Заявки на закупівлю
Складна заявка: закупити комплект обладнання для нового виробничого цеху з монтажем, доставкою, гарантією, кількома постачальниками і погодженням бюджету.;== Заявки для виробництва ==
Це надає можливість планувати закупівельна діяльність не вручну, а на основі реальної виробничої потреби.; Поширена проблема. Якщо закупівельна діяльність починаються з фрази “Ми ж писали в чаті”, то це не бізнес-процес закупівель, а лотерея з бюджетом компанії.;
Малий бізнес-середовище має змогу використовувати простий бізнес-процес.; Замовлення постачальнику
!; Заявки можуть бути як простими, так і складними.;== Заявки для сервісу ==
Це дає переважні аспекти:
- хто має змогу створювати заявки;
- які типи заявок існують;
- які поля обов’язкові;
- хто погоджує заявки;
- чи залежить погодження від суми;
- чи залежить погодження від підрозділу;
- чи потрібен бюджетний контроль;
- хто вибирає постачальника;
- чи потрібні комерційні пропозиції;
- коли створюється замовлення постачальнику;
- хто контролює поставку;
- хто підтверджує отримання;
- як заявка закривається;
- які звіти потрібні керівнику;
- які права доступу потрібні.; * постачальника;
- ціну;
- валюту;
- умови оплати;
- строк поставки;
- гарантію;
- умови доставки;
- прикріплений файл пропозиції;
- дату отримання;
- відповідального;
- коментарі.; Менеджер з продажів створює заявку, бо замовник замовив товар, якого немає на складі.; |-
| Навіщо потрібне погодження?; * очікувану дату поставки;
- фактичну дату поставки;
- кількість;
- якість;
- складський облік отримання;
- супровідні документи;
- відповідність замовленню;
- часткову поставку;
- прострочення;
- претензії до постачальника.; Після замовлення постачальнику організація очікує поставку.;== Excel і месенджери в закупівлях ==
Це надає можливість контролювати строки ремонту і бачити, чому певна сервісна робота затримується.; Впровадження заявок на закупівлю краще робити поетапно.;== Часткове виконання заявки == |- | Що таке заявка на закупівлю?; !; MRP аналізує:
K2 ERP має змогу допомогти автоматизувати заявки на закупівлю як частину єдиної системи керування підприємством: від потреби до постачання, від погодження до оплати, від складу до фінансової аналітики.; |- | Що можна купувати за заявкою?; Приклад:
Заявка закрита.; Для малого бізнесу це спосіб навести порядок у витратах.; як ілюстрація:
ERP має змогу допомагати фіксувати:
Замовлення постачальнику — це вже зовнішній документ або домовленість із конкретним постачальником.; ERP має змогу формувати заявки на основі мінімальних залишків, виробничого плану, замовлень клієнтів або прогнозу попиту.; Перед погодженням потрібно розуміти:
ERP має змогу показувати:
- чи запланована ця витрата;
- чи є собою залишок бюджету;
- до якої статті віднести закупівлю;
- чи можна перенести витрату;
- чи потрібно додаткове погодження;
- чи впливає закупівля на cash flow.; Критерії можуть бути різні:
У заявках на закупівлю важливі права доступу.; Без бюджетного контролю закупівельна діяльність можуть виглядати нормально окремо, але разом утворювати фінансовий сюрприз.; | У кого, за скільки і коли купуємо?; Навіть якщо організація нічого не виробляє і не продає товари, вона все одно щось купує: послуги, офісні матеріали, обладнання, підписки, програмне забезпечення, ремонт, рекламу, транспорт, канцелярію, зв’язок, оренду, техніку, меблі або інші ресурси.; Це як пожежна сирена, яка звучить щодня о 10:00 без ускладнень для настрою.; {| class="wikitable" style="width:100%;"
як ілюстрація:
- чи справді це потрібно;
- чи є собою бюджет;
- чи немає цього на складі;
- чи відповідає ціна ринку;
- чи не дублює заявка іншу закупівлю;
- чи правильна кількість;
- чи потрібна ця закупівля зараз;
- хто буде відповідати за використання.; На основі заявок і закупівель можна оцінювати постачальників.; * що замовлено;
- що вже поставлено;
- що ще очікується;
- що оплачено;
- які документи отримано;
- де є собою затримка.; Приклад:
Він створює заявку на закупівлю.;== Заявки для складу ==
Пріоритети заявок
Замовлено 100 одиниць товару.; Чим краще описано бізнес-процес, тим простіше його автоматизувати.;== Автоматичне створення заявок ==
Це істотно для контролю грошей.; Для виробництва. Заявки на закупівлю разом із MRP допомагають уникати ситуації, коли виробництво стоїть через одну дрібну деталь, яку “забули замовити”.; Заявки дають багато корисної аналітики.; ERP надає можливість зробити бізнес-процес заявок керованим.; складський облік створює заявку, бо залишок товару впав нижче мінімального рівня.; Якщо матеріалу А є собою тільки 80 кг, платформа формує потребу на закупівлю 120 кг.; | Щоб контролювати потреби, бюджети, погодження, закупівельна діяльність, строки, постачальників і виконання.; IT-відділ створює заявку на ноутбуки.; Можна бачити:
Це істотно, бо закупівля часто потребує контексту.; Заявка на закупівлю проходить певні етапи.; ERP має змогу автономно запропонувати закупити ще 100 одиниць.; * чернетка;
- подана;
- на погодженні;
- повернута на доопрацювання;
- погоджена;
- відхилена;
- передана закупівельнику;
- у пошуку постачальника;
- очікує пропозиції;
- очікує бюджету;
- замовлено;
- частково поставлено;
- поставлено;
- закрито;
- скасовано.; Приклад:
Проста заявка: купити 5 пачок паперу.; Після погодження заявки і вибору постачальника створюється замовлення постачальнику.;== Типові помилки в заявках на закупівлю ==
Але вона має змогу бути пов’язана з оплатою через:
- комп’ютери;
- ноутбуки;
- сервери;
- мережеве обладнання;
- ліцензії;
- програмне забезпечення;
- підписки;
- доступи;
- периферію;
- ремонт техніки;
- витратні матеріали.; ERP повинна показати дефіцит коштів до того, як бухгалтер відкриє банк і тихо скаже: “У нас проблема”.; |-
| Хто створює | Ініціатор потреби, підрозділ, складський облік, виробництво | Закупівельник або відповідальний за закупівлю |- | Погодження | Часто потребує внутрішнього погодження | Створюється після погодження або вибору постачальника |- | Бюджетний контроль | Перевіряється до закупівельна діяльність | застосовується для виконання закупівельна діяльність |- | Результат | Погоджена потреба | Закупівля у конкретного постачальника |}
У заявці зазвичай зазначають:
Фінансовий відділ бачить, які майбутні платежі вже очікуються за погодженими заявками.; |- | Як ERP сприяє із заявками?;== Висновок ==
- ліміту договору;
- строків;
- умов оплати;
- виконання;
- документів;
- відповідальності постачальника.; У великій компанії бізнес-процес має змогу бути складнішим: кілька рівнів погодження, бюджетний контроль, тендер, юридична перевірка, фінансове погодження, технічне погодження, контроль договору і контроль виконання.;
Права доступу
продажу забезпечується через Це має змогу бути товар; додатково реалізовано матеріали для виробництва, обладнання, запчастини, канцтовари, послуги, програмне забезпечення, інструменти, витратні матеріали або будь-який інший ресурс, потрібний для роботи компанії.; ERP має змогу автономно створювати задачі і повідомлення.; |}
Кожна заявка прив’язується до цього проєкту.; Але істотно, щоб усі не ставили “критично”, бо тоді критично не буде нічого.; * збирати потреби підрозділів;
- уникати хаотичних закупівель;
- контролювати бюджети;
- погоджувати витрати;
- перевіряти залишки на складі;
- об’єднувати однакові потреби;
- вибирати постачальників;
- контролювати строки поставки;
- бачити відповідальних;
- уникати дублювання закупівель;
- контролювати оплату;
- аналізувати витрати;
- планувати закупівельна діяльність;
- підвищувати прозорість процесу.; * мінімальні залишки;
- план продажів;
- виробничий план;
- замовлення клієнта;
- сервісна заявка;
- планове обслуговування обладнання;
- бюджет закупівель;
- прогноз попиту;
- сезонність;
- графік поставок.; Якщо статус “у роботі” має змогу означати все що завгодно — від “закупівельник уже замовив” до “ніхто не відкривав заявку три дні” — статус потрібно деталізувати.; !; |-
| Чому істотно перевіряти складський облік?; Це істотно для прозорості.; Заявки на закупівлю впливають на майбутній рух коштів.; Пріоритети можуть бути:
складський облік має змогу створювати заявки на закупівлю, коли запаси знижуються до мінімального рівня.; Такі заявки допомагають уникати дефіциту.;Ролі в процесі закупівель
| ; Заявки можуть створювати різні користувачі.; як ілюстрація:
Без заявок закупівельна діяльність часто живуть у месенджерах, Excel, усних домовленостях і пам’яті окремих співробітників.; Погодження — одна з головних причин використання заявок.; як ілюстрація:
Приклад:
|
; Заявка закривається, коли потреба виконана або скасована.; У різних компаніях форма заявки має змогу відрізнятися.; Понад 50 000 грн — погоджує директор.;
Для керівника. Заявки на закупівлю дозволяють бачити, хто що просить купити, навіщо, за які гроші, чи це погоджено, чи є собою бюджет і чи не перетворюється організація на складський облік речей “про всяк випадок”.; Що робить Це істотно для контролю: Відділ продажів просить 5 ноутбуків.; Якщо потрібно виготовити продукцію, платформа має змогу розрахувати потребу в матеріалах.; А на складі вже лежить 6 нових ноутбуків, які закупили для іншого проєкту, але не використали.; {| class="wikitable" style="width:100%;" Після погодження закупівельник вибирає постачальника і створює замовлення постачальнику: купити 100 кг матеріалу в компанії “МеталПостач” за конкретною ціною і строком поставки.; У торговій компанії закупівельна діяльність впливають на наявність товару і продажі та реалізація.;== Що має змогу бути предметом заявки == Життєвий цикл заявки на закупівлю
|
Чому Excel і месенджери погані для заявок?; Якщо “минулого разу” ніхто не пам’ятає, а документи не прив’язані, закупівельник отримує не задачу, а детективне розслідування.; ERP перевіряє залишки.;== Оцінка постачальників ==
|
Для чого потрібні заявки?; Окремо варто відзначити матеріали, сировину, комплектуючі, обладнання, послуги, ліцензії, запчастини, канцтовари і інші ресурси.; Постачальник А дешевий, але постійно затримує поставки.; це документ або бізнес-процес, за допомогою якого співробітник, підрозділ, складський облік, виробництво або інший учасник компанії повідомляє про потребу щось купити виступає ключовою рисою Заявка на закупівлю.; Заявки потрібні саме для того, щоб це “трошки” не стало традицією.; * що потрібно купити;
|
; * заявки губляться;
Бюджетний контрольДля виробництва 100 одиниць продукції потрібно: ERP повинна дозволяти фіксувати комерційні пропозиції і причину вибору постачальника.; Саме з цієї причини заявки на закупівлю потрібні не для бюрократії, а для контролю.; Якщо організація погодила багато заявок, але ще не оплатила їх, це майбутнє навантаження на cash flow.; Якщо платформа нагадує розумно — бізнес-процес рухається.; Простими словами, заявка на закупівлю відповідає на питання: Заявки і оплатаERP надає можливість контролювати адміністративний бюджет і не купувати “трошки всього” кожного тижня без загальної картини.; як ілюстрація: Заявка не завжди означає, що закупівля вже відбудеться.; ERP повинна допомагати закупівельнику бачити схожі потреби і формувати зведені заявки або замовлення постачальникам.;До заявки можна прикріплювати файли: як ілюстрація: Краще почати з простого маршруту, а потім поступово додавати бюджети, аналітику, тендери, автоматичні заявки і складні погодження.; Приклад: Відділ виробництва створює заявку: потрібно купити 100 кг матеріалу.; | K2 ERP має змогу автоматизувати заявки на закупівлю, маршрути погодження, бюджети, постачальників, замовлення, складський облік, оплату, документи і аналітику.; * ціна;
Це вже не хаотичний бізнес-процес, а керований ланцюжок.; Закрита заявка — це не без ускладнень статус.; Типовий життєвий цикл має змогу бути таким: Для середнього бізнесу — маршрути погодження, бюджети, складський облік, постачальники і контроль виконання.; Статуси допомагають розуміти, де саме знаходиться заявка.; ERP автономно створює заявку, бо платформа побачила дефіцит за планом продажів або виробництва.;Проблеми Excel: Заявка на закупівлю — це внутрішня потреба компанії.; Для закупівель часто потрібно збирати комерційні пропозиції.;Приклад: Заявка має змогу бути виконана частково.;як ілюстрація: закупівельна діяльність можуть бути пов’язані з договорами.; як ілюстрація: Закриття заявки
Потрібно вказати: Поточний залишок — 20 одиниць.; * планові витрати;
Якщо ERP не перевіряє залишки, організація має змогу купити зайве.;== Впровадження процесу заявок == Постачальник Б дорожчий на 3%, але постачає вчасно і без браку.;== Як K2 ERP сприяє із заявками на закупівлю == |
|---|---|---|---|---|
| Номер заявки | Для ідентифікації документа | |||
| Дата | Щоб розуміти, коли виникла потреба | |||
| Ініціатор | Хто створив заявку | |||
| Підрозділ | Для якого підрозділу потрібна закупівля | |||
| Стаття бюджету | Щоб контролювати витрати | |||
| Проєкт | Якщо закупівля пов’язана з конкретним проєктом | |||
| Номенклатура або послуга | Що саме потрібно купити | |||
| Кількість | Скільки потрібно | |||
| Бажана дата отримання | До якого строку потрібно отримати | |||
| Орієнтовна ціна | Для попередньої оцінки витрат | |||
| Обґрунтування | Навіщо це потрібно | |||
| Бажаний постачальник | Якщо ініціатор має пропозицію | |||
| Статус | На якому етапі перебуває заявка | |||
| Відповідальний закупівельник | Хто займається виконанням | |||
| Коментарі | Додаткова відомості | |||
| Файли | Комерційні пропозиції, специфікації, фото, технічні вимоги |
Приклад:
* розроблена;
* на погодженні;
* погоджена;
* відхилена;
* передана в закупівлю;
* у роботі;
* очікує комерційні пропозиції;
* постачальника вибрано;
* створено замовлення постачальнику;
* очікується поставка;
* частково виконана;
* виконана;
* закрита;
* скасована.; Але вони погано підходять як основна платформа заявок.; * очікувані платежі;
* дати оплат;
* суми;
* постачальників;
* статті бюджету;
* пріоритети;
* вплив на залишок коштів.;== Заявки для IT ==
[[Категорія:ERP]]
ERP сприяє закупівельникам розуміти, що потрібно робити в першу чергу.;[[Категорія:Документообіг]]
* співробітник бачить свої заявки;
* керівник бачить заявки свого підрозділу;
* закупівельник бачить заявки в роботі;
* фінансовий відділ бачить бюджети і суми;
* директор бачить усі заявки;
* складський облік бачить заявки, пов’язані з товарами;
* бухгалтерський обліковий облік бачить документи і оплати.; Але для закупівельника це не технічне задача.;== Приклад складного процесу заявки ==
</div>
ERP має змогу допомогти стандартизувати такі заявки.; Якщо немає нормального процесу заявок, закупівельна діяльність часто відбуваються хаотично:
Для середнього бізнесу — спосіб контролювати підрозділи, бюджети і постачальників.;{{DISPLAYTITLE:Заявки на закупівлю}}
== Основні поля заявки на закупівлю ==
Погодження має змогу бути простим або багаторівневим.; | Це внутрішній документ компанії, який фіксує потребу щось купити: товар, матеріал, обладнання, послугу або інший ресурс.; Далі керівник має змогу вирішити:
Не кожен користувач системи повинен бачити всі закупівельна діяльність.; | Щоб перевірити доцільність, бюджет, залишки, кількість, строки і відповідальність до початку закупівельна діяльність.; | Заявка фіксує внутрішню потребу, а замовлення постачальнику — це вже конкретна закупівля у вибраного постачальника.; Окрема класика — заявка “купити таке саме, як минулого разу”.; |-
| Чим заявка відрізняється від замовлення постачальнику?; * співробітник створює заявку;
* керівник погоджує;
* закупівельник купує;
* складський облік або ініціатор підтверджує отримання;
* заявка закривається.; Це надає можливість закуповувати не “на око”, а за планом.;</div>
як ілюстрація: Вони допомагають: У ERP це можна бачити в історії постачальника.; Заявка на закупівлю
- чи все поставлено;
- чи все прийнято;
- чи всі документи отримано;
- чи немає претензій;
- чи пов’язано поставку із заявкою;
- чи закрито замовлення постачальнику;
- чи зрозумілий фінансовий результат;
- чи не залишилось відкритих питань.; Підрозділ попросив 10 позицій.; Це функціонує тільки до першої серйозної помилки, перевитрати бюджету або ситуації, коли потрібний товар “ніби хтось мав замовити”.; ERP повинна допомагати контролювати:
На основі цього платформа формує потребу в закупівельна діяльність.; Заявки на закупівлю — це частина документообігу компанії.; Вони допомагають зробити закупівельна діяльність прозорими, контрольованими і зрозумілими.; У проєктному бізнесі заявки на закупівлю часто прив’язуються до конкретного проєкту.; * створення заявок;
- довідники товарів і послуг;
- підрозділи;
- бюджети;
- статті витрат;
- погодження;
- бізнес-процеси;
- задачі;
- повідомлення;
- постачальників;
- комерційні пропозиції;
- замовлення постачальникам;
- поставки;
- складський облік;
- оплату;
- документи;
- аналітику;
- інтеграції;
- права доступу.; Правильні права доступу дозволяють зберегти прозорість без зайвого розкриття інформації.;== Статуси заявки ==
Не варто одразу робити надто складний бізнес-процес, якщо організація раніше жила в чатах і таблицях.; | Співробітники, підрозділи, складський облік, виробництво, сервіс, адміністрація або ERP автономно на основі потреб.; Закупівля — це не тільки купити дешевше.; Виробництво створює заявку, бо для плану потрібні матеріали.; !; | Щоб не купити те, що вже є собою в наявності або має змогу бути переміщено з іншого складу.; А зависла заявка — це майбутній скандал, тільки ще не дозрілий.; 3 позиції будуть через тиждень.; На наступний тиждень заплановано оплат за закупівлями на 1 500 000 грн.; |- | Чи можна створювати заявки автономно?; Замість трьох окремих закупівель можна зробити одну закупівлю на 10 ноутбуків.; Перед закупівлею потрібно перевірити, чи немає потрібного товару або матеріалу на складі.;== Сповіщення і задачі ==
- замовлення постачальнику;
- рахунок постачальника;
- договір;
- поставку;
- акт;
- платіжне доручення;
- бюджет.; | Так.; У виробництві заявки на закупівлю можуть формуватися на основі виробничого плану.; Правильне погодження. Мета погодження — не створити бюрократичний лабіринт, а не дати компанії купити зайве, дороге, непотрібне або те, що вже лежить на складі під шаром пилу.; * описати поточний бізнес-процес закупівель;
- визначити типи заявок;
- визначити ролі користувачів;
- налаштувати довідники;
- визначити обов’язкові поля;
- описати маршрути погодження;
- налаштувати бюджетний контроль;
- налаштувати статуси;
- налаштувати сповіщення;
- налаштувати зв’язок із замовленнями постачальникам;
- налаштувати складське отримання;
- налаштувати звіти;
- навчити користувачів;
- запустити тестовий період;
- доопрацювати бізнес-процес за результатами.; ERP повинна зберігати файли поруч із заявкою, а не в пошті, месенджерах і папці “Нове 2”.; Потрібно перевірити:
Відділ логістики просить 3 ноутбуки.; Це особливо істотно для компаній, де багато підрозділів.; Критерії оцінки:
У великій компанії бізнес-процес має змогу бути значно складнішим.; організація виконує проєкт для клієнта.; Постачальник А пропонує товар за 100 000 грн і поставку за 3 дні.; * відповідність технічним вимогам;
- якість поставки;
- кількість браку;
- претензії;
- повернення постачальнику;
- оцінку постачальника;
- коментарі отримувача;
- акти невідповідності.; платформа бачить, що товар продається в середньому 20 одиниць на тиждень, залишок — 30 одиниць, строк поставки — 14 днів.; Такий бізнес-процес набагато кращий, ніж нескінченний ланцюжок листів у пошті.; Вони можуть мати маршрути погодження, задачі, коментарі, файли, статуси і повідомлення.; Іноді найдешевший постачальник не є собою найкращим.;== Замовлення постачальнику ==
- ініціатора;
- підрозділ;
- дату заявки;
- потрібні товари, матеріали або послуги;
- кількість;
- бажаний строк отримання;
- обґрунтування потреби;
- проєкт або напрям;
- складський облік або місце використання;
- бажаного постачальника;
- орієнтовну ціну;
- бюджетну статтю;
- статус погодження;
- відповідального закупівельника;
- коментарі;
- прикріплені файли.; У сервісній компанії закупівельна діяльність впливають на виконання робіт, запчастини, матеріали і якість послуг.; * меблі;
- канцелярія;
- ремонт;
- техніка;
- господарські товари;
- послуги прибирання;
- охорона;
- зв’язок;
- оренда;
- корпоративні заходи.; Іноді там можна знайти не тільки потрібний товар, а й археологічні сліди попередніх управлінських рішень.; K2 ERP має змогу використовуватися для автоматизації заявок на закупівлю в компаніях різного масштабу.; * рамковий договір з постачальником;
- договір на поставку обладнання;
- договір на послуги;
- договір підряду;
- ліцензійний договір;
- договір оренди.; Для великого бізнесу — складні бізнес-процеси, кілька рівнів погодження, проєкти, підрозділи, фінансовий контроль, інтеграції, аналітичні інструменти і консолідація потреб.; бухгалтерський обліковий облік просить 2 ноутбуки.; | Товари.; Якщо товар потрібен терміново для виробництва, дешевша ціна має змогу коштувати компанії простою.; Параметр
У виробництві заявки на закупівлю можуть бути пов’язані з MRP — плануванням потреб у матеріалах.; Це надає можливість аналізувати:
У процесі заявок можуть бути такі ролі:
- хтось написав у месенджері;
- хтось сказав усно;
- хтось купив без погодження;
- хтось замовив удвічі більше;
- хтось забув перевірити складський облік;
- хтось не знає, чи є собою бюджет;
- хтось не проконтролював поставку;
- хтось потім шукає рахунок, акт і відповідального.; як ілюстрація:
На рахунку очікується 900 000 грн.; А фінансові сюрпризи рідко приносять радість фінансовому директору.; |- | Хто створює заявки?;== аналітичні інструменти заявок на закупівлю ==
Потрібно ще отримати потрібну якість.; Підставами можуть бути:
як ілюстрація:
Після погодження закупівельник замовляє запчастину, а платформа пов’язує її з конкретною сервісною заявкою.; Для великого бізнесу — основа складного процесу закупівель, погоджень, бюджетування, MRP, проєктного обліку і фінансового контролю.;== Поставка за заявкою ==
- постачальник;
- договір;
- товари або послуги;
- кількість;
- ціна;
- сума;
- валюта;
- строк поставки;
- умови оплати;
- складський облік отримання;
- відповідальний;
- пов’язані заявки;
- статус виконання.; У будь-якому бізнесі закупівельна діяльність впливають на витрати.;
- технічне задача;
- фото;
- специфікацію;
- комерційну пропозицію;
- рахунок;
- договір;
- листування;
- акт;
- сертифікат;
- креслення;
- інструкцію.; Усе видно в системі.; * залишок на складах;
- доступний залишок;
- резерви;
- очікувані надходження;
- аналоги;
- товари, які можна перемістити;
- історію закупівель.; | Вони не дають нормального погодження, статусів, прав доступу, історії змін, бюджетного контролю і аналітики.; ERP має змогу створювати заявки автономно.; як ілюстрація, користувач системи має змогу попросити “потужний ноутбук”.; платформа має змогу охоплювати:
Складська правда. Перед тим як купувати, варто подивитися на складський облік.; Відділ маркетингу має бюджет 100 000 грн на місяць.; У простій компанії етапів має змогу бути менше.; Особливо це істотно для товарів, які регулярно продаються або використовуються у виробництві.; Приклад процесу: Заявка на закупівлю надає можливість зафіксувати потребу, погодити її, перевірити бюджет, вибрати постачальника, оформити замовлення, проконтролювати поставку, оплату і закриття.; Замовлення постачальнику надає можливість контролювати виконання закупівельна діяльність.;== Файли в заявках ==
Один відділ створює заявку на 10 ноутбуків.; ERP надає можливість бачити весь ланцюжок:
Це сприяє не губити заявки.; Такий бізнес-процес складніший, але він потрібен, коли йдеться про великі суми, ризики, строки, відповідальність і технічні вимоги.; Роль
Типові етапи:
Для нього потрібно закупити обладнання, матеріали і послуги підрядників.; Без прив’язки до проєкту витрати можуть розчинитися в загальному обліку.; Не кожна потреба повинна одразу перетворюватися на закупівлю.; Але зазвичай заявка містить такі поля:
Бо закупівельна діяльність без заявок — це коли всі щось хочуть, хтось щось купує, а потім фінансовий директор намагається зрозуміти, чому бюджет знову “трошки не зійшовся”.; як ілюстрація: У заявці на закупівлю має змогу бути майже будь-що, що організація купує.; платформа повинна показувати: |- | Ініціатор | Створює заявку і описує потребу |- | Керівник підрозділу | Погоджує доцільність закупівельна діяльність |- | Фінансовий відділ | Перевіряє бюджет і вплив на cash flow |- | Закупівельник | Шукає постачальників, ціни, умови і оформляє закупівлю |- | складський облік | Приймає товар і підтверджує фактичне отримання |- | бухгалтерський обліковий облік | Обробляє документи і оплату |- | Юрист | Перевіряє договори за потреби |- | Директор | Погоджує великі або критичні закупівельна діяльність |}
Заявка сама по собі не завжди означає оплату.; У виробничій компанії закупівельна діяльність впливають на виробництво, строки, собівартість і виконання замовлень.; Сервісні компанії можуть створювати заявки на запчастини, інструменти або матеріали для виконання робіт.; закупівельна діяльність є собою майже в кожній компанії.; * низький;
- звичайний;
- високий;
- критичний;
- аварійний.; * менеджер з продажів;
- керівник відділу;
- складський облік;
- виробництво;
- сервісна служба;
- адміністрація;
- бухгалтерський обліковий облік;
- IT-відділ;
- HR-відділ;
- відділ маркетингу;
- технічний спеціаліст;
- проєктний менеджер;
- автономно ERP-системою.; ERP повинна дозволяти пов’язувати заявку, замовлення постачальнику, рахунок, поставку, акт і оплату з договором.; * матеріал А — 200 кг;
- матеріал Б — 50 кг;
- комплектуючий В — 100 шт.; Гумор із практики. Якщо закупівельна діяльність ведуться в чаті, то статус заявки залежить від того, чи не загубилася вона між мемом, привітанням з днем народження і повідомленням “хто забрав зарядку?”.; Це сигнал, що потреба більше не потребує дій.; Це надає можливість бачити витрати по проєктах.;
Залишок 20 одиниць ще очікується або має бути скасований.; * бажану дату отримання;
- крайній строк;
- дату погодження;
- дату передачі в закупівлю;
- дату замовлення постачальнику;
- очікувану дату поставки;
- фактичну дату поставки.; У системі бажано зберігати:
завдяки наявності Для закупівельника. Заявка користувачі можуть зібрати потреби, об’єднати закупівельна діяльність, вибрати постачальника, отримати ціни, оформити замовлення і проконтролювати поставку.; Перед закриттям варто перевірити:
Заявку на закупівлю часто плутають із замовленням постачальнику.;== Що таке заявка на закупівлю == Проблеми месенджерів:
Для чого потрібні заявки на закупівлю
Вступ
|- | Тип документа | Внутрішній документ компанії | Документ для роботи з постачальником |- | Основне питання | Що потрібно купити і навіщо?; ERP повинна показати, що бюджет буде перевищено на 15 000 грн.; Для малого бізнесу це має змогу бути простий бізнес-процес: створили заявку, погодили, купили, закрили.; Поле
Адміністративні заявки можуть стосуватися офісних потреб:
- виробничий план;
- специфікації продукції;
- залишки матеріалів;
- відкриті замовлення постачальникам;
- строки поставок;
- резерви;
- мінімальні залишки.; |-
| Як K2 ERP має змогу допомогти?; Уже використано 85 000 грн.; Головне. Заявка на закупівлю — це спосіб перетворити хаотичне “треба щось купити” на контрольований бізнес-процес із відповідальними, строками, бюджетом, погодженням і результатом.; !; Керівник офісу погоджує.; Статус повинен бути зрозумілим для всіх учасників.; Після виконання можна побачити:
- кількість заявок;
- суми заявок;
- заявки по підрозділах;
- заявки по статтях бюджету;
- заявки по постачальниках;
- строки погодження;
- строки виконання;
- прострочені заявки;
- відхилені заявки;
- заявки по проєктах;
- економію від вибору постачальника;
- частку аварійних закупівель;
- повторювані потреби.;== Коротко ==
Приклад:
Заявки і проєкти
Контроль строків
У результаті організація витрачає більше грошей, ніж потрібно, а керівник дізнається про закупівлю тоді, коли рахунок уже треба оплатити.; Але це різні документи.; Якщо через місяць керівник питає, чому вибрали саме цього постачальника, не потрібно шукати листи в пошті закупівельника.; як ілюстрація:
Заявка на каву в офіс і заявка на запчастину, без якої стоїть виробництво, не повинні мати однаковий пріоритет.; ERP повинна показати, що заявка або замовлення виконані частково.; | Перевірка, чи є собою бюджет на закупівлю і чи не перевищує заявка доступний ліміт.; Для критичних матеріалів другий варіант має змогу бути вигіднішим.; Приклад:
як ілюстрація:
ERP має змогу допомагати об’єднувати однакові або схожі заявки.; У заявці можна вказати:
ERP повинна дозволяти бачити не тільки загальний статус, а й виконання по рядках.; Для IT-закупівель важливі технічні вимоги.;== автоматизація процесів заявок в ERP ==
- відхилити заявку;
- перенести на наступний місяць;
- погодити перевищення;
- зменшити суму;
- переглянути бюджет.;== Заявки і електронний документообіг ==
- неправильна кількість;
- не вказано строк;
- не перевірено залишки;
- не вказано бюджетну статтю;
- заявка дублює іншу;
- немає технічних характеристик;
- немає відповідального;
- немає погодження;
- закупівля зроблена до погодження;
- немає зв’язку з поставкою;
- немає зв’язку з оплатою;
- заявка зависла без статусу;
- немає контролю виконання;
- усе ведеться в Excel або месенджері.; Якщо 40% закупівель мають статус “терміново”, можливо, проблема не в закупівельниках, а в плануванні.;== Заявки на закупівлю і MRP ==
- різні версії файлів;
- ручне копіювання;
- помилки у формулах;
- складно контролювати статуси;
- немає маршруту погодження;
- немає прав доступу;
- немає історії змін;
- складно прикріплювати документи;
- складно зв’язати із замовленням і оплатою.; Закупівельник замовляє товари.; Для обладнання — додатково погоджує технічний директор.; * керівнику — погодити заявку;
- закупівельнику — взяти заявку в роботу;
- фінансисту — перевірити бюджет;
- ініціатору — доопрацювати заявку;
- складу — очікувати поставку;
- бухгалтерії — отримано документи;
- директору — прострочене погодження;
- закупівельнику — постачальник затримує поставку.; 5 позицій купили одразу.; Після отримання офіс-менеджер підтверджує, що все отримано.; |-
| Що таке бюджетний контроль?;== Приклад автоматизації в K2 ERP ==
Заявка → Погодження → Замовлення постачальнику → Рахунок → Оплата → Поставка → Закриття Перевірка залишків перед закупівлеюКомерційні пропозиції постачальниківОфіс-менеджер створює заявку на закупівлю паперу, картриджів і канцелярії.; Заявки на закупівлю — це важливий інструмент керування потребами компанії.; Одна з головних задач заявок — контроль строків.; Excel і месенджери можуть бути корисними допоміжними інструментами.; Без системи це можуть пам’ятати окремі співробітники.; як ілюстрація: Типові статуси: |