Перейти до вмісту

ERP для охоронної компанії

Матеріал з K2 ERP Wiki

Ознаки, що охоронній компанії потрібна ERP

API та інтеграції

Зарплата охоронців має змогу мати складні правила.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Cash Flow показує рух грошей охоронної компанії.; AI має змогу:

K2 ERP має змогу підтримувати: ERP має показувати: |- | Що таке ERP для охоронної компанії?;

  • картки документів;
  • версії;
  • шаблони;
  • електронний архів;
  • права доступу;
  • конфіденційні документи;
  • погодження;
  • електронний підпис;
  • повнотекстовий пошук;
  • AI-пошук;
  • зв’язок із клієнтом, договором, об’єктом і інцидентом.;
  • посвідчення охоронця;
  • строк дії;
  • медичні довідки;
  • навчання;
  • інструктажі;
  • допуск до об’єкта;
  • допуск до спеціальних робіт;
  • документи водія;
  • сертифікати;
  • нагадування про завершення строку.; Картка має змогу містити:

Договір охорони

  • своєчасність заступання;
  • кількість неявок;
  • кількість запізнень;
  • виконання обходів;
  • час реагування;
  • порушення SLA;
  • кількість інцидентів;
  • якість звітності;
  • задоволеність клієнта;
  • дебіторка клієнтів;
  • маржа об’єктів;
  • P&L регіону.; # Провести аудит поточних систем.; ERP має змогу формувати табель на основі:

|- | Клієнти | CRM, договори, об’єкти, рахунки, дебіторка, P&L |- | Договори | тарифи, строки, SLA, акти, рахунки, умови оплати |- | Об’єкти охорони | операційне керування, пости, графіки, інциденти |- | Пости | наряди, зміни, інструкції, табелі, собівартість |- | Охоронці | графіки, наряди, табелі, зарплата, допуски, KPI |- | Графіки | планування змін і контроль замін |- | Табелі | зарплата, план-факт, аналіз робочого часу |- | Рахунки й акти | фінансовий контроль і дебіторка |- | Екіпірування | складський облік, видача, повернення, списання |- | Транспорт | мобільні групи, пальне, ремонти, витрати |}

Можна планувати:

  • дублікати клієнтів;
  • неактуальні договори;
  • закриті об’єкти без аналітичної цінності;
  • пости без актуального статусу;
  • охоронців без актуального статусу;
  • старі графіки без потреби;
  • табелі без звірки;
  • зарплатні правила без підтвердження;
  • борги без звірки;
  • екіпірування без інвентаризації;
  • транспортні витрати без документів;
  • інциденти без структури;
  • ручні коригування без пояснення.; |-

| Кому потрібна така ERP?; # Зібрати складський облік екіпірування.; * клієнти;

  • час здачі;
  • стан поста;
  • події за зміну;
  • інциденти;
  • передане майно;
  • ключі;
  • рації;
  • документи;
  • зауваження;
  • підпис або підтвердження;
  • фото.; Інструкція має змогу містити:

AI у K2 ERP має змогу допомагати власнику, CEO, COO, CFO, операційному директору, начальнику охорони, HR, диспетчерам і фінансистам.; |}

Приклади інцидентів:

Курси можуть охоплювати:

Він має змогу містити:

Рахунки клієнтам

охоронної компанії: клієнти забезпечується через Українська ERP. K2 ERP має змогу бути ERP-системою; додатково реалізовано договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривоги, мобільні групи, персонал, зарплата охоронців, екіпірування, транспорт, EAM, електронний документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції.; ERP має змогу підтримувати: Пропускний режим важливий для складів, виробництва, бізнес-центрів, ЖК, будівництва та інших об’єктів.; # Звірити дебіторку.; # Побудувати дашборди.;== Що має включати ERP для охоронної компанії ==

Cash Flow охоронної компанії

ERP має змогу контролювати:

  • ліди;
  • джерела звернень;
  • заявки на охорону;
  • комерційні пропозиції;
  • обстеження об’єкта;
  • розрахунок вартості;
  • погодження умов;
  • воронку продажів;
  • причини програшу;
  • повторні продажі та реалізація;
  • продовження договорів;
  • роботу з дебіторкою.; K2 ERP має змогу інтегруватися з пультовими системами для:

!; !;

  • договору;
  • об’єктів;
  • постів;
  • фактично відпрацьованих змін;
  • додаткових послуг;
  • тривожних викликів;
  • ремонтів;
  • штрафів;
  • знижок;
  • погоджень;
  • електронного підпису.; # Навчити користувачів.;== Акти охоронних послуг ==
ERP має змогу контролювати:
  • КПП;
  • рецепція;
  • вхідна група;
  • складський пост;
  • паркінг;
  • відеонагляд;
  • обхід території;
  • пропускний пункт;
  • пожежний пост;
  • мобільний патруль;
  • внутрішній пост;
  • нічний пост.;
  • магазини;
  • графіки охоронців;
  • інциденти;
  • крадіжки;
  • конфлікти;
  • акти;
  • фото;
  • службові розслідування;
  • звіти клієнту;
  • KPI по магазинах.; Патрулювання — регулярний або позаплановий обхід території чи маршруту.; # Зібрати рахунки й акти.;
  • надходження;
  • видачу;
  • повернення;
  • переміщення;
  • списання;
  • залишки;
  • відповідальних;
  • серійні номери;
  • інвентаризацію;
  • стан;
  • ремонти;
  • втрати.; Наряд охорони — це документ або запис, який визначає, хто, коли й на який пост заступає.; У K2 ERP можна вести:
; Маршрут патруля описує послідовність контрольних точок.; # Налаштувати інциденти й журнал подій.; * відвідувачів;
  • транспорт;
  • перепустки;
  • заявки на допуск;
  • тимчасові перепустки;
  • чорні списки;
  • журнали входу;
  • журнали виїзду;
  • вантажі;
  • відповідальних осіб;
  • інциденти.; Навіщо потрібні

Наряди охорони

У звіті можна показувати:

Не описати об’єкти й пости неможливо коректно планувати зміни й рахувати собівартість створити структуру замовник → договір → об’єкт → пост
Не формалізувати графіки табелі й зарплата залишаються ручними налаштувати типові графіки, заміни, неявки й понаднормові
Не зв’язати наряди з табелем фактичні години не контролюються формувати табель на основі нарядів і фактичних відміток
Не описати правила зарплати розрахунок зарплати буде неточним формалізувати ставки, нічні, святкові, штрафи, премії й KPI
Не рахувати P&L по об’єктах збиткові об’єкти непомітні прив’язати доходи й витрати до клієнтів, договорів, об’єктів і постів
Не контролювати екіпірування форма й обладнання губляться або списуються без контролю вести складський облік, видачу, повернення, інвентаризацію й відповідальних
Копіювати стару систему один в один ERP повторює старі проблеми побудувати цільову модель керування охоронним бізнесом

Обладнання охорони

Коротко

  • клієнти;
  • договори;
  • об’єкти охорони;
  • пости;
  • охоронці;
  • графіки змін;
  • наряди;
  • табелі;
  • рахунки;
  • акти;
  • оплати;
  • дебіторка;
  • базовий Cash Flow;
  • дашборд охоронної компанії.;== Міграція на ERP для охоронної компанії ==

Картка має змогу містити:

  • додати пост;
  • прибрати пост;
  • змінити графік;
  • змінити тариф;
  • додати мобільну групу;
  • додати технічну охорону;
  • змінити SLA;
  • продовжити строк договору;
  • змінити відповідального;
  • змінити порядок оплати.;
  • об’єкт;
  • пост;
  • зміни;
  • охоронців;
  • події;
  • інциденти;
  • тривоги;
  • обходи;
  • порушення;
  • зауваження;
  • рекомендації;
  • фото;
  • підписи;
  • статус погодження.; | Об’єкти, пости, графіки, наряди, табелі, зарплата охоронців, інциденти, мобільні групи, акти, рахунки, дебіторка, Cash Flow і P&L.; * чи можна вести клієнтів;
  • чи є собою CRM;
  • чи можна вести договори;
  • чи є собою об’єкти охорони;
  • чи є собою пости охорони;
  • чи є собою графіки змін;
  • чи є собою наряди;
  • чи є собою табелі;
  • чи можна рахувати зарплату охоронців;
  • чи є собою інциденти;
  • чи є собою журнал подій;
  • чи є собою мобільні групи реагування;
  • чи можна контролювати SLA;
  • чи є собою складський облік екіпірування;
  • чи є собою транспорт і пальне;
  • чи є собою електронний документообіг;
  • чи є собою Cash Flow;
  • чи є собою P&L;
  • чи підтримується Power BI;
  • чи є собою AI-аналітика;
  • чи є собою API;
  • чи можна інтегрувати мобільний застосунок, GPS, пультову охорону та електронний електронний документообіг.; K2 ERP має змогу контролювати:
  • графіки змін ведуться в Excel;
  • наряди формуються вручну;
  • табелі охоронців збираються із затримкою;
  • зарплата охоронців рахується вручну;
  • інциденти фіксуються в месенджерах;
  • немає єдиного реєстру об’єктів і постів;
  • договори не пов’язані з актами та рахунками;
  • складно побачити прибутковість конкретного об’єкта;
  • мобільні групи реагування працюють окремо від фінансів;
  • екіпірування й обладнання не контролюються;
  • транспортні витрати не прив’язані до напрямів;
  • керівник не бачить Cash Flow і P&L по клієнтах, об’єктах і регіонах.; У ERP можна фіксувати:
  • клієнта;
  • договір;
  • об’єкт;
  • період;
  • послуги;
  • кількість постів;
  • кількість змін;
  • тариф;
  • суму;
  • ПДВ;
  • строк оплати;
  • статус;
  • оплату;
  • прострочення.; # Описати графіки змін.; ERP для охоронної компанії потрібна тоді, коли бізнес-середовище має багато об’єктів, змін, охоронців, замовників, постів, маршрутів, інцидентів, актів, рахунків, зарплатних правил і витрат, які вже складно контролювати в Excel, месенджерах, окремій бухгалтерській системі або самописному обліку.;
Інцидент охорони — це подія, яка потребує реакції, розслідування, звіту або коригувальних дій.; ERP для охоронної компанії потрібна охоронному бізнесу, який хоче керувати не тільки договорами й табелями, а всією операційною та фінансовою моделлю: клієнтами, об’єктами, постами, змінами, нарядами, інцидентами, мобільними групами, персоналом, зарплатою, транспортом, екіпіруванням, Cash Flow і P&L.; Перехід на ERP потребує підготовки клієнтських, договірних, операційних, кадрових і фінансових даних.; !; # Налаштувати P&L.; * назву об’єкта;
  • клієнта;
  • адресу;
  • GPS-координати;
  • відповідального клієнта;
  • відповідального менеджера;
  • пости;
  • графіки;
  • інструкції;
  • план об’єкта;
  • контакти екстрених служб;
  • обладнання;
  • журнал подій;
  • інциденти;
  • акти;
  • витрати;
  • P&L об’єкта.; * спроба проникнення;
  • порушення пропускного режиму;
  • крадіжка;
  • конфлікт;
  • пошкодження майна;
  • пожежна тривога;
  • технічна несправність;
  • відмова обладнання;
  • порушення інструкції;
  • неявка охоронця;
  • запізнення;
  • скарга клієнта.;== Клієнти охоронної компанії ==
Приклади об’єктів:
  • адресу;
  • тип об’єкта;
  • площу;
  • кількість входів;
  • кількість постів;
  • режим роботи;
  • ризики;
  • потребу в технічних засобах;
  • вимоги клієнта;
  • фото;
  • схему;
  • рекомендації;
  • попередній розрахунок вартості.; Рекомендується переглянути графік, провести роботу з персоналом і посилити контроль дебіторки.; Відповідь

Висновок

  • клієнта;
  • об’єкт;
  • тип тривоги;
  • час отримання;
  • джерело сигналу;
  • мобільну групу;
  • час виїзду;
  • час прибуття;
  • результат;
  • фото;
  • коментар;
  • акт;
  • SLA;
  • повторні виклики.; У K2 ERP можна вести:

Power BI має змогу використовуватися для розширеної аналітики поверх даних K2 ERP.; У K2 ERP можна вести обліковий облік відвідувачів об’єкта.;== ECM для охоронної компанії == Об’єкт охорони — це місце або актив, де надаються охоронні послуги.; Основні причини — 6 понаднормових змін, 3 заміни через неявки, збільшення витрат на пальне мобільної групи та прострочення оплати клієнта на 18 днів.; Контур

Тривожні виклики

Дебіторська заборгованість клієнтів

Приклади процесів: SLA реагування визначає допустимий час реакції на тривожний виклик або інцидент.; Дашборд охоронної компанії показує власнику, CEO, COO, CFO, керівнику операцій, начальнику охорони, HR і фінансисту ключові показники.; # Налаштувати електронний документообіг.; Акт охоронних послуг підтверджує надання послуг клієнту за період.; ECM має змогу підтримувати:

ERP для охоронної компанії зазвичай охоплює: Клієнт охоронної компанії — це замовник охоронних послуг, який має змогу мати один або багато об’єктів, договорів, контактних осіб, рахунків, актів, інцидентів і звернень.; Для охоронної компанії істотно контролювати документи персоналу.; Тип компанії

ERP для охоронної компанії має інтегруватися з операційними, фінансовими й технічними системами.; інформаційні дані У нову ERP не варто без перевірки переносити:

Здача зміни

Графіки змін охоронців потрібні для планування роботи персоналу.; Третій етап:

Облік пального важливий для компаній із мобільними групами реагування.; # Зібрати клієнтів.; Наслідок


Склад охоронної компанії має змогу містити форму, обладнання, рації, ліхтарі, витратні матеріали, запасні частини, засоби зв’язку й технічні пристрої.; # Запустити K2 ERP поетапно.; * назву маршруту;

  • об’єкт;
  • контрольні точки;
  • порядок проходження;
  • частоту;
  • допустиме відхилення часу;
  • відповідальних;
  • інструкції;
  • ризикові зони;
  • історію проходжень.; K2 ERP має змогу охоплювати:
  • форма;
  • взуття;
  • куртки;
  • жилети;
  • жетони;
  • бейджі;
  • рації;
  • ліхтарі;
  • планшети;
  • телефони;
  • ключі;
  • аптечки;
  • спецзасоби;
  • засоби індивідуального захисту.; ERP має змогу підтримувати:
  • які об’єкти охороняються;
  • скільки постів на кожному об’єкті;
  • хто заступив на зміну;
  • хто запізнився або не вийшов;
  • які наряди сформовані;
  • які інциденти сталися;
  • які тривоги оброблені;
  • які мобільні групи реагували;
  • які акти потрібно виставити клієнту;
  • які рахунки оплачені;
  • яка дебіторська заборгованість;
  • як рахується зарплата охоронців;
  • які витрати по об’єкту;
  • яка прибутковість клієнта, об’єкта або регіону;
  • як усе це впливає на Cash Flow і P&L.;== Дашборд охоронної компанії ==

Собівартість охоронних послуг сприяє зрозуміти реальну прибутковість клієнта або об’єкта.; Вона надає можливість автоматизувати CRM, клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, табелі, заступання на зміну, здачу зміни, мобільні групи реагування, тривожні виклики, патрулювання, журнал подій, інциденти, пропускний режим, зарплату охоронців, екіпірування, складський облік, транспорт, пальне, EAM, ECM, BPM, QMS, LMS, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції.;== Охорона заходів ==

EAM для охоронної компанії

завдяки наявності CRM для охоронної компанії користувачі можуть керувати продажами охоронних послуг і відносинами з клієнтами.; Охорона ритейлу має специфіку магазинів, торгових залів, касових зон, складів і запобігання крадіжкам.; | Так.; K2 ERP має змогу вести:

K2 ERP має змогу бути українською ERP для охоронної компанії та альтернативою 1С / BAS.;== Power BI для охоронної компанії ==

Кабінет клієнта

Зарплата мобільних груп має змогу враховувати:

  • бізнес-центр;
  • складський облік;
  • виробництво;
  • магазин;
  • торговий центр;
  • офіс;
  • житловий комплекс;
  • будівельний майданчик;
  • банк;
  • медичний заклад;
  • школа;
  • паркінг;
  • приватний будинок;
  • логістичний термінал;
  • тимчасовий захід.; Окремо варто відзначити яка об’єднує клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривожні виклики, мобільні групи реагування, персонал, зарплату, екіпірування, транспорт, електронний документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API і інтеграції виступає ключовою рисою ERP для охоронної компанії.; K2 ERP має змогу інтегруватися з:
  • камери;
  • датчики;
  • сигналізація;
  • турнікети;
  • системи доступу;
  • сервери відеонагляду;
  • пульти;
  • тривожні кнопки;
  • рації;
  • GPS-трекери;
  • планшети;
  • зарядні станції.; Обладнання охорони має змогу включати технічні засоби безпеки, які встановлені на об’єктах або використовуються компанією.;== Картка об’єкта охорони ==
  • клієнта;
  • договір;
  • об’єкт;
  • рахунок;
  • суму боргу;
  • строк прострочення;
  • відповідального менеджера;
  • історію нагадувань;
  • ризик зупинки послуг;
  • вплив на Cash Flow;
  • P&L клієнта.; У K2 ERP можна фіксувати:

Заступання на зміну

QMS для охоронної компанії

ERP має змогу вести:

Можна вести:

; !;
  • підтвердити заступання;
  • пройти контрольну точку;
  • переглянути інструкцію поста;
  • створити подію;
  • зафіксувати інцидент;
  • додати фото;
  • отримати задачу;
  • здати зміну;
  • підтвердити отримання екіпірування;
  • бачити свій графік.; ERP має змогу контролювати:

SLA реагування

BPM для охоронної компанії

  • режим роботи;
  • обов’язки;
  • маршрут обходу;
  • порядок допуску;
  • порядок перевірки документів;
  • правила реагування;
  • контакти відповідальних;
  • дії при тривозі;
  • дії при пожежі;
  • дії при інциденті;
  • порядок ведення журналу;
  • заборони;
  • чеклісти.; # Описати правила зарплати.;

Графіки змін охоронців

  • охоронця;
  • об’єкт;
  • пост;
  • час;
  • геолокацію;
  • фото;
  • чекліст;
  • прийняття майна;
  • коментар;
  • відхилення;
  • підтвердження старшого зміни.;== Охорона ритейлу ==

Охорона заходів має тимчасову структуру: короткий проєкт, багато людей, змінні пости, посилена координація та швидка формування звітів.; EAM має змогу показувати:

  • які активи працюють;
  • які в ремонті;
  • які видані охоронцям;
  • які встановлені на об’єкті;
  • коли потрібне ТО;
  • які витрати на ремонт;
  • які активи втрачено;
  • які активи потрібно списати;
  • як обладнання впливає на якість послуги.; Бюджетування сприяє планувати доходи, витрати, персонал, закупівельна діяльність й Cash Flow.;== Відвідувачі ==

{{SEO

Приклади змін:

Фізична охорона об’єкти, пости, охоронці, зміни, наряди, табелі, інциденти, зарплата
Пультова охорона тривожні виклики, мобільні групи, клієнти, об’єкти, SLA, реагування
Охорона бізнес-центрів пости, відвідувачі, пропуски, інциденти, графіки, звіти клієнтам
Охорона складів і виробництва КПП, патрулі, журнали подій, вантажі, транспорт, інциденти
Охорона ритейлу магазини, охоронці, графіки, інциденти, крадіжки, службові звіти
Охорона заходів тимчасові пости, наряди, персонал, зміни, акти, витрати
Технічна охорона обладнання, датчики, камери, монтаж, сервіс, ремонти, EAM
Інкасація або супровід маршрути, екіпажі, транспорт, графіки, безпека, акти, витрати
Холдингова охоронна структура філії, регіони, персонал, консолідація, фінансовий блок, Power BI

K2 ERP для охоронної компанії

Табель охоронців фіксує фактично відпрацьований час.;== Пультова охорона ==

Собівартість охоронних послуг

Мобільний застосунок охоронця

  • денні зміни;
  • нічні зміни;
  • добові зміни;
  • вахтовий режим;
  • графік 1/2;
  • графік 2/2;
  • графік 12/12;
  • графік 24/48;
  • заміни;
  • відпустки;
  • лікарняні;
  • неявки;
  • переробки;
  • план-факт годин.; Що показує
Об’єкти активні об’єкти, пости, графіки, відповідальні, інструкції
Зміни наряди, заступання, неявки, заміни, табелі, понаднормові
Події журнал подій, інциденти, тривоги, патрулі, службові звіти
Персонал охоронці, допуски, навчання, KPI, зарплата, екіпірування
фінансовий блок рахунки, акти, оплати, дебіторка, Cash Flow, P&L
Якість SLA, скарги клієнтів, аудити, CAPA, повторні порушення

ERP має змогу фіксувати видачу екіпірування працівнику або на об’єкт.; Замість 1С/BAS. Для українських охоронних компаній ERP часто розглядається як заміна 1С, альтернатива BAS, альтернатива 1С для охоронної компанії або перехід із застарілих, самописних чи доопрацьованих систем на сучасну українську ERP.;

EAM система у охоронній компанії сприяє контролювати обладнання, транспорт, засоби зв’язку та технічні системи.; * прогнозувати неявки охоронців;

  • знаходити об’єкти з низькою прибутковістю;
  • пояснювати зростання витрат;
  • прогнозувати Cash Flow;
  • виявляти ризик порушення SLA;
  • аналізувати повторні інциденти;
  • знаходити клієнтів із ризиком неоплати;
  • підказувати оптимальні заміни в графіку;
  • аналізувати транспортні витрати;
  • формувати короткий звіт по об’єкту або регіону.;

Приклад дашборда охоронної компанії

K2 ERP має змогу вести:

  • по компанії;
  • по клієнту;
  • по договору;
  • по об’єкту;
  • по посту;
  • по регіону;
  • по мобільній групі;
  • по напряму послуг;
  • по менеджеру;
  • по періоду.; Питання

!;

Картка інциденту

Контрольний список вибору ERP для охоронної компанії

Можна фіксувати:

Бюджетування охоронної компанії

Договір охорони визначає умови надання послуг охорони.; * дату;

  • час;
  • об’єкт;
  • пост;
  • охоронця;
  • тип події;
  • характеристика;
  • фото;
  • відео або посилання;
  • відповідального;
  • статус;
  • рішення для бізнесу;
  • повідомлення клієнту.; | Це платформа для керування клієнтами, договорами, об’єктами охорони, постами, графіками змін, нарядами, інцидентами, персоналом, зарплатою, Cash Flow і P&L.; Документообіг охоронної компанії охоплює договори, додаткові угоди, акти, рахунки, інструкції постів, службові звіти, журнали подій, документи персоналу й документи по обладнанню.;

Що переносити в ERP

!;

Зовнішні посилання

ERP для охоронної компанії — це програмна платформа, яка автоматизує управлінські, операційні, кадрові, фінансові, складські та аналітичні процеси охоронного бізнесу.; У K2 ERP можна вести картку об’єкта охорони.; * клієнти;

  • автомобіль;
  • інвентарний номер;
  • номерний знак;
  • водія;
  • графік;
  • маршрути;
  • пробіг;
  • пальне;
  • ремонти;
  • ТО;
  • страхування;
  • GPS;
  • витрати;
  • P&L використання.; |-

| Що найважливіше?; Транспорт охорони потрібен для мобільних груп, інспекторів, логістики, доставки персоналу й супроводу.; Журнал подій охорони — це цифровий журнал, у якому фіксуються всі важливі події на об’єкті.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Див.; додатково

Типові помилки при впровадженні ERP для охоронної компанії

  • зарплата охоронців;
  • податки;
  • форма;
  • екіпірування;
  • транспорт;
  • пальне;
  • зв’язок;
  • рації;
  • обладнання;
  • адміністративний супровід;
  • інспектори;
  • ремонти;
  • навчання;
  • витрати мобільних груп.;

Інструкція поста охорони описує правила роботи охоронця на конкретному посту.; |- | Клієнти | CRM, договори, об’єкти, контакти, рахунки, акти, дебіторка |- | Об’єкти | об’єкти охорони, адреси, пости, графіки, інструкції, відповідальні |- | Операції | наряди, зміни, патрулі, мобільні групи, інциденти, журнал подій |- | Персонал | охоронці, посади, допуски, графіки, табелі, зарплата, KPI |- | фінансовий блок | рахунки, акти, оплати, Cash Flow, P&L, дебіторка, платіжний календар |- | складський облік | форма, рації, жетони, ліхтарі, спецзасоби, обладнання, списання |- | Транспорт | авто груп реагування, пробіг, пальне, ремонти, GPS, витрати |- | Документи | договори, інструкції постів, акти, службові записки, звіти, ECM |- | аналітичні інструменти | Power BI, прибутковість об’єктів, SLA, інциденти, AI-підказки |}

Табель охоронців

Журнал подій

  • назву клієнта;
  • тип клієнта;
  • галузь;
  • контактних осіб;
  • договори;
  • об’єкти охорони;
  • відповідального менеджера;
  • умови оплати;
  • рахунки;
  • акти;
  • оплати;
  • дебіторку;
  • звернення;
  • інциденти;
  • документи;
  • P&L клієнта.;

Рахунок клієнту у охоронній компанії має змогу формуватися за договором, абонентською платою, фактичними змінами, викликами або додатковими послугами.; Перший етап:

  • договори з клієнтами;
  • додаткові угоди;
  • акти;
  • рахунки;
  • інструкції постів;
  • службові записки;
  • звіти по інцидентах;
  • документи охоронців;
  • акти видачі форми;
  • акти списання;
  • документи транспорту;
  • документи обладнання.; Тривожний виклик — подія, яка потребує реагування.; ERP має змогу вести:
  • час отримання сигналу;
  • час призначення групи;
  • час виїзду;
  • час прибуття;
  • час закриття виклику;
  • порушення SLA;
  • причини затримки;
  • ескалації;
  • штрафи;
  • KPI мобільних груп.; У K2 ERP можна вести:

Інциденти

P&L показує прибутки й збитки охоронного бізнесу.; Правильне впровадження ERP для охоронної компанії — це не копіювання старих Excel-таблиць.;

Чому охоронній компанії потрібна ERP

Приклади: У Power BI можна аналізувати: ERP потрібна, якщо:

Інструкція поста

До собівартості можуть входити:

Видача екіпірування

Мобільна група реагування — це екіпаж, який виїжджає на тривоги або інциденти.;

Службові звіти

Зарплата охоронців

P&L можна аналізувати: У Персонал охорони передбачено охоронців, старших змін, начальників об’єктів, операторів пульта, водіїв груп реагування, інспекторів, менеджерів і керівників напрямів.; # Зібрати транспорт.; # Очистити дублікати клієнтів.; У K2 ERP можна вести:

Потрібно контролювати:

  • об’єкт будівництва;
  • пости;
  • в’їзд і виїзд транспорту;
  • відвідувачів;
  • підрядників;
  • інциденти;
  • обходи;
  • фото;
  • звіти клієнту;
  • додаткові зміни.;== Екіпірування охоронців ==
!;
  • ставки за годину;
  • ставки за зміну;
  • ставки за добу;
  • типу об’єкта;
  • нічних годин;
  • святкових годин;
  • понаднормових;
  • премій;
  • штрафів;
  • замін;
  • неявок;
  • класу охоронця;
  • KPI;
  • якості роботи;
  • інцидентів.;

Здача зміни потрібна для передачі інформації між охоронцями.; !; |- | Чи має змогу ERP замінити 1С/BAS?; Це побудова прозорої моделі: від клієнта, договору й об’єкта до поста, зміни, табеля, зарплати, акта, оплати та фінального P&L по клієнту, об’єкту, регіону або напряму послуг.;

Приклад AI-підказки

  • стандарти роботи постів;
  • чеклісти перевірок;
  • аудити об’єктів;
  • скарги клієнтів;
  • невідповідності;
  • CAPA;
  • оцінку охоронців;
  • контроль інструктажів;
  • KPI якості;
  • аналіз повторних інцидентів.;

Стару систему можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести очищені актуальні інформаційні дані.; Екіпірування охоронців потрібно контролювати як складські запаси або інвентар.;

Пости охорони

Для яких компаній потрібна ERP

Вона має змогу залежати від:

обліковий облік пального

Типовий план:

Охорона будівництва

Обстеження об’єкта охорони потрібне перед запуском послуги.;
  • графіка;
  • нарядів;
  • фактичних відміток;
  • замін;
  • неявок;
  • запізнень;
  • понаднормових;
  • нічних годин;
  • святкових годин;
  • чергувань;
  • відпусток;
  • лікарняних.; Що потрібно автоматизувати

KPI охоронної компанії

ERP має змогу фіксувати:

ERP має змогу підтримувати KPI для керівників, охоронців, мобільних груп, операторів пульта та менеджерів.; # Зібрати об’єкти охорони.; # Зібрати охоронців.; * працівника;
  • посаду;
  • підрозділ;
  • регіон;
  • допуски;
  • посвідчення;
  • графік;
  • наряди;
  • табель;
  • зарплату;
  • KPI;
  • навчання;
  • екіпірування;
  • документи;
  • доступи.;== AI в ERP для охоронної компанії ==

P&L охоронної компанії

  • дату;
  • об’єкт;
  • пост;
  • зміну;
  • охоронця;
  • старшого зміни;
  • час початку;
  • час завершення;
  • інструкцію;
  • екіпірування;
  • статус заступання;
  • відмітку про здачу зміни;
  • коментарі;
  • інциденти.;== Додаткові угоди ==

Мінімальний старт ERP для охоронної компанії

  • захід;
  • клієнта;
  • локацію;
  • дату;
  • кількість постів;
  • охоронців;
  • старших груп;
  • графік;
  • інструкції;
  • інциденти;
  • витрати;
  • акт;
  • P&L заходу.;

ERP має змогу контролювати:

CRM для охоронної компанії

  • очікувані оплати клієнтів;
  • фактичні надходження;
  • прострочену дебіторку;
  • зарплату охоронців;
  • податки;
  • закупівлю форми;
  • витрати на транспорт;
  • пальне;
  • ремонти;
  • оренду;
  • зв’язок;
  • обладнання;
  • кредити;
  • касові розриви;
  • платіжний календар.; !; Службовий звіт охорони має змогу формуватися за зміною, добою, тижнем, місяцем або інцидентом.;

ERP має змогу вести:

Можна вести:

  • заправки;
  • ліміти;
  • паливні картки;
  • пробіг;
  • норми витрат;
  • маршрути;
  • відхилення;
  • списання;
  • вартість пального;
  • витрати по автомобілях;
  • витрати по регіонах.; У K2 ERP можна вести картку інциденту.;
;== складський облік охоронної компанії ==

Транспорт охорони

  • клієнтів;
  • об’єкти;
  • пости;
  • зміни;
  • табелі;
  • зарплату;
  • інциденти;
  • тривожні виклики;
  • SLA;
  • мобільні групи;
  • транспорт;
  • пальне;
  • екіпірування;
  • рахунки;
  • дебіторку;
  • Cash Flow;
  • P&L;
  • прибутковість об’єктів.; * свої об’єкти;
  • пости;
  • графіки;
  • звіти;
  • інциденти;
  • тривожні виклики;
  • акти;
  • рахунки;
  • оплати;
  • заявки;
  • документи;
  • SLA;
  • повідомлення.;
  • зарплата охоронців;
  • інциденти;
  • журнал подій;
  • мобільні групи;
  • тривожні виклики;
  • екіпірування;
  • складський облік;
  • транспорт;
  • пальне;
  • електронний документообіг;
  • P&L;
  • Power BI.; центральний результат. ERP для охоронної компанії надає можливість власнику й керівникам бачити, які об’єкти охороняються, хто вийшов на зміну, де є собою інциденти, які клієнти мають борг, які об’єкти прибуткові, які витрати ростуть і який фактичний Cash Flow та P&L охоронного бізнесу.; Другий етап:

Об’єкти охорони

  • виручку по договорах;
  • нові об’єкти;
  • витрати на зарплату;
  • витрати на форму;
  • витрати на транспорт;
  • пальне;
  • ремонт обладнання;
  • закупівельна діяльність рацій;
  • навчання;
  • податки;
  • маркетинг;
  • Cash Flow;
  • P&L;
  • бюджети регіонів.;

До P&L можуть входити виручка, зарплата охоронців, зарплата адміністрації, транспорт, пальне, форма, обладнання, зв’язок, оренда, податки, ремонти, амортизація та інші витрати.; # Описати пости.; У наряді можна вести:

Перед вибором ERP для охоронної компанії потрібно перевірити: У K2 ERP можна фіксувати:

Що не варто переносити автономно

LMS для охоронної компанії

До екіпірування можуть належати: Пультова охорона пов’язана з моніторингом сигналів, тривожними викликами та реагуванням.;

Приклади постів:

  • монтаж обладнання;
  • сервісні заявки;
  • обслуговування;
  • ремонти;
  • заміну датчиків;
  • тривожні кнопки;
  • відеонагляд;
  • системи контролю доступу;
  • акти виконаних робіт;
  • абонентські платежі;
  • P&L технічного напряму.;

CRM має змогу підтримувати:

  • кількість клієнтів;
  • кількість об’єктів;
  • кількість постів;
  • графіки змін;
  • неявки;
  • запізнення;
  • відкриті інциденти;
  • тривожні виклики;
  • час реагування;
  • SLA;
  • дебіторку;
  • зарплату;
  • витрати;
  • Cash Flow;
  • P&L;
  • прибутковість об’єктів;
  • KPI персоналу.;

електронний документообіг охоронної компанії

  • працівника;
  • об’єкт;
  • позицію;
  • розмір;
  • кількість;
  • серійний номер;
  • дату видачі;
  • строк використання;
  • стан;
  • відповідального;
  • повернення;
  • списання.; це платформа керування охоронним бізнесом.; ERP має змогу формувати акт на основі:

Персонал охорони

Обстеження об’єкта

У журналі можна вести:

Мобільні групи реагування

Кабінет клієнта має змогу бути зовнішнім сервісом, інтегрованим із K2 ERP.; K2 ERP має змогу зберігати й погоджувати:

Зарплата мобільних груп

Пропускний режим

  • ПІБ;
  • компанію;
  • документ;
  • мету візиту;
  • кого відвідує;
  • час входу;
  • час виходу;
  • перепустку;
  • транспорт;
  • коментар;
  • фото;
  • статус.; # Зібрати допуски й документи.; * маршрут;
  • контрольні точки;
  • графік обходів;
  • відповідального;
  • час проходження;
  • QR-коди;
  • NFC-мітки;
  • геолокацію;
  • фото;
  • чекліст;
  • порушення;
  • інциденти;
  • звіт клієнту.; | Компаніям фізичної охорони, пультової охорони, охорони ритейлу, складів, виробництва, бізнес-центрів, будівництва, заходів і мобільних груп реагування.; ECM система потрібна для електронного архіву, версій документів, прав доступу й швидкого пошуку.;== Технічна охорона ==

замовник має змогу бачити:

ERP має змогу вести:

  • клієнта;
  • об’єкт;
  • тип послуги;
  • строк дії;
  • кількість постів;
  • графік охорони;
  • тариф;
  • щомісячну суму;
  • умови оплати;
  • SLA;
  • штрафи;
  • відповідальність сторін;
  • додаткові послуги;
  • статус погодження;
  • статус підписання;
  • додаткові угоди.;

AI-підказка. Об’єкт «Логістичний центр Захід» має ризик падіння маржі нижче 12% у поточному місяці.; Як уникнути

BPM система сприяє автоматизувати внутрішні процеси охоронної компанії.; # Зібрати активні договори.;

  • мобільний застосунок охоронця;
  • GPS;
  • QR/NFC-контрольні точки;
  • інтеграційні функціональні можливості з пультовою охороною;
  • AI-аналітика;
  • прогноз неявок;
  • прогноз Cash Flow;
  • кабінет клієнта;
  • QMS;
  • LMS;
  • API;
  • консолідація регіонів і філій.; |-
 З чого почати?; # Налаштувати Cash Flow.; Блок
  • погодження договору;
  • запуск нового об’єкта;
  • погодження комерційної пропозиції;
  • формування наряду;
  • заміна охоронця;
  • розгляд інциденту;
  • службове розслідування;
  • заявка на форму;
  • заявка на ремонт авто;
  • погодження рахунку;
  • закриття місяця по об’єкту.; Пост охорони — це конкретне місце або функція, яку виконує охоронець на об’єкті.;
  • CRM;
  • мобільним застосунком охоронця;
  • GPS;
  • системами пультової охорони;
  • системами відеонагляду;
  • системами контролю доступу;
  • QR/NFC-контрольними точками;
  • телефонією;
  • месенджерами;
  • банками;
  • клієнт-банком;
  • електронним документообігом;
  • електронним підписом;
  • Power BI;
  • AI-сервісами;
  • зовнішніми API.; Технічна охорона має змогу бути окремим напрямом охоронної компанії.; Через застосунок охоронець має змогу:

Додаткова угода має змогу змінювати умови договору охорони.;== Що таке ERP для охоронної компанії ==

Допуски і посвідчення

Заступання на зміну має змогу контролюватися через мобільний застосунок, QR-код, геолокацію або ручне підтвердження відповідальним.;

; Приклади KPI:
  • складський облік групи;
  • водія;
  • охоронців;
  • транспорт;
  • район відповідальності;
  • графік чергування;
  • тривожні виклики;
  • час реагування;
  • результат виїзду;
  • витрати;
  • SLA;
  • P&L послуги.;K2 ERP має змогу бути українською альтернативою 1С/BAS для керування охоронним бізнесом.;
  • інструкції постів;
  • правила пропускного режиму;
  • дії при тривозі;
  • дії при пожежі;
  • комунікацію з відвідувачами;
  • першу допомогу;
  • роботу з ERP;
  • роботу з мобільним застосунком;
  • правила звітності;
  • охорону праці.; QMS система має змогу використовуватися для контролю якості охоронних послуг.; # Зібрати наряди й табелі.;
  • чергування;
  • кількість виїздів;
  • нічні години;
  • складність маршруту;
  • SLA;
  • премії за швидке реагування;
  • штрафи за порушення;
  • витрати на пальне;
  • добові;
  • додаткові задача.; # Звірити оплати.; LMS система має змогу використовуватися для навчання охоронців, операторів пульта, водіїв мобільних груп і менеджерів.; K2 ERP має змогу бути українською ERP-системою для охоронного бізнесу.; Дебіторська заборгованість клієнтів у охоронному бізнесі критична, бо зарплата охоронцям виплачується регулярно, а клієнти можуть затримувати оплату.; Охоронний бізнес-середовище має складну операційну модель: багато людей працюють позмінно на різних об’єктах, послуги надаються безперервно, клієнти очікують дисципліни, звітності, швидкої реакції та прозорих актів виконаних робіт.; Що має бути в ERP
  • дату;
  • час;
  • об’єкт;
  • пост;
  • охоронця;
  • тип інциденту;
  • рівень критичності;
  • характеристика;
  • фото;
  • учасників;
  • свідків;
  • дії охорони;
  • відповідального;
  • статус;
  • висновок;
  • витрати;
  • претензію;
  • CAPA;
  • вплив на P&L.;

ERP має змогу фіксувати:

  • отримання сигналів;
  • створення тривожного виклику;
  • призначення мобільної групи;
  • фіксації часу реагування;
  • закриття події;
  • формування звіту;
  • контролю SLA;
  • аналітики повторних тривог.; Мобільний застосунок охоронця має змогу бути інтегрований із K2 ERP.; | З аудиту клієнтів, договорів, об’єктів, постів, охоронців, графіків, табелів, зарплати, екіпірування, транспорту, дебіторки й фінансової моделі охоронної компанії.;== Маршрути патрулів ==

Охорона будівництва потребує контролю КПП, матеріалів, техніки, підрядників і нічних обходів.

Отримано з https://wiki.corp2.eu/index.php?title=ERP_для_охоронної_компанії&oldid=1775