К2 Документообіг

Маршрути погодження

електронний документообіг має повідомляти користувачів про потрібні дії.; |}

Коментарі та зауваження

K2 електронний документообіг відповідає за бізнес-процес: реєстри, маршрути, статуси, погодження й відповідальних.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

• автора;
• дату;
• контрагента;
• суму;
• валюту;
• бюджетну статтю;
• підрозділ;
• проєкт;
• документ-підставу;
• договір;
• рахунок;
• маршрут погодження;
• статус;
• дату планової оплати;
• відповідального фінансиста.;=== Чи можна мігрувати з BAS електронний документообіг КОРП? ===

• документ складно знайти;
• невідомо, хто має погодити;
• немає єдиного статусу;
• різні відділи бачать різні версії;
• погодження відбувається в чатах;
• фінансист не бачить документ-підставу;
• юрист не бачить останню редакцію договору;
• керівник не бачить, де завис бізнес-процес;
• архів ведеться вручну;
• документи дублюються;
• доступи не контролюються.; Сутність

Коментарі потрібні, щоб учасники погодження не переносили обговорення в месенджери.; Типові права

електронний документообіг і CRM

Заявка на оплату має проходити погодження перед виконанням.;

K2 електронний документообіг впроваджений правильно, якщо документи створюються в системі, маршрути працюють, статуси зрозумілі, відповідальні бачать свої задачі, погодження не дублюється в месенджерах, файли зберігаються контрольовано, архів не перетворюється на хаос, а керівник має змогу оперативно побачити, де завис документ.;== K2 електронний документообіг у складі ERP == !; * Описано маршрути погодження.; У K2 він повинен бути частиною повного бізнес-процесу.; У документообігу істотно не без ускладнень назвати користувачів, а визначити їхні ролі.; |}

Так, але перед міграцією потрібно проаналізувати типи документів, маршрути, права, архіви, файли, історію, підписані документи й зв’язки з іншими процесами.; |- | Перевага. Коментар у картці документа залишається в історії процесу, а не губиться в чаті.; |}

Документи можуть супроводжувати:

Приклади:

• договором;
• контрагентом;
• заявкою на оплату;
• складською операцією;
• замовленням;
• проєктом;
• фінансовим обліком;
• архівом;
• електронним підписанням.; K2 електронний документообіг

електронний документообіг і компонент Вчасно

Кадровий електронний документообіг містить персональні й чутливі інформаційні дані, з цієї причини потребує особливої моделі доступів.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;" |- | K2 електронний документообіг | Реєстри, статуси, маршрути, погодження, відповідальні | керування документами як бізнес-процесами |- | VDoc | Файли, версії, історичний розвиток змін, архів | Корпоративне зберігання файлів і контроль версій |- | компонент Вчасно | Електронне підписання й зовнішній обмін | інтеграційні функціональні можливості з Вчасно.ЕДО |}

Нотифікації можуть стосуватися:

Основні сутності K2 Документообігу

Внутрішні документи використовуються всередині компанії.; # Перевірити строки, нотифікації й архів.;== електронний документообіг і закупівельна діяльність == Контроль строків сприяє знаходити “завислі” документи й не втрачати важливі дати.; Доступ має бути обмежений ролями й потребою в роботі.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

SEO-призначення сторінки

{{SEO

• K2 ERP
• K2 Cloud ERP
• K2 Документообіг
• K2 ERP Документообіг
• VDoc
• K2 VDoc
• Модуль Вчасно
• Вчасно.ЕДО
• Електронний документообіг
• Документообіг
• Електронний архів
• Договори
• Заявки на оплату
• Фінансовий облік
• Управлінський облік
• K2 CRM
• Закупівлі
• Складський облік
• K2 ERP Виробництво
• Кадровий облік
• Доступи K2 ERP
• Ролі K2 ERP
• Безпека K2 ERP
• База даних K2 ERP
• K2 Ядро
• Розробка веб-інтерфейсів K2
• Міграція з 1С
• Міграція з BAS
• 1С Документообіг
• BAS Документообіг КОРП

; Під час впровадження K2 Документообігу часто потрібно перенести документи з попередніх систем, папок, пошти або Excel-реєстрів.;

Типовий сценарій:

; * які документи активні; які архівні; які дублікати є собою; які версії актуальні; які документи не потрібно переносити; які права доступу потрібні; які маршрути потрібно відновити; які файли прив’язати до документів; які документи пов’язані з договорами, клієнтами, оплатами або проєктами.; * Налаштовано історію дій.; Автор, погоджувач, фінансист, юрист і адміністратор мають виконувати різні дії.; K2 електронний документообіг Договір має змогу проходити етапи:	;Модуль Вчасно потрібен для інтеграції з Вчасно.ЕДО.; Закупівля потребує заявки, погодження, рахунку, договору й накладної.;
class="wikitable" style="width:100%; background:#ffebee;"
Ризик. Документ без строку й відповідального має змогу зависнути на тижні або місяці.; Якщо користувачі не розуміють різницю між “погоджено”, “виконано” і “закрито”, електронний документообіг оперативно стає формальним.; * службові записки; накази; внутрішні заявки; заявки на оплату; заявки на закупівлю; заявки на відрядження; розпорядження; внутрішні регламенти; кадрові документи; документи погодження витрат.; Вихідні документи — це документи, які організація надсилає клієнтам, постачальникам, партнерам або зовнішнім організаціям.; У K2 Документообігу можуть використовуватися різні логіки погодження.; Архів потрібен для перевірок, юридичного зберігання, аудиту, історії взаємодії з клієнтами й внутрішнього контролю.; Документ має автора, дату, номер, тип, статус, відповідального, маршрут погодження, пов’язані файли, історію дій, права доступу й зв’язок з іншими модулями ERP.; |-	Правильний старт. Краще якісно запустити один документальний бізнес-процес, ніж одразу переносити всі документи без структури й правил.; У K2 такі документи можуть бути пов’язані з:
Послідовне	Коли кожен наступний крок залежить від попереднього	Більше контролю, але довше
Паралельне	Коли кілька ролей можуть перевіряти незалежно	Швидше, але потрібна чітка логіка завершення
Комбіноване	Для складних договорів, оплат, закупівель	Поєднує обидва підходи

Сьома помилка — не навчити користувачів.; електронний документообіг сприяє зв’язати складські рухи з документами, відповідальними й фінансовими процесами.; # Запустити один бізнес-процес пілотно.; |}

Четверта помилка — не налаштувати права доступу.; * заявки на оплату;

• рахунки;
• акти;
• договори;
• бюджетні статті;
• платіжний календар;
• погодження витрат;
• фінансові ліміти;
• документи-підстави;
• план-факт.;

|}

Права можуть визначати:

Документів у компанії має змогу бути дуже багато.; VDoc відповідає за файлову частину: де лежить файл, яка реліз актуальна, хто змінив, які права доступу, чи документ в архіві.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;"

-	-	class="wikitable" style="width:100%; background:#e3f2fd;"
Статус документа	Часто з’ясовується вручну	Видимий у системі
Погодження	Пошта, месенджери, усні домовленості	Маршрути погодження
Відповідальний	має змогу бути незрозумілий	Вказаний у документі
історичний розвиток	Розкидана по чатах і листах	Зберігається в системі
Файли	У папках, пошті, локальних копіях	Через VDoc і пов’язані файли
Підписання	Окремо від ERP	Через компонент Вчасно
Пошук	Ручний	За реквізитами й фільтрами
Доступи	Часто хаотичні	Рольова модель
Архів	Папки або локальні копії	Контрольований архів

Нотифікації та нагадування

Навіщо потрібен електронний документообіг у K2 ERP

!;=== Чим K2 електронний документообіг відрізняється від Модуля Вчасно? ===

K2 електронний документообіг потрібен, щоб ці процеси стали керованими.; |}

Документи супроводжують майже всі процеси підприємства.;

• строк погодження;
• строк відповіді;
• строк дії договору;
• строк оплати;
• строк виконання заявки;
• строк підписання;
• строк архівування;
• строк зберігання документа.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e3f2fd;"

Сторінка K2 електронний документообіг має допомагати користувачам і пошуковим системам зрозуміти, як у K2 ERP організовано електронний електронний документообіг: реєстри, маршрути погодження, статуси, ролі, доступи, договори, заявки, фінансові документи, архів, VDoc, компонент Вчасно, електронне підписання, CRM, фінансовий блок, закупівельна діяльність, складський облік, виробництво та міграція з 1С/BAS.; !;

• надходження;
• переміщення;
• списання;
• інвентаризацію;
• відвантаження;
• повернення;
• акти розбіжностей;
• накладні;
• сертифікати;
• транспортні документи.;

1. підрозділ створює заявку на закупівлю;
2. керівник погоджує потребу;
3. закупівельник обирає постачальника;
4. фінансист перевіряє бюджет;
5. керівник погоджує витрати;
6. створюється або прикріплюється договір;
7. формується заявка на оплату;
8. документи переходять в архів після виконання.; Роль

• тип документа;
• номер;
• дату;
• автора;
• відповідального;
• контрагента;
• підрозділ;
• проєкт;
• суму;
• валюту;
• статус;
• маршрут погодження;
• файли;
• коментарі;
• історію дій;
• пов’язані документи;
• пов’язану заявку;
• пов’язаний договір;
• права доступу.;

• виробничі замовлення;
• технологічні карти;
• специфікації;
• акти виробництва;
• звіти виробництва;
• документи якості;
• заявки на матеріали;
• зміни в рецептурах;
• внутрішні розпорядження;
• погодження виробничих рішень.;=== Чи можна погоджувати заявки на оплату? ===

електронний документообіг і кадри

Головна ідея. K2 електронний документообіг переводить документи з пошти, папок, месенджерів і паперу в керовану ERP-логіку.; У K2 ERP документальний контур можна умовно розділити на три частини.; * створення документа; зміну реквізитів; додавання файлу; заміну версії; відправку на погодження; погодження; відхилення; повернення на доопрацювання; коментар; зміну відповідального; зміну статусу; підписання; архівування; відновлення; видалення.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" історичний розвиток дій показує, що відбувалося з документом.; Це платформа керування документальними процесами підприємства, де кожен документ має статус, маршрут, відповідального, права доступу, файли, історію й зв’язок із реальними бізнес-процесами.; * Налаштовано нотифікації.; |} Приклад маршруту для договору: У CRM електронний документообіг сприяє працювати з клієнтськими документами.; # Налаштувати права доступу.; з цієї причини права доступу мають бути точними.; # Налаштувати статуси.; K2 електронний документообіг — це напрям електронного документообігу в K2 ERP для роботи з документами, реєстрами, маршрутами погодження, статусами, ролями, доступами, файлами, архівом і пов’язаними бізнес-процесами.; У виробництві електронний документообіг має змогу охоплювати: автор створює заявку; керівник підрозділу погоджує потребу; фінансист перевіряє бюджет; директор погоджує суму; бухгалтер або казначей виконує оплату; документ переходить у статус “виконано”.; Тип погодження де файл; яка реліз актуальна; хто змінював; хто має доступ; чи файл в архіві; чи можна завантажити нову версію; які файли пов’язані з документом.; Без документів-підстав фінансовий блок стають набором платежів без прозорої логіки.;== Імпорт документів == Коментарі можуть використовуватися для: менеджер створює документ; керівник відділу перевіряє умови; юрист перевіряє текст; фінансист перевіряє суми й умови оплати; директор погоджує; документ передається на підписання; підписаний файл повертається в архів.; Заявка на оплату — один із найпрактичніших сценаріїв документообігу.;

Картка договору має змогу бути пов’язана з клієнтом, угодою, рахунками, актами, заявками на оплату, специфікаціями, файлами й архівом.; # Масштабувати на інші типи документів.; * Описано реєстри.;

Пов’язані сторінки

електронний документообіг і фінансовий блок

• нового документа на погодженні;
• повернення документа на доопрацювання;
• простроченого погодження;
• зміни статусу;
• нового коментаря;
• підписання документа;
• завершення маршруту;
• наближення строку дії договору;
• архівування документа;
• помилки інтеграції.; |}

Маршрут погодження — це послідовність осіб або ролей, через які має пройти документ.;

class="wikitable" style="width:100%; background:#ffebee;" Строки можуть бути: Так.;

K2 електронний документообіг — це процесний контур K2 ERP для роботи з документами: створення, реєстрація, погодження, статуси, відповідальні, коментарі, історичний розвиток, права доступу, архів і зв’язок з іншими модулями.; Вона має змогу містити:

• пояснення причини відхилення;
• уточнення умов договору;
• фінансових зауважень;
• юридичних правок;
• технічних приміток;
• внутрішніх пояснень;
• фіксації рішення для бізнесу керівника.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

|- | Виробничий акцент. Виробничий документ має бути пов’язаний із реальними операціями, матеріалами, складом, працівниками, обладнанням і собівартістю.; Це контрольоване середовище для документів, які більше не активні, але мають юридичне або управлінське значення.;

• хто бачить документ;
• хто має змогу створити документ;
• хто має змогу редагувати чернетку;
• хто має змогу відправити на погодження;
• хто має змогу погодити;
• хто має змогу відхилити;
• хто має змогу повернути на доопрацювання;
• хто має змогу бачити суму;
• хто має змогу бачити файли;
• хто має змогу завантажити файл;
• хто має змогу експортувати реєстр;
• хто має змогу архівувати;
• хто має змогу видаляти;
• хто має змогу змінювати маршрут.; * Визначено відповідальних за підтримку.;

• накази;
• заяви;
• трудові документи;
• посадові інструкції;
• документи про прийняття;
• документи про переведення;
• документи про звільнення;
• відпустки;
• лікарняні;
• табелі;
• службові записки.; Вона має змогу містити:

історичний розвиток дій

!; !; Що закриває |- | Практична користь. K2 електронний документообіг сприяє бачити, де документ, хто його погоджує, який у нього статус і що має відбутися далі.; |- | Ризик. Якщо рахунок або акт існує тільки в пошті, фінансовий блок не мають надійного документального контуру.; Коли підходить Картка документа має бути не перевантаженою, але достатньою для роботи.; * Визначено правила архіву.; Фінансовий контур залежить від документів.; * реєстр договорів;

• реєстр рахунків;
• реєстр актів;
• реєстр заявок на оплату;
• реєстр службових записок;
• реєстр вхідних документів;
• реєстр вихідних документів;
• реєстр кадрових документів;
• реєстр закупівельних заявок;
• реєстр виробничих документів;
• реєстр архівних документів.; # Визначити ролі користувачів.; * Визначено правила коментарів.; Він має бути об’єктом системи: із реквізитами, статусом, маршрутом, файлами, відповідальними, правами й історією.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Договори в K2 Документообігу

Дев’ята помилка — не контролювати строки.; # Визначити правила файлів і версій разом із VDoc.; Перша помилка — впроваджувати електронний документообіг як “сканархів”, а не як бізнес-процес.; K2 електронний документообіг відповідає за процесну частину: хто створив документ, хто погоджує, який статус, які строки, хто відповідальний, що робити далі.; Восьма помилка — не визначити відповідальних за документи.;

Права доступу

Для вхідних документів істотно фіксувати дату отримання, контрагента, відповідального, строк реакції, статус і пов’язані бізнес-процеси.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#ffebee;"

} Картка документа — це основна форма роботи з конкретним документом.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" Після завершення процесу документ має переходити в архів.; !; Його цінність саме в з цієї причини, що документи можуть бути пов’язані з фінансами, CRM, складом, закупівлями, виробництвом, кадрами, проєктами й аналітикою.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;" Приклади: комерційні пропозиції; договори; додатки; специфікації; рахунки; акти; технічні задача; файли ліда; документи угоди.; Заявки на оплату — один із типових сценаріїв K2 Документообігу.; * рахунки; акти; договори; листи; комерційні пропозиції; відповіді на запити; документи для підписання; специфікації; звіти; закриття робіт.; Документ не губиться, не зависає без відповідального й не існує окремо від фінансів, клієнтів, договорів, закупівель, складу або виробництва.; Особливість Потрібно проаналізувати:	-	Помилка імпорту. Не варто переносити старий хаос у новий електронний документообіг.;

Типові помилки впровадження

• Визначено типи документів.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

; * вхідні документи;

• вихідні документи;
• внутрішні документи;
• договори;
• рахунки;
• акти;
• заявки;
• службові записки;
• накази;
• комерційні пропозиції;
• фінансові документи;
• закупівельні документи;
• виробничі документи;
• кадрові документи;
• технічні документи;
• архівні документи.; |}

Компанії, які переходять з 1С Документообіг або BAS Документообіг КОРП, мають особливо уважно планувати міграцію.; !; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

Як впроваджувати K2 електронний документообіг

Пошук і фільтри

Пошук має змогу працювати за:

Ролі в документообігу

Реєстр документів — це список документів певного типу або процесу.; |}

Якщо K2 електронний документообіг відповідає на питання “на якому етапі документ?”, то VDoc відповідає на питання:

Вхідні документи

Так.; |}

Чи можна обмежувати доступ до документів?

Ризик старого підходу. Якщо документи погоджуються в месенджерах, зберігаються в пошті й дублюються в Excel, організація втрачає контроль.; Вони можуть мати суму, контрагента, документ-підставу, бюджетну статтю, маршрут погодження й статус виконання.;

Вхідні документи — це документи, які надходять від контрагентів, клієнтів, постачальників, державних органів або партнерів.; * Визначено правила роботи з файлами.;

Так.; як ілюстрація, юрист і фінансист перевіряють документ паралельно, а після них документ іде директору.; Шоста помилка — перенести старі документи без очищення.; Критерій |- | Фінансова перевага. Коли заявки на оплату проходять через K2 електронний документообіг, організація бачить не тільки факт оплати, а й підставу, маршрут погодження та відповідальних.; Десята помилка — не пов’язувати документи з ERP-об’єктами.; Вони стають частиною керованої ERP-архітектури: з маршрутами, статусами, файлами, версіями, підписанням, архівом і прозорою історією.; * Налаштовано права доступу.; Особливо це стосується фінансових, кадрових, юридичних і конфіденційних документів.; Продаж потребує комерційної пропозиції, договору, рахунку й акта.; |- | істотно. Архів — це не смітник старих файлів.; Реєстр сприяє оперативно знаходити документи, бачити статуси, фільтрувати записи й контролювати роботу.; * Налаштовано компонент Вчасно за потреби.; Виробництво потребує технічних карт, замовлень, специфікацій і актів.; |}

!; !; * Призначено ролі.; |}

Поширені запитання

Типовий бізнес-процес:

• номером;
• назвою;
• типом документа;
• датою;
• контрагентом;
• автором;
• відповідальним;
• статусом;
• підрозділом;
• проєктом;
• сумою;
• договором;
• пов’язаною заявкою;
• архівним станом.; Навіщо потрібна

Окремо варто відзначити який користувачі можуть підприємству керувати внутрішніми документами, реєстрами, маршрутами погодження, статусами, ролями, доступами, архівами, файлами, договорами, заявками, рахунками, актами і іншими документальними процесами виступає ключовою рисою K2 електронний документообіг.;== Реєстри документів == |- | Перевага. Добрий пошук у документообігу економить години ручного перегляду пошти, папок і Excel-реєстрів.; Основна роль Архів має зберігати: K2 електронний документообіг має змогу допомагати контролювати: Він має змогу охоплювати: !; завдяки наявності це напрям електронного документообігу в екосистемі K2 ERP та K2 Cloud ERP.; Не потрібно створювати 20 статусів, якщо користувачі не розуміють, коли їх застосовувати.; Друга помилка — не описати маршрути погодження.; Приклад маршруту для заявки на оплату:

K2 електронний документообіг має змогу працювати з кількома ключовими сутностями.; # Налаштувати інтеграцію з Вчасно за потреби.; # Створити реєстри документів.; |- | Кадровий ризик. Кадрові документи не можна відкривати всім користувачам ERP.; Невідомо, хто погодив, яка реліз актуальна, де підстава для оплати й хто відповідає за наступну дію.; платформа сама показує наступного відповідального.; |- | Перевага. Реєстр документів замінює Excel-таблиці, де вручну ведуть номери, статуси, відповідальних і примітки.; # Визначити типи документів.; як ілюстрація: менеджер → керівник → юрист → фінансист → директор.; |- | істотно. Статуси мають відповідати реальному процесу компанії.; Це сприяє контролювати витрати, бюджет, документи-підстави й відповідальність.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" |- | Практична користь. Внутрішній електронний документообіг сприяє прибрати хаотичні погодження в месенджерах і зробити рішення для бізнесу прозорими.; # Навчити користувачів.; Що робить

електронний документообіг у K2 варто розглядати не як “місце, де лежать файли”, а як керований бізнес-процес.;

Як зрозуміти, що електронний документообіг впроваджений правильно

Контроль строків

Приклади кадрових документів:

1. документ створюється в K2;
2. проходить внутрішній маршрут погодження;
3. фінальна реліз передається на підписання;
4. контрагент підписує документ;
5. підписаний файл повертається;
6. документ зберігається в системі;
7. статус оновлюється;
8. файл потрапляє в архів.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

• документи мають статуси;
• є собою маршрути погодження;
• є собою відповідальні;
• файли зберігаються у зв’язці з документами;
• є собою історичний розвиток дій;
• доступи обмежені ролями;
• погодження не губляться;
• строки контролюються;
• архів структурований;
• документи пов’язані з фінансами, CRM, закупівлями або іншими модулями;
• користувачі не ведуть паралельний Excel.; * K2 ERP
• K2 Cloud ERP
• K2 ERP Документообіг
• VDoc
• K2 VDoc
• Модуль Вчасно
• Вчасно.ЕДО
• Електронний документообіг
• Електронний архів
• Договори
• Заявки на оплату
• Фінансовий облік
• K2 CRM
• Закупівлі
• Доступи K2 ERP
• Ролі K2 ERP
• Безпека K2 ERP
• Міграція з 1С
• Міграція з BAS
• BAS Документообіг КОРП

Рахунки, акти й накладні часто є собою основою фінансового документообігу.;== Внутрішні документи ==

• реквізити документа;
• фінальну версію файлу;
• історію погодження;
• коментарі;
• підписані файли;
• пов’язані документи;
• права доступу;
• дату архівування;
• строк зберігання.; |}

Впровадження краще робити поетапно.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

• створення проєкту;
• перевірка менеджером;
• юридична перевірка;
• фінансова перевірка;
• погодження керівником;
• підписання;
• збереження підписаної версії;
• виконання;
• контроль строку дії;
• продовження;
• архівування.; |}

Чи можна вести договори в K2 Документообігу?

K2 електронний документообіг керує внутрішнім процесом погодження.;== Порівняння: K2 електронний документообіг і BAS електронний документообіг КОРП ==

-	-	істотно не плутати. електронний документообіг — це бізнес-процес; VDoc — це файл і архів; Вчасно — це підписання та обмін.; Перед імпортом потрібно визначити: електронний документообіг і виробництво Вона покриває запити: “K2 електронний документообіг”, “K2 ERP електронний документообіг”, “електронний електронний документообіг K2”, “електронний документообіг K2 ERP”, “маршрути погодження документів”, “реєстр документів ERP”, “погодження договорів ERP”, “заявки на оплату K2 ERP”, “VDoc K2”, “компонент Вчасно K2”, “альтернатива BAS електронний документообіг КОРП”, “міграція з 1С електронний документообіг”, “український електронний електронний документообіг”.;

Ознаки якісного впровадження:

• договір пов’язаний із клієнтом, угодою, рахунками й актами;
• заявка на оплату має документ-підставу;
• закупівельна заявка пов’язана з постачальником і бюджетом;
• виробничий документ пов’язаний зі специфікацією, матеріалами й складом;
• кадровий наказ пов’язаний із працівником і посадою;
• акт виконаних робіт пов’язаний із договором і оплатою;
• технічна документація пов’язана з проєктом або виробом.; * Налаштовано зв’язок із VDoc.; !; K2 сприяє зробити бізнес-процес контрольованим.; Його цінність у з цієї причини, що документи перестають жити в пошті, папках, месенджерах і Excel.; Доступи мають налаштовуватися за ролями, типами документів, підрозділами, відповідальністю й правами на перегляд, редагування, погодження, експорт або архівування.; електронний документообіг відповідає за маршрути, реєстри й статуси; VDoc — за файли, версії й архів; компонент Вчасно — за електронне підписання та зовнішній обмін.; BAS електронний документообіг КОРП

1. Провести аудит поточного документообігу.;== Див.; додатково ==

Типові статуси:

Критично. електронний документообіг не функціонує, якщо користувачі продовжують погоджувати документи в чатах, а в систему заносять результат “для галочки”.; Кадри потребують наказів, заяв, посадових інструкцій і табелів.;== Рахунки, акти й накладні == Що таке K2 електронний документообіг вхідні рахунки; акти від постачальників; договори від контрагентів; листи; претензії; комерційні пропозиції; технічні задача; документи для погодження; скани первинних документів.;

Якщо документи живуть окремо від ERP, бізнес-середовище стикається з типовими проблемами:

Третя помилка — залишити погодження в месенджерах.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;"

class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;" центральний висновок. K2 електронний документообіг — це не без ускладнень електронний архів.; * Визначено статуси.; Ручний електронний документообіг

Статуси документів

Автор Створює документ створення, редагування чернетки, відправка на погодження Погоджувач Перевіряє й погоджує документ перегляд, коментар, погодження, відхилення Виконавець Виконує дію після погодження зміна статусу, виконання, закриття Юрист Перевіряє юридичну частину коментарі, правки, погодження договорів Фінансист Перевіряє суму, бюджет, оплату фінансовий перегляд, погодження, контроль бюджету Керівник Приймає управлінське рішення для бізнесу погодження, відхилення, перегляд аналітики Адміністратор Налаштовує процеси й доступи конфігурація, ролі, довідники, маршрути Аудитор Перевіряє історію та архів перегляд, аудит, без редагування

Порівняння: K2 електронний документообіг і ручний електронний документообіг

|- | істотно. Не потрібно давати всім користувачам однакові права.; VDoc відповідає за файли: версії, історію змін, архів і файлове зберігання.; |}

Послідовне та паралельне погодження

Для вихідних документів істотно контролювати, хто створив документ, хто погодив, яка реліз була відправлена, чи отримав її контрагент і чи повернув підписану версію.; |}

Статус показує, на якому етапі перебуває документ.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;"

Вона має змогу фіксувати:

Документи можуть містити комерційні, фінансові, юридичні, кадрові або персональні інформаційні дані.; |}

П’ята помилка — не розділити K2 електронний документообіг, VDoc і компонент Вчасно за ролями.; * Проведено навчання користувачів.; VDoc доповнює K2 електронний документообіг файловою логікою.; |}

Чим K2 електронний документообіг відрізняється від VDoc?

У K2 ERP документ не повинен бути лише вкладенням.;

Чек-лист запуску K2 Документообігу

У документообігу істотно контролювати строки.; # Описати маршрути погодження.; |}

Архів документів

-	програмний пакет	BAS / спадщина 1С	Українська ERP-екосистема K2
Документальні процеси	Реалізуються в межах BAS-логіки	Реалізуються в межах K2 ERP
Файли й версії	Залежить від конфігурації та налаштувань	має змогу працювати разом із VDoc
Електронне підписання	Потребує відповідних інтеграцій	має змогу працювати через компонент Вчасно
Міграція	Часто є собою джерелом даних	має змогу бути цільовою платформою переходу
Зв’язок з ERP	BAS ERP / BAS-середовище	K2 ERP, K2 CRM, фінансовий блок, складський облік, закупівельна діяльність, виробництво
Санкційний контекст	Потребує перевірки актуального статусу	Позиціонується як українська альтернатива

K2 CRM має змогу бути пов’язана з K2 Документообігом так, щоб менеджер бачив не лише комунікації, а й пов’язані документи, статуси, погодження й фінансові наслідки.; |- | Критично. електронний документообіг без ролей і доступів перетворюється на небезпечний архів.; {| class="wikitable" style="width:100%; background:#ffebee;" |- | Перевага. K2 електронний документообіг + VDoc + компонент Вчасно створюють повний цикл: підготовка, погодження, файл, підписання, архів.; Послідовне погодження означає, що документ проходить учасників один за одним.; * Налаштовано пошук і фільтри.; як ілюстрація: !;== Міграція з 1С/BAS Документообігу ==

• типи документів;
• маршрути погодження;
• користувачів;
• ролі;
• права доступу;
• архіви;
• файли;
• версії;
• підписані документи;
• інтеграції з ЕДО;
• документи-підстави;
• зв’язок із фінансами;
• зв’язок із договорами;
• активні й закриті документи.; Приклади:

Реєстр має бути зручним для роботи: з пошуком, фільтрами, сортуванням, статусами, відповідальними, датами, контрагентами й можливістю відкривати картку документа.; Напрям

Документ	Об’єкт із реквізитами, статусом і файлами	Щоб керувати бізнес-подією або підставою
Реєстр	Список документів певного типу	Для пошуку, контролю й фільтрації
Маршрут	Послідовність погодження	Щоб документ проходив правильних відповідальних
Статус	Поточний стан документа	Щоб бачити, на якому етапі бізнес-процес
Роль	Тип учасника процесу	Для розподілу прав і задач
Файл	Вкладення або реліз документа	Для зберігання змісту документа
Коментар	Пояснення або зауваження	Для прозорої роботи між учасниками
історичний розвиток	Журнал дій із документом	Для аудиту й контролю

Статуси мають бути зрозумілими.; |- | ERP-перевага. Документ у K2 має бізнес-контекст.; |}

K2 електронний документообіг, VDoc і компонент Вчасно

Договірний електронний документообіг — один із найважливіших сценаріїв.; |}

електронний документообіг і VDoc

• чернетка;
• створено;
• на погодженні;
• повернено на доопрацювання;
• погоджено;
• відхилено;
• очікує підписання;
• підписано;
• виконано;
• закрито;
• архів;
• скасовано.; користувач системи повинен оперативно зрозуміти, що це за документ, на якому він етапі, хто відповідальний і яку дію можна виконати.; з цієї причини пошук і фільтри — критична частина документообігу.;=== Що таке K2 електронний документообіг? ===

Заявки на оплату

У закупівлях електронний документообіг сприяє керувати потребами, заявками, постачальниками, рахунками, договорами й оплатами.; Що означає

UX-принцип. Картка документа має показувати не тільки реквізити, а й наступну дію: погодити, повернути, відхилити, підписати, архівувати або виконати.;== електронний документообіг і складський облік == Картка документа

} компонент Вчасно відповідає за зовнішній електронний електронний документообіг: підписання, обмін із контрагентами, отримання підписаних файлів і збереження результату в ERP.; Критерій

істотно. електронний документообіг має не лише зберігати документи, а й підштовхувати відповідальних до дії.; Перед міграцією потрібно очистити дублікати, структурувати типи документів і визначити правила доступу.; * Проведено тестування.; створення забезпечується через K2 електронний документообіг — це модульний контур K2 ERP; додатково реалізовано реєстрації, погодження, контролю, виконання, зберігання й архівування документів підприємства.; Приклади: Приклади реєстрів: == Коротко ==