Перед міграцією потрібно провести аудит документообігу.;== AI у документообігу ==
Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це важливий етап для компанії, яка хоче відмовитися від старої екосистеми 1С/BAS і перейти на українську ERP-платформу для документів, договорів, погоджень, задач, архіву та управлінської аналітики.; # Перевірити договори.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Приклади BP-моделей:
з цієї причини перехід на K2 ERP — це перехід до документообігу як частини ERP, а не ізольованого архіву.; Приклади:
Сценарій:
Перед переходом не варто копіювати всі старі маршрути.; # Налаштувати маршрути погодження.; K2 ERP
електронний документообіг не повинен бути окремою системою для файлів.; Третій етап:
|-
| Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERP?; | Організації, користувачів, ролі, види документів, маршрути погодження, контрагентів, підрозділи, договори, додаткові угоди, активні документи, задачі, доручення, архів, історію погодження та вкладення.; # Перевірити SLA.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
- організації;
- користувачі;
- ролі;
- права доступу;
- види документів;
- маршрути погодження;
- договори;
- вхідні документи;
- вихідні документи;
- внутрішні документи;
- задачі;
- архів активних документів;
- дашборд документообігу.; Довідник
- автор документа;
- погоджувач;
- виконавець;
- юрист;
- фінансист;
- бухгалтер;
- керівник підрозділу;
- директор;
- адміністратор;
- архіваріус.;== Навіщо переходити на K2 ERP ==
У Power BI можна аналізувати:
Договір — один із головних об’єктів міграції.; Після переходу з Документообігу для України на K2 ERP платформа має закривати такі процеси:
Додаткові угоди
- картку документа;
- файл документа;
- скан;
- вкладення;
- версії;
- історію погодження;
- коментарі;
- електронні підписи;
- пов’язані документи;
- статус;
- відповідальних;
- права доступу.; Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS мають санкційні, безпекові та репутаційні ризики в Україні.; інформаційні дані
Дашборд документообігу
Основні причини переходу:
Перед переходом потрібно видалити або приховати застарілі види документів і залишити ті, які потрібні в реальних бізнес-процесах.; # Очистити довідник контрагентів.; # Перенести потрібний архів.; # Створити тестовий вхідний документ.;== K2 ERP як альтернатива Документообігу для України ==
!; Питання
Українська альтернатива. K2 ERP має змогу розглядатися як українська альтернатива 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, BAS ERP, BAS КУП та іншим рішенням екосистеми 1С/BAS для електронного документообігу, договорів, погоджень, задач, доручень, архіву, SLA, BP-моделей, дашбордів, Power BI, AI, API та інтеграцій.; # Після успішного тесту запускати інші документи.; Під час переходу потрібно перевірити:
Звіти після переходу з Документообігу на K2 ERP
Не всі інформаційні дані зі старого документообігу потрібно переносити в K2 ERP.; Показник
!; # Визначити активні документи.; !; Архів має змогу містити:
Коротко
- створення договору;
- погодження договору;
- погодження заявки на платіж;
- погодження заявки на закупівлю;
- реєстрація вхідного документа;
- підготовка вихідного листа;
- погодження наказу;
- виконання доручення;
- передача оригіналу в архів;
- погодження перевищення бюджету;
- підписання документа.; |-
| Походження екосистеми
| пов’язана зі спадщиною 1С/BAS
| українська ERP-платформа
|-
| Санкційний контекст
| потребує перевірки через офіційні переліки та комплаєнс-ризики
| позиціонується як українська альтернатива 1С/BAS
|-
| ключовий фокус
| документи, діловодство, погодження, задачі, архів
| електронний документообіг як частина ERP: договори, платежі, закупівельна діяльність, фінансовий блок, задачі, дашборди
|-
| Договори
| обліковий облік і погодження договорів
| договори з прив’язкою до контрагентів, бюджетів, платежів, заявок і ризиків
|-
| Заявки
| погодження за маршрутами
| заявки з бюджетним контролем, SLA, фінансовим впливом і дашбордами
|-
| Задачі
| доручення та контроль виконання
| задачі, SLA, BP-моделі, контроль виконання, AI-підказки
|-
| Архів
| зберігання документів і файлів
| архів із правами доступу, версіями, зв’язками з ERP-документами й пошуком
|-
| аналітичні інструменти
| звіти по документах і виконанню
| дашборди, Power BI, AI-аналіз затримок і ризиків
|-
| Інтеграції
| через механізми 1С/BAS і доробки
| API, ERP-модулі, банки, ЕДО, Power BI, AI, зовнішні сервіси
|}
!; | Права доступу, активні договори, відкриті задачі, прострочені погодження, маршрути, SLA, архів і вкладення.; # Запустити погодження.; # Перевірити додаткові угоди.; !; Типові ролі:
SLA надає можливість контролювати строки погодження документів і задач.; Заявка на закупівлю фіксує потребу в товарі, матеріалі, обладнанні або послузі.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
- фінансові умови;
- персональні інформаційні дані;
- договори;
- комерційну таємницю;
- юридичні документи;
- внутрішні рішення для бізнесу;
- кадрові документи;
- банківські реквізити;
- бюджетні інформаційні дані.; Права доступу — один із найважливіших елементів переходу.; центральний результат. Перехід з Документообігу для України на K2 ERP надає можливість компанії перейти від старої та ризикової екосистеми до сучасної української ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.; * організацію;
- контрагента;
- договір;
- суму;
- валюту;
- дату оплати;
- статтю руху коштів;
- ЦФВ;
- проєкт;
- бюджет;
- пріоритет;
- підставу;
- відповідального;
- маршрут погодження;
- статус;
- SLA.; |-
| Чому компанії переходять?; # Перенести тестових користувачів.; Відповідь
Електронний підпис потрібен для підписання документів в електронному вигляді.; Звіт
- які документи підписуються електронно;
- які сервіси ЕДО використовуються;
- які підписані файли потрібно перенести;
- чи потрібно переносити підписані архіви;
- хто має право підпису;
- які документи потребують юридично значущого підпису;
- які процеси можна перевести в електронний вигляд після переходу.; Приклади SLA:
Довідники переходу з Документообігу на K2 ERP
- підрозділом;
- складом;
- виробництвом;
- проєктом;
- ЦФВ;
- бюджетом;
- номенклатурою;
- постачальником;
- погодженням;
- замовленням постачальнику.; # Провести аудит старої системи документообігу.; # Перенести тестові договори.; * підсумовувати зміст документа;
- знаходити ризикові умови договору;
- пояснювати, чому документ затримався;
- знаходити прострочені погодження;
- пропонувати маршрут погодження;
- класифікувати документ;
- знаходити дублікати;
- порівнювати версії;
- підказувати, чи є собою перевищення бюджету;
- формувати короткий звіт для керівника.; Юрист
!; Для чого потрібні в K2 ERP
K2 ERP має змогу бути українською альтернативою 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг і BAS Документообіг КОРП.;=== Приклад AI-підказки ===
SLA
K2 ERP має змогу охоплювати:
з цієї причини не можна без ускладнень перенести старі права доступу без перевірки.; # Перевірити відкриті задачі.; !; електронний документообіг містить чутливу інформацію: договори, фінансові умови, персональні інформаційні дані, комерційну таємницю, внутрішні рішення для бізнесу, заявки на платежі та юридичні документи.;
Права доступу
!; * до якого договору належить угода;
- чи актуальні змінені умови;
- чи є собою підписаний файл;
- чи є собою історичний розвиток погодження;
- чи є собою строк дії;
- чи впливає угода на суму договору;
- чи пов’язана угода із заявками на платіж.; # Перевірити доручення.; Автор
!; CFO
- документи на погодженні;
- прострочені документи;
- задачі по користувачах;
- середній час погодження;
- документи без руху;
- договори зі строком завершення;
- заявки на платежі на погодженні;
- перевищення SLA;
- вузькі місця процесів;
- документи з високим ризиком.; # Запустити K2 ERP поетапно.;
!;== BP-моделі ==
|-
| Звіт по документах
| кількість і статуси документів
|-
| Звіт по задачах
| виконані, активні та прострочені задачі
|-
| Звіт по договорах
| договори, строки, суми, відповідальні, статуси
|-
| Звіт по погодженнях
| хто погодив, хто затримує, де бізнес-процес зупинився
|-
| Звіт SLA
| порушення строків погодження та виконання
|-
| Звіт по заявках на платежі
| статуси заявок, суми, відповідальні
|-
| Звіт по архіву
| документи за типами, періодами, підрозділами
|-
| Дашборд документообігу
| загальна картина документів, задач, SLA і ризиків
|}
!; |-
| Як безпечно запускатися?; # Перевірити активні маршрути погодження.; # Створити тестову заявку на платіж.; У K2 ERP заявка має змогу містити:
Висновок
електронний документообіг містить:
|-
| Договір
| створення
| погодження
| юридична перевірка
| фінансова перевірка
| фінальне погодження
|-
| Заявка на платіж
| створення
| погодження
| перегляд за потреби
| фінальне погодження
| перегляд
|-
| Службова записка
| створення
| погодження
| ні
| за потреби
| перегляд
|-
| Наказ
| підготовка
| погодження
| юридична перевірка
| за потреби
| підписання
|}
!; # Визначити типи документів.; # Налаштувати права доступу.; !; # Налаштувати ролі.; # Визначити документи для архіву.; # Перевірити незавершені погодження.; # Перенести відкриті задачі.; !; | 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП та пов’язані рішення для бізнесу для документів, договорів, погоджень, задач і архіву.; Керівник
Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності погоджує документ.; # Виправити помилки.; Рекомендується перевірити відповідального погоджувача та бюджетну статтю.; !; |-
| Що потрібно перенести?; це бізнес-процес міграції електронного документообігу з рішень екосистеми
1С /
BAS до української ERP-платформи
K2 ERP виступає ключовою рисою
Перехід з Документообігу для України на K2 ERP.; Це аудит документів, договорів, ролей, маршрутів, прав доступу, задач, архіву, вкладень і погоджень, а додатково запуск дашборда документообігу, який дає керівнику реальну картину процесів.; Це проєкт, у якому організація переглядає правила роботи з документами, договорами, заявками, погодженнями, задачами, архівом, правами доступу та контролем виконання.;
- санкційні ризики 1С/BAS;
- безпекові ризики;
- репутаційні ризики;
- потреба в українській ERP;
- потреба в контролі договорів;
- потреба в прозорих маршрутах погодження;
- потреба в контролі строків і SLA;
- потреба в дашбордах документообігу;
- потреба в інтеграції документів із фінансами, закупівлями, продажами, складом і виробництвом;
- потреба в електронному підписі;
- потреба в Power BI;
- потреба в AI-підказках;
- потреба в API та інтеграціях.; # Перевірити права доступу.;== Етапи переходу з Документообігу на K2 ERP ==
Чому електронний документообіг має бути частиною ERP
Приклад дашборда документообігу
Перед запуском K2 ERP потрібно перевірити:
Маршрути погодження
У реальному бізнесі документ майже завжди пов’язаний з операцією:
!; Що показує
Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERP
|-
| Організації
| юридичні особи компанії
|-
| Користувачі
| автори, погоджувачі, виконавці, відповідальні
|-
| Ролі
| права доступу, маршрути погодження, відповідальність
|-
| Види документів
| класифікація документів
|-
| Маршрути погодження
| рух документів між користувачами
|-
| Контрагенти
| договори, листи, заявки, акти
|-
| Підрозділи
| структура компанії
|-
| ЦФВ
| бюджетний і фінансовий контроль
|-
| Договори
| активні договірні відносини
|-
| Додаткові угоди
| зміни умов договорів
|-
| Активні документи
| документи в роботі
|-
| Задачі
| незавершені дії користувачів
|-
| Доручення
| управлінські задачі з контролем строків
|-
| Архів документів
| історичний розвиток, вкладення, скани, файли
|-
| Історія погодження
| доказовість і контроль процесів
|-
| Вкладення
| файли, скани, шаблони, підписані документи
|}
Маршрут має змогу залежати від:
Під час переходу потрібно окремо звірити:
- неактивних користувачів;
- старі ролі без відповідальних;
- дублікати контрагентів;
- старі види документів, які більше не використовуються;
- застарілі маршрути погодження;
- документи без управлінської або юридичної цінності;
- технічні задачі;
- дублікати договорів;
- старі архіви без потреби;
- маршрути, які більше не відповідають реальним процесам;
- права доступу, які відкривають зайві документи;
- шаблони документів, якими ніхто не користується;
- старі звіти без користувачів.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Перевірити:
Перед переходом потрібно визначити, що переноситься в K2 ERP, а що залишається в старій системі як архів для перегляду.; | Через санкційні, безпекові, репутаційні та технологічні ризики, а додатково потребу в українській ERP, дашбордах, Power BI, AI, API та інтеграції документообігу з бізнес-процесами.;
- розширений архів;
- інтеграції з ЕДО;
- інтеграції з банками;
- автоматичне розпізнавання документів;
- AI-аналіз договорів;
- складні маршрути погодження;
- API-інтеграції.; Види документів — це класифікація документів у системі.; Зазвичай не варто переносити без очищення:
!; Документ
Правильний перехід — це не копіювання старої бази.; # Налаштувати SLA.; Він має змогу містити:
Другий етап:
України
зазвичай мають на увазі рішення для бізнесу на кшталт 1С Документообіг для України забезпечується через Під Документообігом; додатково реалізовано
1С Документообіг КОРП для України.;
AI-підказка. Договір із постачальником очікує погодження 5 робочих днів.;== Документи переходу з Документообігу на K2 ERP ==
Що не варто переносити автономно
| Копіювати старі маршрути без аналізу
|
нова платформа повторює старі затримки
|
описати цільові BP-моделі
|
| Не перевірити права доступу
|
користувачі бачать зайві документи
|
створити ролі та обмеження
|
| Не очистити контрагентів
|
дублікати в договорах і листах
|
провести аудит довідників
|
| Не перенести активні задачі
|
частина роботи губиться
|
окремо звірити відкриті задачі
|
| Не налаштувати SLA
|
немає контролю строків погодження
|
задати строки для ключових процесів
|
| Перенести весь архів без відбору
|
платформа перевантажується непотрібними файлами
|
визначити активний архів і архів для перегляду
|
| Не перевірити договори
|
платежі й погодження втрачають підстави
|
звірити активні договори та додаткові угоди
|
| Не зробити тестове погодження
|
помилки видно вже після запуску
|
протестувати маршрути на кількох типах документів
|
Див.; додатково
!; # Обрати кілька типів документів.; Що містить
Типовий план:
Архів документів
У старій системі документообігу можуть бути:
Що потрібно перенести зі старої системи
У K2 ERP договір має змогу бути пов’язаний із:
BP-модель надає можливість описати бізнес-процес документа.; Затримка виникла на етапі фінансової перевірки.;
API та інтеграції
- договір — із контрагентом, продажами, закупівлями, платежами та ризиками;
- заявка на платіж — із банком, бюджетом, договором і Cash Flow;
- заявка на закупівлю — зі складом, виробництвом, підрозділом або проєктом;
- акт виконаних робіт — із взаєморозрахунками;
- наказ — із кадровим контуром;
- службова записка — із внутрішнім процесом;
- протокол — із управлінськими рішеннями та задачами;
- вхідний документ — із відповідальним, строком і контролем виконання.; Вона надає можливість вести вхідні, вихідні та внутрішні документи, договори, додаткові угоди, заявки на платіж, заявки на закупівлю, службові записки, накази, протоколи, задачі, доручення, маршрути погодження, SLA, BP-моделі, архів, електронний підпис, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.; Що показує
Види документів
!;
Power BI має змогу використовуватися для розширеної аналітики документообігу.; Часто вони накопичувалися роками й уже не відповідають реальній структурі компанії.; |}
!;== Паралельний запуск ==
Ролі визначають, що користувач системи має змогу робити в системі.; | Спочатку провести тестовий запуск на кількох типах документів: договір, заявка на платіж, службова записка, вхідний документ, погодження, архів і дашборд.; Наслідок
Користувачі та ролі
- контрагентом;
- організацією;
- відповідальним менеджером;
- сумою;
- валютою;
- строком дії;
- умовами оплати;
- заявками на платежі;
- рахунками;
- актами;
- бюджетом;
- ЦФВ;
- проєктом;
- ризиками;
- історією погодження;
- вкладеннями;
- електронним підписом.;
Заявка на платіж — це документ, який ініціює оплату.;
- створення документів;
- реєстрація документів;
- погодження документів;
- підписання документів;
- робота з договорами;
- робота з додатковими угодами;
- заявки на оплату;
- заявки на закупівлю;
- службові записки;
- накази;
- протоколи;
- задачі;
- доручення;
- контроль строків;
- архів документів;
- пошук документів;
- версійність документів;
- права доступу;
- електронний підпис;
- SLA;
- BP-моделі;
- дашборди документообігу;
- інтеграції з ERP-модулями.; # Описати цільові BP-моделі.; |-
| Документи на погодженні
|
скільки документів зараз очікує дії
|
| Прострочені задачі
|
хто не виконав задачу в строк
|
| Середній час погодження
|
наскільки оперативно проходять документи
|
| Договори з ризиком
|
договори без підпису, без бюджету або з простроченим строком
|
| Заявки на платежі
|
платежі, які очікують погодження
|
| Порушення SLA
|
документи, що вийшли за встановлені строки
|
Заявка на закупівлю
Перехід із 1С/BAS електронний документообіг на K2 ERP потрібен не тільки для заміни програми.; Критерій
!; Документ
- відкриті задачі;
- прострочені задачі;
- задачі без відповідального;
- задачі без строку;
- доручення керівництва;
- задачі, пов’язані з активними документами;
- задачі, які можна закрити до міграції.; Перед використанням, підтримкою або закупівлею таких продуктів компаніям потрібно перевіряти актуальні офіційні переліки, санкційні списки, політики кібербезпеки та внутрішні правила комплаєнсу.; # Перевірити види документів.; Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це не без ускладнень перенесення файлів зі старої системи в нову.; Дашборд документообігу має бути одним із перших результатів переходу.; SLA перевищено на 3 дні.;
- організації створені;
- користувачі заведені;
- ролі налаштовані;
- права доступу перевірені;
- види документів створені;
- маршрути погодження описані;
- BP-моделі створені;
- SLA налаштовані;
- договори перевірені;
- додаткові угоди перевірені;
- активні документи перенесені;
- відкриті задачі перенесені;
- прострочені задачі опрацьовані;
- архів визначений;
- вкладення перевірені;
- електронний підпис налаштований;
- інтеграції перевірені;
- тестове погодження пройдено;
- дашборд документообігу готовий;
- користувачі навчені;
- відповідальні призначені.;
Вона має змогу бути пов’язана з:
!; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Стару базу можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести активні документи, потрібні договори, чисті довідники, ролі, маршрути, задачі та потрібний архів.; Окремо варто відзначити 1С Документообіг, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП або пов’язані системи для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, договорів, заявок, погоджень, задач, доручень, архіву, строків виконання і діловодства.;
Перехід потрібно робити поетапно, щоб не втратити активні документи, договори, погодження, задачі, історію, вкладення та архів.; Директор
Power BI для документообігу
Зовнішні посилання
Додаткова угода змінює умови основного договору.;
K2 ERP має змогу бути українською альтернативою Документообігу для України для компаній, яким потрібен електронний документообіг у складі ERP.; Задача — це дія, яку має виконати користувач системи.; # Побудувати дашборд документообігу.; Перед повним переходом бажано провести тестовий або паралельний запуск.; # Перевірити дашборд.; # Налаштувати електронний підпис.;== Типові помилки при переході ==
Архів документів — це історичний розвиток компанії, але не весь архів потрібно переносити в активну ERP.; # Перенести довідники.;== Мінімальний старт після Документообігу для України ==
Задачі та доручення
AI має змогу допомагати керівникам, юристам, фінансистам і менеджерам.;
AI має змогу:
Заявка на платіж
- які типи документів реально використовуються;
- які маршрути погодження актуальні;
- які ролі потрібні;
- які користувачі активні;
- які документи зараз на погодженні;
- які документи прострочені;
- які задачі відкриті;
- які доручення не виконані;
- які договори активні;
- які договори завершені;
- які документи потрібно зберігати в архіві;
- які вкладення критичні;
- які права доступу відкривають зайві інформаційні дані;
- які звіти потрібні керівникам;
- які процеси краще змінити перед запуском.; # Очистити довідник користувачів.; # Перевірити ролі користувачів.; Держспецзв’язку веде офіційно затверджений перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання; у публічному переліку згадуються продукти 1С/BAS.; У документі додатково відсутня прив’язка до бюджету закупівель.; # Перевірити прострочені задачі.;
Контрольний список запуску
Порівняння 1С/BAS електронний документообіг та K2 ERP
