Документообіг для України

Довідники альтернативи 1С/BAS документообігу

Стару базу можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести активні документи, потрібні договори, чисті довідники, ролі, маршрути та задачі.;

Архів документів — це місце зберігання документів, файлів, сканів, версій і пов’язаних даних.; Вона має змогу бути пов’язана з:

!; |- | Користувачі | ролі, погодження, відповідальні |- | Ролі | права доступу та маршрути |- | Види документів | класифікація документів |- | Маршрути погодження | рух документів |- | Контрагенти | договори, листи, заявки |- | Організації | юридичні особи |- | Підрозділи | структура компанії |- | Договори | активні договірні відносини |- | Активні документи | документи в роботі |- | Задачі | незавершені дії користувачів |- | Архів документів | історичний розвиток та зберігання документів |}

!; !; Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності погоджує документ.; центральний результат. електронний документообіг для України у K2 ERP надає можливість компанії перейти від старої та ризикової екосистеми до сучасної української ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.;

Третій етап:

Приклад AI-підказки

електронний документообіг;
вхідні документи;
вихідні документи;
внутрішні документи;
договори;
додаткові угоди;
заявки на платежі;
заявки на закупівлю;
службові записки;
накази;
протоколи;
задачі;
доручення;
контроль виконання;
маршрути погодження;
архів документів;
версії документів;
електронний підпис;
права доступу;
BP-моделі;
SLA;
дашборд документообігу;
фінансовий дашборд;
Power BI;
AI;
API;
інтеграції.; # Налаштувати права доступу.;

програмний пакет 1С/BAS має санкційний і безпековий контекст в Україні.; платформа документообігу має змогу охоплювати:

!;

У Power BI можна аналізувати:

Українська альтернатива. K2 ERP має змогу розглядатися як українська альтернатива Документообіг для України, 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, BAS ERP, BAS КУП та іншим рішенням екосистеми 1С/BAS для електронного документообігу, договорів, погоджень, задач, маршрутів, SLA, BP-моделей, дашбордів, Power BI, AI, API та інтеграцій.; Документ без контролю строків часто зависає в пошті або месенджерах.; Power BI має змогу використовуватися для розширеної аналітики документообігу.;

Мінімальний старт після 1С/BAS документообігу

типу документа;
суми;
організації;
підрозділу;
ЦФВ;
статті витрат;
проєкту;
контрагента;
ризику;
перевищення бюджету;
наявності договору;
ролей користувачів.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Чому компанії шукають альтернативу 1С електронний документообіг для України

Контроль виконання

AI-підказка. Договір із постачальником очікує погодження 5 робочих днів.;== Що потрібно перенести зі старої системи ==

відповідального;
строк;
поточний статус;
прострочення;
коментарі;
етап процесу;
керівника;
історію виконання.; # Перевірити ролі користувачів.; Потреба в українській ERP

Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS мають санкційні, безпекові та репутаційні ризики в Україні.; | з цієї причини що документи пов’язані з договорами, платежами, закупівлями, продажами, фінансами, задачами й управлінськими рішеннями.; |- | Чи є собою K2 ERP альтернативою?; # Перевірити відкриті задачі.; Документ майже завжди пов’язаний із бізнес-операцією: електронний документообіг для України — це платформа, яка надає можливість компанії контролювати документи, договори, заявки, погодження, задачі, доручення, строки, архів, права доступу та виконання процесів.; * ключовий договір;

дату угоди;
змінені умови;
суму;
строк дії;
відповідальних;
маршрут погодження;
версію документа;
статус підписання.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

K2 ERP має змогу бути українською альтернативою 1С/BAS документообігу.; # Запустити K2 ERP поетапно.; Рекомендується перевірити відповідального погоджувача та бюджетну статтю.; Як уникнути

документи на погодженні;
прострочені документи;
задачі по користувачах;
середній час погодження;
документи без руху;
договори зі строком завершення;
заявки на платежі на погодженні;
перевищення SLA;
вузькі місця процесів;
документи з високим ризиком.; * наказ;
службова записка;
протокол;
регламент;
політика компанії;
внутрішнє доручення;
рішення для бізнесу керівника;
заявка на ресурс.; # Описати цільові BP-моделі.;

лист від контрагента;
рахунок постачальника;
претензія;
акт;
запит;
офіційне повідомлення;
звернення;
договір від партнера.;== Чому електронний документообіг має бути частиною ERP ==

Права доступу в документообігу критично важливі.; платформа має показувати, хто затримує погодження, де порушено SLA, які документи без руху та які задачі прострочені.; Наслідок

AI має змогу допомагати керівникам, юристам, фінансистам і менеджерам.; Електронний підпис потрібен для підписання документів в електронному вигляді.;

Заявка на закупівлю фіксує потребу в товарі, матеріалі, обладнанні або послузі.; з цієї причини електронний документообіг для України має працювати разом із ERP: фінансами, закупівлями, продажами, складом, виробництвом, зарплатою, основними засобами, дашбордами та аналітикою.; | Так.; |- | Які рішення для бізнесу використовували раніше?; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Вхідний документ — це документ, який організація отримує від зовнішньої сторони.; !; Санкційні та безпекові ризики

погодження договору;
погодження заявки на платіж;
погодження заявки на закупівлю;
реєстрація вхідного документа;
підготовка вихідного листа;
погодження наказу;
контроль виконання доручення;
передача оригіналу в архів;
погодження перевищення бюджету;
підписання документа.; # Перевірити прострочені задачі.;== Перехід з 1С електронний документообіг для України на K2 ERP ==

Заявка на платіж

договорів;
додаткових угод;
комерційних пропозицій;
технічних завдань;
кошторисів;
наказів;
регламентів;
політик компанії.; # Визначити активні маршрути погодження.;== BP-модель у документообігу ==

Провести аудит старої системи.;K2 ERP має змогу бути українською альтернативою для документів, договорів, погоджень, задач, маршрутів, SLA, BP-моделей, дашбордів і інтеграцій.; електронний документообіг містить чутливу інформацію: договори, персональні інформаційні дані, фінансові умови, комерційну таємницю, внутрішні рішення для бізнесу та юридичні документи.;

Старі рішення для бізнесу екосистеми 1С / BAS, зокрема 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, BAS Документообіг і BAS Документообіг КОРП, мають для українського бізнесу санкційний, безпековий і репутаційний контекст.; * неактивних користувачів;

старі ролі без відповідальних;
дублікати контрагентів;
застарілі маршрути погодження;
документи без управлінської цінності;
старі технічні задачі;
дублікати договорів;
старі архіви без потреби;
маршрути, які більше не відповідають реальним процесам;
права доступу, які відкривають зайві документи.; !; Внутрішній документ застосовують, коли потрібно всередині компанії.; Документ

!; * картку документа;

файл документа;
скан;
вкладення;
версії;
історію погодження;
коментарі;
електронні підписи;
пов’язані документи;
статус;
відповідальних;
права доступу.; Затримка виникла на етапі фінансової перевірки.; |-

| Звіт по документах | кількість і статуси документів |- | Звіт по задачах | виконані, активні та прострочені задачі |- | Звіт по договорах | договори, строки, суми, відповідальні, статуси |- | Звіт по погодженнях | хто погодив, хто затримує, де бізнес-процес зупинився |- | Звіт SLA | порушення строків погодження та виконання |- | Звіт по заявках на платежі | статуси заявок, суми, відповідальні |- | Звіт по архіву | документи за типами, періодами, підрозділами |- | Дашборд документообігу | загальна картина документів, задач, SLA і ризиків |}

Перехід із 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, BAS Документообіг або BAS Документообіг КОРП на K2 ERP потрібно робити поетапно.; це не без ускладнень зберігання файлів виступає ключовою рисою Для українського бізнесу електронний документообіг.;== Порівняння 1С/BAS електронний документообіг та K2 ERP ==

Перед запуском K2 ERP потрібно перевірити:

контрагентом;
організацією;
відповідальним менеджером;
сумою;
валютою;
строком дії;
умовами оплати;
заявками на платежі;
рахунками;
актами;
бюджетом;
ЦФВ;
проєктом;
ризиками;
історією погодження.; Керівник

SLA надає можливість контролювати строки погодження документів і задач.; # Перевірити договори.; платформа має показувати:

2.; Довідник

Приклад дашборда документообігу

Заявка на платіж — це документ, який ініціює оплату.; Тип компанії

види документів створені;
користувачі заведені;
ролі налаштовані;
права доступу перевірені;
маршрути погодження описані;
BP-моделі створені;
SLA налаштовані;
договори перевірені;
активні документи перенесені;
відкриті задачі перенесені;
архів визначений;
тестове погодження пройдено;
дашборд документообігу готовий;
користувачі навчені;
відповідальні призначені.;

Задача — це дія, яку має виконати користувач системи.; Він має змогу включати:

Вхідні документи

Додаткова угода змінює умови основного договору.; # Визначити активні документи.; Документ Версія документа надає можливість контролювати зміни документа.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

платформа має показувати, хто змінив документ, коли, що саме змінилося і яка реліз була погоджена.;== API та інтеграції ==

; Потреба в контролі строків Архів має змогу містити: підсумовувати зміст документа; знаходити ризикові умови договору; пояснювати, чому документ затримався; знаходити прострочені погодження; пропонувати маршрут погодження; класифікувати документ; знаходити дублікати; порівнювати версії; підказувати, чи є собою перевищення бюджету; формувати короткий звіт для керівника.; \|-	Вхідний документ	реєстрація отриманого документа
Вихідний документ	підготовка й реєстрація документа для відправки
Внутрішній документ	службові записки, накази, протоколи, розпорядження
Договір	погодження, обліковий облік і контроль договорів
Додаткова угода	зміна умов договору
Заявка на платіж	ініціювання та погодження оплати
Заявка на закупівлю	погодження потреби в закупівельна діяльність
Службова записка	внутрішнє звернення або обґрунтування
Наказ	управлінське рішення для бізнесу або розпорядження
Протокол	фіксація рішень наради
Задача	дія, яку має виконати користувач системи
Доручення	контрольована управлінська дія

!; Юрист

У документообігу він має змогу використовуватися для: !;== Внутрішні документи ==

AI у документообігу

організацію;
контрагента;
договір;
суму;
валюту;
дату оплати;
статтю руху коштів;
ЦФВ;
проєкт;
бюджет;
пріоритет;
підставу;
відповідального;
маршрут погодження;
статус;
SLA.; # Побудувати дашборд документообігу.; K2 ERP має змогу бути українською альтернативою для компаній, яким потрібен електронний документообіг як частина ERP.; Вона надає можливість побудувати електронний документообіг як частину ERP: документи, договори, додаткові угоди, заявки на платіж, заявки на закупівлю, погодження, задачі, доручення, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.; # Перевірити права доступу.; Для чого потрібні в K2 ERP

Договір — один із найважливіших документів компанії.;== Дашборд документообігу == Вхідний документ має змогу створювати задачу, запускати маршрут погодження або прив’язуватися до договору, закупівельна діяльність, продажу чи платежу.; У документі додатково відсутня прив’язка до бюджету закупівель.; !;== Електронний підпис == K2 ERP має змогу інтегруватися з: |- | Торгова організація | договори, рахунки, заявки на оплату, погодження знижок, претензії |- | Виробниче організація | технічні документи, договори постачання, заявки на закупівлю, задачі |- | Будівельна організація | договори підряду, кошториси, акти, КБ-2в, КБ-3, платежі, погодження |- | Агрокомпанія | договори оренди землі, заявки на закупівлю, орендні виплати, акти |- | IT-компанія | договори, NDA, гіг-контракти, задачі, внутрішні регламенти |- | Холдинг | централізоване погодження договорів, платежів, бюджетів і внутрішніх документів |- | Сервісна організація | заявки клієнтів, договори сервісу, акти, задачі, SLA |- | Державний або комунальний сектор | вхідна та вихідна кореспонденція, доручення, контроль строків, архів |}

Зазвичай не варто переносити без очищення:

договір пов’язаний із контрагентом, продажами, закупівлями, платежами та ризиками;
заявка на платіж пов’язана з банком, бюджетом, договором і Cash Flow;
заявка на закупівлю пов’язана зі складом, виробництвом або підрозділом;
акт виконаних робіт пов’язаний із взаєморозрахунками;
наказ має змогу бути пов’язаний із кадровим обліком;
службова записка запускає внутрішній бізнес-процес;
протокол створює управлінські задачі;
вхідний документ має змогу створювати задачу відповідальному.; Перед використанням, підтримкою або закупівлею продуктів 1С/BAS компаніям потрібно перевіряти актуальні офіційні переліки, санкційні списки, політики кібербезпеки та внутрішні правила комплаєнсу.; Директор

4.;== SLA в документообігу ==

K2 ERP має змогу охоплювати:

Документи альтернативи 1С/BAS документообігу

з цієї причини потрібно чітко визначити, хто має змогу бачити, створювати, редагувати, погоджувати, підписувати або видаляти документи.; !; !; Критерій Правильний перехід — це не копіювання старих маршрутів, а аудит процесів, очищення ролей, конфігурація прав доступу, характеристика BP-моделей, запуск SLA та побудова дашборда документообігу, який дає керівнику реальну картину роботи з документами.; 1С/BAS електронний документообіг

!;== Задачі та доручення ==

!; # Перенести активні документи.; !; SLA перевищено на 3 дні.; # Налаштувати SLA.; Дашборд документообігу показує стан документів і задач.;

AI має змогу:

!; # Налаштувати маршрути погодження в K2 ERP.;== Електронний електронний документообіг ==

SLA;
BP-моделі;
заявка на платіж;
заявка на закупівлю;
інтеграційні функціональні можливості з фінансами;
електронний підпис;
Power BI;
AI.;

BP-модель надає можливість описати бізнес-процес документа.;

розширений архів;
інтеграції з ЕДО;
інтеграції з банками;
автоматичне розпізнавання документів;
AI-аналіз договорів;
складні маршрути погодження;
API-інтеграції.; Держспецзв’язку оприлюднила офіційно затверджений перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання; у переліку згадуються продукти 1С/BAS.; !; Показник

Електронний документообіг — це бізнес-процес створення, погодження, підписання, реєстрації, зберігання та пошуку документів в електронному вигляді.; # Визначити документи для архіву.; !; |- | Чому шукають альтернативу?; K2 ERP Вихідний документ — це документ, який організація відправляє зовнішній стороні.; |- | Походження екосистеми | пов’язана зі спадщиною 1С/BAS | українська ERP-платформа |- | Санкційний контекст | потребує перевірки через офіційні переліки та комплаєнс-ризики | позиціонується як українська альтернатива 1С/BAS |- | ключовий фокус | документи, діловодство, погодження, задачі, архів | електронний документообіг як частина ERP: договори, платежі, закупівельна діяльність, фінансовий блок, задачі, дашборди |- | Договори | обліковий облік і погодження договорів | договори з прив’язкою до контрагентів, бюджетів, платежів, заявок і ризиків |- | Заявки | погодження за маршрутами | заявки з бюджетним контролем, SLA, фінансовим впливом і дашбордами |- | Задачі | доручення та контроль виконання | задачі, SLA, BP-моделі, контроль виконання, AI-підказки |- | аналітичні інструменти | звіти по документах і виконанню | дашборди, Power BI, AI-аналіз затримок і ризиків |- | Інтеграції | через механізми 1С/BAS і доробки | API, ERP-модулі, банки, ЕДО, Power BI, AI, зовнішні сервіси |}

!; завдяки наявності Документообіг для України — це платформа, яка користувачі можуть компанії працювати з документами не в папках, пошті та месенджерах, а в єдиному контрольованому середовищі.; Контроль виконання надає можливість бачити, які документи або задачі не виконані вчасно.; Відповідь

!; Доручення — це управлінська задача з відповідальним, строком і контролем виконання.; Питання

Приклади SLA:

погодити договір до 2 робочих днів;
юридична перевірка договору — 1 робочий день;
фінансова перевірка заявки — 4 години;
погодження платежу — 1 робочий день;
реєстрація вхідного документа — 30 хвилин;
закриття задачі — до визначеного строку;
передача оригіналу в архів — 1 робочий день.; CFO

Типові помилки при переході

Види документів	договори, заявки, накази, листи, службові записки
Маршрути погодження	правила руху документів
Користувачі	працівники, ролі, права доступу
Ролі	автор, погоджувач, юрист, фінансист, директор
Контрагенти	клієнти, постачальники, підрядники
Організації	юридичні особи компанії
Підрозділи	структура компанії
ЦФВ	центри фінансової відповідальності
Статті руху коштів	аналітичні інструменти заявок на платежі
Проєкти	аналітичні інструменти документів і витрат

!; Другий етап:

Керівнику потрібно бачити не список файлів, а дашборд: документи на погодженні, договори з ризиком, заявки на оплату, прострочені задачі, навантаження на юристів, фінансистів і керівників.; Що містить

створення документа;
додавання файлів;
вибір типу документа;
вибір маршруту погодження;
погодження керівником;
юридичну перевірку;
фінансову перевірку;
підписання;
реєстрацію;
архівування;
контроль виконання;
пошук;
історію змін.; |-

Що потрібно перенести?; Звіт У старій екосистемі 1С/BAS для цього використовували рішення для бізнесу на кшталт 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, BAS Документообіг та BAS Документообіг КОРП.; # Провести тестове погодження документів.; Що потрібно автоматизувати підрозділом; складом; виробництвом; проєктом; ЦФВ; бюджетом; номенклатурою; постачальником; погодженням; замовленням постачальнику.; Автор Приклади: Документи можуть містити:
Документи на погодженні	скільки документів зараз очікує дії
Прострочені задачі	хто не виконав задачу в строк
Середній час погодження	наскільки оперативно проходять документи
Договори з ризиком	договори без підпису, без бюджету або з простроченим строком
Заявки на платежі	платежі, які очікують погодження
Порушення SLA	документи, що вийшли за встановлені строки

Заявка на закупівлю

Висновок

Додаткові угоди

швидкість погодження;
навантаження на користувачів;
прострочені задачі;
документи по підрозділах;
договори по контрагентах;
заявки на платежі;
SLA;
причини затримок;
документи за типами;
ефективність маршрутів погодження.; України — це платформа для електронної роботи з документами в українських компаніях: створення забезпечується через електронний документообіг; додатково реалізовано реєстрації.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Договори

Він має змогу містити:

Що таке електронний документообіг для України?; У K2 ERP договір має змогу бути пов’язаний із: договорів; актів; рахунків; заяв; наказів; внутрішніх документів; юридично значущих документів; інтеграції з ЕДО-сервісами.; # Очистити довідник контрагентів.; \| Користувачів, ролі, види документів, маршрути погодження, контрагентів, організації, договори, активні документи, задачі та потрібний архів.; # Налаштувати інтеграції.; інформаційні дані Звіти альтернативи 1С/BAS документообігу K2 ERP як альтернатива документообігу 1С/BAS Компаніям потрібна платформа, яка розвивається в Україні, підтримує роботу українську мову, українські бізнес-процеси, права доступу, електронний підпис, інтеграції, API, Power BI та AI.; * погодити договір; перевірити рахунок; підписати документ; надати коментар; виконати доручення; перевірити бюджет; завантажити скан; закрити зауваження; передати оригінал у архів.; Компанії шукають альтернативу 1С/BAS документообігу через кілька причин.; \| Через санкційні, безпекові, репутаційні та технологічні ризики, а додатково потребу в українській ERP, API, Power BI, AI та інтеграції документообігу з бізнес-процесами.;== Права доступу ==	; Приклади BP-моделей: ERP-модулями; CRM; банками; клієнт-банком; сервісами електронного документообігу; електронним підписом; Power BI; AI-сервісами; email; Telegram; корпоративним порталом; файловими сховищами; зовнішніми API.; Що показує Не всі інформаційні дані зі старої системи потрібно переносити в K2 ERP.; Потреба в аналітиці фінансові умови; персональні інформаційні дані; комерційну таємницю; договори з клієнтами; договори з постачальниками; зарплатні документи; юридичні ризики; внутрішні рішення для бізнесу компанії.; \|-	Чому електронний документообіг має бути в ERP?; Призначення {{SEO Для кого потрібен електронний документообіг Power BI для документообігу	} платформа має показувати:	Це платформа для створення, реєстрації, погодження, підписання, зберігання, пошуку та контролю виконання документів в українській компанії.; Такі системи автоматизували обліковий облік документів, погодження договорів, задачі, доручення, вхідну та вихідну кореспонденцію, архів і контроль виконання.; Типовий план: У документообігу задачі можуть створюватися автономно: Контрольний список запуску Це істотно для: електронний документообіг не повинен бути ізольованою системою для файлів.; Що показує
Договір	створення	погодження	юридична перевірка	фінансова перевірка	фінальне погодження
Заявка на платіж	створення	погодження	перегляд за потреби	фінальне погодження	перегляд
Службова записка	створення	погодження	ні	за потреби	перегляд
Наказ	підготовка	погодження	юридична перевірка	за потреби	підписання

Приклад прав доступу

1.; Це керування договорами, платежами, закупівлями, службовими записками, наказами, протоколами, внутрішніми рішеннями, фінансовими умовами, комерційною інформацією та персональними даними.;

Що таке електронний документообіг для України

Приклади: Окремо варто відзначити погодження, підписання, зберігання, пошуку, контролю виконання, маршрутизації, роботи з договорами, заявками, задачами, архівом, електронним підписом, SLA, BP-моделями, дашбордами і інтеграціями.; | Часто використовували 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП для України, BAS Документообіг або BAS Документообіг КОРП.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

3.; # Визначити типи документів.; # Перенести потрібний архів.;== Див.; додатково ==

Архів документів

Маршрут погодження

Зовнішні посилання

У K2 ERP заявка має змогу містити: |- | Копіювати старі маршрути без аналізу | нова платформа повторює старі затримки | описати цільові BP-моделі |- | Не перевірити права доступу | користувачі бачать зайві документи | створити ролі та обмеження |- | Не очистити контрагентів | дублікати в договорах і листах | провести аудит довідників |- | Не налаштувати SLA | немає контролю строків погодження | задати строки для ключових процесів |- | Не перенести активні задачі | частина роботи губиться | окремо звірити відкриті задачі |- | Не зробити дашборд | керівник не бачить вузькі місця | запустити дашборд документообігу |}

Перший етап:

користувачі;
ролі;
види документів;
маршрути погодження;
договори;
вхідні документи;
вихідні документи;
внутрішні документи;
задачі;
права доступу;
дашборд документообігу.; Помилка

Маршрут має змогу залежати від: Приклади:

Версії документів

!;== Коротко ==

Що не варто переносити автономно

Вихідні документи

Сучасний електронний документообіг має інтегруватися з іншими системами.