Облік постачальників
Постачальники і собівартість
Потрібно контролювати:
Коротко
Не всі користувачі повинні бачити: Причини блокування можуть бути різні: У постачальників можуть бути різні умови оплати.; Один постачальник має змогу постачати критичну сировину для виробництва.;
Імпорт і додаткові витрати
!; істотно контролювати:
з цієї причини істотно не обмежувати контрагента тільки однією роллю.; * закупівельна діяльність по постачальниках;
- закупівельна діяльність по товарах;
- закупівельна діяльність по групах;
- динаміку цін;
- строки поставок;
- прострочені поставки;
- часткові поставки;
- якість;
- претензії;
- кредиторську заборгованість;
- аванси;
- переплати;
- обороти;
- залежність від постачальників;
- частку одного постачальника в закупівлях;
- виконання договорів;
- виконання бюджетів.; Це учасник бізнес-процесу, від якого можуть залежати ціни, строки, якість, собівартість, наявність товарів, виконання замовлень клієнтів, виробництво, сервіс і навіть репутація компанії.;== Постачальник як контрагент ==
Що таке обліковий облік постачальників
- Олег — менеджер з продажів;
- Ірина — бухгалтер;
- Максим — логіст;
- Андрій — технічний спеціаліст.; Заявка фіксує потребу.; У компанії обліковий облік показує борг 50 000 грн.; Брокер — 5 000 грн.; |-
Критерії можуть бути такими:
* повна юридична назва;
* код ЄДРПОУ або інший ідентифікатор;
* податковий номер;
* адреса;
* банківські реквізити;
* IBAN;
* платформа оподаткування;
* платник ПДВ або неплатник ПДВ;
* контактні інформаційні дані;
* підписанти;
* печатка або її відсутність;
* електронний електронний документообіг.; | Це платформа ведення інформації про постачальників, договори, ціни, замовлення, поставки, документи, оплати, борги і якість роботи.; без ускладнень рахунок він виставляє не одразу.; * договори;
* строки;
* резервні постачальники;
* ризики;
* ціни;
* якість;
* залежність бізнесу;
* фінансові умови;
* плани поставок.; Маржа — 300 грн.; Договори — ключова частина обліку постачальників.; |-
| Директор
| Контролює стратегічних постачальників, великі суми, ризики і ключові умови.; Він потрібен забезпечується через '''Головне.''' обліковий облік постачальників потрібен не; додатково реалізовано щоб організація знала, у кого купує, на яких умовах, за якими цінами, з якою якістю, з якими строками і скільки винна.; Постачальник має змогу виконати замовлення частково.; Проблеми виникають, коли:
* постачальником;
* заявками на закупівлю;
* замовленнями постачальнику;
* поставками;
* рахунками;
* актами;
* оплатами;
* претензіями;
* файлами.; Це створює проблеми:
__TOC__
Приклад:
ERP повинна допомагати бачити ці зміни.; Excel добре підходить для тимчасового аналізу, але постачальники повинні жити в ERP.; * новий;
* активний;
* перевіряється;
* погоджений;
* стратегічний;
* резервний;
* тимчасовий;
* заблокований;
* проблемний;
* архівний.; '''Договір у ERP.''' Це не без ускладнень файл PDF.; Одна з типових проблем у довіднику постачальників — дублікати.; Постачальник — це не без ускладнень запис у довіднику контрагентів.; Групи можуть бути такими:
Причини:
Перед автоматизацією обліку постачальників потрібно відповісти на питання:
Вона сприяє:
Окрема помилка — вважати, що постачальники “і так зрозумілі”.; Якщо не приїде сировина, організація має змогу зупинити виробництво.; Для середнього бізнесу — закупівельна діяльність, заявки, складський облік, контроль боргів і аналітичні інструменти.;== Валютні постачальники ==
|-
| Закупівельник
| Шукає постачальників, отримує пропозиції, створює замовлення, контролює поставки.; '''Замовлення постачальнику''' — це документ, який фіксує домовленість про закупівлю.; Постачальники тісно пов’язані зі складом.; організація оплатила 100 000 грн авансом.; Інакше довідник оперативно перетвориться на місце, де живуть помилки, старі записи і “не чіпайте, бо не знаємо, що це”.; Можна бачити:
== аналітичні інструменти по постачальниках ==
* не заповнені реквізити;
* немає контактів;
* немає договорів;
* не вказані умови оплати;
* немає статусів;
* не ведеться історичний розвиток цін;
* не прикріплюються документи;
* постачальники дублюються;
* немає відповідальних;
* старі постачальники не архівуються;
* не контролюються банківські реквізити;
* відсутні правила створення контрагентів.; * ціна;
* якість;
* строки поставки;
* точність виконання;
* кількість претензій;
* гнучкість;
* умови оплати;
* повнота документів;
* швидкість реакції;
* стабільність;
* наявність товару;
* сервіс.; * постачальники товарів;
* постачальники сировини;
* постачальники послуг;
* транспортні компанії;
* орендодавці;
* IT-постачальники;
* маркетингові постачальники;
* виробники;
* імпортери;
* локальні постачальники;
* стратегічні постачальники;
* резервні постачальники;
* проблемні постачальники.; Постачальник
* залишки на складі;
* борг перед постачальником;
* документи;
* якість постачальника;
* статистику претензій.; !;== Якість даних про постачальників ==
У постачальника має змогу бути статус.; Постачальник виставив рахунок на 300 000 грн.; аналітичні інструменти надає можливість бачити не тільки ціну, а реальну якість співпраці.; * товар А — 100 шт;
* товар Б — 30 шт;
* товар В — 0 шт.; Саме з цієї причини обліковий облік постачальників — важлива частина [[ERP]].; * ТОВ “Альфа”;
* Альфа ТОВ;
* ООО Альфа;
* Альфа;
* TOV Alfa;
* Альфа постачальник.; Кредиторська заборгованість впливає на cash flow.; Можна аналізувати:
Резервний постачальник потрібен на випадок, якщо ключовий не має змогу виконати поставку.; А потім ці “дрібниці” раптом складаються в суму, від якої фінансовий директор починає мовчати дуже виразно.; * дату претензії;
* постачальника;
* замовлення;
* поставку;
* причину;
* суму;
* відповідального;
* статус;
* результат;
* файли;
* коментарі.; Відповідь
Він охоплює:
Це можуть бути:
<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
Без такого обліку розслідування браку перетворюється на серіал із поганим фіналом.; як ілюстрація:
[[Категорія:Постачальники]]
{| class="wikitable" style="width:100%;"
* довідник контрагентів;
* ролі постачальників;
* картки постачальників;
* реквізити;
* контактні особи;
* договори;
* файли;
* заявки на закупівлю;
* замовлення постачальникам;
* поставки;
* складський облік;
* прайс-листи;
* історію цін;
* оплати;
* кредиторську заборгованість;
* акти звірки;
* претензії;
* оцінку постачальників;
* електронний документообіг;
* бізнес-процеси;
* права доступу;
* аналітику.; * регулярні прострочення;
* проблеми з якістю;
* невиконання договору;
* фінансові ризики;
* юридичні ризики;
* відсутність документів;
* рішення для бізнесу керівництва.; Якість
<div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;">
Якщо 80% критичної сировини закуповується в одного постачальника, це ризик.; | [[K2 ERP]] має змогу автоматизувати довідник постачальників, договори, заявки, закупівельна діяльність, поставки, оплати, акти звірки, претензії та аналітику.;
з цієї причини для виробничих компаній обліковий облік постачальників — це не без ускладнень бухгалтерська функція, а частина виробничої стабільності.; Що робить
У результаті організація бачить не без ускладнень “ми щось купили”, а повний ланцюжок роботи з постачальником.;
Для чого потрібен обліковий облік постачальників
- предмет договору;
- сторони;
- строк дії;
- умови оплати;
- умови поставки;
- ціни або порядок їх визначення;
- відповідальність сторін;
- гарантії;
- штрафи;
- порядок документообігу;
- умови розірвання;
- ліміти;
- валюта;
- підписанти;
- додатки і специфікації.; ERP надає можливість бачити, який постачальник був обраний для конкретної заявки і чому.; Це надає можливість порівнювати постачальників і контролювати закупівельні ціни.; як ілюстрація, один і той самий постачальник має змогу бути заведений як:
На наступний тиждень потрібно оплатити:
Після поставки потрібно оплатити ще 200 000 грн.;Прайс-листи постачальників
- постачальнику А — 300 000 грн;
- постачальнику Б — 150 000 грн;
- постачальнику В — 500 000 грн.; як ілюстрація:
Якщо постачальник порушує умови, організація має змогу створити претензію.; |-
| - | Для чого потрібна картка постачальника?; Якщо організація функціонує з іноземними постачальниками або закупівлями у валюті, виникають додаткові задачі.; Якщо товар потрібен завтра, постачальник В має змогу бути непридатним, навіть якщо ціна красива.; Замовлено 100 одиниць товару.; Закупівельник має змогу запитати причину зміни ціни.; Якщо постачальник поставляє неякісну сировину, організація має змогу отримати брак готової продукції.;{{SEO
ERP повинна показати часткове виконання замовлення.; ERP повинна дозволяти оформити повернення і пов’язати його з поставкою, замовленням, договором і взаєморозрахунками.; ERP повинна показувати залишок до поставки: Оплати постачальникам | ||||
| Постачальник А | 5 | 3 | 4 | 4 | 4.0 |
| Постачальник Б | 4 | 5 | 5 | 5 | 4.8 |
| Постачальник В | 5 | 2 | 3 | 2 | 3.0 |
Він пов’язаний із:
Постачальники і складський облік
- постачальника;
- договір;
- дату;
- товари або послуги;
- кількість;
- ціну;
- суму;
- валюту;
- строк поставки;
- складський облік отримання;
- умови оплати;
- відповідального;
- статус;
- пов’язані заявки;
- коментарі.; |-
Чому Excel не підходить як основна платформа?; Інакше все це живе в пошті, а пошта — не ERP.; Постачальники впливають і на податковий обліковий облік.; Потрібно знати:
автоматизація процесів обліку постачальників в ERPУ картці контрагента бажано мати ознаки або ролі: Для малого бізнесу це має змогу бути простий обліковий облік постачальників, договорів, рахунків і оплат.;== історичний розвиток цін == Документи постачальникаРезервні: Не потрібно починати з дуже складної системи оцінки постачальників, якщо в довіднику ще три однакових записи одного контрагента.; Роль
Резервні постачальники
Стратегічні постачальники — це ті, від яких суттєво залежить робота компанії.; Постачальник — це контрагент, який надає компанії товари, роботи, послуги або інші ресурси.; |- |
- | - | Що таке стратегічний постачальник?; * не проведена оплата;
Офісна організація закуповує техніку, програмне забезпечення, меблі, канцелярію, зв’язок, оренду, ремонт, маркетингові та юридичні послуги.; |} Для керівника. Якісний обліковий облік постачальників надає можливість бачити не тільки суму закупівель, а й залежність від конкретних постачальників, прострочені поставки, борги, якість виконання, динаміку цін і ризики.; Це надає можливість аналізувати проблемних постачальників.; Закупівельна ціна постачальника впливає на собівартість.; Якщо потрібно отримати рахунок, звертаємося до менеджера.; * постачальник;
|
Як K2 ERP має змогу допомогти?; |- | складський облік | Приймає поставки, перевіряє кількість і якість, фіксує надходження.;
Постачальник Б дає відстрочку 14 днів.; Постачальник А функціонує тільки по 100% передоплаті.; Якщо потрібен акт звірки — до бухгалтера.; Документи поруч із операцією. Рахунок має бути біля оплати, накладна — біля поставки, договір — біля постачальника, сертифікат — біля товару.; ERP повинна фіксувати: Якщо він постійно затримує поставки і не дає документи, економія має змогу перетворитися на втрати.;== Висновок == |
| Постачальник А | 100 грн | 2 дні | Передоплата | |||
| Постачальник Б | 105 грн | 1 день | Відстрочка 14 днів | |||
| Постачальник В | 95 грн | 10 днів | Передоплата |
Приклад:
Якщо в полі “Коментар” написано “нормальні, але дзвонити краще Олегу, бо Ірина не в темі”, це, звичайно, жива відомості.; * юридична особа;
- фізична особа-підприємець;
- фізична особа;
- виробник;
- дистриб’ютор;
- імпортер;
- підрядник;
- сервісна організація;
- транспортна організація;
- орендодавець;
- провайдер послуг;
- маркетингова агенція;
- IT-компанія;
- банк;
- страхова організація;
- державна або комунальна організація.;== Постачальники і бюджети ==
Для великого бізнесу — багаторівневе погодження, стратегічні постачальники, рейтинги, бюджети, проєкти, виробничі потреби, імпорт, валютні операції, електронний документообіг і фінансовий контроль.; Торгова організація закуповує товари для перепродажу.; обліковий облік постачальників — це бізнес-процес ведення всієї інформації про постачальників і операції з ними.; У ERP можна вести:
- що замовлено;
- що отримано;
- що ще очікується;
- що оплачено;
- які документи отримано;
- де є собою затримка.; У виробництві постачальники впливають на:
Якщо постачальник підвищує ціни, а організація не переглядає продажні ціни, маржа має змогу зменшитися.; * закупівельні ціни;
- договори;
- умови оплати;
- борги;
- банківські реквізити;
- комерційні пропозиції;
- претензії;
- внутрішні коментарі;
- рейтинги постачальників.;== Статуси постачальників ==
А випадковість у закупівлях — це дуже дорогий постачальник.; У постачальника “ТехноПром” є собою:
- назва;
- коротка назва;
- код;
- тип контрагента;
- країна;
- місто;
- адреса;
- юридичні реквізити;
- податкові реквізити;
- банківські рахунки;
- контактні особи;
- телефони;
- email;
- сайт;
- відповідальний менеджер;
- група постачальника;
- статус;
- умови оплати;
- валюта розрахунків;
- ключовий договір;
- прикріплені файли;
- коментарі;
- історичний розвиток взаємодії.;== Вступ ==
- у довіднику створюється постачальник;
- заповнюються реквізити і контактні особи;
- додається договір;
- створюється заявка на закупівлю;
- заявка погоджується;
- закупівельник вибирає постачальника;
- створюється замовлення постачальнику;
- постачальник виставляє рахунок;
- фінансовий відділ планує оплату;
- складський облік приймає поставку;
- документи прикріплюються до операції;
- ERP показує взаєморозрахунки;
- при потребі формується акт звірки;
- платформа накопичує історію цін, строків і якості.;== Договори з постачальниками ==
Постачальники прямо впливають на рух коштів.; У нормальному варіанті — це повноцінна платформа керування взаємовідносинами з постачальниками.; Картка постачальника — це основне місце зберігання інформації про нього.; У більшості ERP-систем постачальник ведеться в довіднику контрагентів.; Для товару А ключовий постачальник — “Постачальник 1”.; Питання
Типові помилки в обліку постачальників
- рахунок;
- видаткова накладна;
- акт виконаних робіт;
- податкова накладна;
- товарно-транспортна накладна;
- сертифікат;
- паспорт якості;
- гарантійний талон;
- специфікація;
- договір;
- додаткова угода;
- акт звірки;
- претензійний лист.; Товар продається за 1 000 грн.; У ERP бажано фіксувати:
Приклад:
Приклад:
- різні версії файлів;
- немає єдиного джерела правди;
- складно контролювати права доступу;
- без зайвих зусиль помилитися;
- немає зв’язку з документами;
- немає зв’язку з оплатами;
- немає історії змін;
- немає автоматичного контролю боргів;
- немає нормальної аналітики;
- складно працювати кільком користувачам.; І якщо постачальники ведуться нормально, організація купує краще, платить розумніше, планує точніше і менше залежить від випадковості.; ERP надає можливість планувати платежі постачальникам і бачити майбутнє навантаження на cash flow.; Ціна
- план закупівель;
- фактичні закупівельна діяльність;
- перевищення бюджету;
- залишок бюджету;
- майбутні зобов’язання;
- очікувані платежі;
- витрати по постачальниках.; відомості про постачальників має змогу бути чутливою.; Потім красива аналітичні інструменти.; |-
Постачальник пропонує нову ціну 120 грн.; А це вже сигнал, що пора впроваджувати систему.; |-
Чому істотно вести договори?; з цієї причини в ERP бажано контролювати не тільки факт поставки, а й комплект документів.; обліковий облік постачальників потрібен, щоб організація могла:Фінансова реальність. Постачальники теж люблять гроші.; Загальна оцінка
- 100% передоплата;
- часткова передоплата;
- оплата після поставки;
- відстрочка 7 днів;
- відстрочка 14 днів;
- відстрочка 30 днів;
- оплата поетапно;
- оплата за актом;
- оплата за графіком;
- кредитний ліміт;
- оплата у валюті;
- оплата за курсом.; Постачальник
- постачальником;
- покупцем;
- підрядником;
- перевізником;
- партнером;
- орендодавцем;
- сервісною організацією.; Потрібно знайти причину:
Приклад:
- товар А — 100 шт;
- товар Б — 50 шт;
- товар В — 20 шт.; !; Постачальник продав товар за 100 000 грн.; Разом — 950 000 грн.; У постачальника має змогу бути кілька контактних осіб:
- початковий борг;
- поставки;
- оплати;
- повернення;
- коригування;
- кінцевий борг.; ERP повинна допомагати бачити зміну закупівельних цін і вплив на маржу.;== Реквізити постачальника ==
Приклад:
Стратегічні постачальники
- вести єдиний довідник постачальників;
- контролювати реквізити;
- вести договори;
- зберігати контакти;
- вести прайс-листи;
- контролювати заявки;
- створювати замовлення постачальникам;
- контролювати поставки;
- вести складський обліковий облік;
- контролювати оплати;
- бачити кредиторську заборгованість;
- формувати акти звірки;
- фіксувати претензії;
- оцінювати постачальників;
- аналізувати закупівельна діяльність;
- контролювати бюджети;
- планувати cash flow.; Якщо технічне питання — до спеціаліста.;== Як K2 ERP сприяє з обліком постачальників ==
Контактні особи постачальника
Якщо її не контролювати, організація має змогу раптово отримати ситуацію, коли грошей на рахунку менше, ніж запланованих оплат.; Причини можуть бути різні:
;Приклад типового процесу: Спочатку порядок у базі.; У ньому зазвичай вказують:
Повернення постачальнику
Якщо постачальник має статус “заблокований”, платформа має змогу заборонити створювати нові замовлення без дозволу керівника.; Умови оплати
Хто такий постачальник
Вона надає можливість бачити:
Найдешевший варіант не завжди найкращий.; Це надає можливість використовувати одну картку контрагента в різних бізнес-процесах і не створювати дублікати.; Постачальник, звичайно, не проти.; | Вона надає можливість вибирати не тільки найдешевших, а й найнадійніших постачальників за якістю, строками і умовами.; того, щоб “десь були реквізити”.; обліковий облік постачальників — це не без ускладнень довідник із назвами компаній.; як ілюстрація:
- хто створює постачальників;
- хто перевіряє реквізити;
- хто відповідає за договори;
- які групи постачальників потрібні;
- які статуси потрібні;
- які умови оплати використовуються;
- як ведуться прайс-листи;
- як фіксуються комерційні пропозиції;
- як створюються замовлення постачальникам;
- як контролюються поставки;
- як контролюються оплати;
- як формуються акти звірки;
- як фіксуються претензії;
- як оцінюється якість постачальників;
- які права доступу потрібні;
- які звіти потрібні керівнику.; * закупівлями;
- заявками на закупівлю;
- договорами;
- замовленнями постачальникам;
- поставками;
- складом;
- цінами;
- оплатами;
- кредиторською заборгованістю;
- якістю поставок;
- претензіями;
- документами;
- бюджетами;
- фінансовою звітністю;
- управлінською аналітикою.; Реквізити потрібні для договорів, рахунків, актів, накладних, оплат, податкових документів та інших операцій.; У правильній ERP постачальник пов’язаний з усім ланцюжком закупівельна діяльність: від потреби до оплати.; * дефіцит товару;
- затримка;
- підвищення ціни;
- проблеми з якістю;
- логістичні проблеми;
- фінансові проблеми постачальника;
- форс-мажор.; Постачальник передає документи.; * у кого організація купує;
- за якими цінами;
- на яких умовах;
- які договори діють;
- які поставки очікуються;
- скільки організація винна;
- які документи отримані;
- які постачальники надійні;
- які створюють проблеми;
- де є собою залежність;
- де можна зекономити;
- де потрібен резервний варіант.; Якщо курс змінився між замовленням і оплатою, реальна вартість у гривні додатково змінилася.; Закупівельна ціна була 700 грн.;
Постачальником має змогу бути:
як ілюстрація:
обліковий облік постачальників — це платформа зберігання, контролю та аналізу інформації про компанії або фізичних осіб, які постачають бізнесу товари, матеріали, послуги, обладнання, комплектуючі, роботи або інші ресурси.; !; Потреба → Заявка на закупівлю → Погодження → Вибір постачальника → Замовлення постачальнику → Поставка → Оплата → Закриття
Потрібен регламент ведення довідника постачальників.; Це партнерська сторона, ризик, джерело витрат, джерело товарів, частина собівартості і важливий елемент стабільності бізнесу.; ERP повинна дозволяти налаштовувати права доступу.; Повернення впливає на:
Потрібно знати:
- рахунки до оплати;
- суми;
- строки оплати;
- умови оплати;
- фактичні платежі;
- аванси;
- часткові оплати;
- переплати;
- заборгованість;
- валюту;
- курс;
- призначення платежу;
- відповідального;
- зв’язок із договором і замовленням.; Якість обліку постачальників залежить від якості даних.; Він показує:
- як змінювалася ціна;
- коли була остання закупівля;
- чи зростає ціна;
- чи дає постачальник знижки;
- чи відповідає нова ціна ринку;
- хто погодив закупівлю;
- за яким договором купували;
- який був курс валюти.; Для закупівель і фінансів це різні сценарії, бо вони по-різному впливають на cash flow.; Акт звірки сприяє перевірити взаєморозрахунки з постачальником.; Найпоширеніші помилки:
Типові етапи:
Іноді товар потрібно повернути постачальнику.;== Заявки на закупівлю і постачальники ==
Кредиторська заборгованість
- дату поставки;
- постачальника;
- замовлення;
- складський облік;
- номенклатуру;
- кількість;
- ціну;
- суму;
- документи постачальника;
- якість;
- відповідність замовленню;
- відповідального за приймання.; Якщо організація має одного критичного постачальника і не має альтернативи, це ризик.; А собівартість впливає на прибуток.;== Постачальники і виробництво ==
обліковий облік постачальників має давати аналітику.; * строків поставки;
- якості;
- кількості;
- ціни;
- документів;
- упаковки;
- гарантії;
- сервісу;
- невідповідності договору.; | Це сума, яку організація винна постачальникам за отримані товари, роботи або послуги.;== Претензії до постачальників ==
Якщо банківський рахунок змінився, а оплата пішла на старий, потім починається прекрасна гра “хто винен і як повернути гроші”.; * постачальник;
- покупець;
- підрядник;
- перевізник;
- виробник;
- дилер;
- інше.; |-
Якщо привезли 100, але 10 пошкоджені, це теж має бути зафіксовано.; Хоча іноді перше теж небезпечно.; історичний розвиток цін постачальника дуже важлива.; !; Практичний сенс. обліковий облік постачальників сприяє компанії купувати не без ускладнень “де знайшли”, а там, де вигідно, надійно, прозоро і контрольовано.; Приклад:
; Поставка — це не без ускладнень “прийшло щось”.;У картці можуть бути: При імпорті істотно враховувати не тільки ціну постачальника.; Це центр зв’язку між постачальником, умовами, документами, оплатами, поставками і відповідальністю.; * очистити довідник контрагентів; * прибрати дублікати; * визначити ролі постачальників; * заповнити реквізити; * додати контактних осіб; * прив’язати договори; * налаштувати групи постачальників; * налаштувати статуси; * налаштувати умови оплати; * налаштувати заявки і замовлення; * налаштувати поставки; * налаштувати оплати; * налаштувати акти звірки; * налаштувати аналітику; * визначити відповідальних; * навчити користувачів.; Поставлено: У результаті історичний розвиток закупівель, борги, договори і документи розкидані по різних картках.; Постачальник із найнижчою ціною не завжди найкращий.; До реквізитів можуть належати: * кому потрібно платити; * коли потрібно платити; * за що саме; * які платежі критичні; * які платежі можна перенести; * які постачальники можуть зупинити поставки; * які є собою аванси; * які є собою відстрочки; * які є собою борги.; продажі та реалізація можуть виглядати такими самими, але прибуток уже вдвічі менший.; ERP має змогу формувати рейтинг постачальників.;
Зрозумілі вони рівно до моменту, поки не звільнився закупівельник, не змінився бухгалтер або не потрібно терміново знайти, за що була оплата пів року з цієї причини.; Постачальників комфортно групувати.; Постачальник вважає, що борг 80 000 грн.; Постачальник В дає кращу ціну, але вимагає передоплату.;== Оцінка постачальників == * товар Б — 20 шт; * товар В — 20 шт.; Ціна Приклад: Не всі постачальники однакові.; Навіть організація, яка “нічого не купує”, зазвичай усе одно щось купує.; ERP повинна забезпечувати зв’язок: ERP повинна показати залишок заборгованості.; закупівельна діяльність у постачальників повинні бути пов’язані з бюджетами.;== Права доступу == Excel має змогу бути корисним для аналізу.; ERP повинна зберігати ці умови і враховувати їх у плануванні платежів.; У процесі роботи з постачальниками можуть бути різні ролі.; |- Керівник підрозділу Погоджує потреби і контролює закупівельна діяльність свого напряму.;== Акти звірки з постачальниками == * наявність сировини; * строки виробництва; * собівартість; * якість продукції; * виконання замовлень клієнтів; * планування закупівель; * запаси; * простої.; Це сприяє оперативно приймати рішення для бізнесу при проблемах.;== Групи постачальників == Приклад: Класика довідників. Якщо одного постачальника завели п’ять разів, то це вже не контрагент, а маленька група компаній у вашій базі.; ERP повинна дозволяти пов’язувати договір із: платформа має змогу охоплювати: Кредиторська заборгованість — це сума, яку організація винна постачальникам та іншим контрагентам.;== Постачальники і cash flow == Щоб зберігати реквізити, контакти, договори, умови оплати, документи, історію закупівель і відповідальних.; Це економить час і нерви.;== Що потрібно описати перед автоматизацією == ERP повинна показувати: Це важлива частина керування закупівлями, фінансами, складом, виробництвом, сервісом і ризиками.; |- Фінансовий відділ Планує платежі, контролює бюджети, cash flow і кредиторську заборгованість.; Якщо постачальник десятий раз “трохи затримав” поставку, це вже не випадковість, а стиль роботи.; Для керівника це один із ключових показників.; Якщо товар має брак, істотно знати, від якого постачальника він прийшов, у якій партії, за якою накладною і кому вже був відвантажений.; Митні витрати — 20 000 грн.; обліковий облік постачальників тісно пов’язаний із заявками на закупівлю.; Приклад: Якщо продажі та реалізація — це те, що приносить гроші, то закупівельна діяльність та постачальники — це те, що часто вирішує, скільки з цих грошей залишиться в компанії після всіх витрат.; Постачальники є собою майже в кожному бізнесі.; Чим краще описано правила, тим якісніший буде обліковий облік.; бізнес-процес має змогу виглядати так: * ключовий постачальник сировини; * постачальник критичних комплектуючих; * постачальник унікального обладнання; * постачальник ключових товарів; * ключовий логістичний партнерська сторона; * IT-провайдер критичної системи.; Якщо документи від постачальника оформлені неправильно або не отримані, це має змогу створити проблеми для бухгалтерії.; Але краще все ж таки мати нормальні контактні особи, ролі та історію комунікацій.; Без такого контролю частина замовлення має змогу загубитися, а потім виробництво або продажі та реалізація раптово дізнаються, що “ми думали, воно вже приїхало”.; Документи * менеджер з продажів; * бухгалтер; * логіст; * керівник; * технічний спеціаліст; * юрист; * сервісний інженер; * контакт для претензій; * контакт для документів.; ERP сприяє формувати і перевіряти акти звірки.; * митні платежі; * доставка; * страхування; * брокерські послуги; * сертифікація; * банківські комісії; * зберігання; * розвантаження; * інші витрати.; Очікувані надходження — 700 000 грн.; як ілюстрація, організація має змогу купувати товар у партнера і одночасно продавати йому інші товари або послуги.; !; Групування сприяє аналізувати закупівельна діяльність та керувати процесами.; Замовлено: Якщо продажна ціна залишилась 1 000 грн, маржа стала 150 грн.; як ілюстрація, товар куплено за 10 000 доларів.; Приклад: Приклад: ERP має змогу показувати: як ілюстрація, стратегічні постачальники можуть мати окремі правила погодження договорів, контролю строків і оцінки якості.; !; Реальна вартість закупівельна діяльність — 140 000 грн.; Виробнича організація закуповує сировину, матеріали, комплектуючі, обладнання, запчастини.; |- Що таке кредиторська заборгованість?; Оплати постачальникам — важлива частина обліку.; Картка постачальника повинна бути не смітником для випадкової інформації, а структурованим джерелом даних.; складський облік отримує товари, матеріали або обладнання від постачальників.;== Приклад процесу в K2 ERP == Поширена проблема. Якщо відомості про постачальника живе в голові закупівельника, пошті бухгалтера і старому Excel-файлі, то це не обліковий облік постачальників, а корпоративна археологія.; Товар “Кабель А” можна купити у трьох постачальників: ERP повинна допомагати контролювати дублікати і якість довідників.; K2 ERP надає можливість вести постачальників як частину єдиної системи керування підприємством: від заявки на закупівлю до поставки, від договору до оплати, від складу до фінансової аналітики.; без ускладнень іноді це розмазано по рахунках, актах, картках співробітників і фразах “та це дрібниця”.; У договорі фіксуються: ERP має змогу зберігати альтернативних постачальників для товарів або груп товарів.; Акти звірки потрібні, щоб переконатися, що організація і постачальник однаково розуміють взаєморозрахунки.; Без системного обліку постачальників організація ризикує втратити контроль над закупівлями, боргами, строками, документами і собівартістю.; У ERP бажано зберігати не без ускладнень телефон постачальника, а контакти з ролями.;== Дублі постачальників == * знати, у кого вона закуповує; * контролювати договори; * контролювати ціни; * контролювати умови оплати; * бачити історію закупівель; * контролювати поставки; * контролювати борги; * аналізувати якість постачання; * порівнювати постачальників; * уникати дублювання контрагентів; * зберігати документи; * бачити ризики; * планувати закупівельна діяльність; * контролювати бюджети; * управляти cash flow.; Статус сприяє контролювати роботу.;== Картка постачальника == * брак; * неправильна кількість; * не той товар; * пошкодження; * невідповідність специфікації; * прострочений товар; * помилка в замовленні; * домовленість сторін.; ERP повинна дозволяти зберігати документи і пов’язувати їх із постачальником, договором, замовленням, поставкою або оплатою.; Оцінка постачальників сприяє вибирати кращих партнерів.; | Договори визначають умови поставки, оплати, відповідальність, строки, гарантії і юридичні зобов’язання.; Постачальник привіз 90.; | ERP пов’язує постачальника із заявками, замовленнями, поставками, оплатами, договорами, документами, складом і фінансами.; |- Чому важлива оцінка постачальників?; Якщо постачальник затримує матеріал, виробництво має змогу зупинитися.; Приклад: До собівартості можуть входити: * дублікати постачальників; * відсутність договорів; * неактуальні реквізити; * немає контактних осіб; * не ведеться історичний розвиток цін; * не контролюються строки поставок; * немає оцінки якості; * не фіксуються претензії; * документи зберігаються в пошті; * оплати не пов’язані з замовленнями; * поставки не пов’язані із заявками; * немає контролю авансів; * немає актів звірки; * немає резервних постачальників; * немає відповідального за довідник.; Якщо один постачальник дає найнижчу ціну, але має 30% прострочених поставок, це теж ризик.; | Вони розбивають історію закупівель, борги, договори і документи між кількома картками одного контрагента.; |- Юрист Перевіряє договори, додаткові угоди, претензії і юридичні ризики.; Це надає можливість закупівельнику контролювати незакриті позиції.; Строк поставки * “Постачальник 2” — дорожче на 5%, але швидка доставка; * “Постачальник 3” — дешевше, але строк 14 днів.; Для закупівельника. Постачальник у ERP — це історичний розвиток цін, комерційних пропозицій, договорів, замовлень, поставок, оплат, претензій, контактів і умов роботи.;