісту

Архів документів

Матеріал з K2 ERP Wiki

!; 

↓

!;== Помилка: видаляють документи без процедури ==

 "status": "signed",
Чи є собою оригінал?; # є собою audit log.; Архів документів — це платформа зберігання, пошуку, контролю і захисту документів компанії.; Відповідальний
<syntaxhighlight lang="text">
Викинути папки в смітник — це не знищення архіву.; Тільки нервів з’їдає більше.; * договір;
* додаткові угоди;
* специфікації;
* протоколи розбіжностей;
* листування;
* додатки;
* скан-копії;
* електронні підписи;
* строки дії;
* відповідальних;
* статуси;
* оригінали;
* умови оплати;
* умови поставки;
* пов’язані документи.; Приклад:

* електронний підпис;
* часову мітку;
* XML-структуру;
* PDF-візуалізацію;
* ідентифікатор документа;
* статус доставки;
* статус підписання;
* історію погодження;
* підтвердження отримання.;<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">

 "files": [

* який документ видано;
* кому;
* коли;
* для чого;
* очікувану дату повернення;
* фактичну дату повернення;
* стан документа;
* відповідального.; До архіву первинних документів можуть входити:
Документи мають різні строки зберігання.; * проєкт договору;
* погоджена реліз;
* реліз з правками юриста;
* підписана реліз;
* додаткова угода;
* оновлена редакція;
* архівна реліз.; Архів має мати зрозумілу структуру.;<syntaxhighlight lang="text">

[[Категорія:Строки зберігання документів]]
- чи всі додаткові угоди додані.;

</syntaxhighlight>

Проста аналогія. електронний документообіг без архіву — це кухня без шаф: наче все є собою, але знайти кришку від потрібної каструлі можна тільки після нервового археологічного розкопування.; # Навчити користувачів.; # є собою контроль оригіналів.; Приклад

DOC-2026-CONTRACT-SUP-00015 

↓

[[Категорія:Скан-копії]]
 ↓
Оригінал мав бути в архіві.; Для проєктної роботи архів має змогу містити:
[[Категорія:Юридичні документи]]

== Які документи зберігати в архіві ==

 ├── Нове

Документи за період, строк зберігання яких завершився, включені до акта знищення №3 від 20.05.2026.; # Оцифрувати критичні документи.; * типу документа;
* законодавчих вимог;
* податкових правил;
* кадрових правил;
* внутрішньої політики;
* умов договору;
* судових або аудиторських ризиків;
* галузевих вимог.; Це цифрова шафа без підписів на полицях.; "storage_location": "CABINET-2/SHELF-4/FOLDER-SUP-2026",

'''Метадані''' — це описові поля документа.; !; # Провести інвентаризацію.; # є собою статуси документів.; # Сформувати перелік документів.; Потрібно чітко розуміти:

│ │ ├── Покупці

}

завдяки наявності Скан-копія користувачі можуть оперативно переглянути документ без фізичного пошуку оригіналу.;

* банківські виписки;
* платіжні доручення;
* рахунки;
* заявки на оплату;
* акти звірки;
* бюджетні документи;
* платіжний календар;
* касові документи;
* документи по кредитах;
* договори фінансування;
* податкові документи;
* фінансову формування звітів.;== Статуси документів в архіві ==

 ↓
Для паперового архіву можна використовувати коди папок:
 ↓
Погоджено
Документ доступний для пошуку
договір_новий_2.docx
== Впровадження архіву документів ==
== автоматизація процесів архіву документів ==
'''Головне.''' Архів документів — це не складський облік папок і не папка “Різне” на диску.;<syntaxhighlight lang="text">

Потрібно фіксувати:
'''Електронний документ''' — це документ, створений і підписаний в електронному вигляді.; Перевірити строк зберігання → погодити → включити в акт → знищити → зафіксувати.; ├── Різне

 ↓
 └── Різне_2
Збереження в електронному архіві
Оригінал договору → паперова папка в юридичному архіві
Документ, виданий без журналу, часто переходить у статус “десь у когось”.; Приклад:

 │ │ ├── Акти
!;<syntaxhighlight lang="json">

Хто підписав?; Що означає
Приклад:

Погано:

!; Це не статус, а прокляття архіву.;<syntaxhighlight lang="text">

Види архівів документів

!; Хороший архів документів — це коли договір, акт або накладну можна знайти за хвилину.; # є собою відповідальні.; Електронний документ не потрібно друкувати “для надійності”, якщо законодавство і внутрішні правила дозволяють використовувати електронну форму.; Хороший архів надає можливість оперативно знайти потрібний документ, підтвердити операцію, пройти перевірку, захистити компанію в спорі, контролювати оригінали, зберігати електронні документи і не залежати від пам’яті окремих працівників.; Що означає

Підписання контрагентом

  • оперативно відкривати картку документа;
  • прив’язувати паперовий оригінал до ERP;
  • контролювати передачу документів;
  • проводити інвентаризацію архіву;
  • знаходити папки;
  • зменшувати ручні помилки.; Відповідальний підрозділ

Де зберігається документ?;

договір_новий.docx

Архів потрібно періодично перевіряти.; Електронний електронний документообіг або ЕДО надає можливість створювати, погоджувати, підписувати, надсилати і зберігати документи в електронному вигляді.; Платіж → банківська виписка в ERP

{{SEO


  • хто приймає документи;
  • хто перевіряє метадані;
  • хто контролює оригінали;
  • хто видає документи;
  • хто проводить інвентаризацію;
  • хто відповідає за строки зберігання;
  • хто погоджує знищення;
  • хто адмініструє права.; Це не командна прозорість, це ризик.; Показник
"date": "2026-05-15",

Архів і Power BI

Договір №15 Так Шафа 1, папка Договори 2026 Юрист
Акт №45 Ні Очікується від клієнта Менеджер продажів
; Приклад

Первинні документи мають бути пов’язані з операціями в ERP:

Помилка: папка “Документи” як архів

Помилка: немає відповідального за архів

Оригінали документів

├── Старе

</syntaxhighlight>

Що таке архів документів

Потрібно контролювати:

; * у папках;
  • у коробках;
  • у шафах;
  • у сейфах;
  • у архівній кімнаті;
  • у спеціалізованому архівному сховищі;
  • у зовнішнього архівного провайдера.; Його головне задача — забезпечити швидкий доступ до потрібного документа, підтвердити господарські операції, захистити компанію під час перевірок, спорів, аудитів, судових процесів, звірок із контрагентами та внутрішнього контролю.; Хто переглядав або змінював інформаційні дані?; Частина
Документи зберігаються хаотично Немає структури Неможливо оперативно знайти Немає метаданих Файли без ускладнень завантажують Пошук функціонує погано Немає контролю оригіналів Не фіксують місце зберігання Оригінали губляться Усі мають доступ до всього Немає прав доступу Ризик витоку даних Немає audit log Не фіксують дії Незрозуміло, хто змінив або видалив документ Погані скан-копії Немає стандарту сканування Документ важко використовувати Немає строків зберігання Не визначена політика Документи зберігаються вічно або знищуються зарано Немає резервного копіювання Покладаються на один диск Ризик втрати архіву

Краще мати строки зберігання і контрольоване знищення.; !; Вид архіву Інша крайність — видалення без правил.;</syntaxhighlight>

</syntaxhighlight>

Підписано

Скан або електронний файл додано

автоматизація процесів сприяє: !; Але OCR не замінює правильні метадані: якщо документ погано відсканований, платформа має змогу “не побачити” важливий текст.; * зростає обсяг архіву;

  • важче шукати;
  • більші витрати;
  • більше ризиків витоку;
  • більше персональних даних;
  • складніше керувати доступами;
  • важче виконувати політики зберігання.; # є собою інтеграційні функціональні можливості з ЕДО, якщо потрібно.; бізнес-процес передачі документів в архів має бути формалізований.; }
│ ├── Первинні документи

</syntaxhighlight> 

Архів документів потрібен для:

[[Категорія:Акти звірки]]
Приклади інтеграцій:
== Архів документів в ERP ==
|-
| DOC
| Документ
|-
| 2026
| Рік
|-
| CONTRACT
| Тип документа
|-
| SUP
| Постачальник
|-
| 00015
| Порядковий номер
|}

[[Категорія:Первинні документи]]

!; # Скан-копію додано в систему.; Коли документ можна знищити?; # є собою процедура знищення.; ↓

* контрагента;
* договору;
* замовлення;
* реалізації;
* закупівельна діяльність;
* рахунку;
* акта;
* накладної;
* платежу;
* працівника;
* проєкту;
* складу;
* виробничого замовлення;
* рекламації;
* заявки;
* задачі.; Підписання

До якого договору або операції він належить?; Хто його створив?;== Чек-лист якісного архіву документів ==

Фінансові документи потрібні для:
Знайти всі акти за контрагентом ТОВ “замовник” за травень 2026 року, які не мають підписаного оригіналу.;
  • зберігання файлів;
  • картки документів;
  • метадані;
  • зв’язок із договорами;
  • зв’язок із контрагентами;
  • зв’язок із первинними документами;
  • скан-копії;
  • електронні документи;
  • статуси;
  • погодження;
  • контроль оригіналів;
  • місце зберігання паперового документа;
  • права доступу;
  • audit log;
  • пошук;
  • API;
  • інтеграційні функціональні можливості з ЕДО;
  • Power BI-аналітика.; # є собою резервне копіювання.; Статус

Для багатьох документів істотно знати, чи є собою оригінал.; ↓

Помилка: скани є собою, але оригінали не контролюються

Потрібно врахувати: 
Щоб документ можна було оперативно знайти, йому потрібні метадані.;== Коротко ==

 ↓
== Структура архіву документів ==
== Інвентаризація архіву ==
|-
| Що це?; |-
| Ключовий контроль
| Метадані, оригінали, скан-копії, статуси, строки зберігання, права доступу.;=== Як почати впровадження архіву документів? ===
== Див.; додатково ==
Замовлення

Розмите фото документа під кутом, без останньої сторінки і з пальцем у кадрі.; Це має змогу бути початком, але не архівом.; !;[[Категорія:Рахунки]]

[[Категорія:JSON]]

Скан договору → картка договору в ERP

* регулярність backup;
* місце зберігання копій;
* шифрування;
* контроль доступу;
* тест відновлення;
* захист від видалення;
* захист від вірусів;
* журнал змін;
* аварійне відновлення;
* відповідальних.; !; Проблема паперового архіву — пошук.; # є собою контроль персональних даних.; Чи є собою електронна копія?; # Місце зберігання зафіксовано.;<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">

Приклад:
Архів має змогу містити персональні інформаційні дані:
Документ має змогу мати статус.; Наслідок

Розшифрування:

Створення документа

* читабельною;
* повною;
* не обрізаною;
* з усіма сторінками;
* з підписами;
* з печатками, якщо є собою;
* з правильною назвою;
* прив’язаною до картки документа;
* захищеною від несанкціонованих змін.; Документ

# Визначити типи документів.; # Документ передано в архів.; Закон офісного архіву функціонує жорстоко.;[[Power BI]] має змогу аналізувати стан архіву.; Приклади:

В електронному архіві можуть зберігатися:
Принцип:
[[Категорія:Audit log]]

Архів має бути не “місцем, куди щось складають”, а системою: структура, метадані, статуси, строки зберігання, права доступу, audit log, резервні копії, контроль оригіналів, інтеграційні функціональні можливості з ERP і електронним документообігом.; Поле
!; !; !; Доступ до нього має бути обмежений.; D:\Документи

<syntaxhighlight lang="text">
== Паперовий архів ==
Картка контрагента
!;

│ └── Фінансові документи
; Договір

Помилка: зберігають усе вічно

!;[[Категорія:Електронний підпис]]

# Документ створено.; Це цифровий горище.; Погодження

<syntaxhighlight lang="text">
Оплата
Приклад:
Етапи впровадження:
|-
| Паперовий архів
| Фізичне зберігання оригіналів у папках, коробках, шафах або архівному приміщенні
| Папки з договорами за роками
|-
| Електронний архів
| Зберігання документів у цифровому вигляді
| PDF, XML, скан-копії, електронні підписи
|-
| Змішаний архів
| Частина документів паперова, частина електронна
| Оригінал договору в шафі, скан у ERP
|-
| Оперативний архів
| Документи, які часто використовуються
| Поточні договори, акти за місяць
|-
| Довгостроковий архів
| Документи для тривалого зберігання
| Кадрові документи, фінансова формування звітів
|-
| Юридичний архів
| Документи для юридичного захисту
| Договори, претензії, судові документи
|-
| Кадровий архів
| Документи працівників
| Накази, трудові договори, особові справи
|}

Приклад структури:

 ↓

Файл із назвою `scan_001_final2.pdf` без метаданих — це не документ в архіві, а загадка для майбутніх поколінь.; Повернути до
Резервна копія, яку ніхто ніколи не перевіряв, — це не backup, а оптимістична легенда.; Архів ЕДО має зберігати:
Документ прив’язано до договору і контрагента
!; Відповідь
== Пошук документів ==
== Зовнішні посилання ==
Перевірити всі договори постачальників за 2025 рік:
 ├── Важливе
 "type": "contract",
Audit log має фіксувати:
== Типові питання ==
Погана скан-копія:
Електронний акт → платформа ЕДО
== Електронний електронний документообіг і архів ==
!; Роль
=== Навіщо потрібен audit log в архіві? ===
 │ │ ├── Накладні
Документ, який неможливо знайти, у потрібний момент поводиться майже як документ, якого немає.; Коментар

* номером документа;
* датою;
* контрагентом;
* договором;
* сумою;
* типом документа;
* відповідальним;
* статусом;
* періодом;
* проєктом;
* організацією;
* підрозділом;
* ключовими словами;
* штрихкодом;
* QR-кодом;
* пов’язаною операцією.;[[Категорія:Метадані]]

Строк залежить від:

* фіксувати наявність оригіналу;
* вказувати місце зберігання;
* вести журнал видачі;
* проводити інвентаризацію;
* призначити відповідального.;<syntaxhighlight lang="text">

* яка реліз актуальна;
* хто її погодив;
* коли її створено;
* що змінилося;
* чи є собою підпис;
* чи попередня реліз втратила чинність.; Якщо погоджували — архів має це пам’ятати краще за менеджера.; # Налаштувати audit log.; {

Потрібно описати типи документів, структуру, відповідальних, метадані, строки зберігання, права доступу, бізнес-процес передачі в архів і зв’язок із ERP або системою документообігу.; Можливі принципи структурування:
BOX-2026-ACCOUNTS-003

Паперовий архів важливий, якщо організація зберігає оригінали документів:

<syntaxhighlight lang="text">

* хто створив документ;
* хто завантажив файл;
* хто змінив метадані;
* хто переглянув документ;
* хто скачав документ;
* хто видав оригінал;
* хто повернув оригінал;
* хто змінив права доступу;
* хто видалив файл;
* хто змінив статус;
* хто передав документ в архів;
* хто знищив документ;
* хто експортував архів.; Приклад управлінської таблиці:

Інвентаризація архіву перевіряє:

== Архів кадрових документів ==

<syntaxhighlight lang="text">
== Типові помилки в архіві документів ==
Бухгалтер Первинні документи, фінансові документи, акти звірки
Юрист Договори, претензії, судові документи
HR Кадрові документи
Менеджер продажів Документи своїх клієнтів
Закупівельник Документи своїх постачальників
Керівник Документи свого підрозділу або аналітичні інструменти
Директор Повний або розширений доступ
Зовнішній аудитор Тимчасовий обмежений доступ

Штрихкодування документів

Кадровий архів містить документи працівників.; # є собою процедура видачі документів.; Якщо папки не структуровані, потрібний акт має змогу шукатися довше, ніж колись погоджувався сам договір.; ↓

  • технічні задача;
  • комерційні пропозиції;
  • кошториси;
  • плани;
  • протоколи зустрічей;
  • акти виконаних робіт;
  • договори;
  • специфікації;
  • листування;
  • зміни вимог;
  • acceptance criteria;
  • документи здачі-приймання;
  • фінансові документи.; "counterparty": "SUPPLIER_001",
У сучасній ERP, зокрема в K2 ERP, архів документів має бути пов’язаний із контрагентами, договорами, первинними документами, фінансами, закупівлями, продажами, HR, електронним документообігом, Power BI, API, audit log і правами доступу.; * оперативно знаходити документи;
  • контролювати оригінали;
  • зберігати скани;
  • контролювати строки зберігання;
  • обмежувати доступ;
  • вести audit log;
  • зв’язувати документи з ERP-операціями;
  • запускати погодження;
  • отримувати документи з ЕДО;
  • формувати архівні справи;
  • контролювати видачу документів;
  • готувати документи до перевірок;
  • будувати аналітику.; # Налаштувати контроль оригіналів.; Електронний архів не означає “скинули все на Google Drive у папку Документи”.; Договір №15:
</syntaxhighlight> ↓ Електронний архів документів — це цифрова платформа зберігання документів.; # Запустити регулярний контроль.; ├── Дуже важливе ├── 2026 безпеки забезпечується через Щоб бачити, хто переглядав, змінював, завантажував, видаляв, видавав або повертав документ.; Який строк зберігання?; Друкувати електронний документ тільки для того, щоб покласти в папку — це як роздрукувати сайт і назвати це цифровізацією.; # Оригінал отримано, якщо потрібен.; Документи можуть мати кілька версій.; # Налаштувати електронний архів або ERP.; Це крик про допомогу.; Скан договору є собою.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Тип документа Договір
Номер №15/2026
Дата 15.05.2026
Контрагент ТОВ “Постачальник”
Організація ТОВ “організація”
Договір Договір поставки
Статус Підписано
Відповідальний Іваненко
Строк зберігання 3 роки / 5 років / 10 років / постійно
Наявність оригіналу Так
Місце оригіналу Шафа 2, полиця 4, папка 2026-ПОСТ

Корисні дашборди:

- чи правильно вказано місце зберігання;

Конкретні строки зберігання потрібно визначати за чинним законодавством і внутрішньою політикою компанії.; # є собою пошук.; Документ Повнотекстовий пошук надає можливість шукати текст усередині документів.; |-

Основні види Паперовий, електронний, змішаний, оперативний, довгостроковий.; # Прив’язати документи до контрагентів і операцій.; "has_original": true,

Чим електронний архів відрізняється від папки з файлами?

; # Переконатися, що немає спорів, перевірок або судових ризиків.; # Оформити акт знищення.; * наявність документів;
  • відповідність опису;
  • наявність оригіналів;
  • правильність місця зберігання;
  • стан документів;
  • строки зберігання;
  • документи, видані з архіву;
  • документи, які можна знищити;
  • відсутні документи;
  • дублікати.; ↓

Кадровий архів і документи з персональними даними не мають лежати “у всіх на диску”.; Це платформа, де зрозуміло: який документ зберігається, де він лежить, хто має доступ, який строк зберігання, яка реліз актуальна, чи є собою підпис, чи є собою оригінал і як оперативно його знайти.; # Фізично знищити документи без витоку даних.; Архів має змогу бути паперовим, електронним або змішаним: частина документів зберігається у фізичних папках, частина — у вигляді електронних файлів, скан-копій або документів з електронним підписом.; Приклад строку

Архів документів у K2 ERP

Папка з файлами: 

== Архів фінансових документів ==
Кадровий архів особливо чутливий, бо містить персональні інформаційні дані.;

Приклад: 

== Архів проєктних документів ==

Електронний архів має структуру, метадані, права доступу, пошук, статуси, audit log, зв’язок із бізнес-операціями і контроль строків зберігання.; Документ створено в K2 ERP

Етапи:
Краще:
Договір №15 від 15.05.2026 Контрагент ТОВ “Постачальник” Тип Договір поставки Статус Діючий Строк дії До 31.12.2026 Оригінал Так Місце зберігання Шафа 2, папка Постачальники 2026

Audit log архіву документів

"document_id": "DOC-2026-000125",
  • особові справи;
  • заяви;
  • накази;
  • трудові договори;
  • посадові інструкції;
  • табелі;
  • документи про відпустки;
  • лікарняні;
  • документи про відрядження;
  • документи про навчання;
  • атестації;
  • оцінка персоналу;
  • документи про звільнення.; Поле

Електронний архів

Місце зберігання зафіксовано
} 
"file_type": "pdf",

Документи можуть прив’язуватися до: 

Схема:
</div>
договір.docx

Архів документів має змогу інтегруватися з іншими системами через API.; # Документ перевірено.; * працівників;
* клієнтів;
* контактних осіб;
* підрядників;
* фізичних осіб-підприємців;
* отримувачів доставки;
* підзвітних осіб.; Поганий архів — це коли всі пам’ятають, що документ “точно був”, але знайти його має змогу тільки людина, яка вже три роки як звільнилася.'''
'''Архів документів''' — це важлива частина керування компанією, бухгалтерією, фінансами, юридичними процесами, HR, закупівлями, продажами і документообігом.; Доступ

[[Категорія:BI]]

* договори;
* додаткові угоди;
* рахунки;
* акти;
* видаткові накладні;
* прибуткові накладні;
* ТТН;
* податкові накладні;
* банківські документи;
* кадрові документи;
* накази;
* довіреності;
* акти звірки;
* первинні документи;
* технічні задача;
* сертифікати;
* листування;
* претензії;
* рекламації;
* документи постачальників;
* документи покупців;
* внутрішні регламенти.; # є собою зв’язок із ERP.; Питання
<syntaxhighlight lang="text">
Приклад:
Акт / накладна

↓

На практиці компанії часто використовують змішаний архів.; Тоді архів стає не пиловою кімнатою або файловим звалищем, а надійною частиною керованого бізнес-процесу.; # є собою процедура передачі в архів.; Погана ситуація: 

│ │ └── ТТН

Передача документів в архів

Версії документів

Документи не можна без ускладнень викинути, коли вони “набридли”.; Місце зберігання

Залежить від типу документа, законодавчих вимог, внутрішньої політики і способу підписання.; Папка з файлами часто має тільки хаос і надію.; # Метадані заповнено.; Це подарунок для того, хто знайде чужі документи.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Проєктний архів корисний, коли замовник через пів року каже: “Ми такого не погоджували”.; Він має змогу бути паперовим, електронним або змішаним.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

  • швидкий пошук;
  • доступ із різних місць;
  • фільтри;
  • права доступу;
  • історичний розвиток змін;
  • резервне копіювання;
  • зв’язок із ERP;
  • зв’язок із договорами;
  • зв’язок із первинними документами;
  • менше паперового хаосу.; Дата видачі

Скан-копія корисна, але іноді потрібен оригінал.; # Визначити відповідальних.; # Налаштувати резервне копіювання.; Краще:

Метадані — це описові поля документа: тип, номер, дата, контрагент, договір, статус, відповідальний, строк зберігання, місце оригіналу.; Значення Архів договорів має зберігати:

Скан-копії документів

Нумерація і кодування архіву

Потрібно визначити:

; Архів документів — це організована платформа зберігання.; * незрозуміло, що де лежить;
  • немає відповідальних;
  • немає статусів;
  • немає прав;
  • немає строків зберігання;
  • немає зв’язку з ERP;
  • немає audit log;
  • ніхто не знає, яка реліз актуальна.;== Архів первинних документів ==

Насправді він у менеджера, який звільнився два роки з цієї причини.; Бо фраза “документ сам зник” звучить переконливо тільки в казках про офісну нечисть.; * PDF-файли;

  • XML-документи;
  • скан-копії;
  • фото документів;
  • електронні документи з підписом;
  • вкладення до договорів;
  • службові записки;
  • листування;
  • версії документів;
  • метадані;
  • історичний розвиток погодження;
  • audit log.; "retention_until": "2031-05-15",

Окремо варто відзначити пошуку, контролю, захисту і використання документів компанії.; ERP або архівна платформа має фіксувати: 

- чи є собою оригінал;
!; Архів

 ]
Архівні справи можна кодувати.; Приклад пошуку:
!;

↓

Архів і API

Це означає: коробка 2026 року з бухгалтерськими документами, номер 003.; Приклади:

Архів і персональні інформаційні дані

  • договорів;
  • технічних завдань;
  • актів;
  • листування;
  • специфікацій;
  • інструкцій;
  • протоколів;
  • юридичних документів.;== Строки зберігання документів ==

Документ старий, видалимо.; Оригінал

  • договорів;
  • актів;
  • накладних;
  • кадрових документів;
  • довіреностей;
  • первинних документів;
  • судових документів.; договір_фінал_точно.docx

Поганий архів: Документ: Акт №45 від 15.05.2026

; # є собою метадані.; # є собою строки зберігання.; Права доступу мають залежати від ролі.; Приклад метаданих:

Хороший архів має забезпечувати швидкий пошук.; Статус </syntaxhighlight> 

"file_name": "contract_15_2026.pdf",

Електронний документ

Зберігати всі документи безстроково здається безпечним, але створює проблеми: Замовлення → Реалізація → Видаткова накладна → ТТН → Оплата → Архів документів

Архів і резервне копіювання

Права доступу до архіву

QR-код: DOC-2026-ACT-00045

; Шукати можна за:

Документ, видалений зарано, має змогу дуже знадобитися саме через тиждень.; # Визначити метадані.; # Налаштувати права доступу.; Змішаний архів потребує особливої дисципліни, бо потрібно чітко знати:

Повнотекстовий пошук

Скан-копія має бути:

Надсилання контрагенту

Він має змогу мати:

користувач системи має бачити тільки ті документи, які потрібні йому для роботи.; функціональні можливості:

; ↓ 
"signed": true
; Він має змогу бути організований:
  • права доступу;
  • мету обробки;
  • строки зберігання;
  • захист файлів;
  • передачу третім особам;
  • видалення або знищення;
  • журнал доступу;
  • резервні копії;
  • політику конфіденційності.; Фінансовий архів має змогу містити:

Статус “Підписано” → оригінал отримано → скан додано → місце зберігання: Шафа 2, папка 2026-ПОСТ → статус “Архівний”.; # Описати поточні місця зберігання.; Якщо документ паперовий — скан не завжди замінює оригінал.; Пошук і використання Архів документів потрібен не тільки “щоб щось десь лежало”.; Приклад картки договору:

Архів документів — це впорядковане місце або платформа для довгострокового і оперативного зберігання документів.; Хто має право доступу?; Помилка Приклад JSON картки документа:

PDF, усі сторінки, нормальна якість, правильна назва, прив’язка до договору або операції.; # Погодити з відповідальними.; |-

ключовий ризик Документ є собою, але його неможливо знайти або незрозуміло, яка реліз актуальна.; Для сканованих документів потрібне розпізнавання тексту.; Причина
  1. є собою класифікація документів.; — це не версійність.; # є собою скан-копії або електронні документи.; Він корисний для:
 - Головні об’єкти Договори, акти, накладні, рахунки, ТТН, кадрові, фінансові й первинні документи.; ↓
  • де оригінал;
  • де електронна копія;
  • яка копія актуальна;
  • чи документ підписаний;
  • хто відповідає за зберігання;
  • який статус документа.; Приклади

Приклад: Приклад: Знищення має бути контрольованим: договір_фінал.docx 

↓

Якщо відповідального немає, архів оперативно перетворюється на “усі трохи відповідають, але ніхто конкретно”.; * акти виконаних робіт;

  • акти наданих послуг;
  • видаткові накладні;
  • прибуткові накладні;
  • ТТН;
  • рахунки;
  • банківські виписки;
  • податкові накладні;
  • касові документи;
  • інвентаризаційні описи;
  • акти списання;
  • акти браку;
  • акти звірки.;== Архів договорів ==
  • контролю платежів;
  • аудиту;
  • звірок;
  • податкових перевірок;
  • судових спорів;
  • фінансового аналізу.; Тип документів

</syntaxhighlight>

  • чи отримано оригінал;
  • дату отримання;
  • хто отримав;
  • де зберігається;
  • кому передано;
  • чи повернуто;
  • чи є собою скан-копія;
  • чи підписані всі сторони;
  • чи є собою печатка, якщо застосовується;
  • чи є собою електронний підпис.;
Чернетка Документ ще не завершений
На погодженні Очікує погодження
На підписі Очікує підписання
Підписано Документ підписаний сторонами
Діючий Документ чинний
Завершений Строк дії або операційна дія завершені
Архівний Документ передано в архів
Прострочено повернення оригіналу Оригінал ще не отримано
Втрачено Документ не знайдено
Знищено Документ знищено за актом після завершення строку зберігання

Приклад:

- Найкраща практика ERP/ЕДО, структурований електронний архів, audit log, резервне копіювання і регулярна інвентаризація.; # є собою інвентаризація архіву.;</syntaxhighlight>
  • швидкого пошуку документів;
  • підтвердження господарських операцій;
  • проходження податкових, фінансових і внутрішніх перевірок;
  • юридичного захисту компанії;
  • роботи з контрагентами;
  • контролю оригіналів;
  • зберігання електронних документів;
  • контролю строків зберігання;
  • зменшення втрат документів;
  • доступу для бухгалтерії, юристів, фінансів, HR, продажів, закупівель;
  • підтримки електронного документообігу;
  • підготовки актів звірки;
  • аудиту;
  • судових спорів;
  • передачі справ між працівниками;
  • зменшення хаосу в папках, пошті та месенджерах.;</syntaxhighlight>

В ERP архів документів має бути пов’язаний з бізнес-операціями.; Тип документа

Договори Договори, додаткові угоди, специфікації Юридичний відділ, закупівельна діяльність, продажі та реалізація
Первинні документи Акти, накладні, ТТН бухгалтерський обліковий облік, складський облік
Фінансові документи Рахунки, банківські виписки, акти звірки фінансовий блок, бухгалтерський обліковий облік
Кадрові документи Накази, заяви, трудові договори HR, кадрова служба
Закупівельні документи Замовлення постачальникам, рахунки, комерційні пропозиції закупівельна діяльність
Продажні документи Замовлення покупців, рахунки, акти, накладні продажі та реалізація, бухгалтерський обліковий облік
Складські документи Прибуткові, видаткові, інвентаризаційні документи складський облік, WMS
Юридичні документи Претензії, позови, рішення для бізнесу, листування Юристи

- чи є собою скан;

Висновок

* за роками;
* за типами документів;
* за контрагентами;
* за договорами;
* за підрозділами;
* за проєктами;
* за організаціями;
* за строками зберігання;
* за статусами;
* за архівними справами;
* за відповідальними.; Значення
переважні аспекти електронного архіву:
Акт звірки

Це не архів.; Архів має змогу містити:

;== Видача документів з архіву ==

Архів документів

Метадані документа

  • сам документ;
  • електронні підписи;
  • квитанції;
  • статуси;
  • дату відправлення;
  • дату отримання;
  • дату підписання;
  • версії;
  • вкладення;
  • історію погодження.; Значення

Первинні документи підтверджують господарські операції.;=== Чи потрібно зберігати паперові оригінали, якщо є собою скан? ===

Знищення документів

У K2 ERP архів документів має змогу бути частиною ERP, документообігу, фінансів, закупівель, продажів, HR, складу, виробництва і Power BI-аналітики.;

; Архів відповідає на питання:
Документів в архіві 125 000
Без скан-копії 3 200
Без оригіналу 850
Прострочено повернення оригіналу 74
Документи на підписі понад 10 днів 126

</syntaxhighlight>

Що таке архів документів?

Audit log потрібен, щоб у разі проблеми було видно, що саме сталося.; # Статус змінено на “Архівний”.;

рішення для бізнесу: 

{
  • кількість документів;
  • документи без скан-копій;
  • документи без оригіналів;
  • документи на підписі;
  • прострочене повернення оригіналів;
  • документи за типами;
  • документи за відповідальними;
  • документи з завершеним строком зберігання;
  • документи, готові до знищення;
  • активні договори;
  • договори без додатків;
  • документи з помилками метаданих.; Електронний архів потребує резервного копіювання.; !; Кому видано

Паперовий архів — це фізичне зберігання документів.; ↓ 

└── 2025

Змішаний архів

"number": "15/2026",

Проблеми: Оригінал передано в архів Документи можна маркувати штрихкодами або QR-кодами.; # є собою права доступу.; | платформа зберігання, пошуку, контролю і захисту документів.; # Зафіксувати факт у системі.;=== Що таке метадані документа? ===

</syntaxhighlight>

</syntaxhighlight>

Працівник сканує QR-код — ERP відкриває картку акта.; * ERP;

  • CRM;
  • HRM;
  • ЕДО;
  • банківські сервіси;
  • WMS;
  • системи електронного підпису;
  • поштові сервіси;
  • портали клієнтів;
  • BI-системи;
  • юридичні системи.; Приклад процесу:

<syntaxhighlight lang="text"> <syntaxhighlight lang="text">

Первинні документи Кілька років або довше залежно від вимог Потрібні для обліку і перевірок Договори Строк дії + період після завершення істотно для спорів і звірок Кадрові документи Часто мають довгострокове зберігання Містять інформаційні дані про трудові відносини Фінансова формування звітів Визначається правилами обліку Потрібна для аудиту і контролю Внутрішні регламенти До заміни + архів версій Потрібні для історії правил

Реалізація 

│ ├── Договори

↓
  1. Перевірити строк зберігання.; Якщо документ підписаний електронно, паперовий оригінал має змогу бути не потрібен.; # є собою структура архіву.;== Для чого потрібен архів документів ==

Це сприяє:

Договір №15 Юрист 20.05.2026 25.05.2026 Видано 
│ ├── Кадрові документи

│ │ └── Постачальники

Іноді оригінал документа потрібно тимчасово видати.; # Документ погоджено.; # Визначити строки зберігання.; Це істотно; додатково реалізовано аудиту і розслідування інцидентів.; Приклад:

Отримано з https://wiki.corp2.eu/index.php?title=Архів_документів&oldid=2085