Перейти до вмісту

Атестаційні завдання K2 ERP/Система візування та погодження документів

Матеріал з K2 ERP Wiki

Очікуваний результат

Поля ролі

користувач системи у кабінеті має бачити:

!; !; Бали

Довідник «Типи документів»

  • лог візування;
  • карта погодження документа;
  • фінальний підписаний документ;
  • реєстр погоджених документів;
  • звіт по прострочених погодженнях;
  • протокол погодження;
  • лист погодження;
  • архівна картка документа.;== Мета задача ==

!; характеристика

Поля версії документа

Панель адміністратора

Поля делегування

У звіті потрібно відображати:

компонент електронного візування і погодження документів
Які довідники потрібні?; характеристика
  • для документа має змогу бути загальний строк погодження;
  • для кожного етапу має змогу бути окремий строк;
  • прострочений етап підсвічується;
  • учасник отримує нагадування;
  • керівник бачить прострочені документи;
  • платформа має змогу автономно ескалювати прострочення.; характеристика
  • неможливо створити документ;
  • неможливо завантажити файл документа;
  • документ не має типу;
  • неможливо створити маршрут погодження;
  • документ не переходить на наступний етап після погодження;
  • відхилення не фіксує коментар;
  • повернення на доопрацювання не створює нову версію;
  • версії документів не зберігаються;
  • неможливо виконати фінальний підпис;
  • журнал дій не фіксує погодження;
  • PDF-лог не формується;
  • користувач системи без прав бачить закриті документи;
  • звіти не відповідають фактичним статусам документів;
  • зміни документів, маршрутів, версій і підписів не логуються.; Документ переходить далі, коли всі обов’язкові учасники виконали дію.;
90–100 Відмінно компонент в цілому функціонує: документи, маршрути, версії, погодження, відхилення, підпис, PDF-лог, аудит і звіти реалізовані коректно
75–89 Добре Основна логіка функціонує, є собою незначні недоліки, які не руйнують бізнес-процес візування
60–74 Зараховано Базовий сценарій функціонує, але частина функцій реалізована неповно або потребує доопрацювання
0–59 Не зараховано Відсутня критична логіка: документи, маршрути, погодження, версії, підпис або аудит

!; {| class="wikitable" style="width:100%;"

  • назву документа;
  • номер документа;
  • тип документа;
  • автора;
  • дату створення;
  • версію документа;
  • усіх учасників маршруту;
  • ролі учасників;
  • статуси погодження;
  • дату і час дії кожного учасника;
  • коментарі;
  • інформацію про підпис;
  • фінальний статус.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

|- | Документ | Документ, що погоджується |- | Шаблон маршруту | На основі якого шаблону створено |- | Тип маршруту | Послідовний, паралельний, змішаний |- | Дата запуску | Коли маршрут стартував |- | Дата завершення | Коли завершився |- | Статус | Активний, завершений, відхилений, скасований |}

!; Адміністратор має бачити: !; платформа має контролювати дедлайни погодження.; * типи документів;

  • ролі візування;
  • документи;
  • версії документів;
  • файли документів;
  • шаблони маршрутів;
  • маршрути візування;
  • етапи маршруту;
  • учасники погодження;
  • коментарі;
  • підписи;
  • делегування;
  • сповіщення;
  • журнал змін;
  • архів документів;
  • права доступу;
  • звіти.;== Правила контролю строків ==

Довідник «Ролі учасників візування»

Події для сповіщень

|- | Маршрут | До якого маршруту належить |- | Номер етапу | Порядок виконання |- | Роль | Роль учасника |- | Учасник | Конкретний користувач системи |- | Тип дії | Погодити, перевірити, підписати |- | Обов’язковий | Так або ні |- | Строк виконання | Дедлайн етапу |- | Статус | Очікує, погоджено, відхилено, делеговано, прострочено |- | Дата дії | Коли виконано |- | Коментар | Коментар учасника |}

Дії учасника погодження

!; Маршрут візування — це конкретний шлях погодження конкретного документа.; Об’єкт

  • автор документа;
  • керівник підрозділу;
  • юрист;
  • фінансист;
  • бухгалтерський обліковий облік;
  • служба безпеки;
  • комерційний директор;
  • генеральний директор.; | Типи документів, ролі візування, шаблони маршрутів

|- | Який центральний бізнес-процес?; {| class="wikitable" style="width:100%;"

!; характеристика Інтерфейс має працювати оперативно й без перезавантаження сторінок.; характеристика

Права доступу

Приклади ролей

!; Документ — це основна сутність модуля.; * погодити;

  • погодити з коментарем;
  • відхилити;
  • повернути на доопрацювання;
  • делегувати;
  • підписати;
  • переглянути;
  • скасувати, якщо має права.; Журнал змін має зберігати:

Звіти

У результаті виконання атестаційного задача має бути створений компонент електронного візування та погодження документів у K2 ERP.; У звіті потрібно відображати: |- | Документи | Основні файли та картки документів |- | Типи документів | Класифікація документів |- | Маршрути візування | Правила проходження документа |- | Шаблони маршрутів | Типові маршрути для різних документів |- | Учасники візування | Користувачі, які погоджують або підписують документ |- | Етапи погодження | Послідовні або паралельні кроки маршруту |- | Версії документа | історичний розвиток змін файлу |- | Коментарі | Обговорення, зауваження і причини відхилення |- | Підписи | Фіксація погодження або фінального підпису |- | Сповіщення | Повідомлення про дії та строки |- | Журнал аудиту | Повна історичний розвиток дій з документом |- | Архів | Завершені або скасовані документи |}

Етапи маршруту

Версії документа

!; характеристика

База «Маршрути візування»

Правило версійності

  • створювати документи;
  • завантажувати файли документів;
  • класифікувати документи за типами;
  • створювати маршрути погодження;
  • використовувати шаблони маршрутів;
  • призначати учасників погодження;
  • визначати послідовне або паралельне погодження;
  • погоджувати документ;
  • відхиляти документ;
  • повертати документ на доопрацювання;
  • додавати коментарі;
  • вести версії файлів;
  • фіксувати електронні візи;
  • фіксувати підпис документа;
  • контролювати строки погодження;
  • надсилати сповіщення;
  • підтримувати делегування;
  • вести журнал дій;
  • формувати PDF-лог візування;
  • формувати фінальний підписаний документ;
  • архівувати завершені документи;
  • обмежувати доступ до документів за ролями.; Статус

платформа має формувати PDF-документи.; характеристика !; характеристика

Реальний бізнес-контекст

Підпис — це фінальна дія або окремий етап маршруту.; Рівень Умова складання. задача не має змогу бути зараховане, якщо платформа не надає можливість пройти базовий цикл візування: документ → файл → маршрут → погодження → відхилення → нова реліз → повторне погодження → підпис → PDF-лог → архів.;== Типи маршрутів ==

Поля етапу маршруту

|- | Документ | До якого документа належить |- | Етап | До якого етапу належить |- | Автор коментаря | Хто залишив |- | Текст коментаря | Суть зауваження |- | Дата і час | Коли залишено |- | Тип | Загальний, зауваження, причина відхилення, службовий |}

Учасник маршруту має змогу виконати одну з дій:

Приклади типів документів

!; Поле

Частина етапів виконується послідовно, частина — паралельно.;== Колонки бази документів ==

  • середній час погодження;
  • кількість документів по типах;
  • кількість відхилень;
  • кількість повернень на доопрацювання;
  • кількість прострочених документів;
  • найповільніші етапи маршруту.; При погодженні платформа повинна:
  • зафіксувати користувача;
  • зафіксувати дату й час;
  • зафіксувати версію документа;
  • зберегти коментар;
  • змінити статус етапу на «Погоджено»;
  • передати документ на наступний етап.; Кілька учасників погоджують документ одночасно.; функціональні можливості

|- | Номер документа | Внутрішній реєстраційний номер |- | Назва документа | Назва |- | Тип документа | Тип із довідника |- | Автор | користувач системи, який створив документ |- | Підрозділ | Підрозділ автора |- | Контрагент | Якщо документ зовнішній |- | Сума документа | Для фінансових документів, опціонально |- | Валюта | Для договорів, актів, рахунків |- | Дата створення | Коли створено |- | Планова дата погодження | До якої дати треба погодити |- | Поточна реліз | Активна реліз файлу |- | Поточний етап | Хто зараз має діяти |- | Статус | Поточний стан документа |- | Коментар автора | Супровідний характеристика |}

Делегування

При відхиленні платформа повинна:
Чернетка Документ створено, але ще не відправлено
На погодженні Документ проходить маршрут візування
Повернуто на доопрацювання Потрібно внести зміни
Відхилено Документ не погоджено
Очікує підпису Усі візи отримані, потрібен підпис
Підписано Документ підписано
Завершено бізнес-процес в цілому закрито
Архівовано Документ перенесено в архів
Скасовано бізнес-процес зупинено

!; Поле

Поля типу документа

|}

!; Поле

Поля підпису

компонент має підтримувати типи документів, ролі, документи, файли, версії, шаблони маршрутів, маршрути візування, етапи, учасників, коментарі, погодження, відхилення, доопрацювання, підпис, делегування, строки, сповіщення, PDF-лог, архів, звіти, AJAX-інтерактив, журнал змін і рольовий доступ.; Лог візування має містити:

  • вимагати обов’язковий коментар;
  • зафіксувати користувача;
  • зафіксувати дату й час;
  • зафіксувати версію документа;
  • змінити статус документа на «Відхилено» або «Повернуто на доопрацювання»;
  • повідомити автора.; !; У звіті потрібно відображати:

Поля шаблону маршруту

  • документ створено;
  • документ відправлено на погодження;
  • документ очікує дії користувача;
  • документ погоджено;
  • документ відхилено;
  • документ повернуто на доопрацювання;
  • завантажено нову версію;
  • наближається дедлайн погодження;
  • етап прострочено;
  • документ підписано;
  • документ завершено;
  • документ архівовано.; Без електронної системи погодження документи можуть губитися, затримуватися, погоджуватися не тією версією або підписуватися без потрібної перевірки.; Відповідь

|- | Бекенд | K2 Cloud ERP на Python або PHP |- | База даних | PostgreSQL або MySQL |- | Фронтенд | HTML5, JavaScript |- | AJAX | Fetch API або Axios |- | UI-компоненти | DataTables для документів і маршрутів; Select2 для пошуку документів, ролей і користувачів |- | Файли | Завантаження PDF, DOCX, XLSX, зображень та інших форматів |- | Версії | Збереження всіх версій документа |- | Підпис | Пароль K2 ERP, одноразовий код або інтеграційні функціональні можливості з ЕЦП, опціонально |- | Друк | PDF-лог візування і фінальний документ |- | Експорт | Excel або PDF для реєстрів і звітів |- | Безпека | Рольовий доступ, журнал аудиту, обмеження доступу до документів |}

!;

!; характеристика платформа повинна дозволяти: |- | Документ | До якого документа належить |- | Номер версії | v1, v2, v3 тощо |- | Файл | Завантажений файл |- | Автор версії | Хто завантажив |- | Дата завантаження | Коли завантажено |- | характеристика змін | Що змінилось |- | Активна реліз | Так або ні |}

У межах атестації потрібно продемонструвати робочий сценарій.; # створити тип документа;

  1. створити ролі візування;
  2. створити шаблон маршруту;
  3. створити документ;
  4. завантажити файл документа;
  5. створити маршрут погодження;
  6. запустити погодження;
  7. виконати погодження першим учасником;
  8. виконати відхилення другим учасником з коментарем;
  9. повернути документ автору на доопрацювання;
  10. завантажити нову версію документа;
  11. повторно запустити погодження;
  12. погодити документ усіма учасниками;
  13. виконати фінальний підпис;
  14. сформувати PDF-лог візування;
  15. перевести документ у статус «Завершено»;
  16. архівувати документ;
  17. сформувати звіт по погоджених документах;
  18. перевірити журнал змін і права доступу.; !; * простий підпис через пароль K2 ERP;
  • підтвердження через одноразовий код, опціонально;
  • електронний підпис через зовнішній сервіс, опціонально;
  • інтеграційні функціональні можливості з Дія.Підпис, опціонально;
  • завантаження підписаного PDF, якщо підпис відбувся поза системою.; характеристика
  • документ;
  • етап;
  • відповідального учасника;
  • дедлайн;
  • кількість днів прострочення;
  • статус.; | ЕЦП, Дія.Підпис, делегування, SLA, ескалації, кабінет користувача

|}

Примітка

Послідовний маршрут

Критерії оцінювання

У звіті потрібно відображати: Типовий бізнес-процес візування документа виглядає так:
- Реалізація обігу документів і візування 20 Документи, типи, файли, версії, статуси, запуск погодження
обліковий облік маршруту погодження і підписів 20 Шаблони маршрутів, етапи, ролі, учасники, погодження, відхилення, підпис
Фінальний аудит змін 20 Журнал дій, версії, коментарі, хто і коли погодив, PDF-лог візування
Інтерактивність через AJAX і зручність в роботі 20 AJAX-погодження, коментарі, фільтри, актуалізація статусів, кабінет користувача
інтеграційні функціональні можливості з електронним підписом 20 Простий підпис, ЕЦП або підготовлена технічна архітектура для інтеграції із зовнішнім сервісом
; центральний принцип. По кожному документу має бути видно: хто створив, хто погодив, хто відхилив, які коментарі були залишені, яка реліз файлу погоджувалась, коли документ був підписаний і хто має право його переглядати.; характеристика ; Значення
Назва ролі Назва ролі в маршруті
Тип дії Погодження, перевірка, підпис, перегляд
Обов’язковість Обов’язкова або опціональна роль
характеристика Пояснення відповідальності

AJAX-інтерактив

Мета задача — створити в K2 ERP компонент електронного погодження документів для підприємства.; Поле

!; Делегування надає можливість передати погодження іншому користувачу.; платформа повинна зберегти попередні версії для аудиту.; Поле

  • контракт;
  • акт виконаних робіт;
  • рахунок;
  • наказ;
  • лист;
  • службова записка;
  • внутрішній меморандум;
  • заявка на оплату;
  • кадровий документ;
  • юридичний документ;
  • технічне задача;
  • додаткова угода;
  • комерційна пропозиція;
  • протокол;
  • інше.; Поле

Критичними помилками вважаються ситуації, коли:

Якщо документ було відхилено або повернуто на доопрацювання, автор має завантажити нову версію файлу.;== Основні об’єкти модуля ==

!; характеристика !; Призначення !; * автор документа;

  • підготовка документа;
  • керівник підрозділу;
  • перевірка юриста;
  • перевірка фінансиста;
  • перевірка бухгалтерії;
  • перевірка служби безпеки;
  • погодження керівника;
  • фінальне погодження;
  • підпис генерального директора;
  • підпис контрагента;
  • архіваріус.;== Шкала оцінювання ==
  1. автор створює документ у системі;
  2. обирає тип документа;
  3. завантажує файл;
  4. обирає маршрут погодження;
  5. платформа призначає учасників маршруту;
  6. документ переходить у статус «На погодженні»;
  7. перший учасник погоджує або відхиляє документ;
  8. якщо документ погоджено — він переходить до наступного учасника;
  9. якщо документ відхилено — повертається автору на доопрацювання;
  10. автор завантажує нову версію файлу;
  11. погодження запускається повторно;
  12. після всіх погоджень документ переходить на підпис;
  13. підписант підписує документ;
  14. платформа формує фінальний PDF або лог погодження;
  15. документ переходить в архів.; !; | Версії, статуси, коментарі, строки, підписи, доступ, аудит

|- | Які документи потрібні?; !; 100

  • автор отримує сповіщення;
  • автор бачить коментарі;
  • автор завантажує нову версію;
  • платформа зберігає попередню версію;
  • погодження має змогу стартувати заново або з певного етапу.; Поле

Звіт «історичний розвиток погоджень»

Кожен наступний учасник отримує документ тільки після погодження попереднім.;== Приклад маршруту для наказу ==

Підпис документів

  • договори;
  • акти виконаних робіт;
  • рахунки;
  • накази;
  • службові записки;
  • внутрішні меморандуми;
  • заявки на оплату;
  • комерційні пропозиції;
  • кадрові документи;
  • юридичні документи;
  • фінансові документи;
  • технічні задача;
  • додаткові угоди;
  • листи контрагентам.;== Змішаний маршрут ==
Назва типу як ілюстрація: Договір, Акт, Наказ
характеристика Коротке пояснення
Шаблон маршруту Типовий маршрут погодження
Потребує фінального підпису Так або ні
Потребує юридичної перевірки Так або ні
Потребує фінансової перевірки Так або ні
Статус Активний або архівний
class="wikitable" style="width:100%;"
  1. автор;
  2. керівник підрозділу;
  3. HR;
  4. юрист;
  5. директор.;

Приклад маршруту для договору

  • пошук документів;
  • фільтрація документів;
  • створення документа;
  • завантаження файлу;
  • створення маршруту;
  • вибір учасників;
  • погодження документа;
  • відхилення документа;
  • повернення на доопрацювання;
  • додавання коментаря;
  • завантаження нової версії;
  • підпис документа;
  • актуалізація статусу;
  • фільтрація звітів;
  • перегляд історії погодження.; !;== Практичне задача ==

Лог візування

  • документ;
  • тип;
  • автора;
  • поточний етап;
  • поточного погоджувача;
  • строк погодження;
  • кількість днів у роботі.;== Коментарі ==

організація щодня функціонує з великою кількістю документів: Мінімальний сценарій:

ключовий бізнес-процес

Назва шаблону як ілюстрація: Договір стандартний Тип документа До якого типу застосовується характеристика Коротке пояснення Тип маршруту Послідовний, паралельний, змішаний Статус Активний або архівний

Повернення на доопрацювання

компонент повинен фіксувати всі важливі дії.; Роль визначає функцію учасника в маршруті.;== Технічні вимоги ==

Звіт «Прострочені погодження»

; Перед підписанням такі документи часто мають пройти погодження кількома підрозділами:

Поля маршруту

Для реалізації задачі доцільно передбачити такі сутності:

Якщо документ повернуто на доопрацювання:

  1. автор;
  2. керівник підрозділу;
  3. юрист;
  4. фінансист;
  5. бухгалтерський обліковий облік;
  6. директор;
  7. підписант.; !;== Поля документа ==

Через AJAX мають працювати:

Звіт «Ефективність погодження»

Документ Що підписується
реліз документа Яка реліз підписана
Підписант Хто підписав
Тип підпису Пароль, ЕЦП, зовнішній сервіс
Дата і час підпису Коли підписано
Статус Успішно, помилка, скасовано
Технічні інформаційні дані Hash, ідентифікатор підпису, якщо є собою

платформа візування та погодження документів — це практична задача; додатково реалізовано погодження, візування, підпису, контролю маршрутів, версій, коментарів, строків, аудиту й формування фінальних PDF-документів виступає ключовою рисою перевірки навичок розробника або впроваджувача K2 ERP у створенні модуля електронного документообігу забезпечується через Атестаційне задача K2 ERP.;== Див.; додатково ==

  • статус документа;
  • кількість документів;
  • типи документів;
  • відповідальних користувачів.; компонент має забезпечувати повний цикл роботи з документом: створення → завантаження файлу → маршрут погодження → візування → коментарі → доопрацювання → повторне погодження → підпис → фінальний документ → журнал аудиту → архів.; Критерій

Приклади PDF-документів

Кожне доопрацювання документа має створювати нову версію.;== База «Шаблони маршрутів» ==

; Бали

Коротко. Потрібно реалізувати компонент візування документів: типи документів, шаблони маршрутів, учасники погодження, ролі, етапи, статуси, коментарі, версії файлів, підпис паролем або ЕЦП, контроль строків, делегування, PDF-лог, архів, права доступу й AJAX-інтерактив.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

Варіанти підпису

Контроль строків погодження

  • хто створив документ;
  • хто завантажив файл;
  • хто створив маршрут;
  • хто змінив маршрут;
  • хто погодив документ;
  • хто відхилив документ;
  • хто повернув документ на доопрацювання;
  • хто додав коментар;
  • хто завантажив нову версію;
  • хто підписав документ;
  • хто делегував погодження;
  • хто змінив статус документа;
  • хто сформував PDF-лог;
  • хто архівував документ;
  • дату й час дії;
  • IP-адресу або технічні інформаційні дані, опціонально;
  • старе та нове значення, якщо це можливо.;== Логування змін ==
 Документи за статусами, на погодженні, прострочені, історичний розвиток погоджень, ефективність
Що є собою критичною вимогою?; Параметр ; Окремо варто відзначити узгодження і підпису внутрішніх і зовнішніх документів.; Поле

ERP-модуль для візування документів потрібен підприємствам, які хочуть оперативно, прозоро й контрольовано погоджувати договори, акти, накази, службові записки та інші документи.; платформа має надсилати сповіщення користувачам.; Максимальна оцінка

Поля коментаря

 Документ → маршрут → погодження → підпис → архів
Що потрібно контролювати?; У звіті потрібно відображати: ; Питання

Критичні помилки

Шаблон маршруту — це типовий порядок погодження для певного типу документа.; | Кожне погодження, відхилення, підпис і зміна версії мають логуватися

Що бажано додати?;== Назва задача ==

Коментарі потрібні для пояснення рішень.;== Погодження документа ==

Статуси документа

Звіт «Документи на погодженні»

Сповіщення

Паралельний маршрут

Автор документа Створює документ, завантажує файл, запускає погодження, доопрацьовує документ
Погоджувач Переглядає документ, погоджує, відхиляє, коментує
Юрист Погоджує юридичні документи, залишає зауваження
Фінансист Погоджує фінансові умови, суми, платежі
Керівник Погоджує документи свого підрозділу, бачить прострочення
Підписант Виконує фінальний підпис
Архіваріус Переносить завершені документи в архів
Адміністратор системи Налаштовує типи документів, маршрути, ролі, права й шаблони
; Етап — це окремий крок погодження.; Поле
  • документ;
  • учасника;
  • роль;
  • дію;
  • дату і час;
  • коментар;
  • версію документа.; характеристика

Рекомендовані сутності бази даних

База «Документи»

Назва документа Назва або тема документа Тип документа Договір, акт, наказ тощо Автор Хто створив документ Поточний етап На якому кроці погодження Статус Чернетка, на погодженні, підписано, відхилено Дата створення Коли створено Дата завершення Коли погодження завершено Файл Поточна реліз документа

Документи і PDF-форми

; !; Колонка

компонент електронного візування.;== Коротко ==

  • документи, які очікують його погодження;
  • прострочені документи;
  • документи, які він створив;
  • документи, які він погодив;
  • документи, повернуті на доопрацювання;
  • сповіщення;
  • історію своїх дій;
  • фільтри за типом, статусом і датою.; Роль

Звіт «Документи за статусами»

Документ Який документ делеговано
Початковий учасник Хто мав погоджувати
Новий учасник Кому передано
Причина Чому делеговано
Дата делегування Коли виконано
Статус Активне, завершене, скасоване

Тип документа визначає правила його обробки й маршрут погодження.; Якісна платформа візування зменшує затримки, прибирає хаос у погодженнях, зберігає історію рішень і сприяє юридично фіксувати факт погодження або підпису.; {| class="wikitable" style="width:100%;"

  • всі документи;
  • всі маршрути;
  • шаблони маршрутів;
  • типи документів;
  • прострочені погодження;
  • помилки підпису;
  • журнал аудиту;
  • права доступу;
  • архів документів.; Разом

Відхилення документа

 PDF-лог візування, карта погодження, фінальний підписаний документ
Які звіти потрібні?;== Особистий кабінет користувача == ; Що перевіряється

компонент має підтримувати рольову модель.; Поле

Отримано з https://wiki.corp2.eu/index.php?title=Атестаційні_завдання_K2_ERP/Система_візування_та_погодження_документів&oldid=574