Задачі менеджерів
як ілюстрація:
як ілюстрація, один замовник має змогу мати кілька угод:
!; |- | Як задачі можуть працювати в K2 ERP?;== Задачі та email-розсилки == У продажах задача часто пов’язана не без ускладнень з клієнтом, а з конкретною угодою.;== Приклад життєвого циклу задачі ==
Планування дня менеджера
- задача по великій угоді має змогу мати високий пріоритет;
- внутрішнє уточнення без дедлайну — низький;
- прострочена оплата — високий;
- замовник з терміновою проблемою — критичний.; На кожному етапі воронки можуть створюватися свої задачі.;== Канбан задач ==
- автономно створити задачу менеджеру після надходження нового ліда;
- поставити follow-up після надсилання комерційної пропозиції;
- створити задачу після відкриття клієнтом email-листа;
- нагадати про прострочений рахунок;
- передати задачу на складський облік після підтвердження замовлення;
- створити задачу юристу на погодження договору;
- створити задачу керівнику при великій знижці;
- запустити бізнес-процес після зміни статусу угоди;
- сформувати звіт по задачах менеджерів.; | У K2 ERP задачі менеджерів можуть бути частиною CRM, документообігу, продажів, сервісу, оплат, складів, email-розсилок і бізнес-процесів.; |-
| Назва | Передзвонити новому ліду |- | Пов’язаний об’єкт | Лід: ТОВ “Приклад” |- | Відповідальний | Менеджер з продажів |- | Строк | Сьогодні до 15:00 |- | Пріоритет | Високий |- | характеристика | Уточнити потребу, кількість користувачів, терміни впровадження та джерело звернення |- | Результат | Лід кваліфіковано, створено угоду або зафіксовано причину відмови |}
Звіти по задачах. Якщо менеджери ведуть задачі системно, керівник бачить не тільки результат продажів, а й сам бізнес-процес роботи команди.; !; Відповідь
Не всі задачі можна створити автономно.;== Повторювані задачі ==
Висновок
Повторювані задачі дозволяють не створювати однакові доручення вручну.;== Ручне створення задач ==
- комерційна пропозиція;
- договір;
- рахунок;
- презентація;
- скриншот;
- фото;
- технічне задача;
- акт;
- таблиця;
- лист клієнта.; | Конкретна дія, відповідальний, строк виконання, пов’язаний об’єкт, пріоритет, характеристика і очікуваний результат.; У сервісі задачі допомагають контролювати звернення клієнтів.; Коментарі особливо важливі, коли над задачею функціонує кілька людей.; |-
| Чи можна створювати задачі автономно?; Задачі можуть бути частиною KPI менеджерів.; Поле
Див.; додатково
- надіслати презентацію;
- відправити комерційну пропозицію;
- надіслати рахунок;
- відповісти на питання;
- надіслати інструкцію;
- зробити follow-up;
- нагадати про оплату;
- повідомити про актуалізація.; Задача по документу надає можливість контролювати його життєвий цикл.; * оперативно реагувати на ліди;
- виконувати follow-up;
- фіксувати результат;
- не тримати інформацію тільки в голові;
- закривати задачі;
- оновлювати статуси угод;
- не залишати клієнтів без наступної дії.;=== Дзвінок клієнту ===
Задачі допомагають менеджеру планувати день.;== Задачі по документах ==
!; |- | Що таке задачі менеджерів?; Календар надає можливість бачити задачі за датами.; |- | Що таке follow-up?; * у CRM;
- на email;
- у Telegram;
- у мобільний застосунок;
- у календар;
- у внутрішню систему повідомлень.;
Приклад задачі по новому ліду
Задачі менеджерів у K2 ERP
Задачі в ERP
- замовленнями;
- рахунками;
- договорами;
- актами;
- складом;
- закупівлями;
- виробництвом;
- сервісними заявками;
- доставкою;
- оплатами;
- внутрішніми погодженнями;
- бізнес-процесами.;== Файли в задачах ==
У CRM задачі допомагають рухати ліди й угоди по воронці продажів.; # Менеджер бере задачу в роботу.; Нагадування особливо корисні для follow-up, оплат, зустрічей і задач із конкретним часом.; |- | Які бувають задачі менеджерів?; Керівник або менеджер має змогу делегувати задачу іншому працівнику.; * новий лід → задача менеджеру передзвонити;
- угода без активності 3 дні → нагадування;
- комерційна пропозиція надіслана → follow-up через 2 дні;
- замовник відкрив лист → задача зателефонувати;
- угода перейшла на етап “Погодження” → задача юристу;
- угода виграна → задача передати в ERP;
- угода програна → задача уточнити причину.; # Погодити з клієнтом.; Приклад
Автоматичне створення задач
У документообігу задачі потрібні для погодження і контролю.; У такій задачі істотно фіксувати дату, час, учасників і результат зустрічі.;
Задачі та керування командою
Пов’язаним об’єктом має змогу бути:
- нові ліди;
- прострочені задачі;
- дзвінки;
- зустрічі;
- follow-up;
- підготовку КП;
- контроль оплат;
- відповіді клієнтам;
- внутрішні погодження.; # За потреби задача переноситься або делегується.;== Задачі та електронний документообіг ==
У сервісі й підтримці задачі можуть мати SLA — регламентований строк реакції або виконання.; У K2 ERP задачі менеджерів можуть бути частиною ширшої автоматизації бізнес-процесів.; | Щоб не губити клієнтів, контролювати роботу менеджерів, бачити строки, відповідальних, статуси й наступні дії.; * перше впровадження;
- додатковий компонент;
- продовження підтримки;
- окремий проєкт;
- сервісне обслуговування.; Файл має бути поруч із задачею, щоб потім його не шукали в пошті або месенджері.; Окремо варто відзначити підготовку комерційної пропозиції, перевірку оплати, обробку ліда, зустріч, нагадування, follow-up, погодження документа, контроль відправки, закриття заявки або будь-яку іншу дію, яка має відповідального, строк виконання і результат.; # інформаційні дані потрапляють у звіт.; CRM-задачі допомагають контролювати:
Головне. Задачі менеджерів — це спосіб перетворити хаотичні домовленості, дзвінки, листи й повідомлення в керовану систему дій: хто, що, для кого і до якого терміну має зробити.; Для ERP. В ERP задачі менеджерів можуть бути пов’язані не тільки з продажами, а й із документами, рахунками, оплатами, складами, закупівлями, сервісом, погодженнями та внутрішніми бізнес-процесами.; | У CRM задачі переважно пов’язані з клієнтами, лідами й угодами, а в ERP — ще й з документами, оплатами, складами, сервісом і бізнес-процесами.; # Задача закривається.; * підготувати договір;
- передати договір на погодження;
- отримати підпис;
- перевірити реквізити;
- надіслати акт;
- завантажити скан документа;
- проконтролювати повернення підписаного документа.; * створювати задачі без строків;
- не призначати відповідального;
- не фіксувати результат;
- не закривати виконані задачі;
- створювати дублікати;
- ставити занадто загальні задачі;
- не пов’язувати задачу з клієнтом або угодою;
- не використовувати пріоритети;
- не аналізувати прострочення;
- вести задачі поза CRM;
- використовувати месенджер замість системи задач;
- не налаштовувати автоматичні нагадування.; Вони допомагають зробити роботу прозорою: кожна дія має відповідального, строк, статус, контекст і результат.; В ERP вони можуть бути частиною складніших процесів: документів, оплат, складів, сервісу, погоджень і внутрішньої роботи компанії.; До задач можуть прикріплюватися файли.; У ERP задачі менеджерів можуть бути ширшими, ніж у CRM.; автоматизація процесів. Найкраща задача — та, яка створилася сама в потрібний момент, потрапила правильному відповідальному і має зрозумілий строк виконання.;== Хороші практики ==
Вони можуть бути пов’язані з: Ризик без задач. Якщо робота менеджерів не фіксується в системі, бізнес-середовище залежить від пам’яті окремих людей, а не від керованого процесу.; Для керівника задачі — це спосіб бачити реальну роботу команди.; як ілюстрація:
як ілюстрація:
- нова;
- в роботі;
- очікує відповіді;
- очікує клієнта;
- очікує колегу;
- відкладена;
- виконана;
- скасована;
- прострочена;
- закрита.;
як ілюстрація, після створення нового ліда CRM має змогу автономно створити задачу менеджеру: “Зв’язатися з клієнтом протягом 15 хвилин”.; # У задачі фіксується результат.; Задачі менеджерів потрібні для системного керування роботою.; У багатьох компаніях менеджер функціонує з договорами, актами, рахунками, накладними або заявками.; Задачі роблять систему активним робочим інструментом.; CRM-задачі допомагають підтримувати цю дисципліну.;
Делегування має бути прозорим: хто передав, кому, коли і що потрібно зробити.; * контроль роботи менеджерів;
- менше забутих клієнтів;
- прозорість відповідальності;
- контроль строків;
- зв’язок задач із клієнтами й угодами;
- автоматичні нагадування;
- історичний розвиток виконання;
- можливість делегування;
- формування звітів;
- супровід дисципліни продажів;
- інтеграційні функціональні можливості з бізнес-процесами;
- кращий клієнтський сервіс.; А сам менеджер має змогу щось забути, особливо коли одночасно веде десятки клієнтів і угод.; | Так.; як ілюстрація:
- підготувати документ;
- перевірити реквізити;
- погодити з керівником;
- погодити з юристом;
- надіслати клієнту;
- отримати підпис;
- завантажити скан;
- передати в архів.;== Коментарі в задачах ==
В ERP автоматизація процесів задач має змогу бути пов’язана з документами й процесами.; Для CRM. У CRM задачі допомагають менеджерам не губити ліди, не забувати follow-up, контролювати угоди, підтримувати контакт із клієнтами та рухати продажі та реалізація по воронці.;== Задачі та клієнтський сервіс ==
Задача має змогу бути пов’язана із зустріччю.; Вона має змогу включати:
як ілюстрація:
Якісна задача. Чим конкретніше сформульована задача, тим менше шансів, що менеджер зрозуміє її неправильно або відкладе без результату.; Типовий список на день має змогу включати:
KPI менеджерів і задачі
- клієнтами;
- CRM;
- продажами;
- документами;
- рахунками;
- договорами;
- заявками;
- складами;
- сервісом;
- проєктами;
- бізнес-процесами;
- звітами;
- email-розсилками;
- інтеграціями.; | Вони дають прозорість: хто що робить, які задачі прострочені, які угоди не рухаються, хто перевантажений і де процеси зависають.; * нові;
- сьогодні;
- в роботі;
- очікує клієнта;
- очікує колегу;
- виконано;
- прострочено.; # Задача розроблена вручну або автономно.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
Ризики без задач
Календар задач особливо важливий для менеджерів, які працюють із великою кількістю клієнтів.; як ілюстрація:
Follow-up
як ілюстрація:
- прийняти звернення;
- уточнити проблему;
- передати технічному спеціалісту;
- повідомити клієнта про статус;
- перевірити виконання;
- закрити заявку;
- запросити оцінку якості.; Задача має змогу бути внутрішньою.; істотно не перетворювати KPI лише на кількість дій.;=== Внутрішнє погодження ===
Зустріч
- щотижневий дзвінок ключовому клієнту;
- щомісячний звіт;
- контроль оплат;
- перевірка прострочених угод;
- регулярне актуалізація статусів;
- повторний контакт через 30 днів;
- нагадування про продовження договору.; Задачі менеджерів можуть бути різними залежно від процесу.; як ілюстрація:
- контролю роботи;
- планування дня;
- пріоритезації;
- автоматичних нагадувань;
- звітності;
- ескалації;
- оцінки дисципліни.; Нагадування допомагають менеджеру не забути про задачу.; А після надсилання комерційної пропозиції має змогу створитися задача: “Передзвонити клієнту через 2 дні”.; Follow-up — це повторний контакт із клієнтом після попередньої комунікації.; |-
Для чого потрібні задачі?; продажі та реалізація залежать не тільки від таланту менеджера, а й від дисципліни.; Для клієнта — кращий сервіс.; * результат дзвінка;
|
}
Канбан сприяє оперативно бачити стан роботи менеджера або команди.; K2 ERP і задачі. У комплексній ERP задачі менеджерів можуть бути не окремим списком доручень, а частиною бізнес-процесів: продажів, сервісу, документообігу, складу, оплат і клієнтської комунікації.; Так CRM поєднує маркетинг і продажі та реалізація.;== Вступ ==
Для сервісу особливо важливі строки, SLA й історичний розвиток комунікацій.; Для керівника — прозорість.; Можливі сценарії для K2 ERP: Основні типи задач менеджерів
|
Чим задачі в CRM відрізняються від задач в ERP?; Задачі можуть створюватися після подій: новий лід, зміна етапу угоди, прострочений рахунок, відкриття email, нова заявка або документ на погодження.;{{SEO | ; Якщо задача прострочена, керівник має бачити причину.;== Задачі в CRM ==
як ілюстрація:
Задачі по угодах
Пріоритети задачЗадачі менеджерів можуть бути пов’язані з email-розсилками.; Звіти можуть показувати: автоматизація процесів задач в ERPКерівнику потрібна аналітичні інструменти по задачах.; |-
Статуси задачяк ілюстрація: завдяки наявності Пріоритет користувачі можуть менеджеру планувати день.; Приклад Для ефективної роботи із задачами бажано:
Звіти по задачах
Контроль документа |
; Для менеджера це зручність.;== Коротко ==
Що таке задача менеджераТипові помилки
Він корисний для: Задачі менеджерів тісно пов’язані з воронкою продажів.;=== Email або повідомлення ===
| |||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Назва | Підготувати та надіслати КП | ||||||||||||||||||||||
| Пов’язаний об’єкт | Угода: Впровадження CRM | ||||||||||||||||||||||
| Відповідальний | Менеджер | ||||||||||||||||||||||
| Строк | До кінця робочого дня | ||||||||||||||||||||||
| Пріоритет | Звичайний | ||||||||||||||||||||||
| характеристика | Підготувати пропозицію на 20 користувачів, погодити знижку 10%, надіслати клієнту | ||||||||||||||||||||||
| Наступна дія | Follow-up через 2 дні після надсилання |
- які задачі виконувалися;
- хто відповідав;
- які коментарі були;
- які строки порушувалися;
- які документи прикріплювалися;
- які наступні дії заплановані.; Етап воронки
Задачі та дисципліна продажів
як ілюстрація:
- низький;
- звичайний;
- високий;
- критичний.;== Задачі та воронка продажів ==
Задача зазвичай має: Типовий життєвий цикл задачі:
Якщо ці дії живуть у голові менеджера, у блокноті, у месенджері або в особистому календарі, керівник не бачить реальної картини роботи.;== Приклад задачі по комерційній пропозиції ==
Основні переважні аспекти:
Дедлайн — це строк виконання задачі.; # Підготувати договір.;=== Контроль оплати ===
- кількість створених задач;
- кількість виконаних задач;
- прострочені задачі;
- задачі по менеджерах;
- задачі по клієнтах;
- задачі по угодах;
- середній час виконання;
- задачі без результату;
- задачі, які часто переносяться;
- навантаження команди;
- ефективність менеджерів.; # Призначений відповідальний.; Приклади задач:
CRM або ERP має змогу показувати менеджеру персональний робочий список.;
Колонки можуть бути такими:
Задача менеджера має змогу означати дзвінок клієнту.; * провести онлайн-демонстрацію;
- зустрітися з клієнтом;
- провести переговори;
- презентувати програмний продукт;
- обговорити умови;
- провести навчання;
- узгодити технічне задача.;== Задачі по клієнтах ==
У CRM задачі менеджерів зазвичай пов’язані з продажами та клієнтами.; |-
Де використовуються задачі?;- формулювати задачі конкретно;
- завжди ставити відповідального;
- ставити строк виконання;
- вказувати очікуваний результат;
- пов’язувати задачу з клієнтом, угодою або документом;
- фіксувати коментарі;
- закривати задачу тільки після результату;
- використовувати автоматичні задачі;
- контролювати прострочення;
- аналізувати навантаження менеджерів;
- не дублювати задачі в месенджерах;
- регулярно чистити список задач.; # У процесі додаються коментарі або файли.; Дедлайни потрібні для:
Менеджер має змогу отримати задачу написати клієнту.;
Канбан — зручний спосіб візуалізації задач.; Пріоритети можуть бути такими:
- менеджер передає задачу юристу;
- продажі та реалізація передають задачу складу;
- керівник доручає менеджеру зв’язатися з клієнтом;
- сервіс передає задачу технічному спеціалісту;
- бухгалтерський обліковий облік просить уточнити оплату.;
Вони допомагають:
Дедлайни
Ескалація має змогу створювати повідомлення керівнику або нову задачу для контролю.; як ілюстрація:
Статуси допомагають зрозуміти, що відбувається із задачею.; це робочі доручення, дії або контрольні точки, які створюються; додатково реалізовано ERP або іншій бізнес-системі з метою організації щоденної роботи, контролю клієнтів, продажів, заявок, документів, угод, проєктів і бізнес-процесів виступає ключовою рисою менеджерів у CRM забезпечується через Задачі менеджерів.; Суть задачі. Хороша задача відповідає на чотири питання: що потрібно зробити, хто відповідальний, до якого терміну і який результат очікується.; Задачі менеджерів — один із ключових інструментів керування продажами, клієнтами, документами, сервісом і бізнес-процесами.; | Дзвінок, email, зустріч, follow-up, комерційна пропозиція, контроль оплати, погодження документа, сервісна заявка, внутрішнє доручення.; Менеджер або керівник має змогу вручну створити задачу, якщо виникла нова ситуація.; Хороша задача:
- передзвонити після заявки;
- уточнити потребу;
- нагадати про комерційну пропозицію;
- повідомити про статус замовлення;
- домовитися про зустріч;
- повернути клієнта після паузи;
- з’ясувати причину відмови.; # Передати в обліковий облік.; * новий лід;
- нова заявка;
- розроблена угода;
- змінився етап воронки;
- надіслано комерційну пропозицію;
- рахунок прострочений;
- замовник відкрив email;
- заявка не оброблена;
- документ очікує погодження;
- замовлення відвантажено;
- замовник давно не купував.;
як ілюстрація:
- ліди;
- контакти;
- компанії;
- угоди;
- воронку продажів;
- комунікації;
- дзвінки;
- листи;
- зустрічі;
- комерційні пропозиції;
- повторні контакти.; Поле
У коментарях можна фіксувати:
Календар задач
як ілюстрація:
; У CRM та ERP істотно не без ускладнень створювати задачі, а й контролювати прострочення.; * назву;
- характеристика;
- відповідального;
- постановника;
- строк виконання;
- статус;
- пріоритет;
- пов’язаний об’єкт;
- коментарі;
- файли;
- результат виконання;
- історію змін.; * кількість оброблених лідів;
- кількість дзвінків;
- кількість зустрічей;
- кількість виконаних follow-up;
- відсоток прострочених задач;
- швидкість першої реакції;
- кількість задач без результату;
- конверсія задач у продажі та реалізація;
- якість коментарів;
- виконання задач у строк.; Якщо задачі не ведуться системно, виникають проблеми:
- уточнення потреб клієнта;
- підбір продуктів або послуг;
- розрахунок вартості;
- погодження знижки;
- підготовку документа;
- надсилання клієнту;
- контроль відповіді.;
Приклади: Не всі задачі однаково корисні.; Задачі по угоді допомагають не змішувати різні продажі та реалізація в одну історію.; завдяки наявності задачам менеджери не забувають про клієнтів, керівники бачать реальну картину роботи, а CRM або ERP перетворюється з пасивної бази даних на активну систему керування.; Типові задачі менеджера
Ескалація потрібна, коли задача не виконується вчасно або має критичне значення.; Задачі менеджерів — це основа дисципліни, контролю та автоматизації в сучасній CRM/ERP-системі.
Вони можуть надходити:
Коментарі дозволяють зберігати робочу історію.; Вони можуть бути пов’язані з:
У CRM така задача має бути пов’язана з клієнтом, угодою або лідом.;== автоматизація процесів задач у CRM ==
Нагадування
Підготовка комерційної пропозиції — окрема важлива задача.; Follow-up. У продажах часто виграє не той, хто першим відповів, а той, хто не забув повернутися до клієнта в потрібний момент.; * клієнти губляться;
- менеджери забувають follow-up;
- угоди зависають;
- керівник не бачить реальної роботи;
- строки порушуються;
- документи не погоджуються вчасно;
- відомості залишається в месенджерах;
- відповідальність розмита;
- складно навчати нових менеджерів;
- важко аналізувати бізнес-процес продажів.;
Комерційна пропозиція
як ілюстрація:
переважні аспекти використання задач
Навіщо потрібні задачі менеджерів
Якість задач
- не губити клієнтів;
- контролювати наступні дії;
- бачити відповідальних;
- контролювати строки;
- зменшувати хаос у комунікаціях;
- підвищувати дисципліну менеджерів;
- фіксувати історію роботи;
- створювати прозорість для керівника;
- автоматизувати повторювані дії;
- аналізувати ефективність команди;
- пов’язувати роботу з клієнтами, угодами й документами.; У ERP задачі часто пов’язані з документами.; Її рухають конкретні дії менеджера: дзвінки, листи, зустрічі, погодження, нагадування й контроль.;
Задачі можуть бути такими:
Дисципліна означає:
Задача має змогу бути пов’язана з конкретним клієнтом.; | Повторний контакт із клієнтом після попередньої дії: дзвінка, листа, презентації, комерційної пропозиції або паузи в переговорах.; * перевірити оплату рахунку;
- нагадати клієнту про оплату;
- уточнити статус платежу;
- передати інформацію бухгалтерії;
- проконтролювати заборгованість;
- повідомити про прострочення.; як ілюстрація:
як ілюстрація:
Приклади:
Якщо email або повідомлення пов’язане із задачею, потім легше зрозуміти, що саме було відправлено і коли.;
- замовник;
- лід;
- угода;
- заявка;
- рахунок;
- договір;
- документ;
- замовлення;
- проєкт;
- сервісне звернення;
- внутрішній бізнес-процес.; Ручні задачі важливі, але їх потрібно створювати за єдиними правилами.; Без задач документи часто зависають між відділами.;
Не всі задачі однаково важливі.; # Перевірити юридично.; Задачі рухають воронку. Угода не переходить до результату сама по собі.; | Це конкретні дії менеджерів із відповідальним, строком, статусом і результатом: дзвінки, листи, зустрічі, follow-up, документи, оплати, заявки та інші дії.; як ілюстрація: Задача менеджера — це конкретна дія, яку має виконати відповідальний працівник у визначений строк.; Деякі задачі повторюються регулярно.; з цієї причини задачі потрібно аналізувати разом із продажами.;== Делегування задач ==