Інвентаризація 1С

Вступ

!; Окремі продукти 1С і BAS внесені до відкритого переліку програмного забезпечення, забороненого до використання для окремих категорій організацій.; Призначення

Це додатково етап виходу з технологічної залежності.; Зазвичай переносяться:

Від’ємні залишки

Під час міграції в K2 ERP бажано перенести або налаштувати відповідальних осіб, щоб надалі було зрозуміло, хто відповідає за товар, обладнання або гроші.;== Інвентаризація і штрихкоди ==

У старих базах 1С штрихкоди часто ведуться неповно або не ведуться взагалі.; Пересортиця часто показує проблеми не тільки складу, а й довідника номенклатури.; Цифрова незалежність. Інвентаризація перед міграцією — це не без ускладнень перерахунок товарів.;

!; Поле в K2 ERP |- | 1 | Закрити всі складські документи до 31 грудня | обліковий облік за період завершено |- | 2 | Сформувати залишки товарів у 1С | є собою облікова кількість |- | 3 | Провести фізичний перерахунок | є собою фактична кількість |- | 4 | Порівняти факт і обліковий облік | Виявлені розбіжності |- | 5 | Оформити надлишки і нестачі | Залишки скориговані |- | 6 | Повторно сформувати залишки | є собою чисті інформаційні дані для міграції |- | 7 | Завантажити залишки в K2 ERP | Нова платформа стартує з перевіреними даними |}

Нестача — це ситуація, коли фактична кількість менша за облікову.;== Інвентаризація і цифрова незалежність ==

Від’ємні залишки — одна з найнебезпечніших проблем обліку.; |-

Що таке інвентаризація 1С?; Інвентаризація основних засобів у 1С застосовують, коли потрібно для перевірки фактичної наявності активів компанії.; У K2 ERP прибуткові касові ордери; видаткові касові ордери; касова книга; звіти касира; документи переміщення готівки.;== Нестача == Приклад інвентаризації складу перед переходом залишки товарів; залишки грошей; борги клієнтів; борги постачальникам; залишки за договорами; основні засоби; незавершене виробництво; товари в дорозі; товари на відповідальному зберіганні; товари в ремонті; товари у філіях; залишки за підзвітними особами.; У 1С взаєморозрахунки часто пов’язані з контрагентами, договорами, документами, валютами й організаціями.; * останній день роботи в 1С — 31 грудня; інвентаризація проводиться 31 грудня або 1 січня; залишки фіксуються на дату старту; нові документи вводяться вже в K2 ERP.; обліковий облік у 1С Якщо користувачі вибирають їх вручну, помилки майже неминучі.; Факт очистити залишки; знайти помилки; виправити пересортицю; прибрати від’ємні залишки; підготувати правильні початкові інформаційні дані; зменшити ризики запуску нової системи; не переносити хаос зі старої 1С у нову ERP.; Товар
Кількість товарних позицій із залишком	12 500	12 500	0
Загальна сума залишків	8 450 000 грн	8 450 000 грн	0 грн
Склади з залишками	18	18	0
Позиції з від’ємним залишком	0	0	0

Інвентаризація має сенс тільки тоді, коли зрозуміло, хто відповідає за залишки.; Результат

Найчастіші помилки:

Залежно від конфігурації 1С, інвентаризація має змогу стосуватися:

!; Правильний старт. Краще витратити час на інвентаризацію до запуску K2 ERP, ніж потім місяцями шукати, чому залишки не сходяться.;== Інвентаризація і WMS ==

чи існує об’єкт фактично;
де він знаходиться;
хто відповідальна особа;
у якому він стані;
чи правильно він обліковується;
чи не потрібно його списати;
чи не потрібно змінити місце експлуатації.; | Їх потрібно проаналізувати і виправити до міграції.; У 1С нестачі зазвичай оформлюються документами списання або коригування.;== Інвентаризація як частина очищення 1С ==

Причини:

Типові помилки при інвентаризації перед міграцією

Фактично це має змогу бути один і той самий товар або дуже схожі товари.; * товари схожі за назвою;

немає штрихкодів;
номенклатура ведеться хаотично;
характеристики товарів записані в назві;
складський облік функціонує без сканерів;
користувачі вручну вибирають товар із довгого списку.;== Інвентаризація каси ==

вибрати складський облік;
вибрати організацію;
заповнити облікові залишки;
внести фактичну кількість;
побачити різницю;
сформувати документи оприбуткування;
сформувати документи списання;
підготувати друковані форми;
передати інформаційні дані для бухгалтерського або управлінського обліку.; Це спосіб перевірити реальний стан бізнесу перед переходом на K2 ERP: товари забезпечується через Головне. Інвентаризація в 1С — це не без ускладнень документ; додатково реалізовано залишки, нестачі, надлишки, пересортицю, основні засоби, гроші та взаєморозрахунки.; Якщо складський облік має багато товарів, інвентаризація вручну стає складною і ризиковою.; Окремо варто відзначити з цієї причини що саме вона користувачі можуть зрозуміти, які залишки потрібно переносити в нову систему, чи відповідають вони реальності і чи немає в старій базі накопичених помилок.; Вона сприяє:

До основних засобів можуть належати:

як ілюстрація, у системі значиться 20 одиниць товару, а на складі фактично є собою 25.; | Це ситуація, коли фактична кількість більша за облікову.; * довідник номенклатури засмічений;

склади створені хаотично;
частина документів не проведена;
користувачі працювали “заднім числом”;
немає правил складського обліку;
не ведуться штрихкоди;
характеристики товарів змішані з назвами;
відповідальні особи не визначені.;

Після переходу з 1С K2 ERP має змогу стати платформою для більш якісного обліку залишків.; # Прибрати від’ємні залишки.; Для чого застосовується

Надлишок — це ситуація, коли фактична кількість більша за облікову.; Результат

робота зі складами;
обліковий облік товарів і послуг;
характеристики сутностей;
прикладання файлів до документів;
звіти;
BI-аналітика;
API для інтеграцій;
можливість розвитку WMS-логіки;
контроль доступів;
логіювання змін;
інтеграційні функціональні можливості зі сканерами і мобільними сценаріями;
можливість поступового розвитку складських процесів.; | Щоб перенести в нову систему не помилкові облікові залишки, а перевірені фактичні інформаційні дані.; Відповідь

Надлишок

Приклад таблиці перенесення:

товар прийшов, але не був оприбуткований;
документ надходження не проведений;
товар помилково списали;
була пересортиця;
товар повернувся, але повернення не оформили;
залишки попередніх періодів були неправильними.; Інвентаризація каси — це перевірка фактичної готівки з обліковими даними.; # Провести фактичний підрахунок.; # Провести інвентаризацію.;

У практиці роботи з 1С можна виділити кілька основних видів інвентаризації.; Причини надлишку: Причини нестачі можуть бути різні: Для складу це має змогу бути: Після завершення інвентаризації потрібно підготувати інформаційні дані для K2 ERP.; це бізнес-процес перевірки фактичної наявності товарів, матеріалів, основних засобів, грошових коштів, взаєморозрахунків або інших активів і зобов’язань із подальшим порівнянням фактичних даних з обліковими залишками в системі 1С виступає ключовою рисою Інвентаризація 1С.; # Завантажити їх у K2 ERP.; У різних конфігураціях 1С назви документів можуть відрізнятися, але за логікою зазвичай використовуються такі об’єкти:

Інвентаризація 1С — це важливий інструмент контролю обліку.; Вона надає можливість побачити різницю між тим, що записано в системі, і тим, що реально існує на складі, у касі, в основних засобах або у взаєморозрахунках.; Після завантаження залишків у K2 ERP потрібно виконати контрольну звірку.; # Почати нові операції тільки в K2 ERP.; Показник

адресне зберігання;
комірки;
зони складу;
сканування;
задача на підрахунок;
контроль партій;
контроль серій;
мобільні термінали;
часткова інвентаризація;
інвентаризація без повної зупинки складу.; Це підготовка бізнесу до роботи без залежності від старої російської облікової платформи.; | Технічно можна, але це ризиковано.; Під час інвентаризації перевіряється:

Штрихкоди допомагають: Перед переходом з 1С на K2 ERP інвентаризацію бажано провести як окремий підготовчий етап.;== Пересортиця == Перед перенесенням у K2 ERP істотно звірити борги, з цієї причини що саме взаєморозрахунки найчастіше викликають претензії після запуску нової системи.; Якщо причина не знайдена, ризик повторення проблеми залишиться.; !; !; K2 ERP у цьому процесі має змогу стати новою платформою для якісного складського обліку, достовірних залишків, контрольованих документів, звітів, BI-аналітики, інтеграцій і подальшого розвитку бізнесу.; У 1С для цього зазвичай використовуються документи інвентаризації, оприбуткування надлишків, списання нестач, коригування залишків або інші документи залежно від конфігурації.; У будь-якому бізнесі облікові залишки в системі не завжди збігаються з реальними залишками.; * товарів на складах;

матеріалів;
готової продукції;
основних засобів;
грошових коштів у касі;
розрахунків із контрагентами;
взаєморозрахунків із працівниками;
незавершеного виробництва;
малоцінних і швидкозношуваних предметів;
обладнання;
тари;
партій, серій, характеристик.; # Оформити нестачі, надлишки і пересортицю.; Приклад:

фактична сума грошей;
залишок за обліком;
розбіжність;
відповідальна особа;
документи, які могли бути не проведені;
помилки в датах;
подвійні операції.; Дія

організація повинна:

!; * проводити інвентаризацію без зупинки руху товарів;

не закрити документи до дати переходу;
не перевірити від’ємні залишки;
не виправити пересортицю;
не узгодити залишки з бухгалтерією;
не врахувати товари в дорозі;
не врахувати товари на відповідальному зберіганні;
переносити облікові залишки без фактичної перевірки;
не робити контрольну звірку після завантаження в K2 ERP;
залишити користувачам можливість вводити документи в 1С після переходу.; Різниця

Інвентаризація 1С у сучасних українських умовах — це не тільки облікова процедура.; {| class="wikitable" style="width:100%;" Дата переходу з 1С на K2 ERP має бути чітко визначена.; Причини можуть бути різні:

!; |- | Чи є собою санкційні ризики у 1С і BAS?; Якщо дата переходу нечітка, виникають проблеми:

Інвентаризація і пересортиця номенклатури

документи проведені не всі;
є собою документи майбутніми датами;
залишки сформовані не на ту дату;
товар фізично на іншому складі;
номенклатура має дублікати;
характеристики переплутані;
не ведуться серії або партії;
не збігаються одиниці виміру;
є собою від’ємні залишки;
документи вводилися заднім числом;
користувачі продовжували рух товарів під час підрахунку;
частина товарів була в дорозі або на відповідальному зберіганні.; |-

| Навіщо вона потрібна перед переходом у K2 ERP?; з цієї причини інвентаризація в 1С сьогодні часто є собою не розвитком старої системи, а підготовчим етапом до міграції на українську ERP-платформу.;

якщо все збігається — нічого не коригувати;
якщо є собою надлишок — оформити оприбуткування;
якщо є собою нестача — оформити списання;
якщо є собою пересортиця — виправити номенклатуру або оформити відповідні коригування;
якщо товар на іншому складі — оформити переміщення;
якщо помилка в документі — виправити першопричину, а не без ускладнень коригувати залишок.; # Внести фактичні інформаційні дані.; Там потрібна WMS-логіка:

Зовнішні посилання

Контроль після перенесення залишків

функціональні можливості, які важливі для інвентаризації:

перевірити, які інформаційні дані накопичені в 1С;
очистити залишки;
забрати потрібну інформацію;
перенести її в українську ERP;
зменшити санкційні та кібербезпекові ризики;
перейти до контрольованої цифрової інфраструктури.; Для міграції істотно, щоб надлишки були відображені до перенесення залишків у K2 ERP.; Питання

Приклад: Під час переходу в K2 ERP істотно не без ускладнень перенести нестачу, а зрозуміти її причину.;== Інвентаризація взаєморозрахунків ==

Для великих складів простої інвентаризації в обліковій системі має змогу бути недостатньо.; # Сформувати облікові залишки з 1С.; Що перевіряється

“Кабель USB Type-C 1м”;
“Кабель USB-C 1м”;
“Кабель Type C 1 м”;
“USB C кабель 1м”.; Після інвентаризації в 1С

Для міграції з 1С інвентаризація особливо важлива.; # Зупинити або обмежити рух товарів на час підрахунку.; як ілюстрація:

; Це не лише складська процедура, а етап очищення даних перед міграцією.; # Порівняти факт із обліком.; Якщо після завантаження є собою різниця, її потрібно знайти до початку активної роботи користувачів.; організація планує перейти з 1С на K2 ERP з 1 січня.; !; На практиці під час інвентаризації в 1С часто виникають проблеми: Мета — не без ускладнень виконати формальну процедуру, а отримати чисті й достовірні початкові залишки.; Надлишки у 1С зазвичай оформлюються документами оприбуткування.; Окремі продукти 1С і BAS внесені до переліків забороненого програмного забезпечення для окремих категорій організацій в Україні.; Інвентаризація і відповідальні особи дебіторської заборгованості; кредиторської заборгованості; авансів; переплат; боргів за договорами; розрахунків із підзвітними особами; взаєморозрахунків між організаціями.; швидше рахувати товари; менше помилятися при виборі номенклатури; фіксувати фактичні залишки; працювати зі сканерами; контролювати серії, партії, характеристики; зменшувати пересортицю.; Що таке інвентаризація в 1С Під час міграції в K2 ERP потрібно переносити не тільки список основних засобів, а й їх стан, відповідальних осіб, місця експлуатації та залишкову вартість, якщо це потрібно для обліку.;
Номенклатура	Товар	Потрібна відповідність із довідником товарів
складський облік	складський облік	складський облік має бути вже перенесений
Кількість	Кількість	Фактичний перевірений залишок
Одиниця виміру	Одиниця виміру	Потрібна нормалізація одиниць
Характеристика	Характеристика	Якщо застосовується
Серія	Серія	Якщо ведеться серійний обліковий облік
Сума	Сума	Для вартісного обліку
Код 1С	external_code	Для зв’язку зі старою системою

Перенесення результатів інвентаризації в K2 ERP

істотно про санкції. 1С та частина продуктів BAS мають санкційні, юридичні й кібербезпекові ризики в Україні.; # Провести контрольну звірку.; Під час переходу в K2 ERP потрібно:

Інвентаризація перед міграцією в K2 ERP

!; Потрібно перевірити:

Висновок

Пересортиця особливо часто виникає, коли:

перевірити фактичні залишки товарів;
знайти нестачі;
знайти надлишки;
виявити пересортицю;
перевірити відповідальних осіб;
оцінити якість складського обліку;
підготуватися до аудиту;
підготуватися до закриття періоду;
підготуватися до переходу на нову ERP;
сформувати правильні початкові залишки для K2 ERP.; * нормалізувати назви;
ввести артикули;
налаштувати штрихкоди;
розділити характеристики;
прибрати дублікати;
визначити правила створення нової номенклатури.; !; | Так.; # Залишити 1С як архів або вивести з експлуатації.;== Навіщо потрібна інвентаризація ==

у системі є собою нестача “Кабель USB Type-C 1 м чорний”;
одночасно є собою надлишок “Кабель USB Type-C 1 м білий”;
фактично працівники переплутали кольори або артикул.; |-

| Що робити з від’ємними залишками?; |}

Типові проблеми інвентаризації в 1С

{{SEO

Не лікуйте симптоми. Якщо інвентаризація показала розбіжність, потрібно зрозуміти причину, а не без ускладнень зробити технічне коригування.;

У 1С можуть бути касові документи:

Можливі варіанти:

Інвентаризація і документи після підрахунку

Інвентаризація взаєморозрахунків — це перевірка боргів клієнтів, постачальників, працівників та інших контрагентів.; Правильна стратегія роботи з інвентаризацією при переході з 1С на K2 ERP:

складу.;== Як K2 ERP сприяє після переходу ==

Після фактичного підрахунку потрібно правильно оформити результат.; # Виявити нестачі, надлишки, пересортицю.; * товар;

складський облік;
організація;
кількість;
одиниця виміру;
партія;
серія;
характеристика;
ціна або собівартість;
сума;
відповідальна особа;
зовнішній код із 1С.; !; |-

| Чи можна переносити залишки без інвентаризації?; Документ

Пересортиця — це сигнал проблеми в довіднику номенклатури. Якщо товари без зайвих зусиль переплутати, потрібно не тільки виправити залишки, а й навести порядок у назвах, артикулах, характеристиках і штрихкодах.; # Зафіксувати склади, організації та відповідальних осіб.; # Підготувати інформаційні дані для перенесення в K2 ERP.; Підхід K2 ERP. Перед переходом із 1С інвентаризацію бажано використовувати як контрольну точку: перевірити фактичні залишки, очистити обліковий облік, зафіксувати розбіжності, сформувати правильні початкові залишки та перенести їх у K2 ERP.; !; # Сформувати фінальні залишки.; як ілюстрація, у 1С значиться 100 одиниць товару, а фактично на складі знайдено 96.; # Перевірити причини розбіжностей.;

Інвентаризація товарів	Порівняння облікової і фактичної кількості	ключовий документ для складської інвентаризації
Оприбуткування товарів	Відображення надлишків	Створюється за результатами інвентаризації
Списання товарів	Відображення нестач	Створюється за результатами інвентаризації
Переміщення товарів	Виправлення фактичного розміщення товарів	Потрібне, якщо товар фізично був на іншому складі
Коригування залишків	Технічне або управлінське виправлення	застосовується обережно, з поясненням причин
Інвентаризація основних засобів	Перевірка наявності основних засобів	Важлива для обліку активів
Акт інвентаризації	Друкована або службова форма	має змогу використовуватися для підписів комісії

Найгірший сценарій. організація переносить у K2 ERP залишки зі старої 1С без інвентаризації, а потім виявляє, що нова платформа стартувала з неправильними товарами, боргами і складами.; |- | Що таке надлишок?; # Повторно сформувати залишки.; # Закрити старі документи.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

як ілюстрація: |- | Кабель USB Type-C | 100 шт | 98 шт | -2 шт | Нестача |- | Зарядний пристрій 20W | 50 шт | 55 шт | +5 шт | Надлишок |- | Перехідник HDMI | 30 шт | 30 шт | 0 шт | Збігається |}

Порядок проведення інвентаризації

Пересортиця — це ситуація, коли один товар помилково замінюється іншим.; | Це ситуація, коли фактична кількість менша за облікову.; !; |- | Інвентаризація товарів | Товари, матеріали, продукція на складах | Для перевірки складських залишків, нестач, надлишків і пересортиці |- | Інвентаризація основних засобів | Обладнання, транспорт, меблі, техніка, інші активи | Для перевірки наявності основних засобів і відповідальних осіб |- | Інвентаризація каси | Готівкові кошти | Для звірки фактичної готівки з обліком |- | Інвентаризація розрахунків | Борги клієнтів, постачальників, працівників | Для звірки дебіторської та кредиторської заборгованості |- | Інвентаризація виробництва | Незавершене виробництво, матеріали у виробництві | Для перевірки виробничих залишків і фактичного стану замовлень |- | Інвентаризація обладнання | Інструменти, техніка, виробничі об’єкти, сервісне обладнання | Для контролю експлуатації, переміщень і відповідальних осіб |}

!;

комірник;
завідувач складу;
начальник виробництва;
матеріально відповідальна особа;
менеджер торгової точки;
сервісний інженер;
експедитор.; Але при переході на K2 ERP істотно дивитися на інвентаризацію ширше.;

Типова стратегія переходу

Визначити дату переходу.; Інвентаризація часто показує глибші проблеми старої бази 1С.; Для переходу на K2 ERP інвентаризація має особливе значення.; Вона потрібна для перевірки:

Типовий порядок проведення інвентаризації перед міграцією:

Інвентаризація і дата переходу

Правильний підхід. Перед переходом із 1С на K2 ERP потрібно не без ускладнень вивантажити залишки, а провести інвентаризацію, звірити факт з обліком, виправити розбіжності й тільки після цього переносити інформаційні дані.; Коментар

У 1С інвентаризація — це документ або набір документів, які дозволяють зафіксувати фактичну наявність об’єктів обліку та порівняти її з даними системи.; # Оформити коригувальні документи.; Під час переходу в K2 ERP це можна виправити.; Інвентаризація потрібна для контролю достовірності обліку.; Під час інвентаризації каси перевіряється: !; Вона сприяє:

!; як ілюстрація, у 1С можуть бути позиції:

K2 ERP має змогу розвивати складський обліковий облік у цьому напрямі, щоб інвентаризація була не разовою “авральною” процедурою, а частиною постійного контролю складу.; | Це перевірка фактичної наявності товарів, грошей, основних засобів або боргів із порівнянням з обліковими даними в 1С.; Коментар

Інвентаризація товарів на складі

як ілюстрація: Перед перенесенням у K2 ERP від’ємні залишки потрібно обов’язково проаналізувати і виправити.; * товар продали раніше, ніж оприбуткували;

документ надходження не проведений;
неправильно вибраний складський облік;
помилка в номенклатурі;
документи введені неправильними датами;
дозволене списання в мінус;
обліковий облік ведеться формально, а не фактично.;== Документи, пов’язані з інвентаризацією ==

Інвентаризація потрібна для того, щоб порівняти обліковий облік із реальністю.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

завдяки наявності У практиці переходу з 1С на K2 ERP інвентаризація має особливе значення.; Інвентаризація товарів — найпоширеніший сценарій.; # Очистити довідник номенклатури.;

Найчастіше під інвентаризацією в 1С мають на увазі інвентаризацію товарів на складі.; Етап

; Різниця Після міграції. задача K2 ERP — не без ускладнень зберігати залишки, а допомагати бізнесу контролювати складський облік, рух товарів, відповідальних осіб, аналітику і якість даних.; !;== Див.; додатково == Інвентаризація основних засобів помилка при прийманні; помилка при відвантаженні; крадіжка; псування товару; неправильне списання; пересортиця; документ не був проведений; товар фізично перемістили, але не оформили в системі.; \|-	Що таке пересортиця?; # Перевірити склади.; # Визначити дату інвентаризації.; * будівлі; транспорт; обладнання; комп’ютери; меблі; інструменти; виробничі лінії; сервери; офісна техніка.; З урахуванням санкційних, юридичних і кібербезпекових ризиків 1С та BAS, інвентаризація старої системи повинна бути частиною ширшої стратегії переходу на українське програмне забезпечення, цифрову незалежність і сучасну ERP-архітектуру.; !; У 1С документ інвентаризації товарів зазвичай надає можливість: Коротко	; Вид інвентаризації частина документів у старій системі; частина документів у новій; залишки змінюються під час перенесення; користувачі дублюють операції; звірка стає складною.; Від’ємний залишок — це не без ускладнень цифра. Це ознака того, що обліковий облік не відповідає реальності або в системі порушена логіка руху товарів.; Вони означають, що платформа показує менше нуля одиниць товару.; !; Поле з 1С з цієї причини інвентаризація перед переходом — це не тільки перевірка залишків, а й діагностика якості всієї облікової системи.; \| Це ситуація, коли один товар помилково обліковується або фізично замінюється іншим.; Краще спочатку перевірити фактичні залишки.; \|-	Що таке нестача?; План робіт має змогу виглядати так: Простими словами. Інвентаризація в 1С відповідає на питання: що платформа думає про залишки і що реально лежить на складі, у касі, в обліку або на відповідальній особі.; товар фізично є собою на складі, але не оприбуткований; товар списаний у системі, але фактично залишився; товар продали, але документ не провели; складське переміщення зробили фізично, але не оформили в обліку; користувач системи помилився з номенклатурою; один товар переплутали з іншим; частина товарів втрачена або пошкоджена; у системі накопичилися старі помилки; використовувалися ручні коригування; залишки переносилися з попередніх баз без перевірки.; Перед переходом у K2 ERP залишки грошових коштів потрібно обов’язково звірити.; == Основні види інвентаризації ==