ECM система

Погодження документів — один із ключових процесів ECM.; !; Відповідь

Конфіденційні документи

Електронний підпис надає можливість підписувати документи без паперового процесу.; |}

Електронний підпис

В архіві можна зберігати:

ECM має змогу автономно підставляти реквізити контрагента, організації, суми, дати, предмет договору, відповідального та інші інформаційні дані з ERP.;== ECM і закупівельна діяльність ==

У картці можна вести:

контрагентом;
договором;
замовленням;
закупівлею;
рахунком;
актом;
заявкою на платіж;
складською операцією;
виробничим замовленням;
проєктом;
об’єктом будівництва;
працівником;
активом;
ремонтом;
бюджетом;
ЦФВ.; AI має змогу:

документи по юридичних особах;
документи по філіях;
документи по ЦФВ;
документи по бізнес-напрямах;
доступ керуючої компанії;
окремі права для дочірніх компаній;
консолідований архів;
єдині шаблони;
єдині регламенти;
централізоване погодження ключових документів.;

!; * договорів;

додаткових угод;
актів;
рахунків;
заявок;
наказів;
листів;
службових записок;
комерційних пропозицій;
технічних завдань;
протоколів.;

Power BI має змогу використовуватися для розширеної аналітики документів поверх даних K2 ERP або ECM.; # Створити шаблони документів.; OCR сприяє:

!; Приклади: OCR — оптичне розпізнавання тексту — має змогу використовуватися для сканів і PDF.;

Приклади:

Power BI для ECM

номером;
датою;
типом документа;
контрагентом;
сумою;
статусом;
відповідальним;
проєктом;
підрозділом;
тегами;
текстом документа;
вкладеннями;
коментарями;
пов’язаними ERP-документами.; Для чого потрібна ECM

Контрольний список вибору ECM

Електронний архів	зберігає документи, файли, скани, вкладення, історію й реквізити
Картка документа	містить тип, номер, дату, автора, контрагента, статус, файли й зв’язки
Версії документів	контролює зміни, актуальну версію, історію редагувань і авторів
Погодження	запускає маршрути, задачі, статуси, коментарі й контроль строків
Права доступу	обмежує перегляд, редагування, підписання, видалення й архівування
Пошук	надає можливість знаходити документи за реквізитами, текстом, тегами й зв’язками
Шаблони документів	автоматизує створення договорів, актів, листів, наказів і заявок
Електронний підпис	гарантує підписання документів у цифровому процесі
База знань	зберігає регламенти, інструкції, FAQ, політики й навчальні матеріали
аналітичні інструменти	показує документи в роботі, прострочення, навантаження, ризики й KPI

ECM має змогу обмежувати:

договори;
рахунки;
акти;
накладні;
заявки;
накази;
службові записки;
листи;
протоколи;
регламенти;
інструкції;
сертифікати;
креслення;
специфікації;
кошториси;
скани;
фото;
вкладення до ERP-документів.; це програмна платформа; додатково реалізовано зберігання.;

ECM і договори

У HRM ECM має змогу зберігати кадрові документи.; !; * де зберігається документ;

яка реліз актуальна;
хто автор документа;
хто погодив документ;
хто має право перегляду;
хто має право редагування;
які документи очікують погодження;
які договори завершуються;
які файли пов’язані з контрагентом;
які документи прив’язані до проєкту;
де знайти потрібний акт, рахунок, інструкцію або договір;
чи є собою документ в електронному архіві;
чи можна оперативно знайти документ через AI або повнотекстовий пошук.; |-

-

Чим ECM відрізняється від документообігу?;=== Приклад дашборда ECM ===

ECM платформа потрібна компаніям, які хочуть керувати документами, файлами, договорами, інструкціями, регламентами, технічною документацією й архівами як єдиним корпоративним контентом.; * типи документів;

картки документів;
електронний архів;
права доступу;
версії;
базовий пошук;
договори;
акти;
рахунки;
базові маршрути погодження.;== Права доступу ==

ECM має показувати, на якому етапі перебуває документ.; У контурі EAM ECM має змогу зберігати документи активів.;

ECM потрібна компаніям, у яких документи зберігаються в пошті, месенджерах, локальних папках, Excel-реєстрах, хмарних дисках і різних облікових системах без єдиного контролю версій, прав доступу, погодження, пошуку й архіву.; Тип компанії

;

ECM і виробництво

завдяки наявності ECM система — це платформа керування корпоративним контентом, яка користувачі можуть компанії контролювати документи й файли протягом усього життєвого циклу: від створення або отримання до погодження, підписання, використання, архівування та знищення за правилами зберігання.; Наслідок

Документ можна пов’язати з: Картка документа — це структурований запис у ECM.; ECM ширше: воно охоплює всі типи корпоративного контенту, включно з файлами, договорами, сканами, технічною документацією, базою знань, медіа, інструкціями, листуванням, шаблонами, регламентами й архівами.;

комерційні пропозиції;
договори;
специфікації;
рахунки;
акти;
листи;
протоколи переговорів;
документи по тендерах;
документи по дебіторці;
претензії;
гарантійні документи.; Другий етап:

ERP;
CRM;
HRM;
SRM;
EAM;
LMS;
бухгалтерією;
казначейством;
електронним документообігом;
електронним підписом;
поштою;
месенджерами;
корпоративним порталом;
сканерами;
OCR;
Power BI;
AI-сервісами;
зовнішніми API.; # Перенести актуальні документи.;

Мінімальний старт ECM

Провести аудит документів.;== Статуси документів ==

; ECM часто плутають із DMS, EDMS і документообігом.; Разом вони дозволяють:	; Питання Маршрути погодження У базі знань можна зберігати: Впровадження ECM
Документи	кількість, типи, статуси, автори, відповідальні
Погодження	документи в роботі, прострочення, маршрути, коментарі
Договори	строки дії, суми, контрагенти, пролонгації, ризики
Архів	збережені файли, версії, скани, вкладення, історичний розвиток
Доступ	ролі, конфіденційні документи, перегляди, зміни
KPI	швидкість погодження, навантаження, прострочені задачі

Кому потрібна ECM платформа

Пошук документів — одна з головних переваг ECM.;

ECM має змогу підтримувати:

У продажах ECM сприяє контролювати документи клієнтів.; Що означає Приклади: У фінансовому секторі ECM потрібна для контролю документів, комплаєнсу й прав доступу.;== ECM і ERP == Окремо варто відзначити пошук, погодження, версіонування, архівування, захист і використання документів, файлів, договорів, регламентів, інструкцій, листів, заявок, актів, рахунків, технічної документації і інших корпоративних матеріалів виступає ключовою рисою керування корпоративним контентом.; # Навчити користувачів.; Навіщо потрібні

У K2 ERP можна погоджувати: ECM платформа має підтримувати різні типи документів.; У ECM можна окремо контролювати конфіденційні документи.; Маршрут має змогу бути послідовним, паралельним, умовним або комбінованим.; компонент

AI у K2 ERP або ECM має змогу допомагати користувачам швидше знаходити, аналізувати й створювати документи.; Перед вибором ECM системи потрібно перевірити:

ECM, DMS, EDMS і електронний документообіг

DMS	Document Management System — платформа керування документами
EDMS	Electronic Document Management System — електронна платформа документообігу
ECM	Enterprise Content Management — ширше керування корпоративним контентом
Документообіг	бізнес-процес створення, погодження, руху, підписання й архівування документів
Електронний архів	централізоване сховище документів і файлів з пошуком та правами доступу

Це можуть бути:

Приклад AI-підказки

Холдинг	єдиний архів документів по юрособах, філіях, ЦФВ і бізнес-напрямах
Виробництво	технічна документація, специфікації, регламенти, інструкції, договори
Будівництво	проєктна документація, кошториси, акти, підрядники, договори, архів об’єктів
Девелопмент	документи по ЖК, БЦ, землі, інвесторах, договорах, продажах і експлуатації
Торгівля	договори, рахунки, акти, накладні, прайси, комерційні пропозиції
Медицина	договори, внутрішні регламенти, протоколи, сертифікати, документи постачальників
Логістика	договори, заявки, ТТН, акти, документи по транспорту, ремонтах і рейсах
Фінансовий сектор	договори, заявки, комплаєнс-документи, політики, архіви, права доступу
Державний або комунальний сектор	вхідна й вихідна кореспонденція, накази, звернення, архів, маршрути погодження

class="wikitable" style="width:100%;"

Шаблони документів допомагають оперативно створювати типові документи.; База знань має змогу бути частиною ECM.; |-

Що найважливіше в ECM?;{{SEO

Чи має змогу ECM бути частиною K2 ERP?; Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності має перевірити документ.;== ECM і електронний документообіг ==

Зовнішні посилання

створити єдиний електронний архів;
зменшити втрати документів;
контролювати версії;
прискорити погодження;
обмежити доступ до конфіденційних файлів;
зв’язати документи з ERP-процесами;
зберігати історію змін;
шукати документи за реквізитами й текстом;
контролювати строки дії договорів;
автоматизувати маршрути погодження;
зменшити ручний електронний документообіг;
підвищити прозорість роботи з документами.; !; Версії документів потрібні, щоб не виникало ситуації, коли різні працівники працюють із різними файлами.; ECM розшифровується як Enterprise Content Management і охоплює створення забезпечується через ECM платформа.; Як уникнути

У холдингу ECM сприяє створити єдиний контентний простір для групи компаній.; !; Навіщо потрібні

Це можуть бути:

Вона сприяє:

перегляд;
створення;
редагування;
видалення;
завантаження;
друк;
погодження;
підписання;
архівування;
доступ до окремих типів документів;
доступ по юрособах;
доступ по підрозділах;
доступ по проєктах.; # Описати типи документів.;

; * шаблони документів;

електронний підпис;
інтеграційні функціональні можливості з ERP;
OCR;
база знань;
дашборд ECM;
Power BI.;== ECM і продажі та реалізація ==

API та інтеграції

паспорти обладнання;
інструкції виробника;
сервісні договори;
гарантійні документи;
акти ремонту;
протоколи діагностики;
сертифікати;
фото дефектів;
історичний розвиток модернізацій;
документи списання.; |-

Що таке ECM платформа?; Електронний архів — це центральне сховище документів і файлів компанії.; ECM має змогу контролювати:

ECM у будівництві

У медичній організації ECM має змогу використовуватися для керування адміністративними, юридичними, фінансовими й операційними документами.; інформаційні дані

ECM і OCR

Картка документа

Потрібно підтримувати:

Старий файловий архів можна залишити як історичне сховище, а в ECM перенести актуальні, структуровані й потрібні для роботи документи.;

AI-пошук;
AI-аналіз договорів;
автоматична класифікація;
інтеграційні функціональні можливості з ЕДО;
API;
архів холдингу;
розширена аналітичні інструменти документообігу;
автоматичні правила зберігання.; Перший етап:

У ECM не варто без перевірки переносити:

специфікації;
BOM;
маршрутні карти;
технологічні карти;
інструкції;
креслення;
паспорти якості;
протоколи контролю;
сертифікати матеріалів;
документи по браку;
регламенти виробництва.;

Маршрут має змогу включати:

Електронний архів

ECM у холдингу

Завантажити всі файли без структури

ECM стає новою хаотичною папкою

описати типи документів, реквізити й структуру архіву

Не налаштувати права доступу

конфіденційні документи бачать зайві користувачі

створити ролі, групи доступу й правила безпеки

Не вести версії

користувачі працюють із різними файлами

увімкнути версіонування й статус актуальної версії

Не пов’язати ECM з ERP

документи живуть окремо від бізнес-процесів

прив’язати документи до контрагентів, договорів, заявок, платежів і проєктів

Не налаштувати пошук

документи складно знайти

використовувати реквізити, теги, OCR, повнотекстовий пошук і AI

Не описати маршрути погодження

документи зависають без відповідальних

налаштувати маршрути, строки, задачі й нагадування

Не призначити власників документів

архів оперативно застаріває

визначити відповідальних за типи документів і шаблони

AI-підказка. У договорі з постачальником знайдено три ризикові умови: автоматична пролонгація без погодження, штраф за дострокове розірвання та відсутність чітких строків поставки.; !; EDMS — на електронному документообігу.;

Дашборд ECM показує керівнику, юристу, CFO, операційному директору, керівнику документообігу й власнику стан корпоративних документів.; * фінансові договори;

кадрові документи;
зарплатні файли;
документи власників;
банківські документи;
комерційні таємниці;
персональні інформаційні дані;
документи служби безпеки;
юридичні спори;
інвестиційні угоди.; | електронний документообіг керує рухом документів, а ECM ширше керує всім корпоративним контентом, архівом, версіями, пошуком і доступом.; | Це платформа керування корпоративним контентом: документами, файлами, договорами, архівом, версіями, погодженнями, правами доступу й пошуком.; * кількість документів;
типи документів;
статуси;
строки погодження;
прострочення;
навантаження погоджувачів;
договори по контрагентах;
документи по юрособах;
документи по проєктах;
динаміку створення документів;
ризики по договорах;
KPI документообігу.;

Для чого потрібна ECM платформа

ECM має змогу інтегруватися з сервісами електронного документообігу.;

Версії документів

центральний результат. ECM платформа надає можливість компанії оперативно знаходити документи, контролювати версії, захищати конфіденційну інформацію, прискорювати погодження, зменшувати хаос у файлах і пов’язувати корпоративний контент із реальними ERP-процесами.;

Основні модулі ECM системи

Погодження документів

!; # Описати поточні місця зберігання.;== Що таке ECM платформа ==

договори з постачальниками;
договори зі страховими;
сертифікати;
внутрішні протоколи;
регламенти;
інструкції;
документи по обладнанню;
акти;
рахунки;
політики доступу;
навчальні матеріали.; Термін

Висновок

Договір — один із найважливіших типів документів у ECM.; Що робить

Він має змогу містити:

Що не варто переносити автономно

підписання договорів;
підписання актів;
підписання наказів;
підписання заявок;
перевірку підпису;
статус підписання;
історію підписів;
зберігання підписаних файлів;
інтеграцію з сервісами ЕДО.; # Налаштувати пошук.;== Пошук документів ==

договір;
додаткова угода;
акт;
рахунок;
накладна;
заявка на платіж;
заявка на закупівлю;
комерційна пропозиція;
технічне задача;
протокол;
наказ;
регламент;
інструкція;
сертифікат;
кошторис;
креслення;
службова записка;
лист;
претензія.;

резюме;
трудові документи;
накази;
заяви;
посадові інструкції;
документи по відпустках;
лікарняні;
сертифікати навчання;
NDA;
документи по звільненню;
внутрішні політики.; Повнотекстовий пошук надає можливість знаходити документи не тільки за реквізитами, а й за словами всередині файлів.; # Налаштувати інтеграції з ERP.; інформаційні дані

знаходити потрібний документ за змістом;
коротко підсумовувати договір;
пояснювати ключові умови;
знаходити ризикові пункти;
порівнювати версії документа;
пропонувати маршрут погодження;
класифікувати документи;
витягувати реквізити;
знаходити дублікати;
відповідати на питання з бази знань;
формувати короткий звіт по документах.; * договір;
додаткові угоди;
строки дії;
пролонгацію;
суму;
валюту;
ліміти;
відповідального;
юриста;
контрагента;
статус погодження;
статус підписання;
акти;
рахунки;
платежі;
ризики.; # Налаштувати дашборди.; ECM має змогу контролювати:

кількість документів;
документи на погодженні;
прострочені погодження;
договори, що завершуються;
документи без відповідального;
документи без підпису;
навантаження погоджувачів;
середній строк погодження;
документи по підрозділах;
документи по юрособах;
ризикові документи;
архівні документи.; # Описати картки документів.;

ECM сприяє зберігати й погоджувати документи закупівель.;== ECM і база знань ==

Повнотекстовий пошук

Можна вести: Можна зберігати: ECM у складі ERP має перевагу: документи не існують окремо від бізнес-процесів.;== Дашборд ECM == !; | Структура документів, електронний архів, версії, права доступу, маршрути погодження, пошук, інтеграційні функціональні можливості з ERP і AI-аналітика.; Без ECM документи губляться в пошті, папках, месенджерах і локальних архівах, а працівники витрачають час на пошук актуальної версії.; Це корисно для:

договори;
заявки;
політики;
регламенти;
внутрішні рішення для бізнесу;
документи клієнтів;
архіви;
аудиторські матеріали;
документи ризик-менеджменту;
комплаєнс-перевірки.; # Описати маршрути погодження.; * проєктну документацію;
кошториси;
договори підрядників;
акти виконаних робіт;
КБ-2в;
КБ-3;
креслення;
фото об’єкта;
технічні умови;
дозволи;
документи по закупівлях;
листування;
претензії.;

створювати документи;
запускати погодження;
контролювати задачі;
підписувати документи;
зберігати фінальні версії;
знаходити документи;
формувати архів;
аналізувати строки погодження.; Приклади статусів:

Що потрібно підготувати для старту

чернетка;
на погодженні;
повернено на доопрацювання;
погоджено;
відхилено;
очікує підпису;
підписано;
діє;
завершено;
анульовано;
архів;
прострочено.; Помилка

!;

K2 ERP має змогу інтегрувати ECM з:

Див.; додатково

електронний документообіг відповідає за рух документа, а ECM — за зберігання, версії, права, пошук і архів.; У виробництві ECM має змогу зберігати технічну й операційну документацію.; Шукати можна за: !; # Налаштувати права доступу.;== Шаблони документів ==

Це надає можливість:

ECM має інтегруватися з іншими системами компанії.; | Так.; Рекомендується передати документ юристу й закупівельнику на додаткове погодження.;K2 ERP має змогу включати ECM-контур або інтегруватися з ECM через API, електронний документообіг, електронний підпис, Power BI та AI.; |- | Типи документів | класифікація договорів, актів, рахунків, заявок, інструкцій |- | Реквізити документів | номер, дата, контрагент, сума, статус, відповідальний |- | Структура компанії | доступи по юрособах, філіях, підрозділах, ЦФВ |- | Користувачі | автори, погоджувачі, підписанти, архіваріуси, адміністратори |- | Маршрути погодження | правила руху документів |- | Шаблони | швидке створення типових документів |- | Права доступу | захист конфіденційних документів |- | Старі архіви | перенесення актуальних файлів і впорядкування історії |- | Інтеграції | ERP, ЕДО, електронний підпис, пошта, Power BI, AI |}

Типи документів

ECM і HRM

Третій етап: Типовий план впровадження ECM: |- | Актуальні договори | контроль строків, умов, відповідальних і платежів |- | Додаткові угоди | повна історичний розвиток договірних умов |- | Акти й рахунки | зв’язок із оплатами, закупівлями, продажами й бухгалтерією |- | Регламенти | база знань і стандарти роботи компанії |- | Інструкції | навчання користувачів і операційна супровід |- | Технічна документація | виробництво, EAM, будівництво, сервіс |- | Кадрові документи | HRM, права доступу, архів працівників |- | Проєктні документи | об’єкти, бюджети, кошториси, технічні файли |- | Архівні документи | зберігання історії, аудит, пошук |}

дублікати файлів;
старі чернетки;
неактуальні версії без позначки;
файли без назви;
документи без типу;
скани без реквізитів;
застарілі шаблони;
неперевірені архіви;
файли з локальних папок без відповідального;
документи без правил доступу;
непотрібні копії з пошти;
технічні файли без бізнес-цінності.; Приклади:

чи є собою електронний архів;
чи підтримуються картки документів;
чи є собою версії;
чи є собою права доступу;
чи є собою маршрути погодження;
чи є собою повнотекстовий пошук;
чи підтримуються шаблони;
чи є собою електронний підпис;
чи можна інтегрувати ERP;
чи можна інтегрувати ЕДО;
чи є собою OCR;
чи підтримується Power BI;
чи є собою AI-пошук;
чи є собою API;
чи можна запускати систему поетапно.; # Налаштувати електронний архів.;K2 ERP має змогу включати ECM-контур для керування документами, файлами, договорами, версіями, погодженнями, електронним архівом, правами доступу, шаблонами, електронним підписом, базою знань, Power BI, AI, API та інтеграціями.;== AI в ECM ==

автора;
керівника підрозділу;
юриста;
фінансового контролера;
бухгалтера;
CFO;
CEO;
власника;
службу безпеки;
HR;
закупівельна діяльність;
відповідального по проєкту.; ECM тісно пов’язана з документообігом.; ECM платформа потрібна, щоб корпоративні документи були не хаотичним набором файлів, а керованим інформаційним активом компанії.; !;== Що переносити в ECM ==

У Power BI можна аналізувати:

Коротко

тип документа;
номер;
дату;
автора;
відповідального;
контрагента;
організацію;
підрозділ;
проєкт;
договір;
суму;
валюту;
статус;
строк дії;
маршрут погодження;
вкладені файли;
версії;
коментарі;
історію змін.;== ECM у фінансовому секторі ==

Типові помилки при впровадженні ECM

номер версії;
дату створення;
автора змін;
характеристика змін;
актуальну версію;
архівні версії;
порівняння версій;
заборону редагування після погодження;
історію погоджень;
повернення до попередньої версії.; Блок

ECM і EAM

регламенти;
інструкції;
FAQ;
стандарти;
шаблони;
навчальні матеріали;
політики компанії;
правила роботи в ERP;
відповіді на типові питання;
відеоінструкції;
чеклісти.; | Холдингам, виробництву, будівництву, торгівлі, медицині, логістиці, фінансовому сектору та всім компаніям із великою кількістю документів.;== ECM і електронний електронний документообіг ==

договорів;
актів;
регламентів;
інструкцій;
технічних документів;
листів;
сканів після розпізнавання;
бази знань;
архівних документів.; * заявки на закупівлю;
RFQ;
RFP;
тендерні документи;
комерційні пропозиції постачальників;
протоколи вибору;
договори з постачальниками;
рахунки;
акти;
сертифікати;
претензії.; У будівництві ECM особливо важлива через велику кількість документів по об’єктах.; Можна зберігати:

договори;
рахунки;
акти;
заявки на платіж;
заявки на закупівлю;
службові записки;
накази;
бюджети;
кошториси;
технічні задача;
регламенти;
зміни до документів.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

ECM платформа відповідає на питання: Права доступу у ECM критично важливі, бо документи можуть містити комерційну, фінансову, персональну або конфіденційну інформацію.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

ECM у медицині

відправляти документи на підпис;
отримувати підписані файли;
зберігати підписані документи в архіві;
контролювати статус;
зв’язувати документи з ERP-операціями;
зберігати історію обміну;
оперативно знаходити підписані договори, акти й рахунки.; # Визначити цільову структуру архіву.; Шаблони можуть використовуватися для:

DMS фокусується на документах.; Що показує

розпізнавати текст у сканах;
витягувати реквізити;
шукати по тексту;
автономно класифікувати документи;
прив’язувати рахунки до контрагентів;
зменшувати ручне введення;
наповнювати електронний архів.; Це можуть бути: