Погодження документів
Далі документ проходить маршрут:
Повідомлення повинні бути корисними, а не перетворюватися на шум.; До документа часто потрібно додавати файли.; | Заявки на оплату, договори, рахунки, заявки на закупівлю, кадрові документи, складські документи, акти, службові записки, ТЗ та інші.; Для виконавців. Автоматизоване погодження зменшує хаос у пошті, месенджерах, Excel-файлах і паперових підписах.; | Вона показує, хто, коли і яке рішення для бізнесу прийняв по документу.;== Погодження і бюджет ==
Динамічний маршрут формується автономно залежно від даних документа.; * не вистачає файлу;
- потрібно уточнити суму;
- неправильна стаття бюджету;
- не вказано договір;
- помилка в реквізитах;
- потрібно додати комерційну пропозицію;
- потрібно змінити дату;
- потрібно уточнити обґрунтування.; |-
| Як K2 ERP має змогу допомогти?; Приклад погодження договору:
Ініціатор створює заявку і додає:
Директор затверджує фінальне рішення для бізнесу.;
== Дії погоджувача ==
== Статуси погодження ==
Фінансовий відділ перевіряє:
Особливо істотно погоджувати документи, які змінюють залишки або впливають на фінансовий результат.; Фінансист відхилив платіж через відсутність бюджету.; |-
| Керівник підрозділу
| Перевіряє доцільність документа для свого напряму.;== Динамічний маршрут ==
[[Категорія:Закупівлі]]
ERP надсилає нагадування.; Після доопрацювання документ має змогу знову піти на погодження.; | ERP автоматизує маршрути, статуси, повідомлення, права, файли, історію, строки, бюджетний контроль і аналітику.; * скільки часу документ на погодженні;
* хто затримує;
* які документи прострочені;
* які документи критичні;
* середній час погодження;
* вузькі місця процесу.;<pre>
Приклад:
== Файли і вкладення ==
Приклад:
Працівник → Керівник → фінансовий блок → HR → бухгалтерський обліковий облік
Окремо істотно погоджувати зміни в уже погоджених документах.; Типові статуси:
== Погодження і HR ==
Заявка на 500 грн і договір на 5 000 000 грн не повинні проходити однаковий маршрут.; А “трохи інше” в розробці, виробництві або впровадженні має змогу коштувати дуже недешево.; Приклад:
Окрема помилка — погоджувати все однаково.; Більшість таких документів не повинні без ускладнень створюватися і одразу виконуватися.; !; Погодження документів — це важливий інструмент керування компанією.; * кількість документів на погодженні;
* середній час погодження;
* прострочені документи;
* документи по підрозділах;
* документи по типах;
* хто затримує погодження;
* які документи найчастіше повертаються;
* причини відхилення;
* суми на погодженні;
* суми погоджених платежів;
* документи з перевищенням бюджету.; ERP повинна показати ризик касового розриву.; У реальному житті погоджувач має змогу бути у відпустці, відрядженні, на лікарняному або без ускладнень недоступний.; Що робить
Це краще, ніж ганяти документ по маршруту, щоб фінансист у кінці написав: “А де рахунок?”
Якщо маршрут занадто складний, документи будуть ходити довше, ніж деякі міжнародні посилки.; Надмірна бюрократія виникає, коли:
Тоді фінансовий блок можуть:
Добре налаштоване погодження має бути розумним: просте для простих документів і суворе для ризикових.; '''Послідовне погодження''' означає, що документ проходить учасників один за одним.; Див.; ERP має змогу використовувати автоматичні правила.; як ілюстрація:
* якщо сума понад 50 000 грн — додати директора;
* якщо стаття бюджету “IT” — додати IT-директора;
* якщо новий контрагент — додати юриста;
* якщо немає договору — заблокувати погодження;
* якщо перевищено бюджет — додати фінансового директора;
* якщо платіж валютний — додати фінансовий блок;
* якщо документ прострочений — надіслати нагадування;
* якщо погоджувач відсутній — передати заступнику.; Відхилення повинно мати коментар.; |-
| Виконавець
| Виконує дію після погодження: оплата, закупівля, підписання, проведення.; '''Договір без погодження.''' Це як підписати інструкцію до гри, не прочитавши правила, а потім здивуватися, що штрафи, строки і відповідальність грають проти вас.; Ініціатор → Керівник підрозділу → складський облік → Закупівельник → фінансовий блок → Директор
{| class="wikitable" style="width:100%;"
Поганий коментар:
Погоджувач має змогу виконувати різні дії.; Їх потрібно перевірити.; |-
| Що таке статус погодження?;== Для чого потрібне погодження документів ==
<pre>
'''Погодження документів''' — це маршрут, за яким документ проходить від автора до відповідальних осіб, які мають його перевірити, погодити, відхилити або повернути на доопрацювання.; Документи повинні мати строки погодження.; фінансовий блок
Якщо сума понад 100 000 грн — погоджує директор.; Бюджет є собою.; А документ із правильним погодженням — це контрольоване управлінське рішення для бізнесу.; Особливо якщо “вище” вже ніхто не бачить.; Паперове погодження має багато недоліків:
Електронне погодження має переважні аспекти:
ERP повинна повідомляти учасників про потрібні дії.; І тоді навіть важливе повідомлення тоне в цифровому болоті.; Проблеми:
</div>
* чітка логіка;
* зрозуміла відповідальність;
* контроль етапів;
* простіше відстежувати статус.; Приклад складного маршруту:
ERP повинна фіксувати не тільки фінальне рішення для бізнесу, а й історію дій.;== Приклад погодження договору ==
істотно визначити, чи потрібно проходити весь маршрут заново, чи тільки ті етапи, які залежать від змін.; Керівник напряму
<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
</div>
Не кожен документ потребує складного маршруту.;<pre>
Вона повинна містити:
Директор погоджує великий або критичний платіж.; Поганий маршрут:
Без системного погодження документи губляться в пошті, чатах, папках, усних домовленостях і “я думав, це вже погодили”.; Це про те, щоб важливі рішення для бізнесу проходили правильно, прозоро і вчасно.; Якщо маршрут занадто простий, організація ризикує пропускати важливі перевірки.; Небезпечний, дорогий і дуже нервовий.; Для малого бізнесу це має змогу бути простий маршрут погодження: керівник → бухгалтерський обліковий облік.;
HR перевіряє залишок днів відпустки і кадрові правила.;<pre>
як ілюстрація, юрист каже “підписувати можна”, фінансист каже “грошей немає”, а керівник каже “дуже треба”.; Ініціатор → Керівник підрозділу → Фінансовий відділ → Директор → бухгалтерський обліковий облік → Оплата
Керівник перевіряє доцільність.; як ілюстрація:
Погодження через email
Після погодження створюється замовлення постачальнику або заявка на оплату.;== Погодження і платіжний календар ==
Автор → Керівник → Виконавець * працівник бачить свої заявки; * керівник бачить документи свого підрозділу; * фінансовий відділ бачить суми і бюджети; * юрист бачить договори; * бухгалтерський обліковий облік бачить документи для обліку; * директор бачить усі важливі документи; * адміністратор налаштовує маршрути, але не обов’язково бачить фінансові деталі.;[[Категорія:Погодження документів]] завдяки наявності Ескалація користувачі можуть вирішувати завислі або конфліктні документи.; |- | Чому важлива історичний розвиток погодження?;</div> == Права доступу == як ілюстрація, списання товару на значну суму не повинно проходити без погодження відповідального керівника і бухгалтерії.;== Коментарі в погодженні == <div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> Найчастіше погоджують:
Делегування погодження
Погодження важливе, бо виробничі рішення для бізнесу часто впливають на собівартість, строки і закупівельна діяльність.; Що робить
- простий;
- складний;
- послідовний;
- паралельний;
- умовний;
- багаторівневий;
- динамічний;
- змішаний.; |-
| Адміністратор ERP | - | Ініціатор | Створює документ, заповнює інформаційні дані, додає файли і запускає погодження.;== Погодження і складський облік ==
Що потрібно описати перед впровадженням погодженняісторичний розвиток погодженняЯкщо контрагент новий — додається юрист або служба безпеки.; Документ пов’язаний із проєктом — додається керівник проєкту.; |} платформа має змогу охоплювати: як ілюстрація: Для фінансових документів погодження часто пов’язане з бюджетом.; Роль З автоматизованим погодженням організація бачить: Чим краще описані правила, тим менше буде хаосу після запуску.; Маршрут повинен відповідати реальному бізнес-процесу.; як ілюстрація, відпустка: Якщо змінилася тільки прикріплена накладна, можливо, достатньо повторної перевірки бухгалтерії.; У погодженні документів можуть брати участь різні ролі.; має змогу бути ситуація: Делегування надає можливість передати право погодження іншій особі.; — На який рахунок?; | Це бізнес-процес перевірки, узгодження і затвердження документа відповідальними особами перед виконанням або проведенням.; — Я писав “ок”.; Повідомлення можуть бути: Email має змогу бути допоміжним каналом повідомлень, але не повинен бути головним місцем погодження.; Якщо проходять, платформа або душить дрібні процеси, або недоконтролює великі ризики.; Статус повинен бути зрозумілим.; Якщо документ уже погоджено, але хтось змінив ключові поля, погодження має змогу втратити сенс.; * “Повернути на доопрацювання: немає рахунку постачальника.”
Коментарі дуже важливі.; Приклад погодження заявки на оплату: Заявку на закупівлю потрібно погодити з керівником підрозділу, складом, закупівельником і бюджетом.; історичний розвиток потрібна для прозорості і відповідальності.; |} Поширена проблема. Якщо документ “десь на погодженні”, але ніхто не знає де саме, це не погодження.; Але грошей на потрібну дату немає.; |- |
Директор | Затверджує важливі, великі або ризикові документи.; * які документи потрібно погоджувати;
Заміщення схоже на делегування, але має змогу бути налаштоване як правило.; Месенджери зручні для швидкого спілкування, але погано підходять як основна платформа погодження.; Ініціатор → Керівник → фінансовий блок → бухгалтерський обліковий облік → Юрист → HR → IT → Директор → Власник Погодження і виробництвоУмовне погодженняФінансист перевіряє бюджет і платіжний календар.; Окремо варто відзначити технічних завдань, комерційних пропозицій і інших документів істотно контролювати версії.; K2 ERP має змогу використовуватися для автоматизації погодження документів і бізнес-процесів компанії.; | Щоб пояснювати рішення для бізнесу, причини відхилення, умови погодження або потрібні виправлення.; Роль Які документи потрібно погоджуватияк ілюстрація, рахунок на оплату має перевірити відповідальний підрозділ, фінансист, бухгалтерський обліковий облік і керівник.; |- |
Погоджувач | Перевіряє документ і приймає рішення для бізнесу: погодити, відхилити або повернути.; Документ створено по підрозділу “Виробництво” — погоджує керівник виробництва.;== Погодження і закупівельна діяльність ==
Документ створено по підрозділу “Маркетинг” — погоджує керівник маркетингу.; ERP повинна або блокувати такі зміни, або запускати повторне погодження.; Якщо платформа надсилає 100 повідомлень на день, люди перестають їх читати.; Працівник → Керівник → HR → бухгалтерський обліковий облік Для договорів.; як ілюстрація: Воно сприяє контролювати документи, витрати, договори, платежі, закупівельна діяльність, кадрові процеси, складські операції, виробництво і відповідальність.; Договір має змогу мати складніший маршрут.; ERP не вирішить конфлікт сама, але хоча б збере всіх у одному процесі.; |- |
Як ERP сприяє?; Кадрові документи додатково часто потребують погодження.; Ескалація — це підняття питання на вищий рівень, якщо документ не погоджено вчасно або виникла проблема.; Бо підписати не ту версію договору — це окремий вид корпоративного спорту.; У платіжному календарі на 15 число вже є собою зарплата, податки і критичний платіж постачальнику.; ERP повинна зберігати файли поруч із документом і погодженням.; * “Очікує погодження фінансиста”;
Недоліки: Працівник створює заявку на оплату рахунку.; Воно сприяє:
Електронне погодження. Це не без ускладнень “підпис у комп’ютері”.; |- |
Виконавець | Виконує дію після погодження: оплату, закупівлю, підписання, проведення документа.; ERP повинна показати перевищення і додати фінансового директора або директора до маршруту погодження.; Класична ситуація:
Автор → Керівник підрозділу → фінансовий блок → Юрист → Директор → бухгалтерський обліковий облік Керівник погоджує можливість відсутності.; бюрократії. Погодження документів потрібне не; додатково реалізовано щоб важливі рішення для бізнесу не приймались випадково, платежі не виконувались без контролю, договори не підписувались без перевірки, а відповідальність не розчинялась у фразі “ну хтось же мав подивитися”.; Це контрольований бізнес-процес, де кожна дія має автора, дату, статус і наслідок.; * повідомлення губляться;
Причини: ERP має змогу автономно визначати потрібних погоджувачів.; Платіж на 500 000 грн погоджується на 15 число.;== Електронне погодження і паперове погодження == |
- | Щоб контролювати витрати, договори, закупівельна діяльність, ризики, бюджети, відповідальність і строки виконання документів.; |- | Чому погодження в месенджері небезпечне?; як ілюстрація, закупівля має змогу вимагати три комерційні пропозиції, якщо сума понад певний ліміт.;== аналітичні інструменти погодження документів ==
Потрібно перевіряти: Керівник напряму перевіряє бізнес-сенс.; |- |
Фінансовий відділ | - | - | Для чого потрібне погодження?;
Простими словами, погодження документів відповідає на питання: Відділ маркетингу створює заявку на оплату 80 000 грн.; Через 5 днів повідомляє директору.; Керівник підрозділу перевіряє, чи потрібна ця витрата.; вище як ілюстрація: Приклад погодження заявки на закупівлю
Приклад:
У системі погодження можуть бути такі ролі: Перед запуском погодження ERP має змогу перевіряти обов’язкові поля.; це бізнес-процес перевірки, узгодження і затвердження документів у компанії перед тим, як вони будуть виконані, оплачені, підписані, проведені в обліку або передані далі за бізнес-процесом виступає ключовою рисою Погодження документів.; Юрист Ініціатор → Керівник підрозділу → Фінансист → Директор → бухгалтерський обліковий облік |
;
Приклад погодження кадрових документівУ виробництві можуть погоджуватися: Найпоширеніші помилки: Добре: Маршрут погодження — це послідовність осіб або ролей, через які проходить документ.; Маршрут має змогу бути: ERP повинна допомагати не переплутати версії.; Для великого бізнесу — складні workflow, багаторівневі маршрути, паралельне погодження, багатокомпанійність, ліміти, інтеграції, права доступу, аудит дій і управлінська аналітичні інструменти.;
Погодження ТЗ сприяє перевірити:
Відхилено
!;<pre>
* швидше проходження;
* незалежна перевірка;
* зручність для договорів, технічних документів, складних закупівель.;== Висновок ==
Саме з цієї причини погодження документів краще автоматизувати в ERP.;== Послідовне погодження ==
* у системі;
* email;
* месенджер;
* push-сповіщення;
* задачі;
* календарні нагадування.; На цей період погодження до 100 000 грн делегується фінансовому менеджеру.; * довгі ланцюжки листів;
* різні вкладення;
* складно знайти фінальну версію;
* хтось не відповів;
* хтось відповів не всім;
* немає єдиного статусу;
* немає автоматичного маршруту;
* немає зв’язку з документом в ERP;
* складно робити аналітику.; Якщо 40% заявок на оплату повертаються через відсутність договору, проблема не в погоджувачах.;[[Заявки на закупівлю|Заявка на закупівлю]] має змогу проходити такий маршрут:
Можуть погоджуватись:
Такий підхід гнучкіший за фіксований маршрут.;== Погодження в ERP ==
!;</div>
{{SEO
|title=Погодження документів — як автоматизувати маршрути погодження, заявки, договори, рахунки та бізнес-процеси в ERP
|description=Погодження документів — це процес перевірки, узгодження та затвердження документів у компанії: рахунків, договорів, заявок на оплату, закупівель, кадрових документів, службових записок, актів, накладних та інших бізнес-документів. У статті пояснюється, як працює погодження документів, які бувають маршрути, ролі, статуси, ризики, типові помилки та як ERP допомагає автоматизувати документообіг.
|keywords=погодження документів, ERP, K2 ERP, документообіг, маршрути погодження, бізнес-процеси, заявки на оплату, договори, рахунки, закупівлі, електронне погодження, контроль документів, управління документами, workflow, автоматизація погодження
|image=https://erp.kyiv.ua
}}
* хто створив документ;
* хто має погодити;
* хто вже погодив;
* хто затримує;
* чому документ відхилено;
* які файли додано;
* які коментарі залишено;
* які строки порушено;
* які суми очікують рішення для бізнесу;
* які документи готові до виконання.;<div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;">
|-
| Автор документа
| Створює документ, заповнює інформаційні дані, додає файли і запускає маршрут.; Питання
== Вступ ==
* відпустки;
* відрядження;
* лікарняні документи;
* прийом на роботу;
* звільнення;
* переведення;
* зміна зарплати;
* премії;
* графіки роботи;
* понаднормові;
* кадрові накази.; * реліз 1 — початковий договір;
* реліз 2 — правки юриста;
* реліз 3 — правки контрагента;
* реліз 4 — фінальна реліз для підпису.; Працівник подає заявку.; Перед автоматизацією погодження документів потрібно відповісти на питання:
Якщо керівник підрозділу відсутній, документи автономно йдуть його заступнику.; Якщо договори в середньому погоджуються 15 днів, потрібно дивитися, де саме виникає затримка.; Це не коментар, а загадка.; |-
| Юрист
| Перевіряє договори, ризики, умови, відповідальність, штрафи і правові наслідки.; Для середнього бізнесу — маршрути по типах документів, бюджетах, підрозділах, договорах і заявках.;
— Ну той, що вище.; Якщо змінилася сума договору, потрібно повторно погодити фінансовий блок і директора.; історичний розвиток погодження показує, що відбувалося з документом.; * хто створив документ;
Погодження і технічні задачаПісля цього договір має змогу бути підписаний.; ERP має змогу перевіряти: Ще гірше:
Умовне погодження залежить від параметрів документа.; Документ має маршрут, статус, відповідального, історію і результат.; * немає бюджету;
бухгалтерський обліковий облік виконує оплату після погодження.; * чи є собою бюджет;
Директор погоджує великі суми або критичні закупівельна діяльність.; переважні аспекти: бухгалтерський обліковий облік використовує інформаційні дані для зарплати.; * “Вам на погодження надійшла заявка на оплату.”
Це можуть бути: Умовні маршрути дозволяють не ганяти дрібні документи по всій компанії, але контролювати важливі рішення для бізнесу.; | K2 ERP має змогу автоматизувати погодження заявок, договорів, рахунків, закупівель, кадрових, складських, виробничих документів і бізнес-процесів.; Це ризик у форматі чату.;Погодження документів — це не про те, щоб ускладнити життя співробітникам.; Договір має перевірити юрист, фінансовий відділ, відповідальний менеджер і директор.; Приклади корисних коментарів: — А вище вже було три рахунки.; Для заявок на оплату істотно перевіряти не тільки бюджет, а й [[Платіжний календар|платіжний календар]].; — Ви погодили оплату?; * сума; * підрозділ; * стаття бюджету; * тип документа; * контрагент; * валюта; * ризик; * проєкт; * юридична особа; * наявність договору; * перевищення бюджету.; Вони пояснюють, чому документ погоджено, відхилено або повернуто.; Бо документ без погодження — це іноді без ускладнень папір.; * зміна суми; * зміна контрагента; * зміна дати оплати; * зміна умов договору; * зміна специфікації; * зміна маршруту; * зміна кількості; * зміна бюджету; * зміна відповідального.; |- | Керівник | Контролює ключові документи, ризики, бюджети і затримки.; Якщо щось не заповнено, платформа не надає можливість запустити погодження.; Це документальний туризм без GPS.; Це краще, ніж коли рахунок у пошті, договір у месенджері, акт на робочому столі бухгалтера, а рішення для бізнесу “погоджено” було сказано усно в коридорі.; Якщо погодження ведеться вручну, через пошту або месенджери, дуже оперативно виникають проблеми: Погодження повинне контролювати ризики, а не паралізувати роботу.; На кожному етапі відповідальна особа має змогу: == Ролі в системі погодження == == Ролі в погодженні == == Паралельне погодження == Нова заявка перевищує бюджет на 40 000 грн.; з цієї причини потрібне делегування.;== Як K2 ERP сприяє з погодженням документів == == Відхилення документа == Краще бачити конкретно: Погодження в ERP надає можливість об’єднати документ, маршрут, статус, файли, коментарі, права доступу і виконання.; Ініціатор → Юрист → Фінансовий відділ → Керівник напряму → Директор → Підписання
Короткояк ілюстрація: Заміщення погоджувача
|
Затверджувач | Приймає фінальне рішення для бізнесу по важливому документу.; Усі троє можуть перевіряти документ одночасно.; K2 ERP має змогу допомогти зробити погодження документів частиною єдиної системи керування підприємством: від заявки до оплати, від договору до підписання, від закупівельна діяльність до поставки, від кадрової заявки до зарплати, від документа до рішення для бізнесу.; як ілюстрація:
як ілюстрація: Закупівельник перевіряє постачальників, ціни і строки.; як ілюстрація: Практичний сенс. Погодження документів — це спосіб зробити так, щоб важливі рішення для бізнесу проходили через потрібних людей, а не через випадковий чат, усну домовленість або героїчну пам’ять бухгалтера.;
Документ чекає погодження керівника понад 3 дні.;
|
; * заявки на оплату;
Приклад: Погодження HR-документів сприяє уникати ситуацій, коли працівник уже поїхав у відпустку, керівник думав, що погодив, HR не бачив, а бухгалтерський обліковий облік дізналась після закриття зарплати.; У результаті організація бачить не без ускладнень документ, а повний бізнес-процес його проходження.;== Контроль обов’язкових полів == Документ переходить до фінансового директора тільки після погодження керівником.; |- |
Навіщо потрібні коментарі?;== Ескалація ==
Технічне задача додатково бажано погоджувати.; | Послідовні, паралельні, умовні, динамічні, багаторівневі і змішані.; Відхилено: перевищено бюджет статті “Маркетинг” на 40 000 грн.;Якщо сума від 10 000 до 100 000 грн — додатково погоджує фінансовий директор.; Погано: Це не погодження.; * виробничі замовлення; * зміни специфікацій; * зміни маршрутів; * списання матеріалів; * понаднормові витрати; * брак; * переробки; * заявки на матеріали; * простої; * зміни плану виробництва; * запуск великої партії.; У HR погоджуються: == Автоматичні правила погодження == [[Категорія:Управлінська звітність]] ERP має змогу забезпечити маршрут, де договір не піде на підпис, поки його не погодять потрібні ролі.;<div style="border:3px solid #ef6c00; background:#fff3e0; padding:14px; margin:16px 0;"> ERP має змогу показувати: Недоліки: як ілюстрація: </div> * що саме потрібно зробити; * хто замовник; * який результат очікується; * які строки; * які ресурси; * який бюджет; * які критерії приймання; * хто погоджує зміни; * хто приймає результат.; ERP повинна показувати, кому повернуто документ і що потрібно виправити.; * документ потрібно фізично передавати; * підписувач має змогу бути відсутній; * складно відстежити статус; * немає автоматичних нагадувань; * складно зберігати історію; * папери губляться; * важко аналізувати строки; * немає швидкого пошуку; * немає автоматичного зв’язку з ERP.;<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> Воно потрібне забезпечується через '''Головне.;== Повідомлення і нагадування == * контрагента; * реквізити; * предмет договору; * суму; * валюту; * строки; * умови оплати; * штрафи; * відповідальність; * умови розірвання; * гарантії; * податкові наслідки; * юридичні ризики; * повноваження підписантів; * додатки; * специфікації.;== Повернення на доопрацювання == <pre> Якщо директор не погодив документ протягом 2 днів, платформа надсилає нагадування або передає на наступний рівень.; Права доступу потрібні для конфіденційності, безпеки і контролю.; |} Погодження документів потребує правильних прав доступу.; Приклади: Погодження документів потрібне, щоб організація могла контролювати рішення для бізнесу, витрати, ризики і відповідальність.; як ілюстрація, заміна матеріалу у виробі повинна бути погоджена технологом, якістю і фінансами.; * суму; * бюджет; * умови оплати; * валюту; * вплив на cash flow; * податкові наслідки; * фінансові ризики.; Керівник → Фінансовий директор → Директор * хто створив документ; * хто має його перевірити; * хто має погодити; * хто має затвердити; * хто має виконати; * чи є собою бюджет; * чи є собою договір; * чи правильні суми; * чи є собою потрібні файли; * чи немає помилок; * чи можна переходити до наступного етапу; * хто і коли прийняв рішення для бізнесу.; фінансовий блок перевіряють бюджет.; * перенести оплату; * змінити дату; * розбити платіж; * погодити тільки частину; * домовитись із постачальником; * змінити пріоритети.; | Бо немає структури, статусів, історії, прав доступу, контролю версій і зв’язку з документами в ERP.; * має змогу бути повільніше; * один учасник має змогу затримати весь бізнес-процес; * якщо перший погоджувач у відпустці, документ має змогу зависнути.; '''Для керівника.''' Погодження документів надає можливість бачити, де знаходиться документ, хто його затримує, хто погодив, хто відхилив, які є собою ризики, які суми очікують рішення для бізнесу і де бізнес-процес застряг у коридорі корпоративної нерішучості.; Складські документи додатково можуть потребувати погодження.;== Що таке погодження документів простими словами == бізнес-процес має змогу виглядати так: як ілюстрація, для заявки на оплату: Не всі користувачі повинні бачити всі документи.; Проблема в правилах підготовки документів.; Критичний документ має змогу проходити кілька рівнів погодження: керівник, фінансовий блок, юрист, директор, власник.;== Повторне погодження ==
|
бухгалтерський обліковий облік | - | Закупівельник | Перевіряє постачальника, ціни, строки, комерційні пропозиції і умови закупівельна діяльність.; Такі правила допомагають не зупиняти бізнес-процеси.; Інший приклад — відрядження:
як ілюстрація: Приклад: Без погодженого ТЗ бізнес-процес часто перетворюється на “ми думали, ви зробите трохи інше”.; * рахунок; * договір; * суму; * дату бажаної оплати; * статтю бюджету; * постачальника; * обґрунтування; * файли.;</div> '''Паралельне погодження''' означає, що документ одночасно надсилається кільком погоджувачам.; | Це поточний стан документа: чернетка, на погодженні, погоджено, відхилено, повернуто, виконано тощо.; Потрібне окреме погодження директора або перенесення на наступний місяць.; Причини відхилення: Особливо якщо за ним буде розробка програмного забезпечення, впровадження, закупівля або виробництво.; |- | Що таке погодження документів?; ERP фіксує кожну дію.; У закупівлях погодження потрібне для контролю потреб, цін, постачальників і бюджету.;== Строки погодження ==
|
Які бувають маршрути?;== Версії документів ==
Тут потрібно перевірити не тільки факт поїздки, а й бюджет, аванс, добові, документи і формування звітів.; |- |
Контролер | Слідкує за строками, простроченнями, повнотою даних і якістю процесу.; ERP має змогу давати аналітику по погодженню.;
як ілюстрація: Юрист перевіряє: Типові помилки в погодженні документівПовернення на доопрацювання означає, що документ не відхилено остаточно, але його потрібно виправити.;== Надмірна бюрократія == Такі правила зменшують ручну роботу і помилки.; ERP робить погодження частиною бізнес-процесу, а не окремим життям у пошті, чатах і папках.;== Маршрут погодження == * немає чітких маршрутів; * погодження ведеться в чатах; * погодження ведеться через email; * немає строків; * немає статусів; * немає історії; * немає коментарів; * немає обов’язкових файлів; * немає контролю бюджету; * немає перевірки договорів; * немає повторного погодження після змін; * занадто складні маршрути; * всі документи погоджує директор; * немає делегування; * немає ескалації; * немає аналітики; * незрозуміло, хто затримує документ.; Якщо сума до 10 000 грн — погоджує керівник підрозділу.; істотно, щоб ERP фіксувала: Приклад простого маршруту:* рахунок; * договір; * акт; * накладна; * комерційна пропозиція; * специфікація; * технічне задача; * фото; * скан документа; * лист від контрагента; * протокол; * кошторис; * таблиця розрахунку.; Бюджет на місяць — 300 000 грн.; |
|---|